41.3 Raadsinformatiebrief Voortgang Digitale Agenda

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Voortgang Digitale Agenda 2022-2023 Adviseur Portefeuillehouder Datum

: B. Pelgrum : E. Weststeijn : 12 oktober 2022

Aan de Raad Inleiding Eind 2021/begin 2022 is met de besluitvorming over de Digitale Agenda de basis gelegd voor een omvangrijke digitaliseringsopgave. In deze brief geven we een stand van zaken over de uitvoering van de Digitale Agenda en de daarbij tot nu toe ingezette middelen. Doel Digitale Agenda In de Digitale Agenda agenderen we de belangrijkste opgaven en projecten die we in 2022-2023 uit willen voeren om: - voor onze inwoners een betrouwbare overheid te zijn en blijven; - burgers en bedrijven en de interne organisatie doelmatig en kostenbewust te bedienen; - om (digitale) informatievoorziening veilig en transparant te organiseren. We constateerden dat we daarvoor verstevigde grip en aansturing in het zg. ‘i-domein’1 nodig hadden. We hebben ons in de aanpak gericht op datgene wat écht moet en wat past bij onze schaal. De investeringen zijn fors en tegelijkertijd noodzakelijk om volwaardige en betrouwbare diensverlening aan onze inwoners te kunnen leveren. Met de projecten in de Digitale Agenda geven we een stevige eenmalige injectie aan onze digitalisering, om vervolgens meerjarig (structureel) ‘de boel op orde’ te hebben en het reguliere werk goed te kunnen uitvoeren. Om dit te bereiken beschreven we vier kernambities: 1. het vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden in het ‘informatiehuis’; 2.

herzien van afspraken met leveranciers en partners (contractmanagement); 3. voldoen aan wet- en regelgeving (implementatietrajecten specifieke wetten); 4. voorbereiden op toekomst (opleiding en ontwikkeling m.b.t. gegevensbeheer).

1 Onder het i-domein verstaan we grofweg alle beleid en (aansturing van de) uitvoering van het informatiebeleid,

informatievoorziening, archieffunctie, informatieveiligheid en privacy, digitalsering en ICT-voorzieningen.

Pagina 1 van 5

Belangrijke resultaten Op alle vier de sporen is veel werk verzet, en op alle sporen zullen we ook in 2023 nog inzet moeten plegen. Veel van dit werk is ‘onder de motorkap’: de inwoner merkt er niet direct iets van, maar het is wel randvoorwaardelijk om voor onze inwoners een betrouwbare, transparante en doelmatige overheid te zijn en blijven. Samenvattend zijn belangrijke resultaten: - Het nieuwe Document Management Systeem met archieffunctie (DMS/RMA) wordt naar verwachting 14 november 2022 in gebruik genomen. Daarmee zetten we een cruciale stap op weg naar digitaal werken. - De nieuwe gemeentelijke website die sinds 1 oktober 2022 in de lucht is, is een randvoorwaarde voor digitale dienstverlening. De website is nodig om te voldoen aan normen rondom (digitale) toegankelijkheid en openbaarheid. - Informatiehuis op orde: door een flinke investering hebben we in beeld wie, wat voor Rozendaal doet en tegen welke prijs. We hebben cruciale rollen ingericht en/of geëxpliciteerd en daarmee de aansturing van het complexe en specialistische i-domein op orde gebracht. Verdere uitwerking van de resultaten per spoor

-

-

-

Rollen en taken: rollen (CISO, ISO, FG, PO etc.) zijn voor het merendeel ingericht, deels via werkafspraken intern, deels via afspraken met externen (zowel private partijen als buurgemeenten). We hebben servicemanagement en strategisch i-advies structureel geborgd, om daarmee beter invulling te kunnen geven aan onze regie- en opdrachtgeversrol. Er is een functionele architectuurplaat gemaakt van de Rozendaalse organisatie en -applicaties. Deze moet vanaf nu actueel blijven. Hier volgt een technische architectuurslag op, die we nodig hebben om scherp te stellen wat we van leveranciers verwachten en waarom. Er is een informatiebeheerplan opgesteld, waarin in beeld is gebracht op welke wijze we vanuit een procesgerichte aanpak de informatiestromen willen beheren. Het stelt ons beter in staat om te werken aan openbaarmaking conform de Woo en archivering conform de Archiefwet. Dit plan is ook noodzakelijk voor de implementatie van ons Document Management Systeem (DMS/RMA). We moeten nu uitvoering geven aan het Informatiebeheerplan, waarbij ook de planvorming rondom vervanging en overbrenging fysieke archiefbescheiden hoort. In 2023 moeten we op een meer beleidsmatige wijze verder werken aan het op orde brengen en houden van het Informatiehuis. Dit vergt het verder (regulier) beleidsmatig oppakken van ontwikkelingen2.

Daarnaast gaan we in 2023 ook beoordelen hoe we na implementatie van het DMS/RMA met de huidige dossiervoorraad (papier en digitaal) omgaan. Dit vergt mogelijk een aparte aanpak. Kosten en termijnen hiervoor zijn nog niet in beeld, en maken ook geen onderdeel uit de Digitale Agenda.

-

Er zijn nieuwe contracten afgesloten met bestaande leveranciers. Daarbij is het belangrijkste resultaat dat we in staat zijn gebleken om de meeste zaken ‘cloudbased’ in te richten. Vanwege marktontwikkeling en het steeds kwetsbaarder worden van de technische ondersteuning van

2 Informatiebeleid voeren we aan de hand van een Plan Do Check Act-karakter.

Pagina 2 van 5

hosting in eigen beheer, zowel op de Kerklaan als belegd bij De Connectie is het zaak dat Rozendaal producten waar mogelijk ‘in de cloud’ afneemt. De hosting van servers door De Connectie wordt vanuit technische noodzaak omgezet naar clouddienstverlening. We zijn inmiddels vergevorderd in de migratietrajecten voor datadistributie en de werkplekken. Dit vermindert kwetsbaarheden, leidt tot verbeterd servicemanagement en verbeterde kostenbeheersing. Bij de nieuwe leveranciersrelaties (denk aan de nieuwe website en het DMS/RMA) gaan we in principe ook uit van een clouddienst. De werkzaamheden rond de cloudmigraties en o.a. bijbehorend inrichting van servicemanagement met leveranciers lopen door in 2023.

-

In de Digitale Agenda kwam de implementatie van een reeks aan grotendeels nieuwe wetten en regels aan de orde. We richtten ons met de Digitale Agenda op randvoorwaarden van de belangrijkste aspecten: veiligheid (BIO), duurzame toegankelijkheid (Archiefwet) en transparantie (Wet open overheid en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer). Met de aanschaf en inrichting DMS/RMA en de implementatie van de nieuwe gemeentelijke website hebben we in 2022 geïnvesteerd in de randvoorwaarden om te voldoen aan die kernwetten. De implementatietrajecten worden in 2023 afgerond.

-

Ontwikkelen digivaardigheid medewerkers: medewerkers zijn en worden getraind in digitale (basis)vaardigheden om beter te werken met de huidige producten. Medewerkers krijgen opleidingstrajecten op maat, in het bijzonder voor het gebruik van het DMS/RMA en de nieuwe werkplekomgeving. Dit vergt een grote (tijds-)investering en inzet van onze mensen. Evaluaties: om klaar voor de toekomst te zijn beogen we om meer langs de Plan Do Check Act-lijn het informatiedomein aan te sturen. Dit betekent in ieder geval tijdige evaluaties met leveranciers en vergt ook een verbeterd contractbeheer in de lijn.

-

Financiële tussenstand eenmalige kredieten Voor de Digitale Agenda heeft uw raad in meerdere stappen (op 14 december 2021 en op 22 februari 2022) een krediet van € 202.100 beschikbaar gesteld voor de uitvoering van de vier sporen en alle projecten daarin. Al eerder, op 21 september 2021, gaf uw raad een krediet van € 96.000 om een Document management systeem met archieffunctionaliteit (DMS/RMA) aan te schaffen en te implementeren. In totaal stelde u daarmee € 298.100 eenmalig ter beschikking om het informatiehuis van Rozendaal op orde te brengen en toekomstbestendig te maken. Uit de tabel blijkt dat we op dit moment ruim 55% van het ter beschikking gestelde budget besteed hebben. We voorzien aan openstaande posten op dit moment nog ruim 30%. Mocht na afronding van de Digitale Agenda inderdaad een bedrag onbenut blijven vloeit dat bij jaarrekening 2023 terug in de algemene reserve, of in de reserve digialisering (afhankelijk van de besluitvorming van uw raad op dat moment). Totaal krediet € 298.100

Totaal uitgegeven € 169.354

Totaal nog te verwachten uitgaven € 93.012

Restant krediet € 35.734

Pagina 3 van 5

Structurele financiële effecten Zoals aangekondigd en met uw raad besproken verwachtten we ook structurele meerkosten als gevolg van de Digitale Agenda. Eerder (zie het raadsvoorstel 14 december 2021) is (met de wetenschap van toen en de nodige voorzichtigheid) aangegeven dat deze structurele kosten tussen de € 90.000 en € 100.000 zouden kunnen uitkomen. Nu, ruim een jaar later, kunnen we dit specificeren, en gelukkig naar beneden bijstellen. In de begroting is € 28.000 opgenomen aan structurele meerkosten voor het ‘i-domein’. Voornaamste reden voor meerkosten ligt in het spoor ‘rollen en taken’: nieuwe structurele kosten voor regie-capaciteit (strategisch informatiemanagement en CISO-rol). Link naar de meerjarenbegroting 2023-2026 De genoemde € 28.000 structurele meerkosten zijn opgneomen in de begroting die uw raad op 1 november 2022 behandeld. Een belangrijk winstpunt van de Digitale Agenda is daarnaast dat we met een opgeschoond bugdet kunnen gaan werken. Daarin is vanaf 2023 niet langer sprake van een (begrotings)post ICT, maar van een post Informatievoorziening. Daarin zijn alle zaken die onder brede aansturing van Informatievoorziening vallen zijn samengebracht.

Kosten die qua inhoud en aansturing betrekking hebben op specifieke domeinen (zoals het sociaal domein, ruimtelijke ontwikkeling, of burgerzaken en publiekszaken) zijn toebedeeld aan die betreffende begrotingsposten. Zaken die onder de regie horen te vallen van de brede aanpak in het idomein zijn onder gebracht in de nieuwe post Informatievoorziening. Het gaat daarbij om kosten die betrekking hebben op Informatievoorzieningsvraagstukken die voor de brede bedrijfsvoering van de Rozendaalse organisatie van belang zijn, zoals: - (digitaal) informatiebeheer en het DMS/RMA; - kantoorautomatisering en werkplekken; - connectiviteit, zoals de glasvezelkabel; - uitvoering wettelijke taken zoals Wet open overheid en de Archiefwet; - informatiebeveiliging en privacy-vraagstukken. Het gaat dus niet om kosten die bijvoorbeeld gemoeid zijn met de komst van de Omgevingswet (Digitaal Stelsel Omgevingswet/DSO), of kosten die gericht zijn op de publieksdienstverlening, zoals die voor de website. Deze kosten zijn terug te vinden in het betreffende begrotingsprogramma. Dit leidt tot een grote verschuiving. De oude begrotingspost ICT bedroeg in 2022 € 173.000. De nieuwe post Informatievoorziening bedraagt € 234.622 (zie onder).

Deze ‘stijging’ is dus voor het overgrote deel te verklaren door verplaatste posten, en voor een veel kleiner deel door meerkosten op het vlak van Informatievoorziening (de € 28.000). 2021 ICT € 168.445

2022 ICT € 173.233

2023 (digitale) Informatievoorziening € 234.622

(Financiële) risico’s Bij een transitie als die van de Digitale Agenda horen risico’s. De belangrijkste risico’s voor het voortzetten van een succesvolle investeringsagenda zijn de volgende. Daarbij wordt telkens aangegeven op welke wijze we pogen de risico’s te verkleinen. Risico Uitval capaciteit (rollen en taken)

Aanpak Waar mogelijk proberen we belangrijke rollen in te kopen via professionele dienstverleners om continuïteit en kwaliteit te borgen. Op cruciale rollen, zoals die van informatiemanagement en servicemanagement is het constant

Pagina 4 van 5

Niet tijdige migratie technische hosting De Connectie Opleidingsaanpak onvoldoende

bijhouden van dossiers (architectuurtekening o.a.) essentieel voor het terugbrengen van het risico. We brengen de impact in beeld en onderzoeken daarbij zowel de juridische als technische mogelijkheden om impact voor de dienstverlening, danwel de financiële impact te beperken. We schatten in dat voor een aantal ontwikkelingen en voor een aantal medewerkers mogelijk meer opleiding nodig is dan voorzien binnen de Digitale Agenda.We beoordelen per werknemer wat de specifieke opleidingsopgave is en zoeken eerst en vooral vanuit bestaande opleidingsbudgetten naar mogelijkheden om aanvullend op te leiden.

Vervolg De verwachting is dat in de loop van 2023 de meeste werkzaamheden die te relateren zijn aan de doelen van de Digitale Agenda zijn verricht. Met name vanwege voortgang op landelijke wetgeving (Omgevingswet/DSO, maar ook bijvoorbeeld de inwerkingtreding van de Wet digitale overheid) kan geen exacte einddatum worden gegeven. Wel voorzien we dat het gros van het (eenmalige) werk dat voor ons ligt in Q1 en Q2 van 2023 kan worden gerealiseerd. Het (terugkerende) werk is dan geborgd in reguliere taken en werkpakketten. Na afronding informeren we uw raad over een eindstand van de Digitale Agenda, waaronder ook een eindbeeld van de inzet van de kredieten. Het college van burgemeester en wethouders,

Kees de Haas, gemeentesecretaris a.i.

Ester Weststeijn, burgemeester

Pagina 5 van 5