4. Raadsinformatiebrief afronding Digitale Agenda

Raadsinformatiebrief

Onderwerp: afronding Digitale Agenda 2022-2023 Adviseur Portefeuillehouder Datum

: D. Blagdan : E. Weststeijn : 18 maart 2025

Aan de Raad In deze brief stellen wij u op de hoogte van de afronding van de Digitale Agenda 2022-2023 eind 2024. We informeren u op hoofdlijnen over doel, resultaten en de financiële eindstand van het door u verstrekte krediet. Dit is de derde (en laatste) raadsinformatiebrief over de Digitale Agenda. Eerdere raadsinformatiebrieven met een tussenstand heeft u ontvangen in resp. oktober 2022 en maart 2024.1 Ook informeerden we u via de reguliere P&C-documenten over de vorderingen. 1. Inleiding: doel Digitale Agenda Eind 2021/begin 2022 is met de Digitale Agenda (verder: DA) de basis gelegd voor een omvangrijke digitaliseringsopgave. In totaal stelde uw raad een krediet van € 334.100 ter beschikking om met een reeks van meerjarige ontwikkelingen aan de hand van een planmatige en integrale aanpak het informatiehuis van Rozendaal op orde te brengen en toekomstbestendig te maken. In de DA agendeerden we de belangrijkste opgaven en projecten die we uit wilden voeren om voor onze inwoners een betrouwbare overheid te zijn en blijven; om burgers en bedrijven en de interne organisatie doelmatig en kostenbewust te bedienen en om (digitale) informatievoorziening veilig en transparant te organiseren en daarmee te voldoen aan wettelijke voorschriften. We hebben ons in de aanpak gericht op datgene wat écht moet en wat past bij onze schaal.

De investeringen waren fors en tegelijkertijd noodzakelijk om volwaardige en betrouwbare dienstverlening aan onze inwoners te kunnen leveren. Met de projecten in de DA hebben we een stevige injectie gegeven aan onze digitalisering, om vervolgens meerjarig (structureel) ‘de boel op orde’ te hebben en het reguliere werk goed te kunnen uitvoeren. Om dit te bereiken beschreven we vier kernambities: vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden in het ‘informatiehuis’; herzien van afspraken met leveranciers en partners (contractmanagement); voldoen aan wet- en regelgeving (implementatietrajecten specifieke wetten); voorbereiden op toekomst (opleiding en ontwikkeling m.b.t. gegevensbeheer).

1 RIB Tussenrapportage Digitale Agenda 2022-2023, 12 oktober 2022 en RIB Voortgang Digitale Agenda 26 maart 2024.

Pagina 1 van 4

Op alle onderdelen is veel werk verzet. Veelal ‘onder de motorkap’: de inwoner merkt er niet direct iets van, maar het is wel randvoorwaardelijk om voor onze inwoners een betrouwbare, transparante en doelmatige overheid te zijn en blijven. Gedurende de afgelopen jaren gold de DA als een leidraad voor de werkzaamheden die gedaan moesten worden. Gedurende het traject zijn er onderdelen vervallen en nieuwe onderdelen ontstaan. Dit alles past in de gedachtenlijn van de DA. Eind 2024 hebben we de DA afgerond. Uiteraard blijven er nieuwe ontwikkelingen op ons afkomen, maar al deze projecten vallen binnen de bestaande capaciteit en de beschikbaar gestelde middelen. Bij de behandeling van de Jaarrekening 2024 (raadsvergadering 1 juli 2025) zullen we u voorstellen om het krediet formeel af te sluiten. 2. Resultaten op hoofdlijnen Samenvattend zijn belangrijke resultaten van de DA over de gehele periode: Er is een stevige basis gelegd voor digitaal werken, digitale dienstverlening en aantoonbaar voldoen aan diverse wettelijke vereisten rondom digitale veiligheid en toegankelijkheid. Er is een Document Management Systeem met archieffunctie (DMS/RMA) geïmplementeerd, als cruciale stap op weg naar digitaal werken en als noodzakelijke basisvoorwaarde om te voldoen aan wettelijke eisen2.Ons papieren archief dragen we versneld over aan het Gelders Archief.

Medewerkers zijn op maat ondersteund in de benodigde digivaardigheden. We zijn gestart met het aanbieden van digitale dienstverlening voor onze inwoners. De nieuwe gemeentelijke website die sinds oktober 2022 in de lucht is, is een randvoorwaarde voor digitale dienstverlening aan onze inwoners. Vernieuwen van de website was tevens nodig om te voldoen aan het wettelijk kader en normen rondom (digitale) toegankelijkheid en openbaarheid. Onze inwoners kunnen steeds meer producten digitaal bij ons aanvragen, als extra dienstverleningskanaal (in aanvulling op de diensten aan de balie). We hebben ons ‘informatiehuis’ op orde. We hebben in beeld wie wat voor Rozendaal doet in het i-domein en op basis van welke afspraken. We hebben noodzakelijke rollen3 ingericht en/of geëxpliciteerd en daarmee de aansturing van het complexe en specialistische i-domein op orde gebracht. Door de invulling van de rollen krijgen wij steeds beter zicht op risico’s en verbeterpunten die er zijn op de diverse aandachtsgebieden. Het overzicht van alle I(C)T systemen en applicaties die wij gebruiken en waar we op aangesloten zijn (functionele architectuurplaat) is aanzienlijk vereenvoudigd. Er zijn directe koppelingen gerealiseerd waarmee de storingsgevoeligheid is beperkt. Ook heeft dit ervoor gezorgd dat wij locatieonafhankelijk de werkzaamheden kunnen uitvoeren.

Alle bestaande contracten (voor systemen, applicaties en ondersteuning daarbij) zijn geanalyseerd op actualiteit, compleetheid en samenhang. Er zijn nieuwe contracten afgesloten met bestaande leveranciers. Daarbij is het belangrijkste resultaat dat we in staat zijn gebleken om de meeste zaken ‘cloudbased’ in te richten. 3. Activiteiten in 2024 Oorspronkelijk was het de bedoeling de DA in 2023 af te ronden. Bij het vaststellen van de Jaarrekening over 2023 hebben we uw raad voorgesteld om het (resterende) krediet met één jaar te verlengen, omdat enkele werkzaamheden niet in 2023 afgerond konden worden. De raadsinformatiebrief van maart 2024 vormde hiervoor de inhoudelijke onderbouwing. In 2024 is m.n. gewerkt aan:

2 Het gaat op hoofdlijnen om (Europese) wetten m.b.t. informatieveiligheid (o.a. NIS-2/Cyberbeveiligingswet); duurzame

digitale toegankelijkheid (o.a. Archiefwet) en transparantie/openbaarheid (o.a. Wet open overheid en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer). 3 Het gaat m.n. om de volgende rollen: CISO (Chief Information Security Officer), ISO (Information Security Officer), FG (Functionaris Gegevensbescherming), PO (Privacy Officer), adviseur informatiebeheer, adviseur informatievoorziening. Een aantal van deze rollen is wettelijk verplicht. Pagina 2 van 4

Implementatie van diverse resterende softwarekoppelingen, waardoor automatisch onderlinge communicatie mogelijk is en de kans op fouten verminderd. Denk hierbij aan de koppeling met de Basisregistratie Persoonsgegevens. Inrichten contractbeheer in ons DMS/RMA, zodat we beter grip hebben op de looptijd en kosten van afspraken met externe partners. Implementatie module ‘bestuurlijke besluitvorming’ in het DMS/RMA, waarmee dossiers geheel digitaal kunnen verlopen (tot en met besluitvorming in college en raad). Versnel archiveren papieren dossiers: papieren dossiers zijn in kaart gebracht en gearchiveerd. De feitelijke overbrengen van het papieren archief vindt plaats in 2025 in afstemming met het Gelders Archief. De kosten vallen wel in 2024. De zg. paternosterkast Burgerzaken is in januari 2025 verwijderd. De te vernietigen archieven die nog in de kelder of op zolder staan worden de komende jaren vernietigd zodra de bewaartermijnen verlopen zijn. Vervolgstappen implementatie Wembv: deze is nog niet voltooid, maar er komen steeds meer producten van Burgerzaken beschikbaar die door onze inwoners en organisatie op veilige wijze (DigiD en eHerkenning) aangevraagd kunnen worden.4 Implementatie Woo: de eerste wettelijke deadline rondom de implementatie van de Woo hebben we gehaald, vervolgstappen verlopen volgens plan in 2025 en 2026, binnen bestaande capaciteit en middelen.

We kunnen (digitale) bestanden anonimiseren. De stukken die we moeten publiceren zullen wij via iBabs aanbieden. Inrichting beleidsmatige wijze van werken voor het I-domein (PDCA-cyclus), zodat we op basis van een heldere prioritering lopende zaken binnen begroting op kunnen pakken. Via de PDCAcyclus zijn we in staat om te anticiperen op nieuwe ontwikkelingen, binnen de reguliere organisatie en functies die we nu op orde hebben in het I-domein. Ook dit blijven we in de toekomst continueren. Daarnaast zetten we (net als in de afgelopen jaren) continu aan bewustwording. In 2024 hebben we rond privacy en informatieveiligheid diverse bijenkomsten gehad, zowel voor medewerkers als voor college en een avond voor u als raad. De medewerkers hebben een e-learning rond privacy gevolgd. Dergelijke activiteiten blijven we ook de komende jaren inzetten om het kennisniveau op peil te houden. Dit doen we vanuit reguliere budgetten. 4. Financiële eindstand Voor de DA heeft uw raad in meerdere stappen (op 14 december 2021 en op 22 februari 2022) een krediet van € 202.100 beschikbaar gesteld voor de uitvoering van de vier sporen en alle projecten daarin. Al eerder, op 21 september 2021, gaf uw raad een krediet van € 96.000 om een Document Management Systeem met archieffunctionaliteit (DMS/RMA) aan te schaffen en te implementeren.

Op 5 juli 2022 is bij het vaststellen van de jaarrekening 2021 ingestemd met een resultaatbestemming van € 36.000 voor de implementatie van de Woo. In totaal stelde u daarmee € 334.100 eenmalig ter beschikking om het informatiehuis van Rozendaal op orde te brengen en toekomstbestendig te maken. In de raadsinformatiebrief van maart 2024 gaven we aan dat (op basis van wat we toen wisten) verwachtten dat we na afronding van de DA ca. € 8.500 van het totale krediet over zouden houden. Nu alle werkzaamheden binnen de DA zijn afgerond, resteert uiteindelijk € 4.000. Dit deeltje van het door u verstrekte krediet gaan wij derhalve niet onttrekken. We hebben daarmee alle onderdelen van de DA binnen budget uitgevoerd. In de Jaarrekening over 2024, die uw raad behandelt in de vergadering van 1 juli 2025, zal een voorstel worden opgenomen om het krediet DA formeel af te sluiten. 4 De Wmebv (Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer) geeft inwoners het recht om digitaal zaken te doen met

de gemeente. Inwoners krijgen de keuze tussen de papieren en de digitale weg als zij contact met de gemeente hebben. De invoering van deze wet is vertraagd en deze treedt nu per 1 januari 2026 in werking (eerder was sprake van juli 2023). Pagina 3 van 4

Met de uitvoering van de DA hebben we de afgelopen jaren ‘het been bijgetrokken’. Het zg. i-domein zal blijvend onze aandacht nodig hebben. Wij verwachten dit binnen de nu ingerichte rollen en taken en de beschikbaar gestelde budgetten te kunnen invullen. Het college van burgemeester en wethouders, Bas Pelgrum, gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Pagina 4 van 4