39.2 Raadsinformatiebrief Jaarverslag archiefzorg- en beheer

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Jaarverslag Archiefzorg en -beheer 2020-2021 Adviseur Portefeuillehouder Datum

: E. Stapersma : E. Weststeijn : 13 juli 2022

Aan de Raad Inleiding Hierbij treft u aan het Jaarverslag Archiefzorg en -beheer van de gemeente Rozendaal over 20202021. Dit verslag wordt jaarlijks opgesteld ter uitvoering van de Archiefverordening, waarin is bepaald dat het college van B&W aan de raad verslag uitbrengt over hetgeen zij hebben gedaan ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. De verantwoording van de zorg over en het beheer van de gemeentelijke archieven is, zoals ook andere jaren gebruikelijk, gebaseerd op een door de VNG opgestelde set van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Doelstelling van deze raadsinformatiebrief en bijlagen is om verantwoording af te leggen op het gevoerde beleid ten aanzien van de informatievoorziening en -beheer en archivering. De inzet in 2020-2021 is, vanuit de blik van informatiebeheer en archiefzorg, gericht geweest op: 1. De gevolgen voor informatiebeheer van samenwerking en/of uitbesteden van taken. In de doorontwikkeling van de gemeente(lijke organisatie) is al een aantal jaren aandacht voor de vraag wat blijven we doen in eigen beheer en voor welke disciplines of projecten zoeken we verdere samenwerking. Het antwoord hierop heeft ook gevolgen voor informatiebeheer. In het verslagjaar 2020-2021 zijn een aantal zaken uitbesteed aan De Connectie en is gekeken naar de gevolgen voor informatiebeheer. 2.

De beleidsvoorbereiding voor de aanschaf van een document management systeem (DMS). Hierdoor kunnen documenten op één centrale plek (digitaal) worden geregistreerd en beheerd. Voor Rozendaal een forse omslag, omdat daarmee de informatievoorziening binnen de gemeenten in z’n geheel digitaal gaat plaatsvinden. 3. Overbrengen van archief 1976-2006. In 2021 is het archief van de gemeente Rozendaal over de periode 1976-2006 voorzien van een beschrijvende inventaris en overgebracht naar de archiefbewaarplaats bij het Gelders Archief te Arnhem. Hierdoor is voldaan aan de wettelijke verplichting zoals benoemd in de Archiefwet om archieven over te brengen waarbij deze openbaar zijn. Daarnaast is bijgevoegd het verslag van de toezichthouder (het Gelders Archief) bijgevoegd over de periode 2020-2021, het zg. Toezichtsverslag Informatiebeheer. Hierin wordt melding gemaakt over de afspraken die zijn gemaakt over de toezichtcyclus. Ook worden er een aantal aanbevelingen gedaan (zie onderstaande tabel, incl. de wijze waarop de organisatie met de aanbevelingen om gaat). Aanbeveling Betrek de gemeentearchivaris bij het Strategisch Informatie Overleg (SIO). Zorg er voor dat de videotulen duurzaam bewaard en toegankelijk gearchiveerd worden. Stel bij de implementatie van het DMS kaders en beleid vast.

Uitwerking Daar waar nodig wordt de gemeentearchivaris betrokken in het Strategisch Informatie Overleg (staande praktijk). Hiervoor zijn inmiddels maatregelen getroffen waarbij de videotulen in de cloud worden gearchiveerd (n.b. betreft de videoverslagen van commissie- en raadsvergaderingen). Dit traject is inmiddels ingezet. Een extern bureau is ingeschakeld om de implementatie van het DMS/RMA te

Pagina 1 van 2

Blijf betrokken en geïnformeerd over de actualisatie van de huidige afspraken ten aanzien van informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden.

Stel de hotspot monitor1 vast.

begeleiden. Momenteel wordt gewerkt aan een informatie beheers plan. Dit is een voortdurend proces, waarbij op strategisch niveau afspraken worden gemaakt over verantwoordelijkheden wat betreft het informatiebeheer. Op operationeel niveau dienen met diverse partners nog afspraken gemaakt te worden over de daadwerkelijke invulling over het beheer waarbij de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden het belangrijkste punt zijn. Het toezicht op het archiefbeheer van de diverse partijen berust bij het Gelders Archief. De hotspot monitor is reeds in concept klaar en wordt bij het eerstvolgende SIO overleg worden vastgesteld.

Vervolg Een afschrift van het jaarverslag wordt ter kennisname verstuurd naar de directeur van het Gelders Archief en naar de provinciale archiefinspectie provincie Gelderland. Financiën N.v.t. Het college van burgemeester en wethouders,

Boele Boelens, gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

1 Een hotspot betreft een gebeurtenis die heeft geleid tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen

overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling en die tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht heeft geleid. Het doel van de monitor is om ervoor te zorgen dat informatie die betrekking heeft op hotspots in de samenleving en een belangrijke cultuurhistorische waarde vertegenwoordigt, kan worden aangewezen voor blijvende bewaring. Door informatie van bijzondere gebeurtenissen uit te zonderen van vernietiging wordt het cultuurhistorisch geheugen van de gemeente verrijkt. Pagina 2 van 2