15. Bijlage 1 Bestuursbrief 2021 Rozendaal (w.g.).pdf
Tekst van het document
Bestuursbrief 2021 Gemeente Rozendaal
DEFINITIEF 18 november 2021
Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Rozendaal
Bedankt voor uw vertrouwen
Doetinchem, 18 november 2021 324601/HdF/NK
Geachte college, Als onderdeel van de controle van de jaarrekening over het kalenderjaar 2021 van uw gemeente hebben wij een interimcontrole uitgevoerd. Naar aanleiding van deze controle hebben wij een managementletter geschreven. Ook ontvangt u met deze brief onze bestuursbrief. Deze brief is bestemd om ter informatie aan de gemeenteraad te verstrekken.
Tot slot hebben wij onze dank uitgesproken voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden is verleend en de prettige wijze van samenwerking.
Onze bevindingen en aanbevelingen zijn bedoeld als constructieve input voor directie en College van B&W als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van uw organisatie.
Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
{{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
w.g. mevr. H.G.J. de Feiter RA
Met vriendelijke groet,
Wij hebben de interimcontrole verricht in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Nederlands recht vereist onder andere dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het College van B&W. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. 2
Samenvatting Top 3 risico’s
Onze kernpunten
Voor wat betreft de controle van de jaarrekening 2021 onderkennen wij de onderstaande 3 grootste risico’s:
Ons beeld van de algemene beheersing De interimcontrole 2021 heeft laten zien dat de in 2020 ingezette (door)ontwikkeling van de organisatie en financiële beheersing en verantwoording ook in 2021 is doorgezet. Er zijn natuurlijk verbeterpunten. Voor wat betreft de algemene beheersing blijft het belangrijk om de uitbestede diensten goed te blijven beheersen. Dit kan en moet ook worden verbeterd.
1.
De belastingen en heffingen worden door de Connectie geheven en geïnd. Echter ontbreekt er op dit moment nog controle-informatie. Het is belangrijk om dit voor het opstellen van de jaarrekening 2021 te hebben. Dit is nodig om hierover een oordeel te kunnen verstrekken.
2.
Planning & control cyclus De planning en control cyclus is ingericht. De rapportages ontwikkelen zich steeds meer tot planningsdocumenten, zodat realisatie van de plannen beter kan worden aangegeven. Het verwachte resultaat over 2021 is positief en de begroting is structureel sluitend, alhoewel dat een uitdaging blijft.
Richting de rechtmatigheidsverantwoording Er is een vooronderzoek uitgevoerd naar de gevolgen van de rechtmatigheidsverantwoording. Om klaar te zijn voor de uitvoering hiervan vraagt dat nog de nodige tijd. Het is belangrijk dit tijdig op te pakken.
Juistheid en volledigheid lokale heffingen
Beheersing uitbestede diensten
Uw organisatie heeft relatief veel taken en diensten uitbesteed aan diverse partners. Bij het uitbesteden van diensten blijft het College van B&W verantwoordelijk voor de rechtmatige, juiste en volledige verwerking van de financiële gevolgen. Het is belangrijk met de samenwerkende partners niet alleen een goede dienstverlening, maar ook goede afspraken te maken over de verantwoordingsinformatie en de controle-informatie. Deze informatie is ook nodig om een oordeel te kunnen geven als organisatie, maar ook als accountant.
3.
Risico op niet Europees aanbesteden
Uw organisatie loopt nog steeds een risico op het onterecht niet Europees aanbesteden. Wel is er aandacht voor, waardoor het risico beperkt is. Fouten hierin kunnen leiden tot een ander dan een goedkeurend oordeel. 3
Van de Raad hebben wij 3 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Speerpunten
Bevindingen
Afwikkeling de Del
Wij rapporteren hierover in het accountantsverslag bij de jaarrekening.
Grondverkoop de Steenhoek
In turap 3 van 2021 wordt bij programma 8 “Volkshuisvesting en ruimtelijke ordening” nader toegelicht dat de verkoopopbrengst van de Steenhoek € 744.000 bedraagt. Deze opbrengst is niet begroot. De juistheid en volledigheid van deze verkoopopbrengst zullen bij de jaarrekeningcontrole door ons worden gecontroleerd.
Uitbesteding de Connectie: fiatteringsproces inkoopfacturen
De bevoegdheden voor het inkoopproces liggen in de mandaatregeling en in de budgethoudersregeling vast. § Er is een budgethouder en een budgetbeheerder ingesteld. § Alle medewerkers zijn bevoegd tot bestellen. Verplichtingen groter dan € 15.000 worden ter goedkeuring voorgelegd aan het College van B&W. § Facturen groter dan € 1.000 moeten worden geautoriseerd door 2 personen, expliciet voor de prestatie (budgetbeheerder) en voor de betaling (budgethouder). § De betaaladvieslijst wordt gereedgezet en definitief betaald door de Connectie. De betaaladvieslijst van de salarissen wordt geautoriseerd door de gemeentesecretaris. § De financieel medewerker controleert de betalingen achteraf, maar legt dit niet zichtbaar vast. § De crediteurenstamgegevens worden beheerd door de Connectie. Hierop vindt geen interne controle plaats door de gemeente Rozendaal. Voor het uitbesteden van werkzaamheden adviseren wij u in de contractuele overeenkomsten expliciet afspraken te maken over de inhoud, de verantwoording hierover en de controle-informatie die u wil ontvangen. Wij adviseren u controle-informatie op te vragen van de Connectie inzake (onder meer) de aansluiting tussen het bankafschrift en de kolommenbalans en de mutaties in de crediteurenstamgegevens. 4
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing. Ontwikkelingen in 2021
• Uitbesteding aan De Connectie
• Formele taken
Vanaf 2020 is de financiële administratie uitbesteed aan de Connectie. De afspraak is dat de Connectie een ISAE3402 Type 2 verklaring jaarlijks zou verstrekken met betrekking tot de financiële administratie. Dit is een waarmerk voor de juiste opzet, het bestaan en de werking van financiële processen. Door omstandigheden zal dit voor 2021 niet worden opgeleverd. Als alternatief levert De Connectie de uitgevoerde interne controle op.
Uw gemeente heeft een controlecommissie en deze vervult een actieve rol. De rekenkamercommissie heeft net als voorgaande jaren een slapende rol, volgend uit de beperkte omvang van de organisatie. Er zijn in 2021 ook geen collegeonderzoeken naar de doelmatigheid/doeltreffendheid uitgevoerd. Volgens de verordening bestaat hiertoe ook geen verplichting.
In oktober 2020 is ook het opleggen en innen van de lokale heffingen aan de Connectie overgedragen. In de dienstverleningsovereenkomst zijn afspraken gemaakt over de inhoudelijke dienstverlening. Er zijn geen afspraken opgenomen over de verantwoording en de controle-informatie.
• Integriteit De integriteit van personeel is opnieuw onder de aandacht gebracht in 2021 door de indiensttreding van een personeelslid. Wij adviseren u de ingehuurde medewerkers een separate geheimhoudingsverklaring en integriteitsverklaring te laten ondertekenen.
Wij adviseren u de dienstverleningsovereenkomst uit te breiden met de gewenste verantwoordings- en controle-informatie.
In 2020 is de frauderisicoanalyse geactualiseerd. Wij adviseren u in aanvulling hierop een nota misbruik en oneigenlijk gebruik op te stellen.
De Connectie zal over dit proces met betrekking tot 2021 geen waarmerk geven voor de juiste opzet, het bestaan en de werking. De Connectie heeft aangegeven dit in de toekomst wel te willen opleveren.
• Regiegemeente
Wij adviseren u de Connectie te verzoeken over 2022 een ISAE 3402 type 2 verklaring met betrekking tot de lokale heffingen op te leveren.
De gemeente Rozendaal heeft meerdere taken aan andere partijen uitbesteed. Daarmee bent u een regiegemeente. Een regiegemeente blijft wel altijd zelf verantwoordelijk voor een correcte uitvoering.
Wij adviseren u de uitbesteding van ICT en de daarbij behorende afspraken op korte termijn te formaliseren in een dienstverleningsovereenkomst, rekening houdend met de inhoudelijke afspraken, de te ontvangen verantwoordingsinformatie en de benodigde controle-informatie. 5
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing. • Uitbesteding aan Rheden Aan Rheden zijn de uitvoeringstaken in het Sociaal Domein uitbesteed, zoals de WMO, Jeugd, Participatiewet en Tozo. De dienstverlening vanuit Rheden is gebaseerd op een dienstverleningsovereenkomst uit 2015. Deze en de bijbehorende prijsafspraken zijn aan actualisatie toe. De gesprekken hierover zijn gaande. Onder meer de op te leveren verantwoordingsinformatie ontbreekt. Bij het actualiseren adviseren wij u eenduidige afspraken te maken over de inhoudelijke dienstverlening en de te ontvangen verantwoordings- en controleinformatie. Verantwoordingsinformatie heeft de meeste waarde indien deze wordt gewaarmerkt door de accountant van Rheden. Wij adviseren u een gewaarmerkte SiSa-verantwoording voor de Participatiewet op te laten stellen en een gewaarmerkte separate verantwoording voor het proces en de kosten WMO en jeugd. • Normenkader 2021 Het normenkader 2021 is nog niet aan de Raad gezonden. Wij adviseren u het normenkader compleet te maken met de ontbrekende weten regelgeving. Hiervoor verwijzen wij u naar onze managementletter van 2020.
6
Algemene beheersing
Uw planning & control cyclus
Op basis van de begroting 2021 adviseren wij u het uitstaand aantal verlofrechten toe te lichten en het EMU saldo vorig begrotingsjaar.
De planning & control cyclus vormt de basis van uw beheersorganisatie en geeft u inzicht in wat uw organisatie wil bereiken en in welke mate u dat heeft bereikt. Hierbij maakt u gebruik van diverse instrumenten. Enerzijds om de doelstellingen te bepalen en vast te leggen en anderzijds om de voortgang en realisatie te monitoren. De doelstelling is om tijdig bij te kunnen sturen, zodat de doelen gehaald worden.
Meerjarenperspectief In de begroting 2021 wordt het jaar 2024 afgesloten met een tekort van € 9.375. Dit tekort is in de begroting 2022 opgevangen maar de financiële ruimte is beperkt in de jaren 2023 en 2024 om tegenvallers binnen de exploitatie op te vangen.
Begroting De eerste begroting 2021 laat na mutaties in de reserves een positief resultaat van € 26.000 zien. Gedurende 2021 is dit resultaat incidenteel positief beïnvloed door de verkoopopbrengst va de grond van de Steenhoek. Dit leidt tot een begrotingssaldo van € 611.000 positief bij Turap 3.
Tussentijdse informatievoorziening De raad wordt in de financiële ontwikkelingen geïnformeerd door 3 tussenrapportages gedurende het jaar. Hierin worden financiële afwijkingen toegelicht. In de rapportages wordt geen informatie gegeven over eventuele risico’s die ontstaan door het anders of niet uitvoeren van beleid.
De provincie Gelderland heeft vanuit haar beoordeling geen specifieke aandachtspunten aan de gemeente Rozendaal meegegeven.
Wij adviseren u te overwegen een toelichting op de voortgang van de vraag ‘wat willen we bereiken’ toe te voegen.
De begroting van de gemeente Rozendaal ontwikkelt zich meer en meer als een inhoudelijk planningsdocument. De vraag ‘wat willen we bereiken’ staat centraal. Voor de begroting 2022 wordt deze weg nog verder ingezet door de prioriteit meer naar voren te brengen en de vraag ‘wat gaan we daarvoor doen’ nog meer SMART te formuleren. Vervolgens zal in de toekomst de doorontwikkeling plaatsvinden om de doelstellingen van de begroting om te zetten in persoonlijke doelstellingen.
Jaarrekening Over de jaarrekening rapporteren wij in ons accountantsverslag.
Het BBV stelt een aantal eisen aan de begroting. 7
Algemene beheersing
Risicomanagement en weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen
gegeven van de stand op dat moment.
Iedere organisatie heeft te maken met risico’s. Deze doen zich op allerlei terreinen voor. Omdat risico’s het functioneren van een organisatie beïnvloeden, dient de organisatie inzicht te hebben in de risico’s. Weerstandsvermogen is de weerbaarheid van een organisatie in financieel opzicht. Als een risico zich voordoet, wordt het weerstandsvermogen van de organisatie aangesproken. Het weerstandsvermogen moet voldoende zijn om te kunnen acteren op de risico’s en dit geeft ook gelijk aan hoe sterk de organisatie financieel is. Om vast te stellen dat uw organisatie voldoende in staat is risico’s op te vangen, moet een inschatting worden gemaakt van het zogenaamde benodigde weerstandsvermogen.
Risicobepaling
Dit daagt medewerkers uit om mee te denken over de risico’s en kansen van het eigen beleidsveld.
In het kader van onze adviesfunctie hebben wij het systeem van risicomanagement en weerstandsvermogen in uw organisatie beoordeeld.
De risico’s voor het deelnemen in een gemeenschappelijke regeling en op planschade zijn beiden opgenomen.
Nota weerstandsvermogen
Bij het bepalen van het benodigde weerstandsvermogen wordt rekening gehouden met de kans dat een risico zich voordoet én de financiële impact. Deze berekening wordt uitgevoerd in Excel. Hierbij wordt ook rekening gehouden met het feit dat risico’s zich niet allemaal tegelijkertijd voordoen.
Jaarlijks worden de risico’s bij de begroting en bij het jaarverslag geactualiseerd. De actualisatie vindt plaats door de financieel medewerker in overleg met de beleidsmedewerkers. Het onderkennen van risico’s wordt ook aangedragen door het College van B&W. Wij adviseren u de actualisatie van de risico’s in gezamenlijkheid op te pakken.
De gemeente Rozendaal kent geen nota Weerstandsvermogen die door de Raad is vastgesteld. In een nota Weerstandsvermogen kunnen uitgangspunten staan voor het bepalen van het benodigde weerstandsvermogen en het proces van risicobepaling wordt beschreven. Daarnaast wordt een toelichting gegeven op welke middelen onderdeel zijn van het beschikbare weerstandsvermogen.
Wij kunnen geen oordeel geven over de volledigheid van de risico’s maar hebben een vergelijking gemaakt met andere gemeenten. De vermelde risico’s komen in grote lijnen overeen. Mogelijke risico’s die nog kunnen worden toegevoegd zijn de risico’s inzake het niet beschikbaar zijn van de ICT systemen, datalekken, invoering omgevingswet en de herverdeling van het gemeentefonds.
In de begroting en de jaarstukken wordt de verplichte paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement opgenomen waarin een toelichting is 8
Algemene beheersing
Risicomanagement en weerstandsvermogen Het Besluit Begroting en Verantwoording schrijft voor dat een toelichting op de aanpassingen in de risico’s opgenomen dient te worden in de jaarstukken (V&A 2018.4.12). Wij adviseren u in de jaarstukken in de paragraaf Weerstandsvermogen nader in te gaan op aanpassingen in de risico’s ten opzichte van de begroting van het onderhavige jaar.
Bepaling beschikbaar weerstandsvermogen Voor het bepalen van het beschikbare weerstandsvermogen wordt uitgegaan van de algemene reserve en onvoorzien. De stille reserves en de onbenutte belastingcapaciteit worden niet meegenomen en dit is uit behoedzaamheidsoverwegingen ook niet aan te raden.
Benodigd versus beschikbaar In de begroting is de algemene uitleg op de ratio weerstandsvermogen opgenomen. Een score van het beschikbare weerstandsvermogen die meer dan 2x de omvang van de risico’s behelst, is uitstekend. Dit is van toepassing op de gemeente Rozendaal.
9
Algemene beheersing
Risicomanagement en weerstandsvermogen Hiernaast laten wij u het verloop van het weerstandsvermogen in een grafische weergave zien.
Benodigd en beschikbaar weerstandsvermogen 6000
Ratio benodigd versus beschikbaar 20
5000
18
18 16
17
16
14
4000
14
12 10
3000
8 6
2000
4 2
1000 0
0 jaarstukken 2019
Begroting 2020
jaarstukken 2020
Benodigd Beschikbaar weerstandsvermogen weerstandsvermogen
begroting 2020
jaarstukken 2020
begroting 2021
10
ratio
begroting 2021
Algemene beheersing
Informatiebeveiliging
Met Xantion is een overeenkomst voor de levering van hardware en software.
Het begrip informatiebeveiliging kan worden aangeduid met de volgende punten: Onder ‘informatie’ wordt verstaan persoonsgegevens, intellectueel eigendom, bedrijfsgevoelige informatie of informatie van klanten en relaties. Met informatiebeveiliging wil een organisatie ongewenste toegang tót en daarnaast de verwerking en vernietiging ván informatie voorkomen. Daarnaast wil een organisatie ook de gevolgen van een mogelijk datalek minimaliseren. Dit is een combinatie van beleid, procedures en maatregelen.
Informatiestromen Informatiestromen zijn stromen van relevante gegevens die nodig zijn voor het uitoefenen van het dagelijkse werk en die op verschillende plaatsen binnen en buiten de organisatie ontstaan. De binnen de gemeente Rozendaal aanwezige informatiestromen worden in beeld gebracht.
Anders gesteld: Informatiebeveiliging is het geheel van maatregelen, processen en procedures die de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van alle vormen van informatie en de informatievoorziening binnen de grenzen van een organisatie garanderen. Het beschermt informatie en de informatievoorziening tegen een breed scala aan bedreigingen. Het heeft tot doel de bedrijfscontinuïteit te waarborgen, bedrijfsrisico’s te minimaliseren en investeringsrendementen en bedrijfskansen zo groot mogelijk te maken.
Informatiebeveiligingsbeleid De gemeente Rozendaal heeft een eigen informatiebeveiligingsbeleid. Deze loopt van 2020-2023. De basis daarvan is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), een normenkader voor informatiebeveiliging binnen de overheid. De IT hoort ondersteuning te bieden aan de integrale bedrijfsvoering. Een IT beleid is het middel om synchronisatie tussen de bedrijfsvoering en IT in kaart te brengen. Een IT beleid geeft op basis van de strategie van de organisatie de noodzakelijke ICT weer. Een vergelijking tussen de gewenste situatie en de daadwerkelijke situatie geeft inzicht in de ommissies en maakt het mogelijk een plan te definiëren om de gewenste situatie binnen een acceptabele tijd te bereiken. Een overkoepelend IT-beleid is voor de gemeente Rozendaal niet opgesteld.
In het kader van onze natuurlijke adviesfunctie hebben wij de informatiebeveiliging in uw organisatie beoordeeld.
Algemeen De gemeente Rozendaal neemt IT-diensten af van de Connectie/Rheden. Aan deze dienstverlening ligt geen service-level-agreement ten grondslag.
Toegangsrechten
Wij adviseren u een service level agreement met de Connectie op te stellen en daarbij specifiek aandacht te schenken aan de informatieverstrekking over de geleverde diensten en tevens afspraken te maken over controle-informatie zoals bijvoorbeeld een ISAE 3402 type II verklaring. 11
De toegangsrechten worden aangevraagd door 2 personen bij de verschillende leveranciers van de software applicaties. Er vindt geen monitoring plaats op de reeds toegekende rechten.
Algemene beheersing
Informatiebeveiliging Bewustheid cyberrisico’s
Beheer en onderhoud apparatuur
In 2021 is de bewustwording vergroot door een aantal bijeenkomsten van het personeel. Er wordt nog veel op papier gewerkt. Er is geen clean-desk-policy waardoor het risico op ongewenst inzicht geven op informatie wordt vergroot. Er zijn gedragsregels opgesteld in 2021 maar deze zijn nog niet formeel bekrachtigd. Een privacybeleid is onderhanden.
Het inventariseren van de aanwezige apparatuur en locatie is onderhanden voor de gemeente Rozendaal bij een extern adviesbureau. De apparatuur is niet voorzien van een unieke codering. Het onderhoud van laptops ligt bij de leverancier. De leverancier kan niet inloggen op de applicaties van de gemeente Rozendaal. De laptops worden na 10 minuten automatisch vergrendeld.
Apparatuur binnen netwerken / updates
Netwerken en verbindingen
Het is toegestaan aan medewerkers om eigen USB-sticks en dergelijke mee te nemen. Het installeren van software en hardware kan alleen door de leverancier worden uitgevoerd. Binnen de Microsoft omgeving kunnen medewerkers zelf software installeren. De update van applicaties is extern belegd. Bij een update wordt niet vooraf getest. Eventuele updates moeten zelf door de medewerkers worden geïnstalleerd. Hierop vindt geen controle plaats of de update is doorgevoerd.
Een inventarisatie van de netwerkverbindingen en verbindingen met externe systemen is op dit moment onderhanden door een extern adviesbureau.
Firewalls De firewalls zijn in beheer bij de leverancier en De Connectie. De leverancier verzorgt de antivirus scanner. Er is geen zicht op eventuele incidenten of de uitkomst van het uitvoeren van een pen-test.
Continuïteit van de dienstverlening door Rozendaal Na een storing/aanval dient binnen 48 uur alle software weer zodanig te werken dat de burgers geen hinder ondervinden. De Connectie maakt back-ups van de data, maar een eventuele uitwijkprocedure dient nog besproken te worden met de Connectie. Op dit moment is er geen zicht op de mogelijke gevolgen van een eventuele hack.
12
Algemene beheersing
Richting de rechtmatigheidsverantwoording Landelijke ontwikkeling
Aanpassingen in financiële verordening
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zou eerst over 2021 plaatsvinden, maar is met (minimaal) 1 jaar uitgesteld. De verwachting is dat het College van B&W over het jaar 2022 een rechtmatigheidsverantwoording moet opstellen. Hierdoor heeft uw organisatie een extra jaar ter voorbereiding gekregen.
In de kadernota Rechtmatigheid 2022 worden de volgende aspecten aangehaald om in de financiële verordening op te nemen: •
De kaderstelling op het gebied van rechtmatigheid vorm te geven;
•
De verantwoordingsgrens – de grens tot waar onrechtmatigheden worden geaccepteerd - op basis van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves
De commissie BBV heeft inmiddels wel een nieuwe kadernota Rechtmatigheid 2022 uitgebracht, waarin zij haar visie geeft over het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. In de kadernota rechtmatigheidsverantwoording 2022 zijn enkele stellige uitspraken en aanbevelingen opgenomen die van belang zijn bij het totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording.
•
De rapportagegrens – de grens voor het melden van afwijkingen door het College van B&W- voor de rechtmatigheidsverantwoording;
•
We brengen de volgende punten graag onder uw aandacht, die nieuw zijn of afwijken van de wijze waarop de accountant hiermee omging.
Het aangeven binnen welke financiële grenzen het College van B&W mag handelen op programmaniveau;
•
De afspraken tussen de Raad en het College van B&W over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget;
•
De kaders indien specifieke budgetten bij onder uitputting op jaareinde in bestemmingsreserves op genomen worden.
Normenkader De commissie BBV adviseert de door de Raad gedelegeerde bevoegdheden aan het College van B&W niet op te nemen in het normenkader rechtmatigheid.
13
Algemene beheersing
Richting de rechtmatigheidsverantwoording Rechtmatigheidsverantwoording
Paragraaf Bedrijfsvoering
Voorwaarden die van invloed zijn op de verslaggeving of het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Het College van B&W moet in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting geven op alle afwijkingen, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en de maatregelen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
In de kadernota Rechtmatigheid 2022 worden de volgende aspecten aangehaald om rekening mee te houden bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording over 2022:
Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende regelingen moeten worden toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Dit is een stellige uitspraak die in het addendum van de kadernota 2021 is vermeld en is daarmee verplicht vanaf 2021.
• Overschrijdingen van de begroting tellen mee in de rechtmatigheidsverantwoording; • Bij complexe situaties waarin er verschillende onderbouwde standpunten zijn en specialisten niet tot een eenduidig oordeel komen, kan het voor het College van B&W onduidelijk zijn of financieel rechtmatig is gehandeld. Het College van B&W neemt deze mee in de rechtmatigheidsverantwoording als onduidelijkheid;
Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het College van B&W hierover rapporteren via de paragraaf Bedrijfsvoering.
Nota Misbruik en oneigenlijk gebruik
• Wanneer misbruik van overheidsgelden (bijvoorbeeld bij de Participatiewet) is geconstateerd en een terugvordering (met eventueel een boete) is opgelegd blijft staan dat misbruik van overheidsgelden heeft plaatsgevonden. Dit misbruik van overheidsgelden telt mee in de rechtmatigheidsverantwoording.
De commissie BBV beveelt aan om een overkoepelend beleidsstuk misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O) te maken. Dit bevat algemene uitgangspunten en de maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Is het M&O beleid niet actueel of wordt deze feitelijk niet nageleefd dan vermeld het College van B&W dit in de paragraaf Bedrijfsvoering. De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.
14
Algemene beheersing
Richting de rechtmatigheidsverantwoording
o Interne controle op de naleving van het interne inkoopbeleid;
Onze adviezen voor 2022
o De naleving van het M&O-beleid.
Zoals hiervoor vermeld schrijft de kadernota rechtmatigheid 2022 een aantal aanpassingen in de financiële verordening voor. Daarnaast vraagt de herziening van wetgeving een aanpassing van interne regelgeving. Inmiddels is er een notitie in voorbereiding waarin is aangegeven wat de consequenties zijn van de intrede van de rechtmatigheidsverantwoording voor uw organisatie.
• Tussentijds te rapporteren over geconstateerde afwijkingen uit de verbijzonderde interne controle en maatregelen en de effecten van de maatregelen te monitoren.
De status van de interne controle bij uw organisatie
Wij adviseren u het volgende:
In 2021 is de verbijzonderde interne controle beperkt tot een beoordeling van de spendanalyse op Europese aanbestedingen in het eerste half jaar.
• Het controleprotocol, de controleverordening en de financiële verordening na het in werking treden van de aangepaste wet te herzien;
• De verbijzonderde interne controle zodanig in te richten dat in het eerste jaar met name getoetst wordt op de rechtmatigheidsaspecten en in de komende jaren te beoordelen of de interne controle verder uitgebreid kan worden;
Voor de gemeente Rozendaal is door een extern adviesbureau een algemeen kader geschetst hoe de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording plaats kan vinden. Het beleggen van de verantwoordelijkheden en afspraken bij de partijen die uitbestede werkzaamheden uitvoert, is onderwerp van gesprek. Welke rol neemt de gemeente Rheden hierin en de Connectie?
• Voorafgaand aan het uitvoeren van de verbijzonderde interne controle een normenkader vast te laten stellen en hierin de gedelegeerde bevoegdheden niet op te nemen;
Een controleplan dient nog te worden opgesteld, waarin de risico’s en de te controleren items zijn opgenomen. Alle relevante processen zullen moeten worden opgenomen.
• De gids proportionaliteit uit te werken in het intern inkoopbeleid;
Vanaf 2022 is € 35.000 budget beschikbaar voor de verbijzonderde interne controle (VIC).
• Een overkoepeld beleidsstuk M&O op te stellen;
• In het controleplan de volgende punten mee te nemen:
Wij adviseren u op korte termijn de kaders voor de uit te voeren verbijzonderde interne controle over 2022 op te stellen.
o Interne controle op de overschrijdingen op de drempel van het schatkistbankieren en de renterisiconorm; 15
Afsluiting
Wij hebben de bestuursbrief besproken Afstemming Deze bestuursbrief is tot stand gekomen in overleg met en na afstemming met de betrokken ambtenaren en het College van B&W. Deze brief is bestemd voor het College van B&W en is ter informatie voor de gemeenteraad.
Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
{{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
w.g. mevr. H.G.J. de Feiter RA
16
Toegevoegde waarde
die bijdraagt aan uw duurzame succes
Samenwerkende specialisten Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen wij een aantal kennisgebieden op financieel, bedrijfskundig, economisch en personeelsniveau. Vanuit deze verschillende disciplines hebben wij een 360 graden overview, zodat wij u beter en vollediger kunnen adviseren. Deze aanpak, waarbij specialisten en generalisten nauw samenwerken, leidt ertoe dat wij een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het duurzame succes van uw organisatie. Hoe wij dat doen? Dat leest u in het transparantieverslag op onze website.
Uw succes > www.stolwijkkennisnetwerk.nl