13. Raadsinformatiebrief Toezichtverslag 2024 Gelders Archief

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Toezichtsverslag 2024 Gelders Archief Adviseur Portefeuillehouder Datum

: D. Blagdan : E. Weststeijn : 22 april 2025

Aan de Raad In deze brief stellen wij u op de hoogte van het Toezichtverslag over 2024 van het Gelders Archief. Doel toezicht Op grond van de Archiefwet 1995 houden Regionale Historische Centra (RHC’s, zoals het Gelders Archief) toezicht op de archiefzorg van aangesloten overheden, in dit geval de gemeente Rozendaal. Jaarlijks leveren wij op verzoek van het Gelders Archief daartoe een actueel overzicht aan van de kritische prestatie indicatoren (KPI’s) van de niet-overgebrachte archieven. Op basis van de indicatoren en de bevindingen over het informatiebeheer van 2024 wordt het toezichtsverslag opgesteld. In dit verslag worden maatregelen aanbevolen in het belang van een goed informatiebeheer. Deze maatregelen dragen bij aan de duurzame toegankelijkheid van informatie, een transparante overheid te zijn voor de (rechtzoekende) burger en te komen tot een goede bedrijfsvoering voor de overheid. Governance Artikel 32b Archiefwet (ingevoerd via de Wet Revitalisering Generiek Toezicht) bepaalt dat het verslag van de archiefinspectie aan het college wordt gericht. Het college legt dat verslag vervolgens ter informatie voor aan de gemeenteraad. Het Gelders Archief vraagt om in kennis gesteld te worden van de behandeling van het verslag in de raad.

Na behandeling in de raad wordt het verslag ter kennisname gedeeld met de interbestuurlijk toezichthouder archieven (in het kader van het interbestuurlijk toezicht) van de Provincie Gelderland. Beoordeling Het Toezichtsverslag over het jaar 2024 laat zien dat diverse verbetermaatregelen die in het Toezichtsverslag over 2023 stonden, inmiddels door de Rozendaalse organisatie zijn opgepakt en afgehandeld. Het betreft de inrichting en implementatie van het SIO (Strategisch Informatieoverleg); besluitvorming in het college over de zg. ‘Hotspotmonitor’1 en het nemen van een Vervangingsbesluit van het college. Het Gelders Archief vestigt in het verslag over 2024 wederom de aandacht op de twee verbetermaatregelen die ook in het vorige verslag opgenomen stonden. Er zijn naar aanleiding van de rapportage incl. KPI’s geen nieuwe inhoudelijke aanbevelingen in het verslag opgenomen. De eerste van deze aanbevelingen die ook in het verslag over 2023 al gememoreerd werd heeft betrekking op de beschikbaarheid van mensen en middelen. Het Gelders Archief geeft aan dat de 1 Een hotspotmonitor is een instrument binnen het archieftoezicht dat gemeenten helpt om actuele en maatschappelijk

gevoelige onderwerpen – zogenaamde ‘hotspots’ – tijdig te identificeren. Het doel is om ervoor te zorgen dat informatie over deze onderwerpen op een verantwoorde wijze wordt vastgelegd, beheerd en duurzaam gearchiveerd. De monitor ondersteunt daarmee de overheid bij het borgen van transparantie, verantwoording en geschiedschrijving, in lijn met de Archiefwet.

Pagina 1 van 2

geringe middelen en menskracht in Rozendaal ten behoeve van informatiebeheer kwetsbaar is. Het college van B&W (h)erkent dit, maar ziet op dit moment geen mogelijkheid om de kwetsbaarheid te verkleinen en de financiële middelen te verruimen. Het tweede punt is het controleren van de afspraken met samenwerkingsverbanden op het gebied van informatiebeheer, en daar waar nodig deze afspraken actualiseren, zodat daarin ook correcte afspraken over informatiebeheer zijn opgenomen. Het college van B&W neemt deze aanbeveling mee bij het opstellen van de zg. ‘architectuurplaat’ van Informatiebeheer, een activiteit die in 2025 uitgevoerd wordt. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Het college van burgemeester en wethouders, Bas Pelgrum, gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Pagina 2 van 2