12c. Jaarstukken 2024 Gelders Archief

JAARSTUKKEN 2024

JAARSTUKKEN 2024 Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem

JAARSTUKKEN 2024 INHOUDSOPGAVE Jaarverslag I

Programmaverantwoording 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

II

Inhoudelijk verslag Kengetallen Verslag archiefbeheer Algemene dekkingsmiddelen Kosten van overhead Bedrag voor vennootschapsbelasting Bedrag voor onvoorzien

Paragrafen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Verslaglegging Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Verbonden partijen Rechtmatigheid Organisatiegegevens Ondertekening

Jaarrekening III

Baten en lasten met toelichting

IV

Balans met toelichting

V

Grondslagen van waardering en resultaatbepaling 1. Algemeen 2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 3. Grondslagen voor de resultaatbepaling

VI

Overige gegevens 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Controleplicht Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming Voorstel Gebeurtenissen na balansdatum Personele bezetting Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Accountantsverklaring

1

JAARSTUKKEN 2024

I

PROGRAMMAVERANTWOORDING

1. Inhoudelijk verslag

Inhoudelijke successen

In 2024 heeft het Gelders Archief grote stappen gezet. Het crowdsourcingproject op het platform Vele Handen werd een onverwacht succes, waarbij meer dan 700 vrijwilligers 421.264 scans indexeerden, wat het project veel sneller afrondde dan gepland. We realiseerden tevens de eerste digitale overbrenging naar ons digitale depot: het Staten informatiesysteem (SIS) van de Provincie Gelderland uit de periode 19992013. Ook de gemeente Arnhem zal in 2025 aansluiten bij ons digitaal depot. Verder had het Gelders Archief te maken met de landelijke discussie rondom de oorlogsarchieven van het Nationaal Archief. We organiseerden een publieksbijeenkomst over het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR) op verzoek van het landelijk consortium Oorlog voor de Rechter. Tot slot hebben we in 2024 de opstart gemaakt van een organisatietraject rondom diversiteit en inclusie, waarmee we onze maatschappelijke verantwoordelijkheid beter kunnen invullen en als organisatie versterken.

Ontwikkelingen Gemeenschappelijke Regeling

De uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief is in 2024 vertraagd door een uitgesteld wetstraject. Dit maakte ook dat de geplande aanpassing van de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling aan de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) vertraging opliep. Hoewel het Gelders Archief hierdoor niet volledig voldoet aan de Wgr, wordt in de praktijk wel conform de wet gewerkt. Als tegemoetkoming in de kosten van de uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regeling ontving het Gelders Archief in 2024 een forfaitair bedrag 50.000 euro, evenals de Regionale Historische Centra (RHC's).

Personeel

In 2024 gingen Leo van Wijk (directeur bedrijfsvoering) en Fred van Kan (algemeen directeur) met pensioen en werden opgevolgd door Petra Links als algemeen directeur. Ook de functies van gemeente-, rijks-, waterschap- en provincie-archivaris werden één op één overgedragen van Fred van Kan aan Petra Links. MISSIE

Wij zijn een ondernemende en vernieuwende informatiebeheerder met een sterk accent op digitale dienstverlening en duurzame toegankelijkheid. We leveren een actieve bijdrage aan het informatiebeheer van onze Gelderse partners en beheren de aan ons toevertrouwde informatie integer en professioneel. Door deze op een laagdrempelige manier beschikbaar te stellen, dragen wij maximaal bij aan een transparante overheid en zijn wij historisch informatiecentrum voor de geschiedenis van Gelderland en de regio Arnhem. VISIE

Wij zijn intermediair tussen onze collectie en het publiek (en onze partners), zo faciliteren we het (historisch) onderzoek. Wij leveren de ruwe data, zodat derden deze kunnen bewerken tot producten als boeken en tentoonstellingen. 2

JAARSTUKKEN 2024 DOELEN Uit de missie en visie komen de volgende doelen voort:

Transparante overheid Voor een goede relatie tussen burger en bestuur is transparantie levensvoorwaarde. Toegankelijke en duurzaam opgeslagen informatie draagt daar in het bijzonder aan bij. Nu ook het Gelders Archief steeds recenter gevormde archieven beheert, groeit onze bijdrage aan een transparante overheid. Met toezicht en advisering ondersteunt het Archief zijn partners bij een goed dynamisch informatiebeheer en denkt en helpt mee aan een open en transparante overheid.

Beschikbaar stellen van (historische) informatie Voor het verspreiden van kennis over het verleden van Gelderland is onlinedienstverlening op hetzelfde niveau als dienstverlening in onze studiezaal noodzakelijk. Een optimale toegankelijkheid van de collectie vraagt om een zo groot mogelijke digitale beschikbaarheid van de collectie. De opname van digitale archiefbescheiden bevordert deze onlinedienstverlening, evenals het digitaliseren van bescheiden op verzoek. Onlineaanwezigheid op verschillende platforms en kanalen vergroot de zichtbaarheid van het Gelders Archief en heeft een positieve invloed op hoe burgers, partners en andere belanghebbenden het Gelders Archief beleven. STRATEGIE Om deze doelen te bereiken staan wij de volgende strategie voor:

Wij zijn aanwezig in de gehele informatiebeheerketen, van creatie tot en met presentatie. Onderstaand wordt weergegeven hoe de strategie in 2024 in de praktijk werd gebracht. Plan 2024 Nadruk in de dienstverlening op onlinetoegankelijkheid, met als belangrijke schakel de website van het Gelders Archief. Bezoekers weten ons steeds beter te vinden, wat resulteert in een grote hoeveelheid websitebezoeken, inlichtingenverzoeken en chatgesprekken. Op grote schaal betrekken van bezoekers bij het indexeren van de burgerlijke stand via het online platform Vele Handen. In korte tijd komt daarmee een grote hoeveelheid genealogische data beschikbaar, waardoor bezoekers zoveel mogelijk hun onderzoek online kunnen voortzetten. De tussenkomst van een medewerker is dan niet meer nodig voor dit onderzoek.

Realisatie 2024 Ook in 2024 was de website de belangrijkste toegang tot het Gelders Archief voor bezoekers. Het totaal aantal sessies op de website is stabiel het aantal verzoeken om inlichtingen en chats nam licht af, mogelijk als gevolg van verbeteringen in de content, waardoor gebruikers gemakkelijker informatie kunnen vinden. Het crowdsoucingproject op het platform Vele Handen was in 2024 een groot succes. Het project was veel eerder afgerond dan verwacht door een grote deelname van meer dan 700 vrijwilligers. Uiteindelijk zijn bij dit project 421.264 scans geïndexeerd.

3

JAARSTUKKEN 2024 Uitbreiding van het aanbod van scannen-opverzoek, waarbij we verwachten opnieuw meer dan 2 miljoen scans te maken op verzoek van ons publiek. Daarbij worden de te digitaliseren stukken gecontroleerd op de materiële staat, eventuele conserverende maatregelen worden genomen en na digitalisering worden de stukken op de website gepubliceerd. Zo kan iedereen gebruik maken van de afbeeldingen zonder ze opnieuw te hoeven aanvragen. Specifieke dienstverlening gericht op het verzorgen van de inzage- en informatieverzoeken voor archiefbescheiden die niet gedigitaliseerd kunnen worden; daaronder zijn in toenemende mate verzoeken om inzage in beperkt openbare archiefbestanden. Deze vorm van dienstverlening blijft van groot belang voor degenen die hun recht zoeken.

In 2024 hebben we weer meer archieven beschikbaar gesteld voor Scannen op Verzoek dan in 2023. Het aantal scanaanvragen daalde enigszins, mogelijk omdat we de meest populaire archieven inmiddels al gescand hebben. Door een onverwacht krappe bezetting in de tweede helft van 2024 daalde het totaal aantal gemaakte scans.

Voortzetting van de inzet op vergroting van de naamsbekendheid van het Gelders Archief, zodat meer publiek kennis blijft maken met de collectie en ons weet te vinden voor hun onderzoeksvragen en als interessante werkgever. Hierin speelt aandacht voor diversiteit en inclusie in 2024 een grote rol.

We zijn 2024 begonnen met een abricampagne die veel verkeer genereerde op onze website. Naast de gebruikelijke sociale media zijn we begonnen met het maken van zogenaamde stories op Instagram. Hoogtepunten op de social media waren livegang van het Digitaal Depot, de CABR bijeenkomst, de komst van een nieuwe directeur en het bezoek van 'De Erfgenaam'. Het videobandenproject is afgerond, waarbij ruim 3000 videobanden extern zijn gedigitaliseerd om het materiaal voor de toekomst (digitaal) te kunnen bewaren. Momenteel wordt hard gewerkt aan het beschikbaar stellen van het de opnames. De centrale planningstool is succesvol geïmplementeerd, waardoor op één plek alle te plannen projecten en werkzaamheden worden bijgehouden.

Voortzetting van het digitaliseren en beschrijven van de audiovisuele collectie, binnen het project Audiovisueel Archief Gelderland (AVAG). Verdere professionalisering van onze interne werkwijze en -afspraken, m.n. op het gebied van planning en prioritering, waarbij de implementatie van een centrale planningstool in 2024 definitief wordt afgerond.

Ook in 2024 handelden we veel, soms complexe inzageverzoeken af. Door de aflopende samenwerking met het schadefonds kwam het aantal verzoek uit op een gebruikelijk niveau. Op verzoek van het consortium Oorlog voor de Rechter verzorgden we ook een publieksbijeenkomst over het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging.

Voortdurende nadruk op de integrale bewerking van archieven en collecties die nog niet toegankelijk zijn voor het publiek, met prioritering op grond van de klantvraag, het (historische) belang van de toegang of collectie en de beschikbare capaciteit. Hierbij zal extra aandacht worden gegeven aan het bewerken van overheidsarchief.

Er is extra ingezet op het toegankelijk maken van archieven, met als resultaat een groot aantal gepubliceerde toegangen. Dit geldt zowel voor papieren en (audio)visuele archieven.

Proactieve advisering van onze partners en toezicht op hun informatiehuishouding.

Er is expliciet ingezet op proactief advies richting onze overheidspartners, zodat wij in een vroeg stadium betrokken zijn bij hun informatie- of archiefvraagstukken. Denk hierbij bijv. aan archiving by design of kaders en richtlijnen bij (digitale) overbrengingen. 4

JAARSTUKKEN 2024 Beleidsvorming ten aanzien van diversiteit en inclusie binnen de collectie, met aandacht voor de wijze van toegankelijk maken en voor het acquisitieprofiel.

Er is op hoofdlijnen nagedacht over de kaders en richting omtrent diversiteit en inclusie binnen onze collectie. In 2025 wordt een collectieprofiel en afwegingskader opgesteld.

Doorontwikkeling van het digitale depot in al zijn facetten (van bestandsverwerving tot en met beschikbaarstelling) en bevordering van de deelname van onze partners daaraan.

We hebben de eerste digitale overbrenging naar ons digitale depot gerealiseerd. Het gaat om het Staten informatiesysteem (SIS) uit de periode 1999-2013 van de Provincie Gelderland. De gemeente Arnhem sluit per 2025 ook aan bij ons digitale depot.

5

JAARSTUKKEN 2024

2. Kengetallen ORGANISATIE EN FORMATIE Organisatie Westervoortsedijk 67-D, Arnhem

Totaal bruto oppervlak in vierkante meters Nuttig vloeroppervlak depot Nuttig vloeroppervlak publieksruimten Nuttig vloeroppervlak kantoren en werkruimten

Personeel (stand op 31 december planjaar) Aantal personen in dienst Aantal fte in dienst Aantal personen inhuur Aantal fte inhuur Aantal vrijwilligers Aantal stagiaires in gehele jaar Ziektepercentage

9.200 5.217 882 1.900

Realisatie 2023

Realisatie 2024

53 46,35 3 1,95 5 0 3,23

52 45,88 3 1,26 4 1 3,93

6

JAARSTUKKEN 2024 DIENSTVERLENING

Klanten en doelgroepen Openingsuren studiezaal per jaar Aantal fysieke bezoeken Aantal aangevraagde stukken studiezaal Aantal aangevraagde stukken voor digitaliseren op verzoek Aantal verzoeken inlichtingen Aantal unieke bezoekers Geldersarchief.nl Aantal bezoeken Geldersarchief.nl Aantal scans digitaliseren op verzoek Aantal chats Aantal reacties Mijn Studiezaal Bereik Facebook Bereik Instagram Bereik LinkedIn Bereik YouTube

Realisatie 2023

Realisatie 2024

728 1.058

691 878

6.115

4.910

9.888

8.225

3.228

3.072

405.691

314.916

766.332 1.611.715 1.127 41 725.561 267.843 109.124 59.654

781.131 1.233.290 1.082 15 745.928 247.110 130.589 55.722

7

JAARSTUKKEN 2024 TOEGANKELIJKHEID, BEHEER EN BEHOUD Realisatie 2023

Realisatie 2024

Stand op 31 december planjaar Bruto capaciteit depots in m1 1 Benutting depots in m1 Omvang digitale bestanden in Tb

60.000 44.932 190

60.000 44.007 221

Groei in planjaar Aantal beschrijvingen archief en bibliotheek Aantal beschrijvingen AV-materiaal

16.679 123.278

21.891 126.474

124.820

12.158

0

0

218.8413 436,725 0 32,6 1.042 0 0 0 0 98 138

34 33,9 23 61,4 (en 183 stuks) 3.024 0 0 0 0 117 92

Gedigitaliseerd AV-materiaal Aantal gedigitaliseerde afbeeldingen van microfilm / microfiche / originelen2 Aantal beschrijvingen nadere toegangen Aantal meters acquisitie overheid Aantal GB’s acquisitie overheid Aantal meters acquisitie particulier Aantal stuks acquisitie AV-materiaal Aantal meters dequisitie overheid Aantal Gb dequisitie overheid Aantal meters dequisitie particulier Aantal stuks dequisitie AV-materiaal Aantal afgelegde inspectiebezoeken Aantal transacties uitleningen

1

Inclusief bijzondere berging

2 Exclusief digitaliseren op verzoek 3 Grotendeels burgerlijke stand

8

JAARSTUKKEN 2024

3. Verslag van het beheer van de niet overgedragen archiefbescheiden Het Gelders Archief ontvangt, creëert en verzendt als overheidsorganisatie documenten. Het heeft de wettelijke verplichting om deze in goede geordende en toegankelijke staat te bewaren. Nadat in 2023 de eerste verbeterpunten zijn doorgevoerd, waaronder de implementatie van de eisen uit de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), zijn in 2024 de interne eisen en wensen omtrent (digitaal) archiefen informatiebeheer in kaart gebracht. Op basis van een exploratie van verschillende technische oplossingen kan begin 2025 een keuze kunnen worden gemaakt. Hierna volgt implementatie. Er zijn geen bescheiden naar de archiefbewaarplaats overgebracht. 4. Algemene dekkingsmiddelen Conform de Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief, artikel 16, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. 5. Kosten van overhead De kosten voor de overhead van het Gelders Archief worden bepaald door de directe personele kosten. Deze betreffen 11 personen, die deels ook worden ingezet in het primaire proces.

Door toename van de wettelijke verplichtingen/regeldruk is er een uitbreiding van twee personen, te weten een CISO (0,5 fte) en Bedrijfsjurist (0,67 fte) In 2024 bedroegen deze kosten € 696.062,-, dat betekent een overhead van 19,7%. 6. Bedrag voor vennootschapsbelasting Vanaf 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Het Nationaal Archief heeft overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën over de positie van onder meer de RHC’s in deze context; hier is geen gemeenschappelijk standpunt uit gekomen. Het Gelders Archief heeft de standpunten ten aanzien van de vennootschapsbelasting met BDO-adviseurs opgesteld en voorgelegd aan de belastingdienst. In juni 2018 heeft de belastingdienst aangegeven het Gelders Archief vooralsnog niet uit te nodigen om aangifte te doen. Met BDO-adviseurs is nu een nadere onderbouwing opgesteld voor het geval om een aangifte wordt gevraagd. Vanwege de verwachting dat hier geen fiscale consequenties uit voortkomen, wordt hier in de jaarrekening geen rekening mee gehouden. 7. Bedrag voor onvoorzien In de begroting van het Gelders Archief is geen bedrag opgenomen voor onvoorzien.

9

JAARSTUKKEN 2024 II

PARAGRAFEN

1. Verslaglegging In de Regeling Gelders Archief (RGA, art 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken opstellen conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit is ook van toepassing voor het Gelders Archief; dit document is conform de BBV opgesteld. Het Gelders Archief voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s. 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Gelders Archief in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”.

Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het Gelders Archief nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de algemene reserve en bedraagt ultimo 2024 € 419.352. De mate van het vormen van weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (RGA art 22, lid 2), waarin is opgenomen dat de reserve in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen. In onderstaande tabel is het verloop van de algemene reserve weergegeven: Stand per 1 januari Resultaat boekjaar Stand per 31 december Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen GR

2024 402.027 17.326 419.352 7,6%

2023 461.845 -59.818 402.027 7,6%

Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: Wijzigingen in de GR of de bijdrage deelnemers Wijzigingen in subsidies en zakelijke diensten CAO aanpassingen en WW-verplichtingen

Risico Laag Laag Laag

Opmerking 1) 2) 2)

1) In 2020 is in het bestuur de bijdrage per deelnemer vastgesteld en is afgesproken dat de deelnemers zich hieraan conformeren. In 2027 zal het Rijk uittreden als deelnemer in de GR, maar heeft schriftelijk bevestigd dat er geen wijziging zal komen in de bijdrage en prijscompensatie voor het analoge Rijks archiefmateriaal dat is opgeslagen bij het Gelders Archief. 10

JAARSTUKKEN 2024 2) Ten aanzien van de extra benodigde personele capaciteit voor subsidies en zakelijke diensten wordt in het personeelsbestand gewerkt met tijdelijke functies en arbeidsovereenkomsten, zodat bij het ongepland wegvallen van inkomsten of extra personeelskosten dit binnen de bestaande begrotingen c.q. reserves kan worden opgevangen. EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. Het EMU-saldo over 2024 bedraagt € 790.099 (in 2023 € 952.405). Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. Kengetal Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

2024 166% 166% 6,8% 5,0% n.v.t. n.v.t.

2023 185% 185% 4,1% 6,3% n.v.t. n.v.t.

Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Hierbij blijkt dat de schuld van het Gelders Archief ten opzichte van de jaarlijkse inkomsten relatief hoog is en drukt op de langdurige vaste lasten van de organisatie. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Gelders Archief een gemeenschappelijke regeling is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten.

Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. 3. Onderhoud kapitaalgoederen Het Gelders Archief beschikt over een gebouw en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. Het gebouw is eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het Gelders Archief. Hiervoor is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. De afschrijvingen van het gebouw zijn gelijk aan de annuïtaire aflossingen van de lening. 11

JAARSTUKKEN 2024 4. Financiering Door het Algemeen Bestuur is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierbij dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk beperkt. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 31 december 2024 wordt een bedrag van € 6.249.866,aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedroeg in 2024 € 250.000,-. 5. Bedrijfsvoering Aan het hoofd van het openbaar lichaam Gelders Archief staat het algemeen bestuur. De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur. De ambtelijke leiding van het Gelders Archief is belegd bij een door het algemeen bestuur te benoemen algemeen directeur. Het Gelders Archief kent drie afdelingen (Publiek, Collectie en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma uitvoeren: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, welke direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers. Er is geen budgetverdeling; enkele medewerkers kunnen bestellingen doen tot maximaal € 500,- en daarboven is vooraf toestemming vereist van de controller. 6.

Rechtmatigheid In de Regeling Gelders Archief (RGA artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Vanaf het boekjaar 2023 moet het dagelijks bestuur (DB) van het Gelders Archief de rechtmatigheid verantwoorden in de jaarrekening. Ingevolge de (aanpassing van de) Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is een intern controleplan (ICP) vastgesteld voor de verantwoording van de financiële rechtmatigheid. De afspraken zijn vastgelegd in de Interne Controle Procedure (ICP), waarin is vastgelegd welke controles uitgevoerd dienen te worden, hoe de taakverdeling is en wie bevoegd is. Er zijn tegengestelde belangen gecreëerd, zodat de kans op fraude en misbruik beperkt worden (functiescheiding). De mate waarin dit kan is overigens afhankelijk van de grootte van de organisatie. Er zijn autorisatietabellen opgesteld en er wordt gebruik gemaakt van werkinstructies, werkprogramma's en standaardformulieren voor het goed laten functioneren van de AO/IB. Risico’s op fraude in de crediteurenadministratie en/of betalingen worden systematisch gecontroleerd.

In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het dagelijks bestuur aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met vastgestelde kaders en relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. De verantwoording is opgenomen in bijlage 2. 7. Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Gelders Archief een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het 12

JAARSTUKKEN 2024 bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Gelders Archief heeft geen verbonden partij. 8. Organisatiegegevens Statutaire naam Vestigingsplaats Rechtsvorm Locaties

: Gelders Archief : Arnhem : Openbaar lichaam op basis van gemeenschappelijke regeling : Westervoortsedijk 67-D, 6827AT Arnhem

Doelstellingen Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Directie De directie werd tot 15 mei 2024 gevoerd door de heer dr. F.J.W. van Kan. Vanaf 16 mei is mevrouw P. Links directeur. De directeur valt onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk IV van deze jaarrekening. De bezoldiging van de directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Bestuur (op 31 december 2024) Naam A.M.C.J. Ponsioen E.G. Jansen J.C. Gerritsen B.A.J. Roelofs M.G.M. van de Geijn A.M.J. Schaap

Namens Rijk Rijk Rijk Arnhem Arnhem RRR

AB vz lid lid lid lid lid

DB vz lid lid

Periode 010124 -311224 010124 -180124 010224 -311224 010124 -311224 010124 -311224 010124 -311224

De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk IV van deze jaarrekening. De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

13

JAARSTUKKEN 2024 9. Vaststelling jaarrekening De jaarrekening 2024 is gecontroleerd door RA12 Registeraccountants B.V. te Veenendaal. De door dit kantoor afgegeven accountantsverklaring is bij deze jaarrekening gevoegd als bijlage 2. Het algemeen bestuur van het Gelders Archief verklaart hierbij dat zij instemt met het voorstel zoals opgenomen in VI Overige gegevens, punt 3 en vervolgens de jaarrekening 2024 heeft vastgesteld. Arnhem, 9 juli 2025

Mw. Ing. A.M.C.J. Ponsioen Voorzitter algemeen bestuur

Naam: P. Links Directeur

14

JAARSTUKKEN 2024 III

BATEN EN LASTEN MET TOELICHTING Jaarrekening

Begroting

Jaarrekening

2024

2024

2023

2.803.486

2.634.592

2.582.852

Opbrengsten Lumpsum Rijk DVO prv Gelderland

746.752

Lumpsum Arnhem

1.276.011

Lumpsum Rheden

278.976

Lumpsum Renkum

203.390

650.828 1.199.139 262.161 191.137 12.722

638.067 1.175.626 257.021 187.389

Lumpsum Rozendaal

13.538

Prijscompensatie

175.601

49.020

414.514

5.497.754

4.999.599

5.267.942

Opbrengsten e-Depot

189.380

172.000

174.133

Overige opbrengsten

50.291

Opbrengsten projecten

42.224

Opbrengsten diensten overheid

572.547

Opbrengsten diensten overig

68.119

106.000

6.420.317

5.889.599

6.201.717

Personeelskosten

3.758.643

3.568.599

3.602.238

Huisvestingskosten

1.689.629

Bijdragen lumpsum

Totaal opbrengsten Kosten

ICT kosten

384.039

E-depot kosten

-41.906

Organisatiekosten

288.178

Projecten

4.112

Zakelijke diensten overheid

0

1.000 110.000 501.000

1.600.000 350.000 50.000 250.000 70.000 0

12.473

170 77.772 550.688 131.012

1.694.672 355.263 40.585 326.452 608 0

2.343

0

2.161

Totaal kosten

6.085.038

5.888.599

6.021.978

Exploitatie Resultaat

335.279

179.739

Financiële baten & lasten

250.875

1000 -1000

Mutatie in reserves

-568.829

0

-450.000

Zakelijke diensten overig

210.442

Resultaat 17.326 0 -59.818 Evenals in 2023 zijn ook in 2024 de financiële baten & lasten, als gevolg van de rente-inkomsten van schatkistbankieren substantieel. In de begroting van 2024 zijn de financiële baten & lasten als kosten meegenomen. Nu er sprake is van baten in plaats van van kosten geeft het onderbrengen van deze post binnen de kosten een vertekend beeld. Daarom is ervoor gekozen om de financiële baten en lasten uit het resultaat gevend deel van de rapportage te halen en te verwerken onder het exploitatieresultaat. 15

JAARSTUKKEN 2024

De resultatenrekening sluit af met een positief resultaat van € 17.326,-. In het onderstaande wordt een toelichting gegeven van de posten in de resultatenrekening en de afwijkingen ten opzichte van de begroting. De vermelde bedragen zijn in € 1.000. 1) Lumpsum De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de Regeling Gelders Archief. De prijscompensatie wordt jaarlijks vastgesteld door de minister; de andere deelnemers volgen in deze de minister. Dit jaar is dat 3,3 % (+€176). Het totaal resulteert, mede vanwege de doorberekening van de prijscompensatie (+€415) van 2023, in €498 meer dan begroot. 2) Opbrengsten e-depot Voor de werkzaamheden e-depot ontvangt het Gelders Archief -tot en met 2026- tijdelijk programmagelden van het Rijk en is een DVO afgesloten met de provincie Gelderland. 3) Opbrengsten overig, projecten en zakelijke diensten In 2024 hebben alle Regionaal Historische Centra een forfaitair bedrag van € 50.000,- ontvangen van het Rijk , ter compensatie van managementkosten als gevolg van het aanstaande uittreden van het Rijk. Het project Audiovisueel Archief Gelderland (AVAG) is na 2023 gestopt. De inkomsten zijn het resultaat van de – onvoorziene- afrekening van het project. Opbrengsten diensten zijn het resultaat van het inventariseren en opslaan van archieven voor overheid en andere partijen die niet behoren tot de Regeling Gelders Archief.

De inkomsten zijn gedaald door verminderde verhuur van werkplekken (-€38), maar ook verhoogd als gevolg van inflatiecorrectie (+€71) 4) Personele kosten Dit bestaat uit de volgende onderdelen: a) personele kosten van de medewerkers met een aanstelling bij het Gelders Archief. b) inhuur tijdelijke krachten voor projecten en zakelijke diensten. c) de reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten. De kosten zijn 5% (€190) hoger dan begroot. Dit is vooral het gevolg van een hoger dan voorziene loonsverhoging in de CAO WSGO. Op een aantal formatieplaatsen waren (een deel van het jaar) onvervuld. Aan de andere kant zijn een CISO en juridisch adviseur aangetrokken. Daarnaast zijn opleidingskosten sterk gestegen (+€49), met name door een organisatie breed programma over Diversiteit & Inclusie 5) Huisvestingskosten De huisvestingslasten betreffen de rente en afschrijvingskosten van het gebouw, alsmede de overige exploitatie en onderhoudskosten. De huisvestingskosten zijn vanwege stijgende energie- en onderhoudskosten € 90 hoger dan begroot, maar gelijk gebleven aan de kosten van 2023. 6) ICT-kosten Hieronder vallen alle licentiekosten, datacommunicatie, afschrijvingen en onderhoudskosten (€34 hoger). Doordat we steeds meer data opslaan is met name de server en back-up capaciteit verhoogd.

Ook zien we een sterke stijging van licentiekosten en implementeerden we een uitgebreider planningspakket. 7) E-depot kosten Op 28 oktober 2024 is het eerste digitale archief gepubliceerd voor het publiek. Het gaat om het Staten informatiesysteem (SIS) uit de periode 1999-2013 van de Provincie Gelderland. Tevens heeft de gemeente Arnhem bevestigd in 2025 gebruik te gaan maken van het e-depot. Ondanks deze positieve 16

JAARSTUKKEN 2024 ontwikkelingen gaan de werkzaamheden (en daarbij behorende kosten) langzamer dan verwacht. De in 2023 voorziene kosten (overlopende post) voor 2024 bleken niet allemaal in dat jaar gemaakt te hoeven worden. Daar de looptijd de maximale duur van 1 jaar overschrijdt, komend de niet gemaakte kosten toe aan het aan het resultaat. 8) Organisatiekosten De organisatiekosten betreffen o.a. de contributies, abonnementen, kantoor- en drukwerk- en distributiekosten, autokosten, verzekeringen, accountant- en bestuurskosten. Deze komen in totaal €38 hoger uit (maar €38 lager dan in 2023). Afschrijvingskosten waren €61 lager dan begroot, doordat afgeschreven meubilair (nog) niet is vervangen. Daarbij zijn de verzekeringsleges aanzienlijk gestegen en heeft de organisatie van een symposium en meerdere werkbezoeken geleid tot hogere representatiekosten. Bespaarde kosten zijn besteed aan het ontsluiten van de collectie (behoud, indexatie en digitalisering). Kosten voor onderhoud van AV-apparatuur zijn door het wegvallen van Audiovisueel Archief Gelderland (AVAG) onder organisatiekosten gekomen. 9) Kosten projecten en zakelijke diensten Onder deze posten zijn uitsluitend de directe kosten van projecten en zakelijke diensten opgenomen; de indirecte kosten betreffen vooral personeel, huisvesting en ICT-kosten om de werkzaamheden uit te voeren.

Deze kosten zijn opgenomen bij het betreffende onderdeel en worden conform de BBV niet nader verbijzonderd. De directe kosten van projecten en zakelijke diensten zijn €66 lager dan begroot en gemaakt ten behoeve van de afronding van Audiovisueel Archief Gelderland (AVAG). 10) Financiële baten en lasten Na jaren van 0% rente heeft het saldo op Schatkistenbankieren een rente van €250 opgeleverd. Dat was niet voorzien in de begroting. Het resultaat is positief (€17), wat met name wordt veroorzaakt door de reservemutatie voor de aanleg van een bestemmingsreserve Strategisch Plan 2025-2028 (€525). De inzet van deze reserve is noodzakelijk voor het realiseren van strategische doelen van de komende beleidsperiode. Doelen op het gebied van D&I, werkgeverschap en het verbeteren van de toegankelijkheid met moderne technieken zijn niet alleen nodig om maatschappelijk bij en relevant te blijven, maar ook om onze wettelijke taak in de toekomst te kunnen blijven uitvoeren.

17

JAARSTUKKEN 2024 IV

BALANS NA RESULTAATBESTEMMING MET TOELICHTING 2024

2023

13.830.603 13.830.603

14.159.751 14.159.751

0

0

30.725 6.428.699

17.245 6.377.419

326.867 6.786.290

391.275 6.785.939

20.616.893

20.945.690

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Reserve duurzaamheid Reserve strategisch plan 25-28

419.352 450.000 525.000

402.027 450.000 0

Voorzieningen Voorziening groot onderhoud Voorziening e-depot

1.365.841 400.000

1.419.916 400.000

16.442.000 19.602.194

16.889.675 19.561.617

359.967 654.732 1.014.699

183.010 1.201.063 1.384.073

20.616.893

20.945.690

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Uitzettingen rentetypische looptijd < 1 jaar Overige vorderingen Liquide middelen Overlopende activa Overige transitoria die t.l.v. volgende jaren komen

Totaal activa

Vaste schulden rentetypische looptijd > 1 jaar Binnenlandse banken VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar Overige schulden Overlopende passiva

Totaal passiva

18

JAARSTUKKEN 2024 Materiële vaste activa Boekwaarde per 1 januari Investering in boekjaar Afschrijvingen in boekjaar Herwaardering in boekjaar Boekwaarde per 31 december

Grond & gebouw 13.854.919 0 -339.420 0 13.515.499

Overige MVA 304.832 181.165 -143.593 -27.300 315.104

Totaal MVA 14.159.751 181.165 -483.013 -27.300 13.830.603

Toelichting afschrijvingstermijnen: - Grond (0 jaar), Gebouw (annuïtair 30 jaar) - Inventaris (10 jaar), Apparatuur, ICT-server en Software (5 jaar) en ICT-Kantoor en ICT-Mobiel (3 jaar) Overige vorderingen Dit betreft het saldo debiteuren per 31 december. Liquide middelen Conform de saldi van de dagafschriften per 31 december. Kas Zakelijke rekeningen ING en BNG Schatkistbankieren OCW

2024 1.087 177.745 6.249.866 6.428.699

2023 297 148.925 6.228.197 6.377.419

Bij schatkistbankieren OCW is een drempelbedrag afgesproken van € 250.000. Behoudens perioden waarin de bijdragen van de deelnemers worden ontvangen of grote uitgaven staan gepland, wordt het drempelbedrag niet overschreden. De hoge liquide middelen zijn ontstaan bij de nieuwbouw van het Gelders Archief. In 2010 is voor de bouw de benodigde lening afgesloten bij de BNG. Tijdens de bouw bleek dat de uitgaven onverwacht minder waren vanwege extra subsidies, scherpe inkopen en fiscale teruggaven. Bij het aflossen van de lening wordt de volledige boeterente over de resterende looptijd in rekening gebracht. Het Algemeen Bestuur heeft daarom besloten de lening conform schema af te lossen. De huidige liquide middelen bestaan nu deels uit dit resterende deel van de lening en de opgebouwde voorzieningen groot onderhoud en e-depot. Overlopende activa Vooruitbetaald Nog te ontvangen Vraagposten Voorschotten Totaal

2024 175.016 151.850 0 0 326.867

2023 129.535 261.139 0 600 391.275

Algemene reserve Stand per 1 januari Bij: resultaat boekjaar Stand per 31 december

2024 402.027 17.326 419.352

2023 461.845 -59.818 402.027

19

JAARSTUKKEN 2024 Bestemmingsreserve duurzaamheid Stand per 1 januari Bij: dotatie boekjaar Af : mutatie (voorziening opgeheven) Stand per 31 december Bestemmingsreserve Strategisch plan ’25-‘28 Stand per 1 januari Bij: dotatie boekjaar Af : mutatie (voorziening opgeheven) Stand per 31 december Voorziening groot onderhoud Stand per 1 januari Bij: dotatie boekjaar Af : onderhoudskosten Stand per 31 december Voorziening e-depot Stand per 1 januari Bij: dotatie boekjaar Af : mutatie (voorziening opgeheven) Stand per 31 december

2024 450.000 43.829 -43.829 450.000

2023 0 450.000 0 450.000

0 525.000 525.000

0 0 0 0

2024 1.419.916 150.000 -204.074 1.365.842

2023 1.283.024 150.000 -13.109 1.419.916

2024 400.000 0 0 400.000

2023 400.000 0 0 400.000

Vaste schulden met rentetypische looptijd > 1 jaar Er zijn twee leningen afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten te Den Haag. De totale hoofdsom van de lening BNG bedraagt 21.000.000. Van de resterende looptijd is € 13.891.754 langer dan vijf jaar. De gemiddelde rentevoet bedraagt 4,36%. Lening € 5.000.000 (aflossingsvrij, 40 jaar, rente 4,35%) € 16.000.000 (annuïtair, 30 jaar, 4,38%) De stand per 31 december is:

Ingangsdatum Aflossing 2024 Aflossing 2025 1-10-2010 0 0 1-7-2011 447.675 467.283 2024 21.000.000 4.110.325 -447.675 16.442.000

2023 21.000.000 -3.681.436 -428.889 16.889.675

Overige schulden Crediteuren Salaris en belastingen

2024 125.424 234.543 359.967

2023 19.210 163.800 183.010

Overlopende passiva

2024

2023 20

Leningen Aflossing tot boekjaar Aflossing in boekjaar Restant lening looptijd > 1 jaar De rentelast van de vaste schulden is : € 728.464

JAARSTUKKEN 2024 Nog te betalen Vooruit ontvangen

654.732 0 654.732

1.201.063 0 1.201.063

In de post 'Nog te betalen' zitten enkele voorschotrekeningen en aangegane verplichtingen, welke in 2024 (binnen begroting) verrekend worden. Niet uit de balans blijkende informatie Voor onderhoud van Electra en Werktuigbouw (E&W) en kopieermachines zijn meerjarige contracten afgesloten van respectievelijk €60.471 en € 7.000 per jaar. V

GRONDSLAGEN VAN WAARDERING EN RESULTAATBEPALING

1. Algemeen Algemene waarderingsgrondslag De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva, alsmede voor de bepaling van het resultaat, is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor zover niet anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Lasten en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. 2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut zijn investeringen in zaken die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Op grondbezit met economisch nut wordt niet afgeschreven.

De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele restwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Voorraden De voorraden worden gewaardeerd tegen inkoopprijs of lagere marktwaarde. Uitzettingen en overlopende activa

21

JAARSTUKKEN 2024 De uitzettingen en overlopende activa worden opgenomen tegen geamortiseerde kostprijs, voor zover noodzakelijk onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. De posten hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar. Liquide middelen De liquide middelen (bestaande uit kas-en banksaldi) worden gewaardeerd op de nominale waarde en staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikking van de organisatie. Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatum bestaan, waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningen worden opgenomen voor de nominale waarde.

Vaste schulden Onder de vaste schulden worden schulden opgenomen met een resterende looptijd van meer dan één jaar. De schulden worden gewaardeerd op de geamortiseerde kostprijs. Netto vlottende schulden en overlopende passiva De netto vlottende schulden en overlopende passiva worden opgenomen tegen geamortiseerde kostprijs en hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar. Langlopende niet uit de balans blijkende verplichtingen Langlopende verplichtingen die niet blijken uit de balans, worden vermeld in de toelichting op de balans onder "Niet uit de balans blijkende informatie". 3. Grondslagen voor de resultaatbepaling Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bedrijfsopbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen kosten. De kosten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin de opbrengst is gerealiseerd. Lasten worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De overige bedrijfskosten worden opgenomen tegen uitgaafprijs. Pensioenpremies De organisatie heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren.

De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds ABP. 22

JAARSTUKKEN 2024 De organisatie heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. De pensioenregeling is daarom verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regeling en heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord.

23

JAARSTUKKEN 2024 Afschrijvingen De afschrijvingen zijn gerelateerd aan de verkrijgingsprijs van de desbetreffende immateriële en materiële vaste activa. De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd: Soort actief Grond Gebouw Inventaris Apparatuur ICT-Server en Software ICT-Kantoor en Mobiel

Afschrijvingstermijn geen afschrijving 30 jaar (annuïtair) 10 jaar 5 jaar 5 jaar 3 jaar

Financiële baten en lasten De financiële baten en lasten betreffen betaalde en ontvangen rente.

24

JAARSTUKKEN 2024 VI

OVERIGE GEGEVENS

1. Controleplicht Op basis van de GR, RGA, BBV en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten wordt accountantscontrole uitgevoerd. De accountant wordt gevraagd een oordeel te geven over getrouwheid en rechtmatigheid. 2. Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming Volgens RGA, artikel 22 kan het saldo worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van de reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister en de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato uitgekeerd aan de deelnemers. De reserve bedraagt niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld. 3. Voorstel 1. 2. 3. 4.

In te stemmen met en het vaststellen van de jaarrekening 2024. In te stemmen met het voorstel het resultaat van € 8.095 toe te voegen aan de algemene reserve. In te stemmen met het voorstel om € 568.829,- aan bestemmingsreserves In te stemmen, in het kader van rechtmatigheid, met de (interne) begrotingsoverschrijdingen.

4. Gebeurtenissen na balansdatum Geen. 5. Personele bezetting Het gemiddeld aantal medewerkers is op 31 december 2024 : In (vaste/tijdelijke) dienst 52 (vorig jaar : 53) Inhuur 3 (vorig jaar : 3) 6. WNT-verantwoording De verantwoording is opgenomen in bijlage 1. 7. Rechtmatigheidsverantwoording De verantwoording is opgenomen in bijlage 2. 8. Accountantsverklaring De controleverklaring is bijgevoegd in bijlage 3 25

JAARSTUKKEN 2024 BIJLAGE 1 : WNT-VERANTWOORDING 2024 Per 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) in werking getreden. De WNT is van toepassing op het Gelders Archief, een Openbaar Lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Het voor het Gelders Archief toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2024 € 233.000. WNT-tabel 1A: Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling : bedragen x €1 Naam : Functiegegevens Aanvang-einde functie in 2024 Deeltijdfactor in fte Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

Subtotaal

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- onverschuldigd betaald bedrag Totale bezoldiging Het bedrag van de overschrijding etc. Toelichting op de vordering etc. Gegevens 2023 Aanvang-einde dienstverband Deeltijdfactor in fte Dienstbetrekking Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

Subtotaal

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum Totale bezoldiging

F.J.W. van Kan Algemeen directeur 1/1 – 26/9 1 ja 111.841 17.124 128.965 171.855 n.v.t. 128.965 n.v.t. n.v.t. 1/1 – 31/12 1 Ja 131.925 22.052 153.977 223.000 153.977

WNT-tabel 1A: Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling : bedragen x €1 Functiegegevens Aanvang-einde functie in 2024 Deeltijdfactor in fte Dienstbetrekking? Bezoldiging

Naam :

P.Links Algemeen directeur 1/5 - 31/12 1 ja

JAARSTUKKEN 2024 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

Subtotaal

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- onverschuldigd betaald bedrag Totale bezoldiging Het bedrag van de overschrijding etc. Toelichting op de vordering etc. Gegevens 2023 Aanvang-einde dienstverband Deeltijdfactor in fte Dienstbetrekking Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

Subtotaal

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum Totale bezoldiging

77.423 12.166 89.589 155.970 n.v.t. 89.589 n.v.t. n.v.t. n.v.t 0 Nee n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t

WNT-tabel 1C: Toezichthoudende topfunctionarissen: bedragen x €1 Naam : Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2024

A.M.C.J. Ponsioen Voorzitter DB en AB 1/1 - 31/12

Bezoldiging Bezoldiging

3.600

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

34.950

-/- onverschuldigd betaald bedrag bezoldiging

n.v.t. 3.600

Het bedrag van de overschrijding etc. Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Gegevens 2023

n.v.t. n.v.t.

Aanvang en einde functievervulling in 2023

1/1 – 31/12

Bezoldiging Bezoldiging

2.100

JAARSTUKKEN 2024 Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

33.450

WNT-tabel 1D : Topfunctionarissen met een totale bezoldiging van € 2.100,- of minder Naam Topfunctionaris E.G. Jansen J.C. Gerritsen A.M.J. Schaap B.A.J. Roelofs M.G.M. van de Geijn

Functie Lid AB Lid AB Lid AB en DB Lid AB en DB Lid AB

Periode 0101-1801 0102-3112 0101-3112 0101-3112 0101-3112

JAARSTUKKEN 2024 BIJLAGE 2 : RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING 2024 De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is de door het algemeen bestuur van het Gelders Archief op 1 januari 2023 vastgestelde ‘regeling normenkader’ van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 190.000,-. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024. Bevinding: Het dagelijks bestuur stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € 0,- bedraagt. Dit is lager dan de daarvoor gestelde grens van € 190.000,- Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het dagelijks bestuur overigens een bedrag van € 190.000,- acceptabel op basis van door het algemeen bestuur vastgestelde afspraken. In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Arnhem, 20 maart 2025

Mw. Ing. A.M.C.J. Ponsioen Voorzitter dagelijks bestuur

JAARSTUKKEN 2024 BIJLAGE 3 : ACCOUNTSVERKLARING 2024