12. Raadsvoorstel jaarrekenig en begroting Gelders Archief

Raadsvoorstel

Onderwerp: Jaarstukken 2024 en Ontwerpbegroting 2026 Gelders Archief Adviseur Programma Portefeuillehouder

: D. Blagdan : Bestuur en ondersteuning : E. Weststeijn

Datum B&W Datum Raad Openbaar

: 1 april 2025 : 13 mei 2025 : Ja

Aan de Raad Aanleiding Jaarlijks ontvangen wij van alle Gemeenschappelijke Regelingen waaraan wij deelnemen de jaarrekening over het afgelopen en de ontwerp(meerjaren)begroting voor het volgende jaar. Nu liggen deze stukken voor van het Gelders Archief. Gevraagde beslissing 1. Kennis te nemen van de Jaarstukken 2024 en de Ontwerpbegroting 2026 van het Gelders Archief 2. in te stemmen met het indienen van een zienswijze ten aanzien van de Ontwerpbegroting 2026. Wat willen we bereiken? Doelstelling is om de raad in staat te stellen zijn kaderstellende en controlerende raad richting Gemeenschappelijke Regelingen en op de taakuitvoering in onze gemeente op het vlak van archiefwet- en regelgeving te laten vervullen, op een wijze die passend is bij de inhoudelijke en financiële wensen en ambities van onze gemeente. Argumenten 1. Door kennis te nemen van de Jaarstukken 2024 en de Ontwerpbegroting 2026 krijgt de raad inzicht in de prestaties van het Gelders Archief over het afgelopen jaar en de (financiële en inhoudelijke) koers voor de komende jaren. Het bestuur van het Gelders Archief dient de gemeenteraden tijdig en volledig te informeren over beleidsvoornemens en financiële stukken zoals de begroting en jaarrekening. Dit stelt de raden in staat om hun controlerende en kaderstellende rol effectief uit te oefenen.

De begroting is in concept opgesteld door het DB van het Gelders Archief, dat de colleges van alle deelnemende gemeenten verzoekt de ontwerpbegroting voor te leggen aan de gemeenteraden voor het naar voren brengen van een eventuele zienswijze, conform artikel 18 van de GR Gelders Archief. Voor de jaarstukken geldt formeel geen zienswijzeprocedure. 2. De jaarstukken brengen helder de inhoudelijke en financiële resultaten in beeld. Jaarrekeningresultaat Het Gelders Archief sluit het jaar 2024 af met een positief resultaat van € 586.154. In de oorspronkelijke begroting voor 2024 was het jaarresultaat begroot op € 0. Het positieve resultaat wordt verklaard door hogere rente-inkomsten uit schatkistbankieren (€ 250.875); voordelen door onvervulde vacatures en meevallers op andere kostenposten en niet-benutte e-depotkosten die als voordeel in het resultaat zijn verwerkt. Daar tegenover staan een aantal nadelen, zoals hogere personeelskosten door cao-verhoging. Bestemmingsreserves Het positieve resultaat over 2024 is deels (€ 17.325) toegevoegd aan de algemene reserve. Deze stijgt van € 402.027 naar € 419.352. Daarnaast is er een dotatie gedaan aan een nieuwe

Pagina 1 van 4

Raadsvoorstel

bestemmingsreserve1 Strategisch Plan 2025-2028 ter grootte van € 525.000. Doel van deze bestemmingsreserve is gericht investeren in de toekomst van de organisatie mogelijk te maken, via strategische doelen rond diversiteit & inclusie, werkgeverschap en digitale toegankelijkheid. Deze investeringen zijn volgens het archief niet optioneel, maar noodzakelijk om de maatschappelijke en wettelijke functie blijvend te kunnen vervullen. We begrijpen de noodzaak tot implementatie van het Strategisch Plan 2025-2028, zoals dat door het bestuur van het Gelders Archief in december 2024 is vastgesteld. Desalniettemin stellen we uw raad voor om hierover in de zienswijze wel een opmerking te maken – ook al vraagt het Gelders Archief feitelijk alleen een zienswijze op de ontwerpbegroting en is de vorming van bestemmingsreserves een bevoegdheid van het bestuur. We constateren dat deze bestemmingsreserve Strategisch Plan direct uit het resultaat over 2024 wordt gevormd, zonder separate besluitvorming. In de ogen van het college was het zuiverder geweest als na het opstellen van de jaarstukken een voorstel m.b.t. de resultaatbestemming voor de (uitvoering van het) Strategisch plan was gedaan. Dan was zichtbaar geworden dat het daadwerkelijke resultaat over 2024 niet € 17.326 was, maar € 603.481.

De (reeds bestaande) bestemmingsreserve Duurzaamheid blijft ongewijzigd (€ 450.000) door de laatste dotatie ten laste van het resultaat van € 43.829. Bijdrage Rozendaal De lumpsumbijdrage van Rozendaal bedroeg in 2024 € 13.538, gelijk aan het in de begroting opgenomen bedrag. 3. De Ontwerpbegroting brengt helder de inzet en de financiële positie voor het komend jaar in beeld. Strategische thema’s In het Strategisch Plan van het Gelders Archief zijn missie, visie, ambities en strategie van het Gelders Archief voor de jaren 2025 tot en met 2028 vastgesteld. Het programmaplan in de nu voorliggende ontwerpbegroting is daarvan een uitwerking en concretisering op hoofdlijnen voor 2026. De ontwerpbegroting voor 2026 (en verder) beschrijft de strategische ambities, uitgewerkt in zes thema’s: 1. Gelders Archief ontwikkelt zich als kenniscentrum voor de partners (via de digitale loketfunctie, digitale opslag (e-depot), projecten rond datakwaliteit en kennisontwikkeling); 2. Gelders Archief is er voor de hele samenleving (o.a. aandacht voor onderbelichte archieven en doelgroepen, vanuit de vastgestelde visie op diversiteit en inclusie); 3. Gelders Archief is steeds (digitaal) toegankelijker, door diverse projecten op basis van de vastgestelde visie op dienstverlening (o.a. het wegwerken van restauratiewerkvoorraad); 4.

Gelders Archief gebruikt innovatieve technologie om de collectie te beheren en (her)gebruik te faciliteren (o.a. de start met automatische transcriptie); 5. Gelders Archief toont zich een goed werkgever, o.a. uitvoering actieplan o.b.v. HR-beleid; 6. Gelders Archief is een duurzame organisatie (implementeren van maatregelen op basis van een nulmeting uit 2025). In aanvulling hierop wordt per 2027 de nieuwe Archiefwet van kracht. Vanaf dat moment trekt het Rijk zich als partner terug uit de GR. Dit betekent dat 2026 ook in het teken staat van de ontvlechting van de huidige relatie en van het gestalte geven aan de nieuwe verbintenis en samenwerking met het Rijk en met de andere regionale historische centra (RHC’s). Dat laatste is in het bijzonder van belang omdat het beheer van de analoge Rijksbestanden bij het Gelders Archief blijft, zoals ook geldt voor 1 Het AB van het Gelders Archief stelt de jaarrekening vast en beslist daarmee ook over de bestemming van het resultaat,

zoals de vorming van een nieuwe bestemmingsreserve.

Pagina 2 van 4

Raadsvoorstel

de andere RHC’s. De nieuwe Gemeenschappelijke Regeling (voorbereid in 2025 en 2026), wordt in 2026 formeel aan de partners voorgelegd. Beoogd resultaat Het beoogd exploitatieresultaat 2026 is - €127.456 (negatief). De financiële baten van € 100.000 zorgen voor een demping van het negatieve resultaat. Daarbij wordt door een onttrekking van € 27.456 uit de algemene reserve het resultaat op € 0 gebracht. Het tekort komt o.a. door stijgende personeels- en ICT-kosten. Bijdrage Rozendaal Conform de GR Gelders Archief, artikel 16, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. De aangekondigde juridische terugtrekking van het Rijk uit de GR heeft, volgens toezegging van de minister van OCW, geen financiële consequenties voor de huidige lumpsum. De lumpsumbijdrage van Rozendaal voor 2026 bedraagt € 13.984. (Vrijwel gelijk aan de bijdrage in 2025: € 13.673). Dit bedrag is zijn inclusief prijscompensatie en volgt de systematiek uit de GR. De begrotingsvoorstellen in de Ontwerpbegroting geven inhoudelijk en financieel geen aanleiding tot het maken van opmerkingen. We stellen de raad daarom voor geen zienswijze in te dienen. 4. Voorgestelde zienswijze benadrukt de stabiliteit van het Gelders Archief De ontwerp begroting laat zien dat het binnen de bestaande kaders past.

Dit vormt aanleiding om de raad voor te stellen de bijgevoegde zienswijze op te sturen. Kanttekeningen N.v.t. Wat gaan we daarvoor doen? We sturen de door de raad vastgestelde zienswijze naar het bestuur van het Gelders Archief. We verwerken de cijfers uit de Ontwerpbegroting in de eigen gemeentelijke begroting (zie onder ‘wat mag het kosten’). a) Planning N.v.t. b) Evaluatie Nv.t. c) Participatie en communicatie N.v.t. d) Publicatie verplicht? N.v.t. Wat mag het kosten? De bijdrage in de Ontwerpbegroting van het Gelders Archief past binnen de in onze gemeentelijke begroting opgenomen bedragen. Onderstaande tabel geeft de ontwikkeling van de bijdrage van Rozendaal weer (waarbij de bijdrage 2026 t/m 2029 ontleend zijn aan de Ontwerpbegroting). Pagina 3 van 4

Raadsvoorstel

Jaar 2024 2025 2026 2027 2028 2029

Bijdrage Rozendaal € 13.538 € 13.673 € 13.984 € 14.194 € 14.407 € 14.623

Het college van burgemeester en wethouders,

Bas Pelgrum, gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Bijlage(n) 1. Raadsbesluit 2. Concept zienswijzebrief 3. Jaarrekening 2024 Gelders Archief 4. Conctroleverklaring 2024 Gelders Archief 5. Ontwerpbegroting Gelders Archief 2026

Pagina 4 van 4