10d. Bijlage 2 bij RV Evaluatierapport pilot Jeugdbeleid.pdf

Evaluatie Pilot Jeugd Gemeente Rozendaal

Opdrachtgever: Boele Boelens (gemeentesecretaris) Opdrachtnemer: Luuk Vos (adviseur Sociaal Domein a.i.) 01-12-2021 Inhoudsopgave • Inleiding • Conclusie • Aanbeveling • Opzet van de pilot • Evaluatie van de pilot • Bijlage 1: vragenlijst • Bijlage 2: Dienstverleningspakket Jeugd

pag 2. pag 3. pag 4. pag 6. pag 8. pag 13. pag 14. 1

Inleiding In 2016 is gestart met de ‘pilot Jeugd’. Dit betrof het uitvoeren van diverse beleidstaken behorende bij de Jeugdwet door de gemeente Rheden voor de gemeente Rozendaal. Bij de start was de intentie om hier 3 maanden mee te experimenteren, om vervolgens de keuze te maken deze werkwijze te bestendigen of weer zelf uit te voeren in Rozendaal. Door diverse omstandigheden loopt de pilot tot op heden. In augustus 2021 is gevraagd de pilot te evalueren. De uitkomst van de evaluatie is input voor enerzijds een advies over een structurele taakinvulling en bijpassende formatie Sociaal Domein in Rozendaal en anderzijds om te bepalen de uitbestede beleidstaken defintief door Rheden te laten uitvoeren of deze taken weer in eigen beheer te nemen. Evaluatie De evaluatie heeft plaatsgevonden in september en oktober 2021 en heeft bestaan uit 4 interviews met direct betrokkenen, te weten: • • • •

De beleidsadviseur Sociaal Domein van de gemeente Rozendaal Het voormalig clusterhoofd Sociaal Domein van de gemeente Rozendaal De wethouder Sociaal Domein van de gemeente Rozendaal De beleidsadviseur Jeugd van de gemeente Rheden.

De interviews hebben plaatsgevonden aan de hand van een vragenlijst (zie bijlage 1). Naast de interviews is gekeken naar beschikbare documentatie over de pilot. Dit waren hoofdzakelijk mailwisselingen over de afspraken tussen de betrokkenen van beide gemeenten in voorbereiding op de pilot. Hoe is het evaluatierapport opgebouwd? Als eerste worden conclusies getrokken en aanbevelingen gegeven. Vervolgens wordt wat uitgebreider ingegaan op de opzet van de pilot. Daarin wordt kort een beeld geschetst van de aanleiding, de doelen, de taken en de bemensing van de pilot. Vervolgens wordt de opzet van de pilot geëvalueerd en worden de voorafgestelde doelen geëvalueerd.

2

Conclusie Op basis van alle verzamelde informatie en binnen het kader van deze pilot (5 taken jeugdbeleid1) geven alle betrokkenen aan dat Rozendaal de uitbestede taken permanent zou moeten uitbesteden aan de gemeente Rheden. De zes uur die voor deze taken beschikbaar worden gesteld aan de gemeente Rheden, zijn ruim voldoende om de taken goed te kunnen uitvoeren. Indien Rozendaal dit zelfstandig zou doen, zouden meer uren nodig zijn om dezelfde kwaliteit te bereiken. De huidige werkwijze van uitbesteden is een werkbare optie voor de gemeente Rozendaal, die bijdraagt aan verschillende doelen: 1. Het is een efficiëntere manier dan zelf deze taken uitvoeren: In 6 uur per week zou Rozendaal minder werk gedaan krijgen dan nu het geval is. Een voordeel is bijvoorbeeld dat Rheden in de regio zelf aanwezig is en namens Rozendaal de belangrijkste zaken kan filteren en richting besluitvorming kan brengen. Dit scheelt aanzienlijk veel tijd. 2. Er is meer inhoudelijke kwaliteit en expertise als vertegenwoordiging jeugdbeleid vanuit Rozendaal in de regio. Dit verhoogt de kwaliteit van de bestuurlijke advisering aan wethouder, college en raad. Tegelijkertijd is de conclusie dat de afhankelijkheid van de gemeente Rozendaal groter wordt door de huidige manier van werken bij het jeugdbeleid.

Rozendaal heeft er op te vertrouwen dat de juiste informatie aan hen wordt doorgegeven en dat het Rozendaals belang voldoende wordt behartigd en afgewogen door de gemeente Rheden. Dit maakt de gemeente Rozendaal kwetsbaar en vraagt om goed ingericht opdrachtgever-opdrachtnemerschap van beide gemeenten. Zowel bestuurlijk als ambtelijk. Op dit moment zit de beleidsadviseur van Rozendaal nog ‘tussen’ de ambtelijke lijn van Rheden en bestuurlijke lijn van Rozendaal en bewaakt zij het Rozendaals belang. Zolang de pilot in zijn huidige vorm loopt, is het verstandig te experimenteren met een directe lijn tussen de ambtenaar van Rheden en de bestuurlijke advisering (en besluitvorming) in Rozendaal.

Bestendigen: ja of nee? Vanuit een breder perspectief, namelijk de organisatiestrategie van de gemeente Rozendaal en het concretiseren van het gewenste sturingsconcept, is (nog) niet duidelijk of het uitbesteden van beleidstaken in het sociaal domein het meest gewenste scenario is. Daarmee is het onverstandig nu een keuze te maken voor alleen het jeugdbeleid. Dit zou tenminste in het brede perspectief van het gehele sociaal domein moeten worden gewogen, maar bij voorkeur vanuit een gedragen organisatiestrategie van de gemeente Rozendaal. De organisatiestrategie is in ontwikkeling. Voor het sociaal domein worden meerdere scenario’s ontwikkeld die trachten richting te bieden voor een structurele taakinvulling die het best past binnen de organisatiestrategie en de beschikbare capaciteit van de gemeente Rozendaal. Eén van de scenario’s zal uitgaan van het zoveel mogelijk uitbesteden van beleidstaken (in ieder geval de 3 D’s: Jeugdwet, Wmo 1

1. Deelname regionaal overleg Jeugd en hieruit voortkomende werkzaamheden, 2. Voorbereiding besluitvorming beleidsstukken (jeugdnota, verordening, beleidsregels inclusief overleg Rozendaals Portefeuillehouder), 3. Overleg Veiligheidshuis, 4. Vertegenwoordigen invalshoek Rozendaal bij de contracten Jeugdhulpaanbieders, 5. Participatie van de betreffende Rhedense medewerker Jeugd in het Rozendaalse Sociale calamiteitenplan.

3

en Participatiewet). Met name het college en de gemeenteraad van Rozendaal mogen/moeten zich uitspreken over de organisatiestrategie van Rozendaal als zelfstandige gemeente en het voorkeursscenario voor het sociaal domein. Dit geeft richting aan het uiteindelijke besluit om taken definitief uit te besteden danwel zelf te organiseren. Ook voor andere beleidsterreinen, zoals de Wmo en de Participatiewet. Buiten de scope van deze evaluatie: ter overweging Aangezien de werkwijze bij het jeugdbeleid zorgt voor meer efficiëncy en meer inhoudelijke kwaliteit, is het te overwegen of het op meer beleidsdterreinen van toegevoegde (publieke) waarde is om taken uit te besteden aan de gemeente Rheden. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan de Wmo en de Participatiewet. De uitvoering op cliëntniveau is al uitbesteed aan de gemeente Rheden en beide beleidsterreinen zijn net als het jeugdbeleid voornamelijk regionaal georganiseerd. Voor een inidviduele gemeente is op deze beleidsterreinen maar een beperkte beleidsvrijheid en vragen deze beleidsterreinen om veel uiteenlopende en inhoudelijke expertise.

Aanbevelingen als de beleidstaken definitief uitbesteed worden •

Kom tot een ‘dienstverleningspakket’ in plaats van vijf losstaande taken en stem af over welke dienstverlening geboden wordt binnen dit pakket. Neem hierbij de ervaring van de afgelopen vijf jaar mee.

•

Verdiep en concretiseer de taken uit het dienstverleningspakket. Hiervoor is een eerste aanzet gedaan (zie bijlage 2), maar dit behoeft verdere uitwerking.

•

Leg de uit te besteden beleidstaken goed vast en neem ze op in de SLA Sociaal Domein (onderdeel van de DVO) en heb daarbij ook aandacht voor de wijze van sturing op deze taken (inclusief rollen, kwaliteit, gesprekscyclus, resultaten etc).

•

Evalueer jaarlijks de samenwerking en verbeter waar nodig. Maak dit een onderdeel van de gesprekscyclus van de SLA Sociaal Domein.

•

Richt de bestuurlijke communicatielijnen in (adviseren en informeren over besluitvorming en beleidsontwikkeling) op basis van het experiment (zie aanbeveling tot besluit over definitieve uitbesteding taken).

•

Verbeter de informatievoorziening vanuit Rheden over beleidsontwikkelingen. Een manier is een bondige maandrapportage/mail over Jeugd (en wellicht aanpalende beleidsterreinen).

Aanbeveling tot besluit over definitieve uitbesteding beleidstaken •

Experimenteer zolang de pilot loopt in de huidige vorm met directe bestuurlijke advisering in relatie tot het Rozendaals belang: Het is aan te bevelen om in de periode tot aan definitieve besluitvorming over de beleidstaken Jeugd te experimenteren met een directe bestuurlijke lijn (dus geen enkele rol voor de beleidsadviseur uit Rozendaal (behalve het uploaden van stukken in iBabs)). Dit betekent dat bestuurlijke stukken niet meer worden ‘gecheckt’ en dat de wethouder 4

direct terugkoppeling krijgt vanuit Rheden over het RAO Jeugd. Op dit moment zit de beleidsadviseur nog ‘tussen’ de ambtelijke lijn van Rheden en bestuurlijke lijn van Rozendaal. Zij checkt bijvoorbeeld alle stukken op het Rozendaals belang en krijgt ambtelijke terugkoppeling van het RAO Jeugd. Er bestaan ambtelijk twijfels over of deze ‘bemoeienis’ er wel/niet moet zijn. Evalueer deze werkwijze over 2 á 3 maanden en kies op basis hiervan voor definitieve ambtelijke rollen en werkwijze en bestuurlijke advisering. Kijk daarbij ook wat breder, zoals wel of geen rol in het opstellen van meerjarig beleidskader Sociaal Domein?

5

Opzet van de pilot Vanuit de beschikbare documentatie (voornamelijk emailwisselingen) is de opzet van de pilot hieronder beschreven. Het betreft feitelijke informatie over met welke intentie de pilot is gestart. Aanleiding van de pilot Reden voor het uitbesteden van de beleidstaken aan Rheden is dat de beleidsmedewerker Sociaal Domein van de gemeente Rozendaal het te druk had om alle taken goed te blijven uitvoeren. Dit heeft ertoe geleid dat er uiteindelijk is gekozen om de taken jeugdbeleid bij iemand anders te beleggen, namelijk bij één van de beleidsadviseurs Jeugd van de gemeente Rheden. Doel van de pilot Het doel van de pilot was om de beleidsmedewerker Sociaal Domein van de gemeente Rozendaal te ontlasten. Opzet van de pilot De pilot is gestart per 1 april 2016 met de afspraak om na 3 maanden (op 1 juli 2016) te evalueren en te besluiten om de taken permanent uit te besteden aan Rheden of de taken weer in Rozendaal uit te voeren. Welke taken zijn uitbesteed aan de gemeente Rheden per 1 april 2016? Op basis van de correspondentie zijn de volgende 5 taken beschreven en uitbesteed: • • • • •

Deelname regionaal overleg Jeugd en hieruit voortkomende werkzaamheden Voorbereiding besluitvorming beleidsstukken (jeugdnota, verordening, beleidsregels inclusief overleg Rozendaals Portefeuillehouder) Overleg Veiligheidshuis Vertegenwoordigen invalshoek Rozendaal bij de contracten Jeugdhulpaanbieders Participatie van de betreffende Rhedense medewerker Jeugd in het Rozendaalse Sociale calamiteitenplan.

Bemensing en tijdsinvestering Op 1 april 2016 is de beleidsadviseur Jeugd van de gemeente Rheden gestart met 6 uur per week, met de afspraak dat deze zou gaan tijdschrijven om inzichtelijk te maken wat echt nodig is. Uit de documentatie is niet op te maken waarop de 6 uur gebaseerd zijn. Uit de interviews is duidelijk geworden dat dit het gemiddeld aantal uren was dat de beleidsadviseur Sociaal Domein Rozendaal besteedde aan jeugdbeleid. In 2017 zijn de taken binnen Rheden verschoven naar een andere beleidsadviseur jeugd, als gevolg van het vertrek van de eerste beleidsadviseur. Informatie uitwisseling; 3 lijnen • Bestuurlijk coördinatie- en afstemmingsoverleg Coördinatie- en afstemmingsoverleg vindt plaats met beide wethouders en de beleidsadviseur Jeugd van de gemeente Rheden. Rheden neemt initiatief om deze afspraken te plannen. Het overleg vindt tussen de 4 en 6 keer per jaar plaats (op basis van interviews, is niet vastgelegd in documentatie). In het overleg worden ontwikkelingen (lokaal, regionaal en landelijk) rond de jeugdhulp besproken. 6

Acute politieke vraagstukken en terugkoppeling RAO Jeugd Naast het structureel geplande overleg spelen soms vraagstukken die niet kunnen wachten tot een volgend coördinatie- en afstemmingsoverleg. Deze politiek-bestuurlijke vraagstukken worden door de beleidsadviseur Jeugd van de gemeente Rheden direct met de wethouder Sociaal Domein van Rozendaal kortgesloten. Ambtelijke communicatielijnen Bij de start was het clusterhoofd Sociaal Domein van de gemeente Rozendaal ambtelijk het aanspreekpunt voor vragen vanuit Rheden betreft de uitbestede jeugdzorgtaken. De beleidsadviseur Sociaal Domein van de gemeente Rozendaal was in de eerste periode beschikbaar en bereikbaar voor vragen (i.v.m. overdracht), met als doel op termijn structureel ontlast te zijn. Sinds begin 2021 is er geen clusterhoofd Sociaal Domein meer in Rozendaal. In ieder geval vanaf deze periode is de beleidsadviseur Sociaal Domein weer het eerste aanspreekpunt voor de beleidsadviseur uit Rheden. Alle B&W adviezen liepen in de eerste periode via het clusterhoofd en de laatste periode via de beleidsadviseur van Rozendaal. Zij controleert de stukken met ‘een Rozendaalse bril’, doet aanpassingen waar nodig en zet de stukken vervolgens in iBabs voor het college en de raad. De beleidsadviseur van Rheden valt hiërarchisch onder het clusterhoofd Sociaal Domein van de gemeente Rozendaal.

Toen deze rol werd opgeheven, is de aansturing niet opnieuw belegd. Gezien de structuur in Rozendaal valt de beleidsadviseur van Rheden nu onder de gemeentesecretaris van de gemeente Rozendaal. Na ieder Regionaal Ambtelijk Overleg Jeugd vindt uitwisseling plaats tussen de beleidsadviseurs van beide gemeenten. Dit ter voorbereiding op het RAO Zorg waar de beleidsadviseur van Rozendaal vertegenwoordigd is en waar regionale ambtelijke besluitvorming plaatsvindt als voorportaal van het Regionaal Portefeuillehouders Overleg Zorg (RPO Zorg). Deze uitwisseling vindt direct plaats na het RAO Jeugd. De ambtenaar uit Rheden werkte vervolgens een halve dag op kantoor van de gemeente Rozendaal. Tijdens de Covid-19 periode heeft dit overleg en op kantoor werken in Rozendaal niet meer plaatsgevonden. Sinds december 2020 is het overleg weer opgestart via Teams. Maandelijks wordt een uur informatie uitgewisseld. Inmiddels wordt gepoogd ook het samen werken op kantoor weer te herstellen (oktober 2021).

7

Evaluatie van de pilot Jeugd Hieronder volgt een weergave van informatie uit de vier interviews in combinatie met informatie uit de beschikbare documentatie, gestructureerd aan de hand van een aantal vragen. 1. Hoe is de pilot georganiseerd en uitgevoerd? Rozendaal heeft het initiatief genomen diverse beleidstaken Jeugd uit te besteden aan Rheden. De pilot is niet opgezet met een echte onderzoeksvraag, zoals dat vaak het geval is bij een pilot. Het was feitelijk een tijdelijk uitbesteden van taken met de afspraak om na 3 maanden te beslissen: gaan we dit bestendigen of stoppen we ermee? Voor de start van de pilot is niet geobjectiveerd op basis waarvan deze keuze gemaakt zou worden. De afspraken tussen Rheden en Rozendaal over de taken, beschikbare uren en bemensing zijn schriftelijk per mail vastgelegd. De pilot is na de eerste 3 maanden verlengd, bij gebrek aan duidelijkheid over de toekomstige formatie en organisatieontwikkeling binnen de gemeente Rozendaal. Omdat dit traject langer duurde dan vooraf gedacht, is de pilot Jeugd uiteindelijk stilzwijgend doorgelopen zonder deze nog te evalueren. Evaluaties dan wel keuzes om te verlengen zijn niet schriftelijk vastgelegd. 2. Was het doel van de pilot helder? Het doel om de beleidsmedewerker Sociaal Domein van de gemeente Rozendaal te ontlasten was voor iedereen heel helder. Buiten dit doel zijn geen doelen opgesteld.

Voor de evaluatie zijn er twee extra doelen toegevoegd, die ook relevant zijn voor de pilot Jeugd: 1. Meer inhoudelijke kwalitateit/expertise als vertegenwoordiging jeugdbeleid vanuit Rozendaal in regio 2. Onderzoeken of dit een werkzame manier is voor zowel Rozendaal als Rheden om taken uit te besteden/voeren Deze twee extra doelen worden herkend en gekend door alle geïnterviewden, waarbij het eerste extra geformuleerde doel als ‘bijvangst’ wordt bestempeld.

3. Hoe loopt het uitvoeren van de 5 geconcretiseerde taken? De vijf vooraf bedachte taken zijn niet allen uitgevoerd. De taken ‘Overleg Veiligheidshuis’ en ‘Participatie in het Rozendaalse Sociale calamiteitenplan’ zijn in de praktijk niet uitgevoerd. Dit heeft voor beide taken een verschillende reden. Het uitbesteden van het overleg Veiligheidshuis lijkt door beide partijen ‘vergeten’ te zijn. Het is maar een heel kleine taak die eerst het clusterhoofd en later de beleidsadviseur van de gemeente Rozendaal 8

zelf is blijven doen. Het participeren in het Rozendaalse Sociale calamiteitenplan heeft nooit plaatsgevonden, omdat het calamiteitenplan nooit in werking heeft hoeven treden. Het calamiteitenplan wordt gebruikt bij zeer ernstige calamiteiten, en deze hebben zich de afgelopen jaren niet voorgedaan. Ook deze taak stond niet scherp op het netvlies van de geïnterviewden. De naam van de Rozendaalse ambtenaar staat nog in calamiteitenprotocol. Het is logisch deze taak pas over te dragen als de taken definitief worden ondergebracht bij de gemeente Rheden. In dat geval moet het calamiteitenprotocol worden geüpdatet. De overige 3 taken zijn wel uitgevoerd en worden hieronder per taak geëvalueerd. Taak 1. Deelname regionaal overleg Jeugd en hieruit voortkomende werkzaamheden Met name op deze taak zien verschillende geïnterviewden mogelijkheden om te verbeteren. Desondanks geven alle betrokken de samenwerking een ruimte voldoende (van 6+ tot 7,5). De Rhedense ambtenaar houdt de gemeente Rozendaal op de hoogte van de meest noodzakelijke dingen. Dit gebeurt via de daarvoor bestemde overlegstructuur, maar gebeurt ook tussendoor als dat nodig is. Rozendaal vaart volledig op de expertise van Rheden en heeft het vertrouwen in handen gelegd van de beleidsadviseur van de gemeente Rheden. Wat genoemd wordt als verbeteringen zijn: 1.

Het verkleinen van de afstand tussen de beleidsadviseur Jeugd van Rheden en het college (en de raad) van de gemeente Rozendaal. Om de Rozendaalse beleidsadviseur echt te ontlasten is het nodig dat de Rhedens ambtenaar de politieke sensitiviteit kent van de gemeente Rozendaal. 2. Het helderder omschrijven van de concrete taken en verantwoordelijkheden die passen bij de rol van de Rhedens ambtenaar. Op het jeugdbeleid wordt alleen het hoognodige in route gebracht naar Rozendaal. Het is voor de Rhedense ambtenaar regelmatig zoeken naar wat wel te delen en wat niet. Wil de gemeente Rozendaal meegenomen worden in beleidsontwikkeling (betrokkenheid aan de voorkant) of wensen zij enkel de noodzakelijke informatie met betrekking tot besluitvorming (aan de achterkant van een proces)? Daarnaast betreffen het soms ook zaken als een meerjarig beleidskader Sociaal Domein, wat de rol van de beleidsadviseur Jeugd in feite overstijgt. Deze suggestie komt vanuit alle geïnterviewden. Dat betekent heldere verwachtingen scheppen en deze vertalen naar concrete taken en verantwoordelijkheden. Taak 2. Voorbereiding besluitvorming beleidsstukken (jeugdnota, verordening, beleidsregels inclusief overleg Rozendaals Portefeuillehouder) Deze taak loopt voor alle betrokkenen goed. Het is helder wanneer stukken in route naar Rozendaal moeten worden gebracht.

Overleg over deze stukken tussen beide beleidsambtenaren loopt goed. De kwaliteit van de stukken die vanuit Rheden naar Rozendaal in route worden gebracht zijn goed en worden aangeleverd in het format van de gemeente Rozendaal. 9

De beleidsadviseur van Rozendaal heeft hier desondanks de goede samenwerking nog wel werk aan. Dit betreft het doorlezen, checken en aanpassen op Rozendaals belang en uploaden op iBabs. Het blijkt belangrijk om de stukken in Rozendaal te ‘toetsen’ aan het Rozendaals belang. Het gevoel hiervoor ontbreekt bij de beleidsadviseur van Rheden. Daarnaast is de Rhedense beleidsadviseur niet gefaciliteerd om in Rozendaalse systemen te werken. Taak 4. Vertegenwoordigen invalshoek Rozendaal bij de contracten Jeugdhulpaanbieders In Rozendaal wordt hier niets van gemerkt, men heeft er geen omkijken naar. Bij contractering van lokale aanbieders Jeugd is de gemeente Rozendaal in de eindfase meer betrokken. Overige/nieuwe taken Tijdens de looptijd van de pilot (2016-2021) hebben zich diverse ontwikkelen voorgedaan op het beleidsterrein Jeugd. Nieuwe taken die genoemd worden zijn: Werven van pleegouders, mediaverzoeken, passend onderwijs (in relatie met jeugdhulp), kinderburgemeester, jongerenraad. Ook zijn er taken rond het onderwijs die grenzen aan het jeugdbeleid en soms integraal kunnen worden aangepakt. Bovenstaande nieuwe en bestaande taken zijn niet opgenomen in de afspraken en worden nu deels uitgevoerd door Rheden en deels door Rozendaal.

Bij het definitief uitbesteden van taken rond het jeugdbeleid zouden deze taken ter overweging moeten worden genomen om op te nemen in het uit te besteden takenpakket. 4. In hoeverre lukt het om de overgenomen taken uit te voeren in de 6 uur die er voor staan? De 6 uur per week zijn voldoende voor de beleidsmedewerker Jeugd van Rheden om de taken voor Rozendaal uit te voeren. Het volledige takenpakket dat hij heeft voert hij uit in 32 uur. Het voordeel is dat hij zijn werk kan doen namens beide gemeenten. Mocht Rozendaal de taken terughalen naar Rozendaal en hierin dezelfde kwaliteit beogen, dan moet uitgegaan worden van een fors hogere tijdsinvestering dan de 6 uur die Rozendaal nu heeft gereserveerd voor de uitbestede taken Jeugdbeleid. Tegelijkertijd zijn diverse taken blijven ‘plakken’ aan de beleidsadviseur Rozendaal. Zo vindt er inhoudelijke afstemming plaats na ieder RAO Jeugd en worden alle bestuurlijke stukken door de beleidsmedewerker van de gemeente Rozendaal gecheckt, aangepast en in route gebracht richting wethouder en college van Rozendaal. De beleidsadviseur van Rozendaal is hier gemiddeld nog zo’n 1 á 2 uur per week mee bezig. 5. In hoeverre is men tevreden met de informatie uitwisseling/samenwerking? De samenwerking wordt door alle geïnterviewden gewaardeerd. Allen geven een ruime voldoende aan de samenwerking op dit moment.

Bestuurlijk coördinatie- en afstemmingsoverleg Vanuit interviews komt naar voren dat dit overleg in de praktijk met regelmaat ‘verdaagd’ wordt. De beleidsadviseur van Rheden heeft daarnaast binnen de eigen gemeente wekelijks Coördinatoren-Overleg (inhoudelijk overleg over Jeugd en brede Sociaal Domein) en is hierin met regelmaat zoekende naar hoe de wethouder van Rozendaal hier wel of niet over te informeren. Over deze overlegvorm en de inhoud die besproken wordt zijn alle betrokken tevreden.

10

Bestuurlijke communicatielijn: Acute politieke vraagstukken en terugkoppeling RAO Jeugd De beleidsadviseur Jeugd van Rheden geeft aan dat hij de wethouder van Rozendaal bij voorkeur terugkoppeling zou geven vanuit het RAO ter voorbereiding op het RPO Zorg. Dit gebeurt nu niet, omdat de beleidsadviseur Jeugd van Rheden hier niet aan toe komt. Dit zou wat hem betreft wel georganiseerd moeten worden. Buiten dat loopt het contact tussen de wethouder van Rozendaal en de beleidsadviseur Rheden goed als het gaat om acute vraagstukken. Ambtelijke communicatielijnen De ambtelijke communicatielijn wordt door de betrokkenen positief beoordeeld. De uitwisseling na het RAO Jeugd verdient aandacht. Enerzijds omdat dit overleg als gevolg van Covid-19 niet gestructureerd meer gevoerd is en anderzijds is de vraag of het nodig is deze ambtelijke communicatielijn te behouden, of dat de Rozendaalse ambtenaar helemaal uit deze lijn zou moeten stappen. Tot slot is het wenselijk om het ambtelijk ‘hiërarchisch’ aanspreekpunt in Rozendaal van de Rhedense beleidsadviseur te benoemen als de taken belegd blijven bij de gemeente Rheden. Na het vertrek van het clusterhoofd Sociaal Domein is dit een open eindje.

6. In hoeverre zijn de doelen van de pilot behaald? Doel 1: het ontlasten van de beleidsadviseur Jeugd Het is gelukt om de beleidsadviseur van Rozendaal te ontlasten op het beleidsterrein Jeugd. Indien de beleidsadviseur van Rozendaal de taken rond Jeugd op een zelfde wijze zou uitvoeren zoals dat nu in Rheden namens Rozendaal gebeurt, dan zouden er veel meer uren aan gespendeerd moeten worden. Desondanks blijven er nog wel wat taken plakken die onvoorzien waren of via het clusterhoofd Sociaal Domein zouden lopen. Zo leest de beleidsadviseur van Rozendaal nog wel de stukken voor het RAO Zorg, waar het ook over jeugd gaat. En zoals eerder geschetst komen alle bestuurlijke stukken nog in route naar de beleidsadviseur van Rozendaal, die er vervolgens werk aan heeft. Dit was voorafgaande aan de pilot niet voorzien. Vanuit het perspectief van de beleidsadviseur van Rozendaal is dit onvermijdelijk. Om de rol zoals hij op dit moment is vormgegeven uit te voeren is het van belang om op de hoogte blijven van wat er speelt. De wethouder denkt dat de jeugdtaken meer zouden kunnen worden losgelaten door de beleidsambtenaar van Rozendaal. Dit laatste verschil van inzicht is mogelijk een gevolg van het ontbreken van een duidelijke sturingsfilosofie in Rozendaal. Het is onvoldoende uitgesproken in hoeverre de beleidsambtenaar in Rozendaal wel of niet betrokken is bij beleidsontwikkeling.

Dit is niet alleen het geval op het jeugddomein. Een enkele geïnterviewde geeft aan dat een tijdelijke oplossing een permanente oplossing is geworden. Er had eerder geëvalueerd moeten worden en de afspraken met Rheden hadden bijgewerkt moeten worden. Zo hadden ook de doelen eerder geëvalueerd moeten worden en had bijgestuurd kunnen worden. Doel 2. Meer inhoudelijke kwalitatief/expertise als vertegenwoordiging jeugdbeleid vanuit Rozendaal in regio Dit doel is later toegevoegd en wordt door geïnterviewden bestempeld als bijvangst. Vanuit regionaal 11

perspectief kun je je afvragen of de regio ook ervaart dat Rozendaal via deze werkwijze aanwezig/vertegenwoordigd is. Zit de beleidsambtenaar van Rheden er duidelijk genoeg als ambtenaar voor Rheden én Rozendaal? Over de informatievoorziening vanuit de regio richting Rozendaal kan geconcludeerd worden dat dit doel behaald is. Ook ten aanzien van advisering aan de wethouder is dit doel behaald. Er is bij de beleidsadviseur jeugd van de gemeente Rheden meer inhoudelijk expertise op dit dossier en er is meer capaciteit in Rheden om de ontwikkelingen op het jeugddomein te volgen en te vertalen naar de organisaties van Rheden en Rozendaal. De wethouder van Rozendaal is voorzitter van het RPO Zorg. Vanuit deze rol is het prettig om de expertise op het jeugddomein dichtbij te hebben. Voor een volgende wethouder is het de vraag of deze rol opnieuw moet worden ingevuld vanuit de gemeente Rozendaal. Doel 3: Onderzoeken of dit een werkzame manier is voor zowel Rozendaal als Rheden om taken uit te besteden/voeren Alle geïnterviewden zijn gematigd positief. Het is een werkzame manier, maar er valt ook het nodige door te ontwikkelen om het goed te houden. Voor de beleidsadviseur van Rozendaal is het werkzaam. Zij staat nu meer op afstand van het jeugdbeleid en ziet voor zichzelf op dit moment een rol als coördinator Jeugd. Hier is ze zo’n 1 á 2 uur per week aan kwijt.

Voor de beleidsadviseur Jeugd van de gemeente Rheden is de huidige werkwijze een werkzame manier. Daarbij is het de wens om explicieter te maken wat er nu valt onder de afspraken en wat niet. Hier zou vervolgens tenminste één keer per jaar over gereflecteerd moeten worden. Daarnaast komen er gemeenteraadsverkiezingen aan weten we dat de zittende wethouder zich niet verkiesbaar stelt. Met de komst van een nieuwe wethouder ontstaan er mogelijke nieuwe behoeften en hele andere dynamiek. De voorkeur van de Rhedens beleidsadviseur heeft het om Rozendaal beter te informeren, bijvoorbeeld aan de hand van maandrapportages. Ook zou hij de gemeente Rozendaal meer willen betrekken bij grote ontwikkelingen, zoals het organiseren van het meerjarig beleidskader Sociaal Domein of de transformatie in het Sociaal Domein. Voor de wethouder is het ook een werkzame manier. Het is op deze manier efficiënter georganiseerd en met meer inhoudelijke kennis.

12

Bijlage 1: vragenlijst De evaluatie kent 2 onderdelen: 1. vragen over de opzet en randvoorwaarden van de pilot, 2. Vragen over de te bereiken doelen van de pilot. Onderdeel 1. Vragen over de opzet en de randvoorwaarden van de Pilot 1.

In hoeverre waren de doelen van de pilot helder bij de start?

2.

Waren de afgesproken uit te voeren taken helder?

3.

Hoe loopt het uitvoeren van de 5 concrete taken?

4.

In hoeverre lukt het om de overgenomen taken uit te voeren in de 6 uur die er voor staan?

5.

Zijn er in de loop van de tijd onvoorziene werkzaamheden bijgekomen of afgevallen? Zo ja,

6. Hoe verliep de ambtelijke communicatielijn over de afgesproken taken? (o.a. Hoe vaak in de praktijk? Wat werd er uitgewisseld? Hoe verliep dit?) 7.

Welk cijfer op een schaal van 1 tot 10 geef je de ambtelijke samenwerking?

8.

Hoe verliep de ambtelijk-bestuurlijke communicatielijn?

Onderdeel 2. Vragen over de te behalen doelen Doel 1: het ontlasten van Beleidadviseur Rozendaal 9.

In hoeverre is dit doel bereikt met de pilot?

10.

Wat ging goed?

11.

Wat is ruimte voor ontwikkeling?

Doel 2. Meer inhoudelijke kwalitatief/expertise als vertegenwoordiging jeugdbeleid vanuit Rozendaal in regio 12.

In hoeverre is dit doel behaald met de pilot?

13.

Wat ging goed (en waar kwam dat door)?

14.

Waar zit ruimte voor ontwikkeling (en waar kwam dat door)?

Doel 3: Onderzoeken of dit een werkzame manier is voor zowel Rozendaal als Rheden om taken uit te besteden/voeren 15.

In hoeverre is dit doel behaald? Is dit werkzaam vanuit jouw perspectief?

16.

Wat zijn voor jou de voordelen van het continueren op de huidige wijze?

17.

Wat zijn voor jou de nadelen van het continueren op de huidige wijze?

18. Wat is jouw conclusie: Zou je de pilot/uitbestede taken willen bestendigen (uitvoering permanent door Rheden) of de stekker eruit willen trekken (uitvoering weer bij Rozendaal?), en waarom? 19. Welke zaken zouden nog goed moeten worden geregeld/afgesproken als de pilot wordt omgezet naar permanente uitbesteding van de taken rond het jeugdbeleid? Tot slot 20.

Wat is nog belangrijk om te vermelden dat nog niet besproken/opgeschreven is?

13

Bijlage 2: Dienstverleningspakket Jeugd Eerste opzet 'dienstverleningspakket' Jeugd. Het ‘pakket’ ontzorgt de gemeente Rozendaal op het jeugdbeleid en is er op gericht Rozendaal zowel lokaal als regionaal te vertegenwoordigen op het beleidsterrein Jeugd. Daarbij wordt alleen noodzakelijke geachte stukken richting bestuurlijke besluitvorming in Rozendaal gebracht. •

Vertegenwoordiging van de gemeente Rozendaal op jeugdbeleid in de regio/lokaal (Rheden/Rozendaal) en op de inkoop en contractmanagement van jeugdhulp o o o o

•

• • •

•

O.a. deelname RAO jeugd en terugkoppeling aan wethouder en ambtenaar Rozendaal ter voorbereiding RAO & RPO Zorg O.a. deelname regionale (ontwikkel/werk)groepen deelname contractgesprekken met regionale/lokale zorgaanbieders aansturing Incluzio op onderdeel begeleiding Jeugd (algemene voorziening)

Bestuurlijke advisering van wethouder en college van B&W Rozendaal ten aanzien van besluitvorming, raadsvoorstellen, collegevoorstellen, raadsvragen, en beleidsstukken (jeugdnota, verordening, beleidsregels, p&c-cyclus zoals begroting, jaarrekening, samenwerkingsovereenkomsten, besluitvormende stukken vanuit RAO Jeugd direct in route brengen naar wethouder Rozendaal). Dit vraagt om investering Rhedense ambtenaar in politieke sensitiviteit Rozendaal. Het betrekken van juridisch, financieel, administratie, communicatie – advies en uitvoering in de bestuurlijke advisering en ambtelijke vertegenwoordiging. Periodiek overleg met Rozendaals Portefeuillehouder over politiek-bestuurlijke ontwikkelingen. Vier tot zes keer per jaar in overleg met Rhedense portefeuillehouder. Ambtelijke advisering en ondersteuning bij beleidsontwikkeling / beleidsuitvoering op het gebied van jeugd (bijv. betrekken Rozendaals wethouder/ raadsleden bij inwonersbijeenkomsten; ) (Gedurende het jaar komen er ook meerdere zaken voorbij waar kort een actie nodig is: bijv. brief vanuit CBS, pleegzorgacties etc.) Participatie van de Rhedense medewerker Jeugd in het Rozendaalse sociaal calamiteitenplan2.

2

Dit protocol lijkt in Rheden en Rozendaal nog niet te zijn gebruikt. Het lijkt vanuit de regio niet actief te worden beheert. Indien het protocol nog actief is, moet het voor Rozendaalse en Rhedens contactpersonen in elk geval geüpdatet worden.

14