(VERVALLEN) [25bb008865] Hoofdlijnen aanbesteding accountant

1

Hoofdlijnen aanbesteding accountant 02 december 2025 Beslissing - De COR heeft ingestemd met de hoofdlijnen en het kader voor de Europese aanbesteding accountantsdiensten. Deze hoofdlijnen worden ter informatie naar de gemeenteraad gestuurd via de doorlopende lijst van ingekomen stukken en de hoofdlijnen zullen gebruikt worden voor het beschrijvend document; - Daarnaast is ingestemd met de voorgestelde (onderstaande) planning. Planning voor de COR Fase 1: Vaststellen hoofdlijnen aanbesteding (COR december 2025) Fase 2: Goedkeuring beschrijvend document (COR – maart 2026) Fase 3: Publiceren beschrijvend document (werkgroep – september 2026) Fase 3: Ontvangst van offertes en beoordelingsproces (COR –oktober/november 2026) Fase 4: Vaststellen nota van Gunning (Raad — december 2026) Fase 5: Contractfase (vanaf 1 juli 2027) Vervolgproces De COR stelt het beschrijvend document vast en legt de nota van gunning (met als bijlage ter informatie het beschrijvend document) voor aan de raad ter vaststelling. Dit besluit zal naar verwachting in de raadsvergadering in kwartaal 4 2026 genomen kunnen worden. 1. Inleiding Het huidige contract met de externe accountant loopt per 30 juni 2027 af. De controle over het boekjaar 2026 is het laatste jaar dat binnen het huidige contract valt.

Deze hoofdlijnennotitie geeft de context weer van de komende aanbesteding en geeft de hoofdlijnen voor het beschrijvend document dat gebruikt zal worden bij de aanbesteding. 2. Context De Raad heeft een controlerende en toetsende taak. Dit houdt in dat zij een beeld moet hebben van wat is uitgegeven en of deze uitgaven getrouw - en rechtmatig waren. Ook wil de raad een gevoel hebben bij de doelmatigheid van de besteding van middelen. De Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) is namens de Raad opdrachtgever van de accountant en vervult hierin een actieve rol. De rol van de COR is niet-politiek. De rol wordt ingevuld met het gemeentebelang en het raadsbelang voorop. De focus van de COR ligt op het borgen en/of organiseren van inhoudelijke kennis en op het verbeteren van de administratieve – en controleprocessen. In de afgelopen jaren zijn de onderstaande resultaten behaald: - De gemeente heeft sinds 2013 één (financiële) administratie, vanaf het boekjaar 2025 in Oracle Cloud. - Voor verschillende primaire processen zoals het verstrekken van uitkeringen en het innen van gemeentelijke belastingen, worden separate systemen gebruikt waarbij mutaties verwerkt worden in Oracle Cloud. - Vanaf 2014 is er altijd een goedkeurende verklaring door de accountant afgegeven. Tot en met 2022 voor rechtmatigheid en getrouwheid, vanaf het controlejaar 2023 (na invoering

2

-

-

-

-

-

-

-

-

rechtmatigheidsverantwoording) voor de getrouwheid. In een enkel geval was er sprake van een benadrukkingsparagraaf. Er is robuust een jaarrekeningproces ingericht wat resulteert in de tijdige afronding van de jaarstukken met controleverklaring voor 1 mei m.u.v. het controlejaar 2023 i.v.m. een tweetal specifieke onderwerpen (gemeenschappelijke regeling en fraudecasus) die tot vertraging hebben geleid. De jaarstukken 2024 zijn voor 1 mei opgeleverd en de controleverklaring begin mei. In het jaarrekeningproces wordt gewerkt met een organisatie brede mijlpalenplanning van het jaarrekeningproces, maandafsluitingen, softclose en het spreiden en eerder afronden van controlewerkzaamheden (aansluitend op de maandafsluitingen/softclose), eerder afsluiten van de boekhouding en het tijdig afstemmen van belangrijke (verslaggeving) standpunten met de externe accountant. De komende jaren zal inzet van nieuwe tooling verder bijdragen aan de verbeteringen in het verantwoordings- en controleproces. Voorbeelden hiervan zijn de GRC tooling in Oracle Cloud, inzet van specifieke software in de audit en waar mogelijk en passend binnen het vastgestelde beleid door AI-toepassingen. De P&C producten staan op de website Watdoetdegemeente.rotterdam.nl die in 2024 is vernieuwd. De P&C producten bestaan uit programma’s met een beleidsmatige en financiële toelichting.

De programma’s zijn beleidsmatig onderverdeeld naar verschillende doelen waar de vragen aan zijn gekoppeld: Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? En hoe meten we dat? Met Verbeteren P&C is de gemeente Rotterdam continue bezig met het verbeteren van de P&C producten. Hierover zijn we ook steeds in gesprek met de raad. De belangrijkste aandachtspunten daarbij zijn: Goede beleidsmatige en financiële toelichtingen die voor de Rotterdammer begrijpelijk zijn. Inzicht in de financiële ontwikkelingen tussen opeenvolgende P&C producten. Goed geformuleerde beleidsmatige indicatoren die het inhoudelijke raadsdebat ondersteunen. Bij de financiële consequenties in raadsbrieven en raadsvoorstellen een relatie leggen met de P&C producten. De gemeente Rotterdam heeft een eigen afdeling Financial Audit (FA) welke zich heeft ontwikkeld naar een volwassen interne auditfunctie. FA heeft als hoofdtaak om controlewerkzaamheden te verrichten op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Deze auditfunctie richt zich voor een belangrijk deel op de kritieke jaarrekeningprocessen (Balans en exploitatie). De IT-processen zijn daar onderdeel van. De interne beheersing van de primaire processen en de daaraan gerelateerde IT omgeving(en) is afgelopen jaren verbeterd. Deze is in opzet voldoende. De komende periode zal de uitvoering en vastlegging hiervan verbeterd moeten worden.

De controleaanpak wordt hier jaarlijks op getoetst en aangepast om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak. Dit zal een mix zijn van inzet van data analyse, gegevensgericht en een systeemgerichte controle. De gemeente maakt onderscheid in concernbrede systemen (Oracle Cloud, HR-pakket) en cluster-specifieke primaire systemen. Voor zover er tekortkomingen zijn in de ITbeheersing worden deze via gegevensgerichte controles dichtgelegd. In 2018 heeft voor het eerste een toetsing plaatsgevonden op de FA functie & organisatie en is FA in januari 2019 voor het eerst gecertificeerd voor de 3 beroepsorganisaties. Tussen juni 2022 en maart 2024 heeft het samenwerkingsverband Kwaliteitsonderzoek Overheidsauditors (KOA) een externe kwaliteitstoetsing uitgevoerd bij de afdeling FA. De afdeling FA heeft deze toetsing van de beroepsorganisaties IIA, de NBA en het NOREA succesvol doorlopen en heeft hiervoor op 8 oktober 2024 het certificaat ontvangen en is

3

daarmee COS 610 proof. Het bestuur van het KOA heeft hierbij verklaard dat het kwaliteitsonderzoek bij afdeling FA voldoet aan de algemeen aanvaarde normen voor beroepsuitoefening. Het oordeel geeft aan dat afdeling FA voldoet aan de eisen gesteld vanuit de beroepsorganisaties NBA, NOREA en IIA. Inkoopopdracht accountantsdiensten De COR is volgens artikel 11 van de verordening op de Commissie tot Onderzoek van de Rekening Rotterdam 2025 gemandateerd om de aanbestedingsprocedure te begeleiden. In dit proces bereidt de COR de aanbesteding en gunning voor, waarna de raad de nota van gunning vaststelt en de accountant aanwijst. De basis voor accountantsdiensten ligt vast in artikel 213 gemeentewet. Dit artikel beschrijft de minimale eisen die bestaan uit getrouwheid, rechtmatigheid, controleverklaring en verslag van bevindingen. Overige zaken vallen onder de natuurlijke adviesfunctie (of aanvullende dienstverlening). De inkoopopdracht bestaat daarom uit de dienstverlening accountantscontrole en certificering van de jaarrekening van de gemeente Rotterdam. De controleopdracht is gericht op: -

het verrichten van controlewerkzaamheden; het verstrekken van een controleverklaring en het verslag van bevindingen bij de concernrekening (de algemeen certificerende functie); het leveren van een boardletter en een auditplan (aanpak controle van een betreffend jaar) het adviseren van de COR in het kader van de controlerende en toetsende taak van de Raad; het verstrekken van een bijzondere verklaring inzake fractiegelden; overige (subsidie)verklaringen in opdracht van het college van B&W ten behoeve van het rijk en de provincie.

Uitgangspunten De uitgangspunten van deze Europese aanbesteding zijn: 1. In het beschrijvend document is de gewenste dienstverlening accountantsdiensten gebaseerd op de rol van de Raad, de context en de aandachtspunten van de Raad voor de komende 4 jaar. 2. Het beschrijvend document gaat in op de mate waarin en de manier waarop opdrachtnemer verantwoording aflegt over de inhoudelijke voortgang van de controle (te weten issues, geconstateerde fouten, de kwaliteit van dossiers). 3. De voortgang ten aanzien van het proces van totstandkoming van de jaarrekening (te weten t.a.v. de cultuur binnen de organisatie, de lijnbijdrage, prognoses en planning) wordt periodiek (en indien nodig ad hoc) aan de opdrachtgever gerapporteerd. 4. De mate waarin en de manier waarop de opdrachtnemer de controle op de uitvoering door het college van alle aanbevelingen van de opdrachtnemer binnen haar jaarlijkse werkprogramma integreert. 5. De accountantscontrole start pas na vaststelling door de COR van een door opdrachtnemer, concerndirecteuren en portefeuillehouder ondertekende startnotitie over de wijze waarop men voornemens is invulling te geven aan en het succesvol tot resultaat brengen van het Plan van Aanpak voor de betreffende accountantscontrole.

4

6. Rol van de accountant in Audit- en Risk Committee (ARC). De externe accountant kan aanschuiven bij dit gremium indien dit toegevoegde waarde voor de uitvoering van de opdracht heeft. De COR wil een strakke regie voeren op het controleproces. 7. In het beschrijvend document zal aandacht besteed worden aan interactie tussen opdrachtgever en mogelijke opdrachtnemers. 8. Eisen betreffen in beginsel onder andere communicatie, organisatie, planning en coördinatie. 9. Kritische prestatie-indicatoren formuleren en deze gebruiken als afweging bij het verlengen van de overeenkomst met de nieuwe opdrachtnemer. 10. De COR is namens de Raad opdrachtgever bij de uitvoering van de raamovereenkomst Accountantsdiensten. Duur overeenkomst De duur van de overeenkomst betreft in beginsel een periode van 4 jaar. Na 4 jaar bestaat de mogelijkheid om tweemaal te verlengen. Iedere verlenging bedraagt 2 jaar. Prijsstelling De prijsvorming zal in het beschrijvend document een belangrijke plek krijgen. Risico’s 1. Eén of geen inschrijving(en). Bij één inschrijving is er geen keuze aanwezig en bij geen inschrijvingen is er geen accountant voor het controlejaar 2027. Maatregel: Het via het beschrijvend document stimuleren van middelgrote, kleine accountancybureaus en samenwerkingsverbanden van deze bureaus om een offerte in te dienen voor deze aanbestedingsprocedure.

Dit kan door grote en middelgrote accountantsbureaus te wijzen op de aanbesteding na publicatie van het beschrijvend document. 2. Objectieve en transparante beoordeling van de ingediende inschrijvingen. Maatregel: Het organiseren van een bijeenkomst voor COR-leden over hoe de inschrijvingen beoordeeld moeten worden. Daarnaast een beoordelingsformulier maken voor de beoordelingscommissie.