Verslag vergadering COR 9 maart 2021

Agendapunt 3

21bb11538

Commissie tot Onderzoek van de Rekening Verslag van de overlegvergadering van 9 maart 2021 - Aanvang: 19.00 uur (Digitaal) De vergadering is per agendapunt en per spreker terug te kijken via het raadsinformatiesysteem via deze link. Aanwezige COR-leden Commissiegriffier Overige aanwezigen

Tak (vz), Rozema, Koster, Postma, Lansink-Bastemeijer Jongsma Goldstein en Gerritsma (PwC), van Gilst (Financial Audit), Van Gils (wethouder), Chedi (directeur financiën)

Afwezig (met kennisgeving)

1. Opening en mededelingen Tak opent om 19.00 uur de vergadering en heet iedereen welkom. Hij heeft een speciaal welkom voor mevrouw Chedi. “Goed om te zien dat zij weer aanwezig is”. Voor de bespreking van de 4e voortgangsrapportage zijn ook aanwezig de heren Ronald van As en Marc Tilburg voor het beantwoorden van eventuele vragen rond de uitvoering van de TOZO-regeling. Dan waren er in de vorige vergadering nog vragen gesteld door de heren Postma en Rozema over TOZO. Afgelopen vrijdag is hierover een brief met antwoorden ontvangen – 21bb2917. Ik heb van de griffier begrepen dat de vragen van de heren naar tevredenheid beantwoord zijn. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. 4e Voortgangsrapportage jaarrekeningcontrole 2020 Bij de voortgang is de actuele stand van zaken van de controle 2020 besproken. Het betreft de stand van zaken t/m 23 februari 2021. Tevens zijn hierbij de Nota verwachtingen Accountantscontrole en de Notitie effecten en risico’s COVID-19 betrokken. Van Gilst heeft een toelichting gegeven, waarbij hij heeft aangegeven dat de controle inmiddels weer iets verder is dan op 23 februari. Als vandaar de voortgang afgegeven zou worden, zou het overall proces op oranje staan. Dit heeft met name te maken met achterstanden op balansdossiers. Ook is er een flinke toename van het aantal SISAregelingen.

Van Gilst heeft een toelichting gegeven op de stand van zaken bij ieder controle proces. Gerritsma heeft voor wat betreft de achterstanden in de controle (met name de balansdossiers) opgemerkt dat hierover regelmatig bijgepraat wordt tussen PwC en FA, maar dat de ruimte wel opraakt. Koster vraagt naar de onzekerheid van een verstrekte subsidies van € 0,5 mln. en wat dit betekent? Van Gilst geeft in reactie aan dat er onvoldoende zekerheid is over de geleverde prestatie in relatie tot de subsidiebeschikking. Er is geen aanwijzing voor fraude. Rozema vraagt naar het Proces Wmo jeugd en of FA al maanden op antwoorden vanuit het cluster moet wachten? Ook vraagt hij waarom het proces HR deels gegevensgericht gecontroleerd moet worden en wat daarachter zit?

pagina 1

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 9 maart 2021

Van Gilst geeft aan dat er voor wat betreft HR geen vertraging hierdoor is ontstaan. Er is ook veel systeemgericht gecontroleerd, maar voor bepaalde punten is in overleg met PwC besloten om die gegevensgericht te doen. Gerritsma geeft aan dat het spannend is voor wat betreft de oranje kleur van de overall voortgang. De ruimte in de planning wordt opgesoupeerd. Op dit moment is de verwachting nog wel dat er 23 april afgerond kan worden. Voor wat betreft HR geeft hij aan dat voor bruto – netto de verwachting was dat dit middels data-analyse gedaan zou kunnen worden, maar uiteindelijk is in overleg besloten om dit gegevensgericht te doen. Van Gilst geeft voor wat betreft verstrekte subsidies aan dat voor 1 subsidie onvoldoende zekerheid bestaat dat de prestatie uitgevoerd is. Dit betekent niet per se dat er teruggevorderd moet worden. De tegenprestatie is nog onder handen van het cluster. Vervolgens wordt gekeken naar wat deze fout betekent voor de hele massa. Deze kleine fout wordt vervolgens geëxtrapoleerd naar de massa, waardoor er een fout 7,1 mln. ontstaat. Rozema vraagt naar de vertraging bij WMO jeugd en naar het woordje moverende redenen bij het proces HR. Wat gaat er achter dat woord schuil? Van Gilst geeft aan dat voor Wmo jeugd alle documenten inmiddels ontvangen zijn, maar dat heeft wel wat lang geduurd.

Dat het zo lang geduurd heeft komt ook door aanvullende vragen die gesteld zijn. Het proces HR leidt niet tot vertraging. Veel is systeemgericht gegaan, maar een klein onderdeel niet. Gerritsma gaat in op het woordje moverende redenen. Idee was om bepaalde zaken met data-analyse op te pakken. Uiteindelijk is er voor gekozen om dit toch gegevensgericht te doen en niet middels data-analyse. Van Gilst geeft aanvullend voor dit punt aan dat er voor bruto – netto gebruik is gemaakt van een andere methodiek, ter controle van de salarissen. Daarmee is overigens uitvoering gegeven aan het werkplan. Voor 2021 wordt dit punt opnieuw bezien. Er is wel een doorontwikkeling voor wat betreft HR; 2021 wordt volledig systeemgericht. Postma is verheugd dat Covid 19 geen materieel effect heeft en dat het plan naar een beter en moderner jaarrekeningproces nu in uitvoering is en na de trage opstart nu op schema ligt. Hij vraagt naar de aanbestedingsfout van € 14 mln. Van Gilst geeft aan dat de aanbestedingsfout van 12,1 mln naar 14 mln gestegen is en dat dit het dan ook is. Dit is een duidelijke verbetering t.o.v. voorgaand jaar (ruim 21 mln.), maar nog niet goed genoeg. Het is nog steeds een relatief groot aandeel in de totale rechtmatigheidsfout. De exacte analyse moet nog plaatsvinden en komt ook nog richting de COR.

Postma vraagt ook naar het eventueel terugvorderen van Tozo gelden? Van As geeft in reactie hierop aan dat dit gebeurt. Er zijn 3 verschillende regelingen waar gewerkt is met voorschotten. De inkomenszekerheid voor mensen stond voorop. Mensen hebben voorschotten gekregen, terwijl ze soms ook nog inkomsten hadden. Genoten inkomsten worden gecorrigeerd op de verstrekte uitkeringen (dit zijn terugvorderingen). Als dit bekend was geweest, dan was de verstrekking lager geweest en dan had er niet teruggevorderd hoeven te worden. Het gaat in totaal om 3000 vorderingen met een waarde van € 3,8 mln. Gemeente Rotterdam is coulant met de terugbetalingsregeling. Hiervoor worden individuele afspraken gemaakt. De terugvordering mag er niet toe leiden dat er inkomensonzekerheid ontstaat bij mensen. Er mag verrekend worden tussen de verschillende regelingen, maar het is niet standaard. Het is echt maatwerk.

pagina 2

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 9 maart 2021

Terugvordering gaat per regeling zelf, omdat er per regeling andere voorwaarden gelden. De inkomenszekerheid staat voorop. Van Gils vindt het voor de hand liggen dat de regelingen (en het proces van verstrekken en terugvorderen) zelf in de vakcommissie (WIISA) besproken worden en de rechtmatigheid en doelmatigheid in de COR. De griffier zal dit opnemen met de griffier van WIISA. 4. 2e boardletter accountant (update bevindingen controle 2020) PricewaterhouseCoopers (PwC) heeft een tweede boardletter uitgebracht over de controle 2020. Het betreft hier een update van de eerdere bevindingen en deze lopen t/m 31 januari 2021. Goldstein heeft een toelichting gegeven. Het aantal nieuwe bevindingen is beperkt. Er komt een digitale controleverklaring (als 1e in Nederland). Tozo is al aan de orde geweest en Covid zaken staan ook in de voortgangsrapportage. Het warmtebedrijf vergt nog veel aandacht en ook is in deze update aandacht besteed aan de fraude casus bij Stadsbeheer. Rozema vraagt naar privacy en AVG-proof (wat de gemeente nog niet altijd is). Hoe vaak wordt hiernaar gekeken en hij vraagt naar iets meer informatie om te kunnen duiden wat hier precies staat? Goldstein geeft in reactie aan dat Autoriteit persoonsgegevens toezicht houdt en ook boetes kan uitdelen. Er wordt in Rotterdam veel aandacht aan besteed.

Door de organisatie en ook door het rapport van de rekenkamer over dit onderwerp is er veel aandacht voor. Van Gils geeft aan dat er concern breed programma voor wijzigingen is om compliant aan de AVG te zijn/worden. In de commissie MPOF is er ook technische sessie over geweest. Koster vraagt naar de waardering van het warmtebedrijf. Goldstein geeft in reactie aan dat waardering gebaseerd is op de totale investering van Rotterdam (aandelen en leningen). Er moet zicht zijn dat dit terugverdiend kan worden. De accountant toetst of de waardering die Rotterdam aangeeft klopt, of dat daar additionele beslissingen op moeten worden genomen. Het dossier is nog niet afgerond. Gezien de omvang en de materialiteit is het nog een van de “key-dossiers” die nog “pending” is. Gerritsma merkt aanvullend op dat er een keuze is gemaakt voor een scenario. Dit heeft geleidt tot een nieuwe berekening en een nieuwe waardering; herijking n.a.v. het besluit dat de gemeenteraad in november genomen heeft. Op dit moment is de vraag of er aanvullend nog iets moet gebeuren? Hierover vinden de gesprekken nog plaats. Lansink-Bastemeijer vraagt of de discussie over de waardering nu scherper is dan in voorgaand jaar? Goldstein geeft aan dat vooral gekeken wordt of de onderbouwing adequaat is. De accountant wil overtuigd zijn van de waardering. Geen opportunisme, voorkeur of kleur. Daar is best wat voor nodig.

Ook dit jaar blijft het warmtebedrijf een spannend dossier. Goldstein geeft in reactie op Postma aan dat de realisatie van het Plan tot diep in 2021 loopt, waardoor er voor de controle 2021 nog niet optimaal gebruik van gemaakt kan worden. De richting is goed, het is alleen nog niet voor heel 2021 effectief

pagina 3

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 9 maart 2021

5. Voortgang aanbevelingen accountant en COR Twee keer per jaar wordt de voortgang van de aanbevelingen van de accountant en de COR besproken. Het betreft de stand van zaken per 1 februari 2021. Chedi heeft een toelichting gegeven. Het betreft aanbevelingen van de COR en van de accountant. 2x per jaar update. Nog 18 punten op deze rapportage, waarvan er 7 zijn afgerond. Er resteren er nog 11, maar hij wordt iedere keer aangevuld vanuit de COR en accountant. Was zelf blij met voortgang. Betreft stand per 1 februari. Rozema vraagt naar gijzelingssoftware en of daarmee in gemeente Rotterdam rekening mee gehouden (punt 3 it) Is onderwerp dat actueel is en dat continue aandacht heeft. Binnen BCO aandacht voor in programma’s en signalen worden gescreend op wat er gebeurt en of dat ook binnen Rotterdam zou kunnen gebeuren. Uitwisseling van informatie tussen organisaties. Bewustzijn binnen de organisatie is erg hoog. Tak vraagt naar de systeemgerichte controle. Dit is een aanbeveling die al lang staat en in 2020 is het nog niet volledig gelukt. Gaat de voortgang snel genoeg. Data-analyse onderdelen heeft langer geduurd. Laatste stapje wordt nu gezet en moet in de volgende rapportage op afgerond staan. Tak stelt voor om het onderwerp Cyber security een keer wat uitgebreider bespreken (SISO). De commissie kan daarmee instemmen. 6. Update toets Feyenoord-City

Tak heeft een toelichting gegeven op de voortgang van het toetsingsproces. De COR en het College laten onder regie van de COR een toets door Deloitte uitvoeren naar Feyenoord-city en dan specifiek of door Feyenoord voldaan wordt aan de door de gemeente gestelde eisen in de “position paper”. Deze toets wordt vanuit de gemeente begeleidt door een regiegroep, waarin naast 2 leden van de COR (leden Tak en Rozema) ook wethouder Kurvers en van Gils zitten. De COR heeft de gemeenteraad over dit proces eerder geïnformeerd middels brieven van 19 november 2019 (19bb24406) en 22 juli 2020 (20bb9769) waarbij het Plan van Aanpak van de toets ook aan de raad is toegestuurd. Het toetsingsproces bevindt zich in de eindfase. De regiegroep zal deze maand de laatste onderdelen van de toets bespreken, waarna ook de overige COR-leden geïnformeerd zullen worden. Daarna zal het rapport naar verwachting in de CORvergadering van 13 april vastgesteld kunnen worden en wordt het na die vergadering openbaar gemaakt. Graag ontvangen wij van de COR-leden input over hoe u het openbaar worden van het rapport voor zich ziet?! De COR zal als a-politiek orgaan van de raad verder geen oordeel of advies over het rapport geven. De inhoud van het rapport spreekt voor zich.

De COR gaat er vanuit dat het rapport een bijdrage levert voor raadsleden en raadsfracties aan de uiteindelijke oordeelsvorming van de raad over het “financial commitment”. Wel zal mogelijk het college iets van het rapport willen vinden en hierover een reactie aan de raad willen sturen. Collegebehandeling van het rapport van Deloitte is vooralsnog gepland op 20 april. Hoe verder na openbaarwording van het rapport? Voorstel is in ieder geval om een technische sessie in de commissie MPOF te organiseren op dinsdagavond 20 april, alvorens er een politieke bespreking in de commissie MPOF kan plaatsvinden.

pagina 4

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 9 maart 2021

Tot zover mijn update. Uw eventuele vragen beantwoord ik graag. Ook hoor ik graag uw ideeën over het openbaar worden van het rapport. Dank voor uw aandacht, ook namens Jaap. De voorzitter nodigt de commissieleden uit om te reageren. Postma kan zich vinden in het voorstel van de voorzitter. De collegereactie kan wat hem betreft na de technische sessie komen. Het rapport kan dan na vaststelling direct naar de raad gestuurd worden. Postma wil graag een opvatting van de wethouder horen. Lansink-Bastemeijer vindt dat het rapport naar de raad gestuurd kan worden, maar het kan politiek pas besproken worden als er een college-standpunt is. Hij heeft er geen problemen mee om het stuk direct te versturen, mits er een collegestandpunt is op het moment van de politieke bespreking. Rozema wil graag van wethouder van Gils weten wat de aard van de collegereactie zou kunnen zijn? Hij wil graag dat het investeringsmemorandum op hetzelfde moment openbaar wordt als het rapport van Deloitte. Postma vraagt waarom een technische sessie in MPOF wenselijk is? Tak geeft in reactie aan dat het een uitgebreid rapport is en dat het tijd kost om de inhoud te begrijpen. Een technische sessie in MPOF gaat toegevoegde waarde leveren aan de politieke discussie. Koster lijkt deze aanpak prima. Tak geeft aan dat er een publieke – en een geheime versie van het rapport zal zijn.

Uitganspunt daarbij is zoveel mogelijk openbaar. De COR moet daarover ook een oordeel vellen (13 april). Deloitte is 13 april bij de sessie van de COR aanwezig. Het rapport wordt een aantal dagen voor 13 april aan de COR-leden toegestuurd. 20 april is de technische sessie in de commissie MPOF voorzien. Op diezelfde dat zal naar verwachting ook de collegebehandeling plaatsvinden. De collegereactie is dan in ieder geval beschikbaar op 20 mei als de 1e politieke bespreking in de commissie MPOF plaatsvindt. Rozema vraagt naar het niet openbare deel. Dit zou een fysieke vergadering nodig maken. Zijn advies is om zoveel mogelijk openbaar te doen. Van Gils heeft niets toe te voegen aan de planning. College wil de tijd nemen om met een collegereactie te komen. 2 leden zijn goed ingevoerd, maar de overige collegeleden nog niet. Hij kan niet beloven dat het direct op 20 april tot standpuntbepaling in het college leidt. 7. Planning 2021 PLANNING 1e helft 2021 Dinsdag 13 april Dinsdag 18 mei Dinsdag 29 juni

19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur

8. Rondvraag en sluiting Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. Tak sluit om 20.32 uur de vergadering.

pagina 5