Verslag vergadering COR 29 juni 2021

Agendapunt 3

21bb11540

Commissie tot Onderzoek van de Rekening Verslag van de overlegvergadering van 29 juni 2021 - Aanvang: 18.30 uur (Suze Groenweg Zaal) De vergadering is per agendapunt en per spreker terug te kijken via het raadsinformatiesysteem via deze link. Aanwezige COR-leden Commissiegriffier Overige aanwezigen

Afwezig (met kennisgeving)

Lansink-Bastemeijer, Rozema, Koster, Postma (plv. voorzitter) Jongsma Goldstein en Gerritsma (PwC), van Gilst (Financial Audit), Van Gils (wethouder) Tak (vz), Chedi (directeur Financiën)

1. Opening en mededelingen Postma opent om 18.30 uur de vergadering in de Suze Groenweg Zaal. Hij heet iedereen welkom bij deze fysieke vergadering van de COR. Goed om u hier allen te treffen. Dit is de eerste volledige openbare fysieke vergadering sinds 22 september vorig jaar. Hij meldt dat de heer Tak verhinderd is vanwege verplichtingen voor zijn werk en Postma vervangt hem daarom vandaag als voorzitter. Postma heeft een speciaal welkom aan Marjolein van Asselt, de nieuwe directeur van de Rekenkamer Rotterdam. “Goed dat u er bent en bij agendapunt 3 komen we uitgebreid met u te spreken.” Hij heet ook de accountants, de heren Goldstein en Gerritsma welkom en de ambtelijke ondersteuning; met name mevrouw Kurstjens en de heer Franzel. Zij zullen bij agendapunt 6 een presentatie verzorgen over “Stip op de Horizon verbeteren P&Cproducten”. Mevrouw Chedi volgt deze vergadering van afstand, omdat zij in het buitenland is geweest en om die reden in quarantaine moet verblijven. De honneurs worden in deze vergadering waargenomen door de heer van Gilst (hoofd financial audit) Dan heeft zich nog een inspreker gemeld, de heer Panacho. Hij wil bij agendapunt 3 inspreken over o.a. integriteitsonderzoek, de bevoegdheden van de rekenkamer en het budget van de rekenkamer. De voorzitter stelt voor om dan bij dat agendapunt met de heer Panacho te starten.

Dan zijn er nog een aantal verslagen/besluitenlijsten van deze commissie niet vastgesteld. De verslagen zijn natuurlijk wel allemaal digitaal en per spreker na te zien. In de vergadering van september zullen een aantal van de nog niet vastgestelde verslagen/besluitenlijsten aangeboden worden ter vaststelling. Tot slot wijst de voorzitter de commissie er nog op, dat deze vergadering uiterlijk tot 20.30 uur kan duren, omdat een aantal leden van deze commissie dan nog een andere vergadering hebben in de raadzaal over de voorjaarsnota. Gezien de volle agenda en de beperkte tijd stel ik voor om verder te gaan naar de vaststelling van de agenda.

pagina 1

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 29 juni 2021

2. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Kennismaking met nieuwe Directeur Rekenkamer Rotterdam en Jaarverslag Rekenkamer Rotterdam 2020 en onderzoeksprogrammering 2021 “De heer Panacho heeft zich gemeld om bij dit punt in te spreken. U heeft daarvoor 5 minuten. Daarna kunnen de commissieleden eventueel vragen aan u stellen. Aan u het woord. Panacho wil in beslotenheid inspreken, maar de commissie gaat daarmee niet akkoord. Hij kan zonodig schriftelijk de informatie vertrouwelijk delen met de commissie. Panacho spreekt in over niet integer handelen van ambtenaren en over het creëren van een veilige omgeving. Koster vraagt of inspreker een brief naar de griffier hierover kan sturen, zodat de informatie beoordeeld kan worden. Hij snapt niet waarom dat niet kan? Rozema vraagt of er contactpersonen zijn waar cliënten van Panacho zich toe kunnen wenden? Is er een andere mogelijkheid (bijvoorbeeld via geanonimiseerde audioberichten) om de gemeenteraad toch in kennis te stellen van de informatie? Panacho wil geen brief schrijven, want die komt dan bij alle raadsleden terecht (en volgens hem waarschijnlijk ook bij collegeleden) en een aantal daarvan is ook werkzaam geweest binnen de gemeente Rotterdam. Hij is van mening dat niet iedereen daar recht op heeft.

Hij spreekt in bij de COR omdat het bijna zomerreces is en de Cor over de financiën gaat en de financiën worden in hoge mate geschaad. Lansink-Bastemeijer vraagt of de heer Panacho op de hoogte is van de regeling vermelding vermoeden misstand en denkt hij dat de ombudsman hier al bij betrokken is? Panacho zou die vraag graag willen beantwoorden, maar niet in de openbaarheid. Postma bedankt de heer Panacho voor zijn inspreekbijdrage en gaat over tot het voorstelrondje met de nieuwe directeur van de Rekenkamer. Van Asselt stelt zich voor en geeft aan hoe haar onderzoeksverleden er uit heeft gezien. Ze geeft aan dat haar drijfveer is om met goed onderzoek het verschil te maken en ze kijkt er naar uit om dit de komende jaren in Rotterdam te doen. De leden/aanwezigen tijdens deze commissievergadering stellen zich vervolgens voor en raadsleden hebben enkele vragen gesteld. Van Asselt vindt continuïteit van de kwaliteit van de onderzoeken erg belangrijk. De nadruk zal bij haar liggen op het onderzoek en welke inzichten helpen om conclusies en aanbevelingen te vertalen naar de praktijk. Rotterdam is volgens haar de meest fascinerende stad en alle belangrijke vraagstukken uit de 21e eeuw spelen zich hier af. Ze vindt het een voorrecht dat ze goed onderzoek mag doen, waar raadsleden geen tijd voor hebben. Ze zal zuiver zijn op haar mandaat.

Volgens haar is de effectiviteit het grootst als je dicht bij je mandaat blijft (onderzoek doen). Ze is op zoek naar een gezonde balans tussen gevraagd en ongevraagd onderzoek. Ze brengt nog geen onderzoeksagenda mee. Ze is open en neutraal in de agendering. Voor wat betreft het bureau van de rekenkamer is het spannend voor de medewerkers. Ze heeft wel al gemerkt dat de medewerkers open staan voor nieuwe inzichten en werkwijzen. De eerste indruk is heel positief. Postma bedankt de nieuwe directeur voor de kennismaking en merkt op dat op de agenda ook nog het jaarverslag 2020 en de onderzoeksprogrammering 2021 staan. Hij

pagina 2

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 29 juni 2021

geeft daarbij aan dat de nieuwe directeur daar niet bij betrokken en verantwoordelijk voor is geweest, maar vraagt haar toch of ze er wellicht iets over wil zeggen? Van Asselt geeft in reactie aan dat zij graag van de raadsleden hoort of er vragen over zijn? Postma vraagt naar de “midterm” evaluatie NPRZ door de rekenkamer. Waar is die gebleven? Hij lijkt tussen wal en schip beland. Van Asselt geeft in reactie aan dat de “midterm review” haar aandacht heeft, los van de vraag. Postma vraagt om bij het onderzoek integriteit aandacht te hebben voor een veilige omgeving voor ambtenaren. Van Asselt geeft in reactie hierop aan dat de rekenkamer zich bewust is van alle voetangels rondom integriteit. Van Asselt wil tot slot nog meegeven dat de vergaande betrokkenheid van de Rekenkamer Rotterdam bij de rekenkamer St Eustatius zoals blijkt uit het jaarverslag 2020 beëindigd zal worden. 4. Herziene startnotitie jaarrekeningcontrole 2021 In de COR-vergadering van 26 januari heeft de commissie de startnotitie besproken. Middels de brief van het college wordt de commissie geïnformeerd over de aanpassingen t.o.v. januari. Postma heeft van de griffier en vanuit de stukken begrepen dat er een aanpassing is op het organisatieproces van de jaarrekening.

Misschien kan daar zo ook een toelichting op gegeven worden? Postma zou voor dit agendapunt eerst graag het woord willen geven aan de heer van Gilst, daarna aan de accountant en daarna kunnen de leden vragen stellen. Van Gilst geeft aan dat er inderdaad een aanpassing is van de organisatiestructuur. De concerncontroller (mevrouw Lamers) gaat de rol van de directeur financiën (mevrouw Chedi) overnemen voor wat betreft de rol in de COR. Op dit moment wordt zorggedragen voor een goede overdracht om ook de continuïteit te borgen. Van Gilst geeft voor wat betreft de herziene startnotitie verder aan dat bij aanbesteden een iets meer gegevensgerichte controle zal plaatsvinden. Dit heeft te maken met oude contracten. Op termijn zal dit omslaan naar systeemgericht, naarmate de oude contracten aflopen. Ook voor subsidies zal de controle iets meer gegevensgericht worden. Dit heeft te maken met een nieuw systeem; dit past overigens binnen de aanpak die er al lag. Tot slot geeft van Gilst aan dat er een jaar uitstel is voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Dit zal nu ingaan met ingang van 2022. Gerritsma geeft aan dat de bevindingen zijn besproken tussen FA en PwC en de accountant kan zich vinden in de gemaakte aanpassingen. Lansink-Bastemeijer vraagt naar de mate van extra tijd ivm de wijzigingen van systeem – naar gegevensgericht.

Dit is wat hem betreft een vraag aan de wethouder en de accountant. Rozema krijgt bevestigd dat de concerncontroller direct onder de gemeentesecretaris valt. Ook wordt aan hem toegezegd dat de geconsolideerde startnotitie waar de wijzigingen in verankerd zijn naar de COR gestuurd worden.

pagina 3

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 29 juni 2021

Van Gilst geeft in reactie op Lansink-Bastemeijer aan dat de extra werkzaamheden (vanwege de 2 processen waarin extra gegevens gecontroleerd moeten worden) vooral bij FA zullen plaatsvinden. Gerritsma geeft aanvullend aan dat er door PwC wel naar gekeken moet worden. In juli en augustus vinden gesprekken plaats met FA en de bevindingen worden in september met de COR gedeeld. Van Gils streeft naar zo min mogelijk meerwerk. Meerwerk moet in beginsel door FA verricht worden. In september komt dit punt op de agenda. 5. Eindpresentatie project ‘Naar een beter en modern Jaarrekeningproces’ Aanleiding voor dit plan was het advies van de COR bij de jaarrekening 2019. Postma vraagt de heer van Gilst om een toelichting te geven en hoort daarna graag de accountant over zijn oordeel over het geheel en de stand van zaken. Van Gilst geeft aan dat er 37 acties benoemd zijn en gepresenteerd aan de COR en tussentijds is de voortgang gemeld. Er staan nog 6 acties open. Hij noemt de belangrijkste acties die zijn afgerond. De aanbestedingsfout is aanzienlijk afgenomen. Rechtmatigheid wordt meer aan de voorkant getoetst, de oplegger bij de P&C-producten is structureel ingebed. Er is gestart met op afstand werken en zonder noemenswaardige problemen is de controle afgerond. Er is een digitale controleverklaring bij de jaarrekening 2020 (Rotterdam is daarmee de 1e gemeente, samen met Zwolle).

De gemeente kan beter steunen op de IT(GC). De HR dossiers zijn gedigitaliseerd, waardoor veel werk efficiënter heeft kunnen plaatsvinden. Van Gilst noemt ook een aantal van de nog openstaande acties. Voor de bestuursopdracht vastgoed zijn de lopende acties met name belegd bij het cluster SO. De acties voor wat betreft de balansdossiers lopen via de lijst van openstaande aanbevelingen. Voor wat betreft de IT-programma’s GOUW, ONS en BUIG worden de volgende stappen gezet, maar deze stappen hebben pas effect bij de controle 2022. Voor wat betreft inkomende bijdragen en subsidies en Financiën en Inkoop wordt breder gekeken naar financial monitoring en waar dit ingezet kan worden. De Acties die gezet waren op Purchase to Pay (P2P) hadden bij de jaarrekening 2020 slechts beperkt effect. Een aantal standpuntdossiers (zoals bijvoorbeeld het warmtebedrijf) waren bij de controle 2020 te laat opgeleverd. Deze worden in november “hard” ingepland, zodat er eerder een oordeel/standpunt is. Goldstein is te spreken over de concreetheid en de tastbaarheid van het project. De nog resterende verbeterpunten worden wat hem betreft meegenomen in de reguliere cyclus van de voortgangsrapportages. 6. Presentatie Stip op de Horizon verbeteren P&C-producten Doel van bespreking is het ophalen van input van de COR-leden voor verdere uitwerking van de verbeteringen.

Kurstjens en Franzel zijn ingegaan op de nieuwe beoogde begroting op programmaniveau. Nu staat op de taakvelden alle belangrijke info: de doelenbomen, (K)PI’s en de financiële bijstellingen toegelicht. Doordat er 75 taakvelden zijn die ongelijksoortig zijn qua omvang en politiek belang, ontbreekt het overzicht. Doel en voordeel is om meer overzicht voor de raad te creëren/te bereiken. Risico is wel dat er hele uitgebreide toelichtingen komen, omdat sommige programma’s heel omvangrijk zijn.

pagina 4

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 29 juni 2021

Een aantal programma’s zullen om die reden herijkt worden om de omvang te beperken. De taakvelden komen t.b.v. de BBV en vergelijkbaarheid met andere gemeenten in een bijlage met per taakveld de baten, lasten en het saldo. De raad heeft aangegeven het debat over de P&C producten beleidsrijker te willen hebben. De oplegger die nu bij P&C producten geleverd wordt, is positief ontvangen maar moet nog verder uitgebouwd worden. Binnen de organisatie is een proces in gang gezet om voor de volgende collegeperiode de doelenbomen en KPI’s ter herijken en daarbij de “sustainable development goals”/brede welvaartsmonitor te betrekken. Rozema vraagt de presentatoren naar het verantwoordingsdebat en de kwaliteit daarvan? Ook vraagt hij naar de “Pilot Duisenberg” en de stand van zaken daarvan? Ook vraagt hij of er voor bepaalde wijzigingen een raadsbesluit nodig is? Lansink-Bastemeijer vindt dat het gesprek gevoerd moet worden waar de pijn zit? Meer informatie betekent niet per se betere besluitvorming. De mate van detaillering is niet per se een goede richting. Hij wil kwalitatief goede informatie waarmee de raad goede besluiten kan nemen. De raad moet over het geheel een mening kunnen vormen. Daar zijn we nog niet aangekomen.

De nieuwe raad moet aan het beging van de raadsperiode aangeven welke informatie zij nodig hebben om tot besluitvorming te komen? Advies aan de volgende raad om hier tijd en aandacht aan te besteden. Elk raadslid moet over het geheel een oordeel kunnen vormen. Dat is het ultieme uitgangspunt. Postma vraagt naar de Pyramide. Er is veel informatie beschikbaar in de gemeente en dit moet getrechterd worden voor de gemeenteraad. Hij wil hier graag nog een nadere toelichting op. Voor de grotere fracties is het fijn om enige diepgang in de portefeuille te hebben. Meer relatie tussen de middelen en de doelen (slide 9). Vergelijkbaarheid tussen verschillende jaren blijft wel belangrijk. Wat hoort in de P&C-documenten en wat hoort in een apart monitor? Fränzel bedankt voor alle suggesties. Deze zullen zoveel mogelijk meegenomen worden in het vervolgtraject. Het is voor henzelf ook een worsteling in het zoeken van een middenweg/balans in de te verstrekken in informatie. Diepgang wordt geprobeerd meer aan te brengen in specials. De informatie en data in de Pyramide moet op orde zijn. Hoe hoger in de Pyramide, hoe minder informatie. Het verantwoordingsdebat heeft vooruitgang geboekt. Er is al meer beleidsmatige discussie gevoerd bij jaarrekening 2020 dan bij jaarrekening 2019.

Wel wordt er vaak vrij snel gegrepen naar bepaalde politiek gevoelige dossiers en wordt er ook snel vooruit gekeken in plaats van het bespreken van alle aandachtspunten uit het voorgaand jaar. Er loopt geen Pilot Duisenberg meer. Kurstjens geeft in reactie tot de nog openstaande vragen aan dat de raad de begroting vaststelt per programma en de raad gaat over welke programma’s er zijn. Als in de hoeveelheid programma’s voorgesteld wordt iets te wijzigen, dan komt dit langs de raad. Ook taakvelden moeten gepresenteerd blijven, maar dit zal dan meer achtergrondinformatie worden. Het idee is om de P&C documenten inzicht te geven in wat er allemaal is aan monitoren etc. Het is niet de bedoeling dat deze informatie allemaal in de P&C documenten opgenomen wordt. Van Gils beleeft het als een discussie die steeds een stukje verder komt. Alle data en informatie in de Pyramide moet goed zijn. Een raadslid moet het goed kunnen volgen op hoofdlijnen (toegankelijk gepresenteerd), waarbij hij er op moet kunnen vertrouwen dat de onderliggende informatie goed is. Het wordt nu nog te veel gezien als iets van de financiële kolom. Belangrijk is om een goede koppeling te maken tussen geld en beleid,

pagina 5

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 29 juni 2021

inhoud en doelen. Gevaar is dat er steeds meer informatie toegevoegd wordt, wat uiteindelijk de informatievoorziening niet bevorderd als het teveel is. Wie doet wat en hoe maken we progressie? Lansink-Bastemeijer wil dit stuk en de verslaglegging in het overdrachtsdossier voor de nieuwe COR. Postma vindt het voor de volgende raad van belang om een goede presentatie over de gemeentefinanciën te krijgen en hoe moet je alles lezen? Een paar goede werksessies zouden daarbij kunnen helpen. De griffier zal dit opnemen in het overdrachtsdossier. 7. Planning RESTERENDE PLANNING 2021 Dinsdag 21 september Dinsdag 16 november Dinsdag 14 december

19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur

Postma geeft aan dat er ook nog een conceptplanning 2022 voorligt. Alle vergaderingen zijn op dinsdagavond aanvang 19.00 uur. Vanuit de griffie zullen vergaderverzoeken gestuurd worden voor 25 januari, 8 maart, 19 april,17 mei, 28 juni, 20 september,15 november, 13 december (gemeenteraadsverkiezingen vinden plaats op woensdag 16 maart) 8. Rondvraag en sluiting Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. Postma sluit om 20.28 uur de vergadering.

pagina 6