Verslag vergadering COR 16 november 2021

22bb546

Agendapunt 3

Commissie tot Onderzoek van de Rekening Verslag van de overlegvergadering van 16 november 2021 - Aanvang: 19.30 uur (Digitaal) De vergadering is per agendapunt en per spreker terug te kijken via het raadsinformatiesysteem via deze link. Aanwezige COR-leden Commissiegriffier Overige aanwezigen

Afwezig (met kennisgeving)

Lansink-Bastemeijer, Rozema, Koster, Postma, Tak (voorzitter) Weststrate Goldstein en Gerritsma (PwC), van Gilst (Financial Audit), Van Gils (wethouder), Lamers (concerncontroller) Jongsma (commissiegriffier)

1. Opening en mededelingen Tak opent de vergadering en heet iedereen welkom bij deze digitale, openbare vergadering van de Commissie tot Onderzoek van de Rekening. We zijn een halfuur later dan u gewend bent. De voorzitter heet de heren Gerritsma en Goldstein van PwC welkom, wethouder van Gils en de ambtelijke ondersteuning van de wethouder, de heer van Gilst en mevrouw Lamers. Tak deelt verder mee dat de commissiegriffier, de heer Jongsma, vandaag vanwege privéomstandigheden vervangen wordt door de heer Weststrate. Tak deelt vervolgens mee dat er een inspreekverzoek is binnengekomen van de heer Panacho. Hij heeft gisteren verzocht om vanavond in te kunnen spreken met betrekking tot Feyenoord-City. De heer Panacho is geadviseerd om zich eerst te wenden tot de commissie MPOF voor de vergadering van 9 december a.s. De heer Panacho heeft vervolgens aangegeven per se bij de COR te willen inspreken. Vanmiddag is vanuit de griffie aan de heer Panacho bericht dat zijn verzoek aan de commissie wordt voorgelegd bij aanvang van deze openbare vergadering. Daarom aan u de vraag of u de heer Panacho wilt toestaan in te spreken tijdens een vergadering van de COR of dat u hem verwijst naar de commissie MPOF? De voorzitter constateert dat de commissie de heer Panacho verwijst naar de vergadering van de cie. MPOF op 9 december. 2.

Vaststelling agenda De voorzitter merkt op dat Feyenoord City, naar aanleiding van de gebeurtenissen vorige week en de rol van de COR in het toetsingsproces van de amendementsvoorwaarden aan de agenda onder punt 7a is toegevoegd. De voorzitter vraagt of er verder nog iemand iets heeft over de vaststelling van de agenda? Dat is niet het geval en daarmee wordt de agenda vastgesteld. 3. Vaststellen verslag 21 september 2021 Het verslag is digitaal per agendapunt en per spreker na te kijken. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

4. 2e voortgangsrapportage jaarrekeningcontrole 2021 Toelichting door Financial Audit en Accountant

pagina 1

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 16 november 2021

Tak geeft het woord eerst aan de heer van Gilst en daarna aan de accountant voor een toelichting. Daarna kunnen de leden van de commissie vragen stellen. Van Gilst geeft aan dat er geen majeure bevindingen zijn. Er zijn aandachtpunten bij administratie en verslaglegging en Purchase 2 Pay (P2P). De geconstateerde fouten worden hersteld richting het einde van het jaar. De Reserves wijken af van het bestuurlijk besluit. Dit wordt hersteld bij de 10-maandsrapportage. Voor wat betreft inkopen en aanbesteden is er duidelijk een lagere fout t.o.v. voorgaande jaren. Verbeteringen in de organisatie hebben geleid tot deze lagere fout. Gerritsma geeft aan dat PwC op koers ligt, met een kleine vertraging bij IT(GC). PwC heeft voor wat betreft IT(GC) nog niet alles kunnen doen. Dit wordt meegenomen in het volgende controleblok en daar is ook rekening mee gehouden in de planning. De bevindingen van FA liggen nu op het bureau bij PwC om te beoordelen. Op dit moment zijn er geen “majeure issues”. Rozema vraagt of de verlaagde fout bij inkopen en aanbesteden terug te leiden is naar het contractenregister? Van Gilst geeft in reactie hierop aan dat het contractenregister zeker heeft geholpen. Daarnaast is de urgentie bij de clusters aanzienlijk verbeterd. Er is nu veel meer besef binnen de clusters van het belang van goed inkopen en aanbesteden. Postma vraagt naar de reserves.

Hij vindt de formulering wat cryptisch. Van Gilst merkt op dat bij de investeringsvoorstellen 11 mln. verkeerd is toegevoegd. Dit wordt bij de 10-maands hersteld (= technische omissie). Op de vraag van Postma of dit een slordigheidsfout is in de besluitvormingsstukken, geeft van Gilst aan dat hij dit zal navragen en hier in de volgende vergadering op terug zal komen. 5. Eerste boardletter accountant (incl. collegereactie) Tak geeft eerst het woord aan de accountant, de heer Goldstein. Goldstein geeft de stand van zaken van opzet – en bestaan. Hij ziet goede bewegingen richting de ideale controle-aanpak, maar nog niet op alle vlakken. Voor wat betreft de lange termijnambitie is hij van mening dat dit meer geconcretiseerd moet worden. Digitalisering en innovatie is vooral gericht op de burger, maar dit moet ook op de organisatie gericht zijn. Voor wat betreft fraude is blijvende aandacht noodzakelijk. De rechtmatigheidsverantwoording door het college is opgeschoven naar het controlejaar 2022. De processen rond Covid zijn goed ingebed in de reguliere processen. De concern brede systemen staan op groen, maar een aantal hoofdapplicaties verdienen nog nadere aandacht. Rozema vraag naar het risicobeheersingsproces (blz. 4 punt 1).

Hij vraagt of de accountant dit objectiveert en hij vraagt naar de mate van volwassenheid? Goldstein geeft in reactie aan dat het een novum is om dit in de boardletter op te nemen. Het betreft geen uitgebreid separaat onderzoek. Het is een reflectie van de accountant op waar Rotterdam zich bevindt. Het zijn brede observaties van het controleteam van PwC over de gemeente. Postma vraagt naar de digitale transformatie bedrijfsvorming en de ambities (P5). Hoe kijkt de accountant naar de reactie van het college? Goldstein geeft in reactie aan dat de accountant ongeduldig is. Hij wil graag dat er meer snelheid gemaakt wordt met digitale initiatieven. Er zijn initiatieven, maar de accountant zou graag meer snelheid maken. Hij merkt daarbij wel op dat de accountant niet alle digitale initiatieven ziet.

pagina 2

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 16 november 2021

Postma omarmt de workshop voor nieuwe raadsleden (moet onderdeel worden van de overdracht). Goldstein denkt dat het goed is om de nieuwe raadsleden hier separaat in mee te nemen (de accountant samen met organisatie). Postma vraagt hoe de wethouder kijkt naar de volwassenheid van het risicobeheersingsproces? Voor wat betreft de “cyber weerbaarheid” vraagt hij de wethouder of de gemeente goed in kaart welke maatregelen genomen moeten worden? Van Gils antwoord dat de controleomgeving goed is geregeld. Hij merkt daarbij op dat de 3e en 2e lijn wel verder zijn dan de 1e lijn. De 15 kritische processen zijn werkbaar. We bewegen de goede kant op, maar de “awareness” kan op sommige onderwerpen nog wel wat groter, bijvoorbeeld op integriteit. De cyberweerbaarheid en de beveiliging van de systemen is goed geregeld, met name de grote tools etc. De details vergen altijd aandacht, maar in het algemeen zijn we redelijk op orde en we zitten er bovenop. Postma vraagt naar de interne beheersing en de vertraging (slide 5 2e alinea). Van Gilst geeft in reactie hierop aan dat op alle onderdelen de sturing strakker is getrokken. De methodiek is ingevoerd. Op de resultaten hoopt hij de volgende keer nader op in te kunnen gaan. Lansink-Bastemeijer vraagt naar cyber security en privacy.

Heeft de gemeente een structureel audit jaarplan hierover? Goldstein geeft aan dat het vooral belangrijk is hoe je response hierbij ingericht is. Van Gilst geeft aan dat de audits van FA vooral ingericht zijn op getrouwheid en rechtmatigheid. Cybersecurity zit vooral bij de afdeling IFFO en hij zal hier navraag naar moeten doen en de commissie hier in de volgende vergadering over informeren. Koster vraagt naar het warmtebedrijf. Valt de voorziening dit jaar of pas volgend jaar? Goldstein vindt het een belangrijke vraag en een belangrijk onderwerp. De organisatie maakt nu een “position paper” over het warmtebedrijf. We proberen voor einde jaar tot een conclusie te komen en daarmee grip te hebben op alle uitgangspunten die in de waardering moeten worden meegenomen. Hij hoopt de commissie hier in de vergadering van januari helemaal in mee te kunnen nemen. Lamers geeft aanvullend aan dat er voor wat betreft fraude risico’s, per cluster de 3 belangrijkste risico’s benoemd zijn en dat hiervoor beheersmaatregelen zijn geïmplementeerd. De meeste clusters hebben de belangrijkste stappen gemaakt. Het samenvattend overzicht kan naar de commissie toegestuurd worden. 6.

Opvolging aanbevelingen Accountant & COR Tak vraagt wie vanuit de ambtelijke organisatie hij hierover het woord kan geven om een korte toelichting te geven? Van Gilst geeft aan dat er 2x per jaar een update verschijnt en dat dit de stand van zaken per 1 oktober jl. is. 11 van de openstaande aanbevelingen zijn afgedaan en er staan er nog 20 open. Hij stelt voor om aan de hand van eventuele vragen de aanbevelingen langs te lopen. Postma geeft aan dat er veel gebeurd is, maar dat er ook nog veel acties open staan. Hij wil meer gevoel krijgen bij wat ingewikkeld is en waarom dat dus lang blijft open staan? Daarnaast vraagt hij specifiek naar de aanbeveling over de coronacrisis op p.12. Zijn er plannen om corona te evalueren op financieel en organisatorisch gebied? Van Gilst geeft aan dat het primair mandaat voor de uitvoering van al deze aanbevelingen bij de 1e lijn ligt. Het betreft hier de afgegeven planning vanuit de proceseigenaren.

pagina 3

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 16 november 2021

Wethouder Van Gils geeft aan dat er soms “onderschatting” door de 1e lijn is. Ze zijn vaak geneigd om op actuele zaken te rennen (raadsvragen, moties etc). Daarnaast heeft de organisatie te maken met een enorm pakket aan regelgeving en actiepunten en soms zit daar wat vertraging op. Voor wat betreft Corona geeft hij aan dat er bij de GGD en binnen de ambtelijke top uitgebreid stilgestaan is bij Corona. Er is gekeken naar de leereffecten; is de IT op orde?, is er een goede screening van mensen als je in een korte periode veel mensen moet aannemen. De wethouder stelt voor om hier bij de jaarrekening ook nog meer kwalitatief over te rapporteren. Lamers vult aan dat ook de doorontwikkeling van de P&C cyclus verder gaat en dat hier ook enkele raadsleden bij betrokken zijn. Hierbij is vaak sprake van “lange adem acties”. 7. Raadsvoorstel over Vaststelling lijst van relevante wet- en regelgeving accountantscontrole rekeningen 2021 en 2022 Tak vraagt of er opmerkingen zijn over het voorstel en de lijst met wet- en regelgeving? Postma vraagt om een korte technische toelichting. Van Gilst geeft aan dat deze lijst jaarlijks door de raad vastgesteld moet worden. Het is het kader voor de controle door FA en PwC. De lijst wordt jaarlijks geactualiseerd. De lijst is afgestemd met PwC.

Vanaf 2022 wordt de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van het jaarverslag, mits er tijdig besluitvorming in de 2e kamer plaatsvindt. Gerritsma geeft aan dat het het normenkader is voor wat rechtmatig is. Deze regels gelden voor de organisatie. 7a. Rol van de COR in het toetsingsproces van de amendementsvoorwaarden Tak geeft aan dat er doorgesproken wordt over Feyenoord City, naar aanleiding van de gebeurtenissen vorige week en de rol van de COR in het toetsingsproces van de amendementsvoorwaarden. Een e-mailbericht hierover hebben de leden maandag jongstleden ontvangen. Koster snapt de wens om het netjes af te hechten. Er is geen aanneemcontract en daarmee is de financiering niet relevant. Lansink-Bastemeijer zit op de lijn van Koster. Hij vindt het onzinnig om het helemaal uit te lopen. In deze fase gaat dat geen toegevoegde waarde opleveren. Tak refereert aan het verzoek aan de gemeenteraad. Hij stelt voor om in overleg met Deloitte een brief van de COR aan de gemeenteraad te sturen. De commissie kan zich hierin vinden. Voorstel is om het zo algemeen mogelijk te houden (optie 2 uit de mail). Er zullen hierover teksten uitgewisseld worden voordat er een brief naar de gemeenteraad gestuurd wordt. 8. Planning RESTERENDE PLANNING 2021 Dinsdag 14 december PLANNING 2022 Dinsdag 25 januari Dinsdag 8 maart Woensdag 16 maart Dinsdag 19 april

19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur GEMEENTERAADSVERKIEZINGEN 19.00 – 21.00 uur

pagina 4

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 16 november 2021

Dinsdag 17 mei Dinsdag 28 juni Dinsdag 20 september Dinsdag 15 november Dinsdag 13 december

19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur

o.a. bespreking rapport van bevindingen accountant

De vergaderdata voor volgend jaar zijn gepland. Zijn hierover opmerkingen? Hoe de samenstelling van de COR er na de gemeenteraadsverkiezingen uit zal zien, is uiteraard nog onbekend! Er zijn geen verdere opmerkingen over de planning. 9. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen voor de rondvraag. Tak sluit om 20.50 uur de vergadering.

pagina 5