Verslag vergadering 26 januari 2021

Agendapunt 3

21bb11541

Commissie tot Onderzoek van de Rekening Verslag van de overlegvergadering van 26 januari 2021 - Aanvang: 19.00 uur (digtaal) De vergadering is per agendapunt en per spreker terug te kijken via het raadsinformatiesysteem via deze link. Aanwezige COR-leden Commissiegriffier Overige aanwezigen

Afwezig (met kennisgeving)

Lansink-Bastemeijer, Rozema, Koster, Postma (plv. voorzitter) Jongsma Goldstein en Gerritsma (PwC), van Gilst (Financial Audit), Van Gils (wethouder) Tak (vz), Chedi (directeur Financiën)

1. Opening en mededelingen Tak opent om 19.00 uur de digitale vergadering. Hij meldt dat mevrouw Chedi vanwege persoonlijke omstandigheden geruime tijd afwezig is. “Wij wensen haar vanaf deze plek veel sterkte”. Haar taken in deze vergadering worden waargenomen door de heer Marcel van Gilst. Tak meldt verder dat de heer Postma enkele weken geleden vader is geworden van een zoon. “Vanaf deze plek willen wij hem en zijn partner van harte feliciteren en geluk wensen”. Dan is er in de vorige vergadering nog een vraag gesteld door de heer Rozema. Het antwoord hierop is inmiddels ontvangen middels een wethoudersbrief (21bb947). Ik zal de vraag en het antwoord hier nog even melden: De heer Rozema had in de vorige vergadering gevraagd naar hoe het ervoor staat met de uitwerking van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Alle vergunningstrajecten die onder de Omgevingswet vallen worden in DSO ondergebracht. Het zijn in ieder geval alle trajecten die nu op grond van de Wabo via het OLO (omgevingsloket) moeten worden aangevraagd, zoals de omgevingsvergunning voor de activiteiten bouwen, slopen, monument, kappen, inrit, aanleg etc. Aanvullend zijn met de inwerkingtreding van de Omgevingswet ook andere Vergunningen trajecten ondergebracht en zullen via het DSO moeten worden aangevraagd.

Het gaat dan bijvoorbeeld om valkeniersvergunningen, natura-2000 vergunning, maar ook om de meldingen activiteitenbesluit die nu nog via het AIMloket worden gedaan. Het DSO kan lokaal worden ingericht. Hiervoor moeten zogenaamde toepasbare regels worden opgesteld. In Rotterdam werken we aan de inrichting van die toepasbare regels/vragenbomen. De software om deze te maken en naar het DSO up te loaden is inmiddels aangekocht. Aan de hand van gebruiksvriendelijke vragenbomen worden gebruikers straks geleid naar de juiste aan te vragen producten. Een projectorganisatie is aan de slag met het opstellen van die vragenbomen. Het beheer van de inrichting van het DSO moet nog in de organisatie worden belegd. Medio 2021 zal hierover worden besloten. De heer Rozema heeft richting de griffier reeds aangegeven dat zijn vraag afdoende is beantwoord.

pagina 1

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 26 januari 2021

2. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. a. 3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces Bij de voortgang wordt de actuele stand van zaken van de controle 2020 besproken. Het betreft de stand van zaken t/m 3 november 2020. Van Gilst heeft een presentatie gegeven. Hij is ingegaan op het totaalbeeld van de voortgang, de bevindingen bij A&V, Activa en Passiva, de afbakening Inkooplasten en de aanbestedingsfout van 7,9 mln. Voor wat betreft aanbesteden is er wel een duidelijke verbetering t.o.v. vorig controle jaar en er is ook sprake van een efficiëntere controleaanpak. De concern brede systemen kunnen met ingang van controle 2021 nagenoeg allemaal systeemgericht gecontroleerd worden. Voor wat betreft Tozo kan waarschijnlijk tijdig “afgerekend” worden. Bij WMO-jeugd zit een kleine vertraging, maar dit heeft vooralsnog geen consequenties voor de “overall” planning. Gerritsma geeft aan dat PwC op dit moment druk bezig is om zich een beeld te vormen. Hierop zal in de volgende vergadering teruggekomen worden.

Rozema vraagt naar de verschillende Tozo-regelingen en vraagt of deze, en de verschillende rechtmatigheidseisen per regeling, goed geland zijn in de organisatie? Ook vraagt hij of alle extra SISA-regelingen leiden tot extra inspanningen aan de kant van de accountant? Gerritsma geeft in reactie aan dat er inderdaad extra werkzaamheden zijn voor SISA (en dan met name ook voor de verschillende Tozo-regelingen). Dit wordt ondergebracht in pm-posten en hierover wordt ook nog het gesprek gevoerd. Voor wat betreft de verschillende Tozo-regelingen ligt alles vooralsnog op schema. Postma vraagt naar de gevolgen van het werken op afstand voor het controleproces en de impact op de planning? Ziet het normenkader voor Tozo eruit conform verwachtingen? Voor wat betreft slide 6 vraagt hij naar de onrechtmatigheid van 5,8 mln. Wat staat daar nu precies? Van Gilst geeft in reactie aan dat alle uitzonderingen bij inkopen en aanbesteden via het juridisch escalatieoverleg lopen. Voor wat betreft de onrechtmatigheden kan het om verschillende dingen gaan, bijvoorbeeld afwegingen om doelmatigheid boven rechtmatigheid te laten gaan, of bijvoorbeeld het overschrijden van contractwaardes. Goldstein geeft in reactie aan dat al het werk grotendeels op afstand gedaan kan worden. Ook denkt de accountant de planning nog te kunnen volgen en op geplande datum af te kunnen ronden.

Gerritsma geeft aanvullend aan dat veel dossiers digitaal behandeld kunnen worden, behalve daar waar het om persoonsgegevens gaat. Van Gilst geeft vervolgens aan dat thuiswerken in combinatie met kinderen wel extra druk oplevert. Tozo is veel extra werk, maar FA verwacht binnen de planning te kunnen blijven. Lansink – Bastemeijer vraagt naar correcties in relatie tot Tozo. Gerritsma geeft aan dat het ondoenlijk is om alle correcties te verwerken voordat de jaarrekening opgeleverd wordt. Mogelijk mag een deel ook nog verantwoord worden in 2021. Hierover vinden nog gesprekken plaats waarbij het gaat over wat gaat in 2020 verantwoord worden en wat wordt doorgeschoven? Lansink – Bastemeijer begrijpt de systematiek en wil graag afspreken om dit ook in het overdrachtsdossier op te nemen, zodat dit ook voor eventuele opvolgers in de COR (na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022) duidelijk is. Postma vraagt naar signalen vanuit het inlichtingenbureau inzake fraude rond Tozo. Hoe wordt daar mee omgegaan? Welke afwegingen worden gemaakt en wat zijn de richtlijnen? Gerritsma verwijst naar M&I beleid.

pagina 2

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 26 januari 2021

Van Gilst komt hier in de volgende vergadering op terug of in de aanbiedingsbrief bij de volgende voortgangsrapportage. Goldstein geeft in relatie tot Tozo aan dat het rechtmatig afwikkelen twee kanten opwerkt. Rozema vraagt naar de fouten bij Tozo en de hardheidsclausule en de spanning tussen doelmatigheid en rechtmatigheid? Gerritsma geeft in reactie aan dat de wetgever bepaalt op welke criteria gecontroleerd moet worden. Ja, er is inderdaad een afweging te maken. Wat is de impact van de fout die geconstateerd wordt? Het cluster W&I moet die afweging maken. 3.b. Voortgang beter/moderner jaarrekeningproces

De voortgang beter/moderner jaarrekeningproces maakt standaard onderdeel uit van de voortgangsrapportages. Vanuit de COR is in de vorige vergadering het verzoek uitgesproken om bij de eerstvolgende voortgangsrapportage uitgebreider stil te staan bij de voortgang van een beter/moderner jaarrekeningproces. Er wordt een presentatie gegeven door hoofd Financial Audit De Presentatie is beschikbaar via het raadsinformatiesysteem en zal ook door de griffie in beeld gebracht worden. Van Gilst heeft aangegeven dat in de COR 22 september 2020 het plan naar een beter en modern jaarrekeningproces is toegelicht en dat er concrete acties per thema zijn benoemd. De uitvoering van het plan loopt. Een deel van de acties is afgerond, andere zijn doorlopend of nog niet afgerond. De huidige stand is: 12 afgerond, 6 continue doorlopend en 19 nog lopend. De afgeronde acties hebben tot verbetering in de controleaanpak 2021 geleid. In het plan zitten een aantal aandacht dossiers vanuit de controle 2019. Bij het proces aanbesteden is het doel om dit te verbeteren door betere sturing vanuit het lijnmanagement (interne sturingsgesprekken en implementatie van verbeteracties en behoeve van systeem gerichte controles) en door gebruik te maken van het Contract Administratie Systeem (CAS). Deze massa zal in de komende jaren verder toenemen, waardoor er steeds meer systeemgericht gecontroleerd kan worden.

Daarnaast is er voor het proces aanbesteden een routekaart voor wat betreft dataanalyse. Bij het proces Purchase to Pay (inkooplasten) is het doel om inkooplasten af te bakenen en juist toe te rekenen, door bijvoorbeeld jaarafgrenzing. Voor Administratie & Verslaglegging (A&V)/balans (“first time right”) is het doel om een actuelere administratie, eerder in het jaar ter realiseren, door vereenvoudigingen, en het activeren van projecten eerder in de administratie te verwerken. Het proces van reservemutaties is in het laatste kwartaal geanalyseerd tussen BCO en de clusters. De wijze van aanleveren is niet vereenvoudigd. Wel zijn afspraken gemaakt om een betere duiding in het dossier op te nemen waarom er niet onttrokken wordt aan reserves, bijvoorbeeld door het eerst inzetten van de exploitatiebudgetten of het gebruiken van externe fondsen. Voor wat betreft IT-general controls (ITGC) zijn alle concernbrede systemen voorzien van beheersmaatregelen en deze kunnen in 2021 systeemgericht gecontroleerd worden. Een beperkt aantal punten schuift door naar 1e kwartaal 2021. Verder wordt in de clusters toegewerkt naar een systeemgerichte controle aanpak BUIG en HR (inclusief data-analyse). De Controle Buig en HR zal in 2021 deels systeemgericht plaatsvinden. Het op orde brengen van de ITGC loopt door in 2021 zodat in 2022 een groter deel systeemgericht gecontroleerd kan worden.

pagina 3

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 26 januari 2021

Bij GOUW/ONS is het “Change management” op orde. Voor het “acces management” (beheerrechten) zijn de bevindingen afgestemd tussen Belastingen en FA. Deze worden in 2021 opgepakt door Belastingen. Bij BUIG is het doel om de rechtmatigheidsfout vanuit het proces te beheersen. Er wordt maandelijks gemonitord op kwaliteit in de 1e en 2e lijn en maandelijks vindt er een audit door FA plaats. Door inzet van data analyse zijn bepaalde rechtmatigheidsvereisten mogelijk niet meer gegevensgericht. De BUIG zal in 2021 nog niet volledig systeemgericht gecontroleerd kunnen worden. Naast de controleprocessen zijn er ook nog een aantal andere aandachtsdossiers, zoals het Warmtebedrijf en het Schiekadeblok. Doel is om actief te sturen op deze dossiers, zodat voor het afsluiten van de boeken standpuntbepaling en afstemming met PwC heeft kunnen plaatsvinden. Daarnaast wordt periodiek geïnventariseerd of er mogelijke nieuwe aandacht dossiers zijn. Koster snapt het punt van de digitale controleverklaring niet. Van Gilst geeft aan dat er een digitale versie van de jaarrekening is (website). Hoe weet je zeker dat pagina’s niet meer aangepast worden, zodat de controleverklaring niet meer geldig is? De verklaring betreft dus zowel verklaring voor de website alsook voor de papieren versie van de jaarrekening. Rozema heeft een vraag over de bestuursopdracht vastgoed.

Knelpunten zijn in beeld gebracht en nu gaat de uitvoering beginnen. Gaat dit via het principe van kostendekkendheid? Gaat er een stijging van de huurpenningen mee gemoeid. Rozema wil graag ook de planning van de bestuursopdracht hebben. Van Gilst komt hier op terug. Van Gils is er ook bij betrokken als wethouder. Bij vastgoed is een enorme slag gemaakt op de processen. Eventuele wijzigingen van de bestuursopdracht zullen via de commissie BwB naar de raad komen. 4. Startnotitie controle 2021 De startnotitie heeft tot doel een nadrukkelijke en heldere startpositie van de jaarrekeningcontrole te realiseren, door een formeel moment in te stellen waarop de jaarrekeningcontrole wordt gestart. In juni volgt herziene startnotitie n.a.v. uitkomsten controle 2020. Van Gilst heeft een toelichting gegeven. De rechtmatigheidsverantwoording komt in de herziene startnotitie uitgebreid aan de orde. Het “project” Beter - en moderner jaarrekeningproces zal mogelijk nog tot aanpassingen leiden. IT(GC) komt steeds beter op orde. Voor concern brede systemen is de controle 2021 grotendeels op orde. Aanbesteden is grotendeels systeemgericht en deels gegevensgericht (daar waar gegevensgericht efficiënter is). Verstrekte subsidies is systeemgericht, maar het onderdeel bijdragen is “neerwaarts” bijgesteld naar gegevensgericht, omdat dit efficiënter is. Gerritsma is de diverse Verbeteringen t.o.v.

2020 langsgelopen, conform de startnotitie. Er wordt gekeken of de opleverdatum nog iets versneld kan worden. Alles is gezamenlijk vastgelegd in de startnotitie. FA is bij alle proceseigenaren langsgegaan en de startnotitie is in de concerndirectie geweest. Een aantal processen zijn nog niet op het ideale plaatje, maar FA en PwC hopen in juni nog iets meer op groen te krijgen. De clusters kijken meer naar data-analyse. Dat is een mooie ontwikkeling. FA en PwC hopen daarvan nog effect te krijgen voor de controle 2021.

pagina 4

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 26 januari 2021

Tak vraagt of het verbeter/vernellingsproces snel genoeg gaat? Hij heeft wel het gevoel dat we de goede kant op gaan, maar het duurt allemaal wel erg lang! Gerritsma vindt dat het te langzaam gaat, maar tegelijkertijd zijn er ook afwegingen te maken met andere zaken. Er zijn voordelen te behalen als je de kwaliteitsslag maakt. Hoe kunnen de voordelen beter zichtbaar gemaakt worden bij de clusters? Het moet niet alleen het speeltje van de financiële kolom, maar het moet ook in de primaire processen landen. Goldstein geeft aan dat het om tastbare innovaties moet gaan om het controleproces te versnellen. De hele keten moet innoveren. Hij Heeft wel begrip voor Corona. Innovaties dringen wel meer door, maar het vasthouden en geborgd houden, dat is de grote klus. De richting daarnaartoe is nog steeds goed en hij is hoopvol gestemd, maar de accountant is soms wel wat ongeduldig. Van Gils is ook ongeduldig en geeft aan dat de winst vooral in de 1e lijn gehaald moet worden. Het kost wel een beetje tijd. De nieuwe concerncontroller staat achter de richting. Data inpassen, Corona, Hard Controls. Het moeten realistische, robuuste stappen zijn die je kunt borgen. Tak heeft enig begrip, maar hij vindt dat we onder de trendlijn zitten. Hij vraagt of we wel een apparaat hebben dat toegerust is om deze veranderingen snel genoeg te kunnen realiseren.

Van Gils vindt dat er meer precisie in de uitwerking moet komen de komende tijd. Waar kun je versnellen en synergie brengen? Waar moeten we dingen strakker regelen. Eerst bevindingen over hard controls, daarna bij elkaar zitten. Als het echt te lang duurt en daarmee te lang duurt, dan moet je kijken of je er mensen bij moet zetten. Wat kunnen we aan, wat moeten we doen? Postma vraagt naar “de goede kant op” waar gaan we dit aan merken? Kan tastbaar gemaakt worden dat we de goede kant opgaan? Van Gilst geeft aan dat er verdere verbeteringen in de primaire processen moeten komen, waardoor FA minder controle-uren nodig heeft. De daadwerkelijke verbeteringen worden in de herziene startnotitie doorgevoerd. Waar kunnen processen versneld worden, waardoor dossiers ook eerder opgeleverd kunnen worden? Gerritsma hoopt dat de organisatie zelf merkt dat dingen in een keer goed gaan doordat de interne beheersing beter georganiseerd is. Hij hoopt dat dit leidt tot een goede basis om volgende stappen te kunnen zetten. Nieuwe it pakketten in de bedrijfsvoering moeten direct goed ingericht worden. De verbeteringen zijn onderdeel van de bespreking bij de herziene startnotitie. 5. Planning 2021 PLANNING 1e helft 2021 Dinsdag 9 maart Dinsdag 13 april Dinsdag 18 mei Dinsdag 29 juni

19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur

o.a. 4e voortgangsrapportage jaarrekening 2020

6. Rondvraag en sluiting Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. Tak sluit om 20.22 uur de vergadering.

pagina 5