Verbeteren PC producten presentatie tbv COR 17 mei 2022 20220510_.pdf

Verbeteren P&C producten: Terugblikken en vooruitkijken Presentatie COR 17 mei 2022

Verbeteren P&C Presentatie aan de hand van eerder gedeelde presentaties met COR en raadsleden. Doel is: • Terug te blikken op in gang gezette ontwikkelingen • Vooruitkijken naar de tweede herziening 2022 en de begroting 2023 • Bespreken raadsvoorstel nieuwe programma’s

1. Juni 2021: Stip op de horizon (COR) 2. Oktober 2021: Afstemmen programma’s (COR-leden en griffie) 3. Mei 2022: Nieuwe programma’s voorleggen aan nieuwe raad, en nieuwe COR meenemen in de nieuwe opzet tweede herziening 2022 / begroting 2023 2

Verbeteren P&C producten: Stip op de horizon (voor de volgende collegeperiode) Presentatie COR 29 juni 2021 (een aantal sheets uit de presentatie vorig jaar)

Doel verbeteren P&C producten Wensen Raad & College: • verantwoordingsdebat beleidsrijker en op hoofdlijnen • meer aandacht voor uitvoering in lopend jaar • betere koppeling tussen doelen en middelen

• sturingsinformatie en instrumentarium kunnen beter • verbeteren lerend vermogen

4

Context: Eén instrumentarium van burger tot manager Eén samenhangend geheel van doelen en indicatoren voor sturing door raad, college, wethouders, GS en CD

Rotterdammer

Dashboard met informatie over de stad over doelen college, lokale lasten, wijkinformatie, wachttijden bij loketten etc. op watdoetdegemeente.rotterdam.nl

Gemeenteraad

Dashboard met dynamische informatie (voor zover beschikbaar) over (K)PI’s op watdoetdegemeente.rotterdam.nl

P&C College

Wethouder

Indicatoren voor interne sturing die aansluiten op de set op concern-niveau

CD /GS

Lijnmanagers

Toegankelijke P&C producten op de website watdoetdegemeente. rotterdam. nl die het beleidsinhoudelijke debat faciliteren

Dashboard met dynamische informatie over targets en indicatoren van college op Concerndashboard.

Periodiek een UVR voor de eigen portefeuille met duiding van de realisatie, doelstellingen, risico’s en handelingsperspectief.

Dashboard met dynamische informatie over targets en indicatoren die betrekking hebben op de portefeuille van de wethouder op Concerndashboard.

Periodiek gesprek in CD o.b.v. UVR en sturings-gesprek GS met concerndirecteuren op basis UVR.

Dashboard voor CD en GS met dynamische informatie over targets en indicatoren op het Concerndashboard

Maandelijks UVR incl. duiding voor teams, afdelingen, directies en clusterdirecties

Dashboard op dagbasis t.b.v. de dagelijkse sturing op Concerndashboard, (K)PI’s zelf ontwikkelen

5

Nieuwe begroting op programmaniveau in plaats van op taakveldniveau • De raad wil sturen op hoofdlijnen en vindt de bestaande P&C producten te uitgebreid. • De raad stelt de baten en lasten per programma vast. • Nu staan op de taakvelden alle belangrijke info: de doelenbomen, (K)PI’s en de financiële bijstellingen toegelicht. Doordat er 75 taakvelden zijn die ongelijksoortig zijn qua omvang en politiek belang, ontbreekt het overzicht. • In de oplegger wordt hiervan een samenvatting gemaakt per programma. • Voor een volgende collegeperiode zou het logischer zijn de doelenbomen en toelichtingen voor de raad niet op taakveldniveau maar op programmaniveau te presenteren. Het voordeel is dat dit de overzichtelijkheid vergroot en de omvang van PenCproducten beperkt. Het risico bestaat dan alleen dat dit hele uitgebreide toelichtingen worden omdat sommige programma’s heel omvangrijk zijn. • De programma’s herijken om te voorkomen dat ze te omvangrijk worden.

• De taakvelden komen t.b.v. de BBV en vergelijkbaarheid met andere gemeenten in een bijlage met per taakveld de baten, lasten en het saldo.

6

Huidige begrotingswebsite

7

Meer beleidsmatig maken De raad heeft aangegeven het debat over de P&C producten beleidsrijker te willen hebben. Per programma voor de volgende raadsperiode de programma’s, doelenbomen, effect- en prestatie indicatoren herijken waarbij de sustainable development goals/brede welvaartsmonitor worden betrokken.

Hierdoor wordt het mogelijk meer het gesprek te voeren: bereiken we de gewenste effecten met de dingen die we doen?

8

Verbeteren P&C producten: Nieuwe programma’s (voor de volgende collegeperiode) Afstemming met raadsleden 13 oktober 2021

Verbeteren P&C: Stip op de horizon • Wens van de raad om de P&C producten overzichtelijker en beleidsrijker te maken. Hiervoor is de Stip op de horizon Verbeteren P&C uitgewerkt. Deze is besproken in de COR vergadering van 29 juni.

• Volgende stap in de uitwerking was het vaststellen van de nieuwe programma’s. Dit is uitgewerkt in bijgaand voorstel. • Uitgangspunten voor de nieuwe programma’s: o Van taakveldsturing naar programmasturing: programma’s opnieuw bekijken t.b.v. voldoende inzicht én overzichtelijkheid de programma’s bij voorkeur kleiner. o Programma’s logisch laten aansluiten bij beleidsdossiers. o Programma’s opnieuw bekijken en waar mogelijk aan laten sluiten op interne sturing, dit heeft als voordeel dat één rapportage structuur voldoende is, hierdoor wordt het proces van sturen en verantwoorden effectiever en efficiënter. Dit lukt in de praktijk bij een aantal programma’s niet omdat het daar de voorkeur heeft beleidsdossiers bij elkaar te houden. • Overzichtelijker doordat: o Van 75 taakvelden naar 18 programma’s. o De toelichtingen op programmaniveau voorzien in een totaalbeeld in plaats van gefragmenteerde toelichtingen op taakveldniveau, dit leidt ook tot veel dubbellingen in de toelichtingen. o Sluiten aan bij beleidsdossiers. 10

Verbeteren P&C: voorgestelde programma’s Aansluitend op het raadsvoorstel dat als het goed is op 11 mei aan de raad wordt gestuurd. 1. Algemene middelen 2. Belastingen 3. Dienstverlening 4. Veilig 5. Onderwijs 6. Cultuur 7. Sport en recreatie 8. Zorg, welzijn en wijkteams 9. Armoede, schuldhulpverlening, integratie en samenleving 10. Volksgezondheid 11. Werk en inkomen 12. Beheer van de stad 13. Stedelijke ontwikkeling 14. Economische ontwikkeling 15. Energietransitie 16. Bestaande stad 17. Bestuur 18. Overhead

11

Verbeteren P&C producten: Hoe ziet de nieuwe opzet eruit?

Nadere uitwerking van de nieuwe begroting

•

Overzichtelijker en beleidsmatiger: al eerder in deze presentatie toegelicht.

•

Projecten: nieuw is ook dat de belangrijkste projecten worden toegelicht op het programma waaraan ze beleidsmatig (gaan) bijdragen. Hiervoor is per programma een tegel beschikbaar. Het gaat hier minimaal om de projecten die terugkomen in de monitor grote projecten en monitor ICT projecten. Andere projecten kunnen indien gewenst worden toegevoegd.

•

BBV: de verwerking van de nieuwe BBV-regelgeving heeft er toe geleid dat financiën voor de sturing door de raad en de interne sturing uit elkaar zijn gaan lopen. Dit is onwenselijk. Daarom is het voorstel de financiën op elkaar te laten aansluiten en de vereisten voor de BBV apart zichtbaar te maken een aparte paragraaf BBV.

•

Budgetrecht: het budgetrecht van de raad is op het niveau van de programma’s dat blijft ongewijzigd, doordat het aantal programma’s toeneemt neemt het budgetrecht van de raad iets toe.

•

Website: omdat de website op dit moment niet opnieuw kan worden aanbesteed is de insteek om de huidige website met zo min mogelijk middelen zo goed mogelijk om te bouwen om te voldoen aan de nieuwe indeling van Verbeteren P&C: Stip op de horizon. Bij de bouw van de nieuwe website zullen andere verbeteringen worden doorgevoerd. De belangrijkste daarvan is een tool waarmee raadsleden zelf een overzicht kunnen samenstellen o.b.v. selecties op programmaniveau, taakvelden, kostensoortcategoriën, realisatie- en begrotingsstanden.

NB Voor een concrete uitwerking van de programma’s en de paragraaf BBV zie de bijlagen.

De opzet van de nieuwe begroting

Was -> Wordt tabel begroting 2022 vs begroting 2023 Doel

Was begroting 2022

Wordt begroting 2023

Overzichtelijkheid

Toelichting op 75 taakvelden

Toelichting op 18 programma’s

Overzichtelijkheid

13 programma’s

18 programma’s die goed aansluiten op beleidsdossiers en interne sturing voor de sturingspyramide (sheet 4)

Beleidsmatiger

Doelenbomen per taakveld in verschillende blokken

Verschillende doelenbomen met per doelenboom een koppeling tussen doel, effect- en prestatieindicatoren en aansluitend op de interne sturing

Beleidsmatig één geheel

Projecten in paragraaf Investeringen

Belangrijkste projecten kort toelichten op de programma’s waar ze aan bijdragen, met een totaal overzicht in de paragraaf Investeringen

Voldoen aan BBV

BBV verwerkt in financiële tabellen programma’s en taakvelden, dit sluit echter niet aan bij de sturing

Een paragraaf BBV. Financiele tabellen per programma sluiten zoveel mogelijk aan op de interne sturing voor de sturingspyramide

Tijdlijn tweede herziening 2022 / begroting 2023 1.

17 mei COR-advies raadvoorstel nieuwe programma’s

2.

2 juni raadsvoorstel nieuwe programma’s in raad

3.

14 juni moeten de systemen klaar zijn voor de invoer van de nieuwe opzet tweede herziening 2022 en begroting 2023 • De eerste herziening 2002 wordt gepresenteerd op basis van de oude programma’s. • Daarna vindt een conversie plaats van de eerste herziening 2022 naar de nieuwe programma’s. De conversie wordt toegelicht in de tweede herziening 2022. • Dat is het startpunt voor het opstellen van de tweede herziening 2022 en de begroting 2023 met de nieuwe programma’s en de nieuwe opzet.

4.

Ondertussen wordt gewerkt aan het opstellen van een programma van eisen voor een nieuwe website.

Bijlagen Geen onderdeel van de presentatie in de COR, maar als achtergrondinformatie.

Hoe ziet de nieuwe website eruit?

Hoe ziet de nieuwe website eruit voor de programma’s? Om de begroting beleidsmatiger in te richten worden op de tegel waar je de programma’s ziet niet meer de baten, lasten en taakvelden getoond maar de belangrijkste onderwerpen van dat programma.

Hoe ziet de nieuwe website eruit voor de programma’s? De nieuwe opbouw per programma, als je op het programma klikt. Er verschijnen blokjes waarin de verschillende onderdelen zijn opgenomen.

En zoals het was:

Hoe ziet de nieuwe website eruit voor de programma’s? De Voortgang á la oplegger met 2 kolommen en kleurige koppen. De Voortgang wordt in de nieuwe opzet ook opgenomen per programma zodat je per programma alles bij elkaar hebt. Idealiter vormen de Voortgangen van alle programma’s, samen met een inleiding, de Voortgang zoals die wordt opgenomen onder de Hoofdlijnen.

Hoe ziet de nieuwe website eruit voor de programma’s?

Idem Bestuurlijke Hoofdlijnen per programma. Hierbij gaat het om nieuwe ontwikkelingen ten opzichte van de huidige situatie, dus ook ten opzichte van de Voortgang.

Hoe ziet de nieuwe website eruit voor de programma’s? Dit is de nieuwe doelenboom, hiervan kunnen er voor één doel meerdere onder elkaar worden opgenomen. Per programma kunnen er ook meerdere doelen zijn. Bijvoorbeeld voor Beheer van de Stad: Schone stad, Veilige infrastructuur en Prettige leefomgeving. Nog toevoegen een mogelijkheid voor achtergrondinformatie per doel, zodat het hier beknopt kan blijven. Afhankelijk van de actualiteit kunnen doelen wijzigen.

Hoe ziet de nieuwe website eruit voor de programma’s? De belangrijkste projecten worden toegelicht op het programma waar zij beleidsmatig aan bijdragen. Hiervoor is per programma een apart blok.

Hoe ziet de nieuwe website eruit voor de programma’s? De pagina financiën met de opbouw: 1.

Baten, lasten maar dan niet uitklikbaar. De reserves blijven sowieso wel uitklikbaar. NB De totale baten en lasten op concernniveau blijven wel uitklikbaar. Optioneel wel uitklikbaar totdat de tool beschikbaar is.

2.

Tabel Financiële bijstellingen.

3.

Toelichting Financiële bijstellingen incl. een mogelijkheid voor een algemene toelichting. Aandachtspunten: 1) Beleidsmatige maar neutrale wijziging wel toelichten! 2) Raadsleden gaven aan de toelichtingen toch nog te technisch te vinden.

4.

Toelichting baten en lasten. Onveranderd.

Hoe ziet de nieuwe website eruit voor de programma’s? En een laatste pagina voor een algemene beschrijving van het programma, de beleidskaders etc.

Hoe komt de nieuwe paragraaf BBV eruit te zien?

Achtergrondinformatie: de verwerking van de nieuwe BBV-regelgeving heeft er toe geleid dat financiën voor de sturing door de raad en de interne sturing uit elkaar zijn gaan lopen. Uit het oogpunt van transparantie is dit ongewenst. Het voorstel is de financiën voor de sturing door de raad en de interne sturing weer op elkaar te laten aansluiten en de vereisten voor de BBV apart zichtbaar te maken een aparte paragraaf BBV. Het gaat hierbij om de volgende onderwerpen: Overhead: Met ingang van de nieuwe BBV-regelgeving moet alle overhead op één plek in de begroting worden getoond, in de gemeentebegroting is dat in het programma overhead. Ook de overhead van de clusters is onderdeel van het programma Overhead in het taakveld Clusterondersteuning en het taakveld Activering overhead. De interne sturing hierop vindt echter plaats binnen de clusters, vanwege de diversiteit van de werkzaamheden van de clusters is het ook niet logisch hier centraal op te sturen. De toegevoegde waarde hiervan in de P&C producten heeft zich in de afgelopen jaren ook niet bewezen. De toelichting is steeds erg technisch. Voorstel is daarom om deze overhead componenten weer op te nemen in de beleidsmatige programma’s.

In de paragraaf BBV worden de beleidsmatige programma’s vervolgens exclusief deze overhead opgenomen en wordt de totale overhead getoond op het BBV-programma Overhead zodat tegemoet wordt gekomen aan de regelgeving en vergelijking met andere gemeenten mogelijk is. De cijfers worden ook meerjarig opgenomen zodat vergelijking over de jaren mogelijk is. Vpb

De Vpb wordt nu getoond op het programma Algemene middelen maar wordt veroorzaakt door activiteiten op andere beleidsmatige programma’s zoals het lease-bedrijf in het programma Stadsbeheer en reclameopbrengsten in het programma Bestaande stad. Het voorstel de Vpb te presenteren op het beleidsmatige programma waarop het betrekking heeft en dit in de paragraaf BBV volgens de BBV regelgeving te presenteren.

Hoe komt de nieuwe paragraaf BBV eruit te zien? Inhoudsopgave paragraaf BBV: 1.

Verplichte BBV indicatoren over de laatste 3 afgesloten jaren. NB De verplichte BBV indicatoren staan nu op de programma’s maar worden vaak niet toegelicht en niet actief gebruikt voor de sturing. Dit draagt niet bij aan de overzichtelijkheid. Daarom het voorstel om deze verplichte BBV indicatoren apart bij elkaar te presenteren. Verplichte BBV indicatoren die worden gebruikt voor de sturing komen óók terug op het programma in de doelenbomen.

2.

Baten, lasten, saldo per BBV-taakveld over de realisatie vorig jaar, begroting lopend jaar en raming komende begrotingsjaren NB nu worden op de website onder Financiën de rotterdamse taakvelden getoond en niet de BBV taakvelden. De overstap naar de BBV-taakvelden is al langer een wens van de accountant. Dit betekent wel dat de aansluiting tussen de programma’s en de taakvelden niet meer kan worden gemaakt, dat is met de rotterdamse taakvelden wel mogelijk.

3.

Baten, lasten, saldo per programma cf BBV exclusief clusteroverhead, activering overhead en Vpb; en het programma overhead inclusief clusteroverhead en activering overhead. De Vpb wordt in één regel apart zichtbaar gemaakt cf. BBV. Maar dit is ook goed zichtbaar in het totaal overzicht van baten en lasten.

4.

Overzicht van de algemene dekkingsmiddelen cf BBV overzicht ongewijzigd, is nu onderdeel van het programma Algemene middelen.

NB Voor een concrete uitwerking zie de bijlagen.

Hoe komt de nieuwe paragraaf BBV eruit te zien? 1. Verplichte BBV-indicatoren BBV-Taakveld

Definitie

Bron

realisatie

realisatie

realisatie

realisatie

begroting

2019

2020

2021

2022

2023

11

0. Bestuur en ondersteuning 1

Formatie

Fte per 1.000 inwoners

Eigen gegevens

2

Bezetting

Fte per 1.000 inwoners

Eigen gegevens

3

Apparaatskosten

Kosten per inwoner

Eigen begroting

4

Externe inhuur

Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen

Eigen begroting

5

Overhead

% van totale lasten

Eigen begroting

1. Veiligheid 6

Verwijzingen Halt

Aantal per 1.000 jongeren Bureau Halt

15

7

Winkeldiefstallen

Aantal per 1.000 inwoners CBS

4,2

8

Geweldsmisdrijven

Aantal per 1.000 inwoners CBS

9,2

9

Diefstallen uit woning

Aantal per 1.000 inwoners CBS

2,9

10

Vernielingen en beschadigingen (in de openbare ruimte)

Aantal per 1.000 inwoners CBS

8

Hoe komt de nieuwe paragraaf BBV eruit te zien? 2. Baten, lasten, saldo per BBV-taakveld

Taakveld 0.1 Bestuur Baten Lasten Saldo 0.2 Burgerzaken Baten Lasten Saldo 0.3 Beheer overige gebouwen en gronden Baten Lasten Saldo Etc. Eindtotaal

realisatie 2021

begroting begroting 2022 2023

raming 2024

raming 2025

raming 2026

Hoe komt de nieuwe paragraaf BBV eruit te zien? 3. Baten, lasten, saldo per programma cf BBV Overzicht van baten en lasten programma conform BBV

begroting 2022

begroting 2023

raming 2024

raming 2025

raming 2026

begroting 2022

begroting 2023

raming 2024

raming 2025

raming 2026

Algemene middelen Baten Lasten Toevoeging reserves Onttrekking reserves Vrijval Saldo Belastingen Baten Lasten Toevoeging reserves Onttrekking reserves Vrijval Saldo Dienstverlening Baten Lasten Toevoeging reserves Onttrekking reserves Vrijval Saldo Overhead Baten Lasten Toevoeging reserves Onttrekking reserves Vrijval Saldo Veilig etc. TOTAAL

Clusteroverhead per programma Algemene middelen Belastingen Dienstverlening Veilig etc. TOTAAL CLUSTEROVERHEAD PROGRAMMA's

Hoe komt de nieuwe paragraaf BBV eruit te zien? 4. Overzicht van de algemene dekkingsmiddelen cf BBV