Presentatie Voortgangsrapportage betere modern jaarrekeningproces COR
Tekst van het document
Update: Naar een beter en modern jaarrekeningproces
Peildatum 1 januari 2021
Naar een beter en modern jaarrekeningproces In de COR 22 september 2020 is het plan naar een beter en modern jaarrekeningproces toegelicht. Concrete acties per thema zijn benoemd. De uitvoering van het plan loopt. Een deel van de acties is afgerond, andere zijn doorlopend of nog niet afgerond. De huidige stand is: • 12 afgerond ü • 6 continue / doorlopend C • 19 nog lopend De afgeronde acties hebben tot verbetering in de controleaanpak 2021 geleid In de volgende slides wordt een update van het plan gegeven door eerst de oorspronkelijke actie uit het plan te benoemen en daarna de stand per peildatum 1-1-2021. De afgeronde acties zijn voorzien van een ü, de continue doorlopende acties met een C De volgende rapportage momenten zijn de COR van 9 maart en 18 mei.
22-1-2021
Versnelling Jaarrekeningproces
2
Aandachtdossiers vanuit controle 2019 Aanbesteden Doel: Verbeteren aanbestedingsproces, sturing door lijnmanagement, afname rechtmatigheidsfout aanbesteden Door: • • • • •
1e keer gebruik maken van CAS (Contract administratie systeem, geen extrapolatie) ü Ontwikkelen rapportage door en vanuit het primair proces ü Aanbesteden onderdeel interne sturingsgesprekken met management / directie ü Implementatie verbeteracties (o.a. rapportage) t.b.v. systeemgerichte controle in zomer & toets FA in 2e helft 2020 Routekaart data analyse
STAND 1-1-2021 •
• • •
Een groter deel van de massa wordt systeemgerichte gecontroleerd o.b.v. de contracten in CAS. Deze massa zal in de komende jaren verder toenemen door meer contracten in CAS. De door het clusters ontwikkelde rapportage vormt mede de basis voor de controle. In 2020 en 2021 is aanbesteden een vast thema in de sturingsgesprekken van management en directie De benoemde verbeteracties zijn geïmplementeerd en getoetst en vormen de basis voor een systeemgerichte controle. Implementatie routekaart data analyse loopt conform planning door in 2021
22-1-2021
Naar een beter en modern jaarrekeningproces
3
Aandachtdossiers vanuit controle 2019 Afbakening inkooplasten (P2P) Doel: Juiste toerekening van inkooplasten aan het juiste boekjaar, jaarafgrenzing. Volledigheid onderbouwing prestatie Door: • • •
Instructie ontvangstboeking & prestatieverklaring door afdeling inkoop bij bestellers & ontvangers ü Extra oplevering balansdossier BCO & toets FA bij maandafsluiting augustus, regulier bij oktober ü Interne review door inkoop bij oplevering balansdossier december voor sluiten boeken
Stand 1-1-2021 • • •
Training is in de 2e helft 2020 ontwikkeld en uitgerold naar ontvangers. Extra oplevering balansdossiers bij maandafsluiting augustus en regulier bij oktober gerealiseerd. FA heeft audit uitgevoerd en o.b.v. de audit bevindingen gedeeld met organisatie Op basis van de bevindingen bij afsluiting boekjaar 2019 en de tussentijdse maandafsluitingen is er door BCO een proces uitgelijnd voor een extra interne review voor afsluiting boekhouding 2020. Proces is afgestemd met FA
22-1-2021
Naar een beter en modern jaarrekeningproces
4
Aandachtdossiers vanuit controle 2019 Administratie & Verslaglegging (A&V) / Balansdossiers Doel: actuelere administratie, eerder in het jaar controle specifieke dossiers, minder vragen FA en PwC aan organisatie bij balansdossiers jaareinde Door: • •
Vereenvoudiging proces aanleveren onttrekkingen reserves ü en activeren van projecten; tijdig verwerken in de administratie Collegiale toetsing voor aanlevering balansdossiers aan FA (first time right) • NUBBV (niet uit balans blijkende verplichtingen) • Voortgezette controle
Stand 1-1-2021 •
•
• •
Het proces van reservemutaties is in het laatste kwartaal geanalyseerd tussen BCO en de clusters. De wijze van aanleveren is niet vereenvoudigd wel zijn afspraken gemaakt om een betere duiding in het dossier op te nemen waarom er niet onttrokken wordt aan reserves, bijvoorbeeld door het eerst inzetten van de exploitatiebudgetten of het gebruiken van externe fondsen. Voor het activeren van projecten zijn afspraken gemaakt wanneer er geactiveerd wordt. Dit is verdeeld in 3 tranches. De werking van deze afspraken wordt getoetst bij afsluiten boekjaar 2020. Ervaringen worden meegenomen naar verdere aanpassing in het proces van aanlevering vanaf 2021. NUBBV, voor dit dossier is de collegiale toetsing verwerkt in het werkprogramma jaarrekening 2020. Voortgezette controle is uitgewerkt als extra uit te voeren acties in het werkprogramma jaarafsluiting 2020 en er is een ondersteunende tool ontwikkeld in Excel.
22-1-2021
Naar een beter en modern jaarrekeningproces
5
Aandachtdossiers vanuit controle 2019 ITGC concernbrede systemen Doel: Laatste bevindingen rond ITGC voorzien van beheersmaatregelen Door: • •
•
Changemanagement op orde ü Accesmanagement à • implementatie GRC tooling zomer 2020 ü • Inrichting in najaar 2020 & toetsing FA Beide randvoorwaarde voor volgende stap naar systeemgerichte controle
STAND 1-1-2021 • • •
• •
De bevindingen ITGC zijn voorzien van beheersmaatregelen GRC tooling is in zomer van 2020 geïmplementeerd Aansluitend aan de implementatie is BCO-IIFO gestart met de inrichting van de GRC tool. Voor het grootste deel is dit eind 2020 afgerond, een beperkt aantal punten schuift door naar 1e kwartaal 2021 Er is periodieke afstemming tussen IIFO en FA over ontwikkelingen GRC tooling Toetsing FA begin 2021 van implementatie (onderdeel reguliere controle JR 2021)
22-1-2021
Naar een beter en modern jaarrekeningproces
6
Aandachtsdossiers vanuit controle 2019 ITGC Primaire systemen Doel: ITGC op orde bij de primaire systemen Door: • •
Toewerken naar systeemgerichte controle aanpak BUIG en HR (inclusief data-analyse) GOUW/ONS: Acces management & change management proces
Stand 1-1-2021 • • • •
Controle Buig en HR in 2021 deels systeemgericht. Het op orde brengen van de ITGC loopt door in 2021 zodat in 2022 een groter deel systeemgericht gecontroleerd kan worden. Bij het HR proces is in 2020 data analyse uitgerold binnen het primaire proces waar FA in de controle gebruik van maakt. Bij BUIG/ W&I wordt data analyse ingezet in het primaire proces waardoor FA op termijn bepaalde rechtmatigheidseisen niet meer systeemgericht gecontroleerd hoeft te controleren. GOUW/ONS: Change management op orde. Voor acces management (beheerrechten) zijn de bevindingen afgestemd tussen Belastingen en FA. Deze worden in 2021 opgepakt door Belastingen.
22-1-2021
Naar een beter en modern jaarrekeningproces
7
Aandachtsdossiers vanuit controle 2019 HR Doel: tijdig en juiste controledossiers (first time right) aanleveren aan FA Door: •
Strakke planning en sturing op tijdige oplevering dossiers door de lijn aan FA C
Stand 1-1-2021 • •
Periodieke afstemming tussen HR en FA over first time right dossiers Specifieke afspraak mbt controle fysieke WSW dossiers
BUIG Doel: Beheersen rechtmatigheidsfout vanuit proces BUIG Door: • • •
Continueren maandelijkse monitoring op kwaliteit in 1e en 2e lijn en maandelijkse audit FA Continueren huidige proces van hoor- en wederhoor C Uitwerken plan gericht op de systeemgerichte controle aanpak
C
Stand 1-1-2021 • •
Continue proces W&I en FA maandelijkse audit loopt conform planning. Interne beheersing is verbeterd, nog beperkte effect op controle 2021 (door inzet van data analyse zijn bepaalde rechtmatigheidsvereisten mogelijk niet meer gegevensgericht)
22-1-2021
Naar een beter en modern jaarrekeningproces
8
Aandachtsdossiers vanuit controle 2019 Overige aandachtsdossiers Doel: Actief sturen op specifieke dossiers zodat voor afsluiten boeken standpuntbepaling organisatie en PwC is afgestemd Door: •
Benoemen aandachtsdossiers • •
Warmtebedrijf C Schiekadeblok C
•
Periodiek inventariseren mogelijke nieuwe aandachtdossiers
•
Permanente afstemming ontwikkelingen met juridisch adviseurs en PwC
C C
Stand 1-1-2021 •
• •
Standpuntennotities warmtebedrijf en Schiekadeblok geactualiseerd o.b.v. ontwikkelingen. Afstemming tussen lijn, concerncontrol en FA. Periodiek sluit PwC aan bij bespreken van deze notities Overzicht aandachtsdossiers JR 2020 geactualiseerd Periodieke afstemming over nieuwe, geactualiseerde standpuntnotities en ontwikkelingen met juridisch adviseurs en PwC. Via reguliere afstemming (bv 2-wekelijkse PwC overleg) of specifieke afspraken (o.a. warmtebedrijf)
22-1-2021
Naar een beter en modern jaarrekeningproces
9
Ontwikkelingen 2020 COVID-19 Belangrijkste effect controle 2020 • TOZO regeling • Betrokkenheid FA bij opstellen verantwoordingsprotocol vanuit Rijk • Afstemming lijn/FA m.b.t. dossiervorming • Start controle na vaststelling verantwoordingsprotocol • Op basis van definitief verantwoordingsprotocol benodigde capaciteit inzichtelijk • Corona organisatie GGD • Rechtmatige verantwoording inhuur coronaorganisatie GGD en kosten laboratoria coronatesten • Afstemming rijk m.b.t. verantwoording • Verstrekte subsidies & bijdrage / WMO • Continuïteitsbijdrage • Op afstand werken • Risico doorbreken vastgestelde beheersmaatregelen / Workaround
Stand 1-1-2021 Zie volgende slide
22-1-2021
Naar een beter en modern jaarrekeningproces
10
Ontwikkelingen 2020 COVID-19 Stand 1-1-2021 Tozo • Verantwoordingsvereisten zijn in (concept) beschikbaar. Is waarschijnlijk eind week 3 beschikbaar • Tozo is cf. wetgeving verstrekt op basis van verklaring ondernemer. Nu wordt, ook cf. wetgeving, controle achteraf uitgevoerd bij W&I • Controle proces start medio januari door FA Corona organisatie • Administratie is ingericht om de juiste verantwoording te kunnen borgen • Onderzoek naar rechtmatigheid van uitgaven start na afsluiten administratie 2020 (PwC, FA, lijn) • Declaraties meerkosten t/m november ingediend bij ministerie Verstrekte subsidies en bijdragen / WMO • De zorgverleners hebben een overzicht van de kosten in relatie met de continuïteitsbijdrage aangeleverd voor de 1e tranche. Deze 1e tranche is nog niet vastgesteld omdat de aangeleverde overzichten nog beoordeeld moeten worden. • De 2e tranche (t/m 31 december) kunnen de zorgverleners nog indienen tot en met eind februari waarna ook weer beoordeling zal plaatsvinden. Op afstand werken ü • Bij audit opzet / bestaan specifieke aandacht voor doorbreken beheersmaatregelen. Onderdeel van werkplan FA (2020 en 2021) dat basis is voor uitvoering controle. • Adviseren op vraagstukken vanuit de lijn door FA. 22-1-2021
Naar een beter en modern jaarrekeningproces
11
Overige acties / speerpunten / prioriteiten •
Methodiek “Oplegger jaarrekening” structureel inbedden bij P&C producten ü • Stand 1-1-2021: Oplegger is structureel geïmplementeerd in de P&C cyclus
•
Uitwerking & implementatie autorisatietabel en functiescheiding bij proces VSB • Stand 1-1-2021: Verbeteringen in autorisatietabel en functiescheiding VSB zijn opgepakt en geïmplementeerd. Toetsing door FA bij controle opzet / bestaan controle 2021
•
Bestuursopdracht vastgoed, waaronder aanpassing van administratieve en financiële processen • Stand 1-1-2021: Procesbeschrijvingen en werkinstructies zijn opgesteld. Belangrijkste tekortkomingen in beeld gebracht en gecorrigeerd in afspraken kostendekkendheid bij najaarsretraite 2020. Nu implementatie van deze afspraken binnen vastgoed.
•
Eerder beschikbaar hebben (toelichting) concept jaarstukken ü • Stand 1-1-2021: De digitale omgeving voor de Jaarstukken is enkele weken eerder opengezet waardoor eerder (beleidsmatige) toelichtingen ingevoerd kunnen worden. Ook is in de planning jaarrekening 2020 de oplevering concept jaarstukken vervroegd voor controle door FA en PwC
22-1-2021
Naar een beter en modern jaarrekeningproces
12
Overige acties / speerpunten / prioriteiten •
Onderzoek naar verklaring PwC op website / jaarrekening alleen digitaal • Stand 1-1-2021: Eis vanuit het ministerie en provincie blijft een PDF versie inclusief getekend raadsbesluit, controleverklaring en accountantsverslag. Hierdoor is er nog geen enkele gemeente met een volledig digitale versie. Rotterdam is pionier op dit onderdeel. Uitgangspunt blijft wel een eerste stap te zetten met een verklaring op de website. Technische mogelijkheden en randvoorwaarden zijn nu in onderzoek. In februari zal dan het besluit genomen worden hoe invulling wordt gegeven aan de controleverklaring van PwC op de website.
•
Invoering Continuous Monitoring bij memorialen (proces A&V) • Stand 1-1-2021: Startgesprek geweest in 2e helft van 2020. (Digitaal) werkbezoek afgelegd aan provincie Gelderland. Mogelijkheden voor Rotterdam worden verder uitgewerkt waaronder welke tool (software) gebruikt gaat worden. De keuze hiervoor wordt begin 2021 gemaakt. Daarna start de invoering bij het proces Administratie & Verslaglegging (breder dan alleen bij memorialen).
•
Doorvoeren beheersmaatregelen proces Inkomende Bijdrage & Subsidies (IBS) en toets door FA in laatste kwartaal van 2020 • Stand 1-1-2021: Vanaf het boekjaar 2021 wordt voor het hele concern een gelijk administratief proces gehanteerd voor de inkomende bijdragen en subsidies. Hierbij is volgende stap gezet in uniforme werkwijze bij IBS. De beheersmaatregelen die via E- IBS worden verantwoord zijn voldoende voor systeemgerichte controle, maar voor bepaalde aspecten zijn aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden nodig.
•
Verbetering prognosefunctie en verder doorontwikkelen maandafsluitingen ü • Stand 1-1-2021: Continue financiële prognosefunctie en de risicogerichte aanpak financiële voortgangsrapportage t.b.v. van sturing door lijnmanagement is geïmplementeerd.
22-1-2021
Naar een beter en modern jaarrekeningproces
13