presentatie proces rondom aanvragen en verantwoorden van de SPUK-gelden.

Toelichting proces rondom de SPUKgelden 19 november 2024

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

2

Aanleiding Inleiding Het inkomende subsidie proces Spuk en verantwoording met de Sisa Verbeteracties Conclusie Toekomst Vragen en opmerkingen

1. Aanleiding

De COR heeft gevraagd om in een technische sessie geïnformeerd te worden over het proces rondom aanvragen en verantwoorden van de SPUK-gelden.

- Het aantal specifieke uitkeringen is de afgelopen jaren hard gegroeid. In 2024 zijn er al 75 te verantwoorden regelingen t.o.v. 77 in 2023. - Het gaat om een grote hoeveelheid middelen. Het totaal aan beschikte specifieke uitkeringen bedraagt € 1,3 mrd. In veel gevallen betreft het om een meerjarige uitkering. - Er zijn vragen over de inspanning van de gemeente om de ontvangen SPUK gelden te verantwoorden.

3

2. Inleiding

Gemeenten en provincies kunnen extra geld krijgen om bepaald beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen (SPUK). De ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Financiën rapporteren elk jaar in mei aan de Tweede Kamer welke specifieke uitkeringen er zijn. Ook melden ze hoeveel geld er aan is besteed. Verantwoording over de besteding van specifieke uitkeringen verloopt via de verantwoordingsmethode SiSa.

4

3. Het inkomende subsidieproces Voordat we ingaan op het proces van de SPUK willen we toelichting geven op ons proces voor alle inkomende subsidies. De SPUK is een voorbeeld van een inkomende subsidie. Het inkomende subsidieproces bestaat uit de volgende deelprocessen: 3.1 Verkennen 3.2 Matchen 3.3 Aanvragen 3.4 Administreren 3.5 Uitvoeren 3.6 Verantwoorden In de hierna volgende sheets worden de deelprocessen verder toegelicht.

5

3. Het inkomende subsidieproces

1.Verkennen 2. Matchen 3. Aanvragen 4. Administreren 5. Uitvoeren 6. Verantwoorden

6

3.1 Verkennen Het verzamelen van informatie over beschikbare subsidies staat bij “verkennen” centraal. Het verkennen richt zich met name op de subsidiekansen bij Europa, het Rijk, de provincie Zuid-Holland en de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. De in dit deelproces verzamelde informatie geeft inzicht in de meest relevante subsidiekansen voor de gemeente Rotterdam.

7

3.2 Matchen De subsidiekansen worden gekoppeld aan gemeentelijke activiteiten. Bij het matchen zijn onder meer de volgende aspecten relevant:

-

-

8

Dragen de beoogde activiteiten bij aan de door het college en/of de raad vastgestelde doelen? Is er zicht op voldoende delen voor het uitoefenen van de beoogde activiteiten, waaronder eventuele cofinanciering? Is er voldoende tijd, capaciteit en innovatieve denkkracht beschikbaar om tot een kwalitatief goede aanvraag te komen? Wat is de slagingskans van een aanvraag?

3.3 Aanvragen De initiatiefnemer voor een aanvraag is integraal verantwoordelijk voor de subsidieaanvraag en de correcte opvolging van het aanvraagtraject. De afdeling Strategie van Stadsontwikkeling en team IZES (Internationale Zaken en Europese Subsidies) van Maatschappelijk Ontwikkeling kunnen de aanvraag collegiaal toetsen op kwaliteit, uitvoerbaarheid, verantwoordbaarheid en juridische consequenties. Werkzaamheden kunnen eventueel ook worden uitbesteed. Niet iedereen heeft mandaat om subsidie aan te vragen. Elk cluster heeft een mandaatregeling waarin dit is vastgelegd.

9

3.4 Administreren Dit proces is gericht op het vastleggen en muteren van een inkomende bijdrage of subsidie in de administratie en de uitvoering van een project. Bij de projecten vindt de financiering plaats uit eigen middelen en subsidies. Een zogenaamde co financiering. Wanneer een beschikking wordt afgegeven wordt deze in onze gemeente in een Fondsproject geadministreerd. De uitgaven die gemoeid zijn met deze beschikking worden verantwoord in een Uitvoeringsproject. Op deze manier wordt er een functiescheiding gerealiseerd om de subsidiegelden veilig te stellen. De subsidiegelden worden pas geboekt als opbrengst indien de prestatie is geleverd!

10

3.5 Uitvoeren Het deelproces ‘uitvoeren’ is gericht op het matchen van gemaakte subsidiabele kosten met de toegekende bijdrage of subsidie (‘intern verrekenen’). Dit deelproces start nadat de administratie van de inkomende bijdrage of subsidie heeft plaatsgevonden.

11

3.6 Verantwoorden Het deelproces ‘verantwoorden’ is gericht op het tijdig verzorgen van tussen- en eindrapportages, al dan niet voorzien van een controleverklaring. Het deelproces verantwoorden start in voorbereiding op een door de subsidieverstrekker gestelde deadline. Het deelproces ‘Verantwoorden’ eindigt als aan alle verantwoordingseisen is voldaan.

12

4. Spuk en verantwoording met de SiSa

Verantwoording over de besteding van specifieke uitkeringen verloopt via de verantwoordingsmethode SiSa. Gemeenten en provincies moeten voor hiervoor aangemerkte regelingen elk jaar aan de Rijksoverheid melden of en hoe ze het geld hebben besteed. Dit doen zij via de methodiek SiSa: single information, single audit. Dit betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken die gemeenten en provincies maken. Het voordeel van SiSa ten opzichte van een afzonderlijke subsidie-verantwoording zit in de mate van diepgang van de accountantscontrole. Bij SiSa wordt de materialiteit van de jaarrekening gehanteerd. Deze ligt veel hoger dan bij een afzonderlijke subsidieverantwoording. Met ingang van 2023 stelt het college een rechtmatigheidsverantwoording op, waarin zij rapporteert over de rechtmatige totstandkoming van de in de jaarrekening en in SiSabijlagen opgenomen lasten, baten en balansmutaties. Fouten en onduidelijkheden die voortvloeien uit de verantwoording van de specifieke uitkeringen zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

13

4.1 SiSa verantwoording op schema

Toekenning SPUK - Beschikking ontvangen - Indicatoren bekend - Regeling komt terug in Sisaoverzicht

Leeg format ontvangen vanuit Rijk Verantwoording opstellen Clusters MO, SB, W&I, etc. DMC BCO

14

Ingevuld format opsturen naar Rijk

Controle - SiSa-coördinatoren - Financial Audit - Externe accountant

4.2 SiSa en Jaarrekeningcontrole SiSa is een belangrijk jaarlijks terugkerend instrument binnen de jaarrekening waarmee gemeenten verantwoording afleggen over de besteding van middelen die een specifieke doelbesteding kennen. Deze verantwoording is bedoeld om zowel de financiële rechtmatigheid en getrouwheid als de doelmatigheid van deze uitgaven te waarborgen. SiSaverantwoording omvat een gedetailleerde analyse en rapportage van financiële gegevens en naleving van specifiek toegespitste wet- en regelgeving. De gemeente moet tijdig in beeld hebben waar eventuele onrechtmatigheden spelen en dit meenemen in de analyses voor de rechtmatigheidsverantwoording. Met name die tijdige analyse is een onderdeel waar veel gemeenten mee worstelen. De SiSa-werkzaamheden lopen namelijk gelijktijdig met de overige jaarrekening werkzaamheden wat leidt tot een hogere werkdruk en daarnaast is het mogelijk dat een aantal nieuwe regelingen pas in december bekend zijn.

15

4.2 SiSa en Jaarrekeningcontrole

september tot begin december

januari tot april

Afgrenzing Interim controle

Jaarrekening controle

31-12 afsluiting boekjaar

16

4.3. SiSa en interim controle De interim-controle is een ‘voorbereiding’ voor de Jaarstukken 2024, goed om risico’s en aandachtspunten per dossier alvast in beeld te krijgen.

•

Een (groot) deel van de benodigde acties en controles kan al worden uitgevoerd. Het voordeel hiervan is dat de werkdruk bij de jaarrekening wordt verminderd.

•

Alle dossiers worden intern beoordeeld en hierop vindt een check plaats van Financial Audit (FA).

•

N.a.v. deze controle zijn soms aanvullende vragen over de onderbouwingen van bedragen en aantallen. Ook zullen er deelwaarnemingen van bijv. facturen worden opgevraagd.

•

Rol FA Financial Audit is de interne auditpartner die in de volle breedte van getrouwheid en rechtmatigheid audits verricht. Sisa is daarbij benoemd als één van de significante processen. De controledossiers van Financial Audit worden beschikbaar gesteld aan PwC.

17

4.3. SiSa en interim controle •

Rol accountant Extern accountant PwC onderzoekt de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Binnen de samenwerking is afgesproken dat PwC hierbij optimaal gebruik maakt van de controlewerkzaamheden die door Financial Audit zijn uitgevoerd.

18

5. Verbeteracties SiSa •

Kick off SiSa met daarbij de focus op knelpunten van het afgelopen jaar.

•

Stroomlijnen van het dossier en de vastleggingen voor iedere Sisa-regeling

•

Kwaliteitscontrole op basis van criteria die door de Sisa-coordinatoren en Financial Audit samen zijn vastgesteld.

•

In de voorbereiding en controle van de Sisa vindt frequent overleg plaats tussen de lijn, FA en FR.

•

Gedifferentieerde aanpak: risico analyse op de dossiers. De complexe dossiers krijgen meer begeleiding vanuit onze organisatie.

•

Het in de tijd naar voren halen van twee soorten werkzaamheden tussen de interim- en eindejaarscontrole in: o Het aanvullend uitvoeren van deelwaarnemingen per peildatum van 31/10 o Het afronden van dossiers, waarbij reeds bekend is dat er sprake is van een nulverantwoording.

19

6. Conclusie

Door SiSa zou het verantwoordingsproces makkelijker moeten gaan, omdat het meeloopt in de jaarrekening en de accountscontrole daarop. Maar voor het jaarrekeningproces is het een extra belasting, omdat het invullen van de SiSa formats veel kennis van financiële verantwoording vraagt en het aantal regelingen dat verantwoord moet worden sterk is toegenomen. Het Rijk bepaalt de verantwoording. Zolang het Rijk veel middelen verstrekt via een SPUK met SiSa verantwoording, is het de opgave om de organisatie klaar te stomen voor de verantwoording. Kort samengevat. De verantwoordingslast is nog hoger doordat: - Vanaf 2023 SiSa ook onderdeel uitmaakt van de rechtmatigheidsverantwoording - Het aantal regelingen en de complexiteit is toegenomen. - Iedere regeling vraagt om een (interne)controle.

20

7. Toekomst

Regeerprogramma over de SPUK Het VNG heeft overleg met het Rijk om de sterke groei van het aantal SPUKregelingen te verminderen en de daarmee samenhangende administratieve lasten. Het voorstel is:

 

Een tussenvariant die administratief lichter is dan de huidige SPUK. Deze bijkomende variant de Bijzondere Fondsuitkering (BFU) krijgt waarschijnlijk de vorm van een decentralisatie-uitkering met voorwaarden.

Het laatste nieuws is dat er geen streep gaat door alle SPUK-regelingen

21

8. Vragen en opmerkingen

22