Presentatie AVG en GIDSO

Technische sessie AVG en GIDSO Commissie Zorg, Onderwijs, Cultuur en Sport

16 juni 2021

1

AVG

Gegevens verwerken in het sociaal zorg- en veiligheidsdomein

Léon Sonnenschein, 16 juni 2021

Met de deur in huis…. De uitspraak: “het mag niet van de AVG” is in het sociaal domein zelden zo maar waar.

16 juni 2021

3

De AVG zegt ▪

De burger heeft recht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

▪

Daarom mag niet iedereen zo maar gegevens over hem verzamelen en delen

▪

Als je gegevens verwerkt doe je dat zorgvuldig en met respect voor de privacy van de burger (transparant, niet meer dan noodzakelijk, rechten van de betrokkene)

▪

Essentieel daarin is dat je nadenkt over de privacy-risico’s voor de burger en maatregelen neemt en afspraken maakt om die risico’s te voorkomen

▪

Overheden mogen zich alleen met burgers bemoeien – en dus gegevens over hen verwerken als ‘we’ hebben afgesproken dat ze dat mogen (Wettelijke taken)

▪

En als ze zo’n wettelijke taak hebben dan mogen ze van de AVG de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om die taak goed uit te voeren

16 juni 2021

4

Wat maakt het dan toch complex?

De materiewetten zitten vol met aanvullende regeltjes over gegevensverwerking

Materiewetten gericht op één domein of problematiek, weinig oog voor verbinding tussen domeinen en problematieken

Kip en ei situatie tussen: Verkennen of samenwerking nodig is en je mag alleen gegevens uitwisselen als dat noodzakelijk is

16 juni 2021

Regels over gegevensdeling gericht op bilaterale uitwisseling, en voorzien nauwelijks in multilaterale situaties zoals bij multiproblematiek

Wettelijke beroepsgeheimen zorg en jeugdhulpverlening: lastig maar ook essentieel

5

The way out: organiseren en inrichten Door gegevensverwerking goed in te richten kan vóóraf duidelijkheid gegeven worden aan

professionals over handelingsruimte, voorwaarden en praktische afspraken om de burger te beschermen tegen onnodige gegevensuitwisseling, stigmatisering en vooroordelen. Dat inrichten is een stevige klus. Maar wetten veranderen niet elke dag. Dus voor structurele samenwerkingen hoef je het maar één keer te doen. Dat vraagt om een oplossingsgerichte attitude denkend vanuit maatschappelijke opgave en wettelijke taken en doelen. Onderscheidende criteria en een werkproces gericht op maatwerk. Goed inrichten wil niet zeggen dat alles mag. Maar brengt mogelijkheden in beeld, en faciliteert het nadenken over handelingsperspectieven.

16 juni 2021

6

Bestuur & politiek….. Beoordelen en vaststellen aanpak: ▪ Onderscheidende criteria (voorkomen dat mensen te gemakkelijk op tafel komen)? ▪ Wettelijke taak: scherp genoeg onderbouwd waarom en wanneer wij vanuit een taak betrokken willen zijn? ▪ Is het werkproces gericht op maatwerk? ▪ Zijn privacy-risico’s in beeld gebracht en zijn er afspraken om die te beperken

16 juni 2021

7

Hubs voor gegevensuitwisseling: WAMS en WGS ▪ Wetsvoorstel Aanpak Meervoudige problematiek Sociaal Domein (WAMS)

▪ Wetsvoorstel Gegevensverwerking in Samenwerkingsverbanden (WGS)

16 juni 2021

8

WAMS ▪

Gericht op: gecoördineerde aanpak sociaal en zorgdomein bij samenhangende

meervoudige problematiek ▪

Afstemming met strafrecht/OOV mogelijk

▪

College b&w kan onderzoeken als daar aanleiding toe is, komen tot gecoördineerde aanpak en zorgen voor coördinatie

▪

Wetsvoorstel expliciteert de mogelijkheid voor partijen voor noodzakelijke gegevensuitwisseling, o.a. tijdens casusoverleg

▪

Explicitering regeling voor meldpunt niet-acuut en bemoeizorg

16 juni 2021

9

WGS ▪

Regelt: gegevensuitwisseling tussen deelnemers vier wettelijke samenwerkingsverbanden

▪

iCOV, FeC, RIEC: gericht op opsporing en identificeren potentiële strafbare feiten en verdachten

▪

ZVH: gericht op behandelen complexe casuïstiek met zorg- en veiligheidscomponent

▪

WGS regelt geen eigen wettelijke taken samenwerkingsverband

▪

M.b.t. ZVH: codificatie van praktijk zoals afgelopen jaren ontwikkeld •

Trapsgewijze uitwisselen gegevens tussen deelnemers mogelijk t.b.v. verkennen casus, persoonsgerichte aanpak en coördinatie

•

Gegevensverwerking mogelijk t.b.v. opstellen top-X lijsten

16 juni 2021

10

Waar gaat het ZVH over?

Rechtmatige verwerking conform landelijk kader Juridisch kader beschreven in handvat

Fase 1 Aanmelding en intake

Gefaseerd werkproces gericht op maatwerk

Fase 2 Triage en voorbereiden casusoverleg

Afspraken gericht op voorkomen onnodige verspreiding

Zorgvuldigheid en rechtmatigheid geborgd in modeldocumenten

Fase 3 Casusoverleg in ZVH

Fase 4 Afschaling

Doel: Voldoet de casus aan critera

Doel: Beoordelen wie bij casus betrokken moeten worden

Doel: Komen tot PvA Afspraken wie welke gegevens mag gebruiken

Opschonen en uitsluitend administratieve informatie kan achter blijven

Gemeente Rotterdam en de

AVG

Arita Mijland, 16 juni 2021

Algemeen beeld AVG en impact aan de hand van de kaders. Privacy Kaders ➢ Gemeentelijke verordening ➢ Het concernbeleid op gebied van privacy

16 juni 2021

14

Vertaald naar de Rotterdamse praktijk.

➢ Organisatie inrichting (Governance) ➢ Ingebouwde waarborgen ➢ Verantwoording naar de burger ➢ Awareness

16 juni 2021

15

Governance FG Functionaris Gegevensbescherming is een verplichte functie. Deze houdt binnen de organisatie toezicht op de toepassing en naleving van de AVG en is contactpersoon voor de AP

College/GS

Concerndirectie

CPO Concern Privacy Officer geeft het privacybeleid en de aanpak vorm en werkt hierbij samen met de Privacy Officers in de clusters.

CISO Concern Information Security Officer is verantwoordelijk voor het opstellen, adviseren en naleven van het informatiebeveiligingsbeleid en geeft functioneel leiding aan de Decentrale Information Security Officer (DISO).

16 juni 2021

CISO

DISO cluster

DISO cluster

DISO cluster

PO cluster

CPO

FG

PO cluster

PO cluster

16

Waarborgen ➢ Proces Rechten van betrokkenen ➢ Het verwerkingsregister ➢ Data Protection Impact Analyse (DPIA) ➢ Verwerkersovereenkomsten ➢ Datalekkenprotocol ➢ Privacy by Design

16 juni 2021

17

Verantwoording en Transparantie. Naar de burger ➢ Privacy statement ➢ Rechten van betrokkenen ➢ Het verwerkingsregister ➢ Samenvattingen DPIA

16 juni 2021.

18

Awareness en Communicatie ➢ Blijf Alert! Campagne ➢ E-learning Informatiebeveiliging en Privacy ➢ Interne Privacy portal ➢ Sturingsgesprekken op directieniveau ➢ Trainingen

16 juni 2021

19

Sociaal Domein in cluster

Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) & privacy vereisten

Peter Groeneveld, 16 juni 2021

Dienstverleningsonderdelen cluster Maatschappelijke Ontwikkeling

Verschil in wettelijke kaders & bevoegdheden

Zorg

Cluster MO

College bevoegdheid

Burgermeester Bevoegdheid Openbare Veiligheid

Cluster Veiligheid

Veiligheid

AVG kernwaarden betrouwbaarheid en integriteit

Betrouwbaarheid

•

Integriteit

Verantwoordelijkheid

Voor cluster MO is het college formeel de verantwoordelijke die moet zorgen voor het

ten uitvoer leggen van passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking. •

De praktijk IBP

Extra zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid gemeentelijk sociaal domein

• •

Grote hoeveelheden extra gevoelige bijzondere gegevens

Kwetsbaarheid doelgroep dus extra verantwoordelijkheid gemeente betrouwbaarheid en integriteit omgaan met persoonsgegevens •

Hulpvraag van inwoner is leidend

Client staat centraal

•

Hulpvraag is leidend.

•

Klant vraagt hulp met behoud van eigen regie en beschikkingsrecht

• Houd dus zijn/haar hulpvraag

als focus

• Vanuit daar, faseren & doseren

gegevensverwerking

Aandachtspunten privacy cluster MO

•

Wettelijke Taak •

• •

Governance

Inrichting en informatiebeveiliging

Inbedding privacy afwegingsmethodiek integer afwegen en handelen in organisatie

•

Geheimhoudingsregels in materiewetten en MvT •

Openheid en transparantie richting klant Rechten inwoners

Hoe wij tot dienstverlening komen

Hulpvraag

Vraag Verheldering

Ondersteunings -plan

Gemeentelijke Intake

Leidt tot…

Feitelijke Hulpverlening

Ondersteuning

Beroepsgeheim

Klantproces

Zorg en Ondersteuning GIDSO

Esther Visser, 16 juni 2021

Onderwerpen ▪

Generiek klantproces Zorg en Ondersteuning

▪

GIDSO algemeen

▪

Wat data

▪

GIDSO en privacy

16 juni 2021

Klantproces Zorg en Ondersteuning

30

Generiek klantproces Zorg en Ondersteuning ▪ De uitvoerende loketten van Maatschappelijke Ontwikkeling hanteren één generiek klantproces: - Frontlijn - Jongerenloket

- Participatie en Stedelijke Zorg - VraagWijzer - Wijkteams

▪ Doelen: - Uniforme en betrouwbare dienstverlening aan de Rotterdammers - Overdracht tussen loketten binnen 1 systeem: GIDSO

16 juni 2021

Klantproces Zorg en Ondersteuning

31

Stroomschema totale proces (mijlpalen)

16 juni 2021

Klantproces Zorg en Ondersteuning

32

GIDSO Algemeen ▪ De naam GIDSO staat voor GIDS in het SOciaal domein ▪ Per januari 2019 in gebruik bij alle loketten

▪ Topicus (leverancier) biedt meerdere gemeenten ondersteuning voor meer dan 3,7 miljoen Nederlanders bij: Vroegsignalering, triage, regievoering, declaratieverwerking en effectmeting.

▪ Pilot Burgerportaal: hulpverlener kan op eenvoudige wijze digitaal met de klant communiceren en documenten uitwisselen over bijvoorbeeld: - Hun gesprek (vraagverheldering), - Het plan (ondersteuningsverslag)

16 juni 2021

Klantproces Zorg en Ondersteuning

33

Wat data over GIDSO (stand 11 juni 2021) ▪ GIDSO Rotterdam heeft 1622 gebruikers (zorgprofessionals) ▪ Telt 199.500 dossiers

▪ Aantal meldingen over alle loketten heen:

2019

82847

2020

78450

2021

31052

▪ 2 Grootste gebruikers:

16 juni 2021

- VraagWijzer

: 47.000 dossiers

- Wijkteams

: 9.300 dossiers

Klantproces Zorg en Ondersteuning

34

GIDSO en Privacy ▪

Inzichtelijk over loketten heen DAT een Rotterdammer bij een loket bekend is (geen inhoudelijke informatie)

▪

Autorisatiematrix (rollen) in het systeem - Dossierverantwoordelijke (hulpverlener) - Betrokkene (extra expertise t.b.v. ondersteuning) - Direct leidinggevende / kwaliteitsmedewerker - Dedicated aangewezen medewerkers backoffice i.g.v. incidenten

▪ Data gegenereerd door BI specialisten en getoond via aparte app (Cognos) - Via (2e) autorisatiematrix krijgen overige betrokkenen (bijvoorbeeld

Afdelingshoofd) management- en stuurinformatie op het juiste niveau

16 juni 2021

Klantproces Zorg en Ondersteuning

35

Verbeterpunten Continue verbeterproces: ▪ Gebruikersvriendelijkheid: minder clicks, duidelijke informatie over loketten heen ▪ Data vriendelijkheid: meer informatie = vraagt om eenduidiger registratie, bijvoorbeeld m.b.v. uitklapvelden categorie ▪ Burgervriendelijkheid: Ondersteuningsverslag op B1 niveau

16 juni 2021

Klantproces Zorg en Ondersteuning

36