Oorspronkelijke startnotitie januari 2022.pdf

Startnotitie 2022

m i««' mm*'

m m»' m m ■■■I

I-

ļ'MIJ

ītmvm

umwmt

I TL utii rmn

Į] ( I ļWTfVJţ.'V

-Ä'.''

'«■m *

JL

Jaarrekening- en controleproces 2022

Gemeente Rotterdam

ínhoud Aanleiding Belangrijke boodschappen 1. Begrippen en toetsingskader 2. Controle aanpak 2022

3 4 5 10

3. 4.

13 14

Governance en communicatie Planning en rapportages

Bijlagen A. Formele overlegstructuur B. Escalatielijnen C. Mijlpalenplanning

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

18 19 20

2

Aanleiding Op grond van de Controleverordening Rotterdam 2017 wordtjaarlijks de startnotitie rondom hetjaarrekeningproces vastgesteld. De startnotitie markeert het formele startmoment voor de controle van dejaarrekening door de organisatie, de afdeling Financial Audit en de accountant (PwC). Het doel van de gezamenlijke startnotitie is om de werkzaamheden, communicatie en planning tussen de organisatie, FA en PwC optimaal te laten verlopen.

Deze startnotitie is op basis van nieuwe inzichten geactualiseerd voor hetjaarrekeningproces 2022. De nieuwe inzichten vinden haar oorsprong in de uitkomsten van de beoordeling van de IT General Controls, verbeteringen in de interne beheersing, ontwikkelingen rondom de rechtmatigheidsverantwoording en procesverbeteringen voortkomende uit de deepdive in 2021.

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

3

Belangrijke boodschappen

1.

Ten opzichte van de herziene startnotitie 2021 is de controleaanpak voor de volgende processen gewijzigd: *

Verstrekte subsidies verbetert naar 'systeemgericht en deels gegevensgericht';

«

Betalingsorganisatie verbetert naar 'systeemgericht en deels gegevensgericht';

*

Ontvangen subsidies en bijdragen IBS verbetert naar 'gegevensgericht en deels systeemgericht'.

Er zijn daarnaast bij diverse processen verbeteringen waarbij op dit moment nog niet gekozen is voor een aanpassing van de controleaanpak. In de loop van hetjaar worden deze opnieuw beoordeeld en wijzigingen in de aanpak zullen worden meegenomen in de bijgestelde startnotitie.

2.

De Rechtmatigheidsverantwoording wordt naar verwachting vanaf kalenderjaar 2022 van toepassing en heeft gevolgen voor de interne regelgeving en de inhoud van de controle, de uitvoering van taken binnen de gemeente en de inhoud van dejaarstukken 2022.

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

4

1. Begrippen en toetsingskader De belangrijkste kaders voor de accountantscontrole van dejaarrekening van de gemeente Rotterdam zijn het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Controleverordening Rotterdam 2017 en de Kadernota accountantscontrole rekening 2017 e.v. De jaarstukken bestaan op grond van het BBV uit meerdere onderdelen. De controle van de accountant heeft primair betrekking op het onderdeel 'Jaarrekening'.

Door de (verwachte 1) invoering van de rechtmatigheids-

Jaarstukken gemeente Rotterdam

verantwoording per 2022 stelt het college een rechtmatigheidsverantwoording op bij dejaarrekening. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring komt met de wetwijziging te vervallen. Jaarrekening

Balans * toelichting

WNT-bijlage

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over dejaarrekening, vast dat deze aansluiten met dejaarrekening

1. De nieuwe regelgeving inzake rechtmatigheid wordt in 2022 verwacht.

Overzicht van baten en lasten * toelichting

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Rechtmatigheids­ verantwoording

Onze controleverklaring bij dejaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.

5

1. Begrippen en toetsingskader — Invoering Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording wordt waarschijnlijk in 2022 ingevoerd. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt met de wetswijziging te vervallen. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over dejaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording van het college een onderdeel zal uitmaken. Dit betekent dat rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden, mits correct verantwoord in de jaarrekening, geen invloed meer hebben op de strekking van de controleverklaring. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden, uitgaande van de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens heeft dit nog wel invloed op het oordeel van de accountant in de controleverklaring. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de volgende gevolgen: *

Bepalen van toepassing zijnde wet- en regelgeving en besluitvorming gemeenteraad over dit normenkader: er moet inzichtelijk worden gemaakt welke wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording van belang is om te toetsen.

*

Besluitvorming door de gemeenteraad over de toe te passen verantwoordingsgrens: boven deze grens worden fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording toegelicht. In lijn met wat is besproken in COR vergadering van september 2020 zal het voorstel van het college zijn om een verantwoordingsgrens te hanteren van 1 procent van de lasten van de gemeente

*

Aanpassen interne wet- en regelgeving: de veranderingen in de externe wet- en regelgeving werken door in de door de gemeenteraad vastgestelde verordeningen.

*

Wijziging in taken en verantwoordelijkheden binnen de gemeente Rotterdam om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen.

*

Registratie van de afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid gedurende hetjaar.

*

Wijziging van de inhoud van de controle door financial audit en de externe accountant PwC.

*

Opname van een rechtmatigheidsverantwoording in dejaarrekening en aanvullende toelichtingen in de paragraaf bedrijfsvoering.

Vooruitlopend op de wettelijke verplichting heeft het college bij dejaarstukken 2020 als wijze van proef voor de eerste maal een rechtmatigheids­ verantwoording opgenomen. Dit wordt in de jaarstukken 2021 gecontinueerd. De gevolgen van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voor de organisatie in 2022 komen aan bod in een aparte notitie. Tevens worden de gevolgen besproken in de bijgestelde startnotitie 2022.

6

1. Begrippen en toetsingskader - Toleranties De accountant hanteert een goedkeuringstolerantie bij het verstrekken van de controleverklaring. In het Bado is bepaald dat de goedkeuringstolerantie voor fouten in de gemeenterekening respectievelijk onzekerheden in de controle maximaal 1 procent respectievelijk 3 procent van de omvangsbasis bedraagt. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente. De gemeenteraad heeft in de kadernota accountantscontrole rekening 2017 e.v. vastgesteld dat de goedkeuringstolerantie uit het Bado wordt overgenomen.

In de tabel hiernaast is de omvangsbasis weergegeven welke controleverklaring wordt afgegeven in de te onderscheiden gevallen, uitgaande van de begroting 2022.

Bedragen x C 1.000 Door u vastgestelde materialiteit in %

Fouten

Onzekerheden

1/

3/ C 4.150.521

Omvang lasten (inclusief reservemutaties)

De wetgever geeft aan dat de bedragen voor de rapportageMaterialiteit

toleranties niet hoger kunnen zijn dan de bedragen die voort­ vloeien uit de goedkeuringstoleranties.

Rapportagetolerantie

C 41.505

C 124.516 C 1.700

Daarnaast kan de accountant ook een kwalitatieve rapportagetolerantie hanteren. Indien de accountant een tekortkoming constateert die de kwantitatieve rapportagetolerantie niet overschrijdt, kan de accountant dit opnemen in zijn verslag van bevindingen. Dat is in het geval als de accountant dit van belang acht om te rapporteren aan de raad.

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

7

1. Begrippen en toetsingskader - Voortgang lopende trajecten en nieuwe ontwikkelingen Verbeteringjaarrekening- en controleproces In 2021 zijn er een aantal 'deepdive' sessies georganiseerd met Concerncontrol, PwC, FA en Directie FINK-JD om hetjaarrekening- en controleproces verder te verbeteren. In gezamenlijkheid zijn een 5-tal verbeteracties benoemd alsmede enkele quick wins die in 2021 zijn opgepakt. Dit heeft tot aanpassingen geleid die voor een deel al in hetjaarrekeningproces van 2021 worden meegenomen en deels in het proces van 2022 tot uiting zullen komen. De verbeteracties hebben onder andere betrekking op het verhogen van de kwaliteit van de administratie, first time right, verbeteren van samenwerking en projectmanagement, het eerder uitvoeren en afronden van (controle) werkzaamheden, verbeteren van projectmanagement, ruimte in het afsluitproces en het nakomen van afspraken.

Naar aanleiding van het proces 'Naar een beter en modern jaarrekeningproces' zijn diverse procesverbeteringen geïmplementeerd. Verbeteringen die bijdragen aan het verder verhogen van de kwaliteit van de interne beheersing, betere prognose en sturingsinformatie, digitalisering van dossiers, meer first time right dossiers. De voortgang op de laatste open items wordt weergegeven op de volgende slide.

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

8

1. Begrippen en toetsingskader - Voortgang lopende trajecten en nieuwe ontwikkelingen Status lopende acties uit 'Naar een beter en modernjaarrekeningproces' Actie Betreft í tatus

Toelichting

ITGC Primaire systemen GOUW/ONS

DV

GOUW/ONS: Access management Loopt & Change management proces

ITGC Primaire systemen BUIG

W&I

BUIG: Toewerken naar systeemgerichte controle aanpak (inclusief data-analyse)

Loopt

Beheersmaatregelen IBS en SO toets FA

Doorvoeren beheersmaatregelen proces Inkomende Bijdrage & Subsidies en toets door FA

Loopt

Per 1 februari 2022 wordt de geplande formatie-uitbreiding gerealiseerd. Vanaf dat moment kunnen de concernbredefinancieel-administratieve beheersmaatregelen worden geïmplementeerd, inclusief de benodigde functiescheiding. De controleaanpak voor het proces IBS is voor 2022 gegevensgericht en deels systeemgericht.

Continuous Monitoring memorialen

Invoering Continuous Monitoring bij memorialen A&V

Loopt

Het doel van dit verbeterpunt is de kwaliteit van de administratie te verhogen door de invoer van fouten te verminderen en het vroegtijdig signaleren van fouten. De oplossing voor het niet maken van fouten ligt in duidelijke instructies en processen, maar ook in harde ICT eisen bij invoer. De eerste zijn in 2021 gebeurd. Processen zijn aangescherpt en het memoriaal formulier is verbeterd. Ook is er een instructie geweest voor onze collega's die vaak memorialen opstellen. Het inregelen van een ICT tool (OIC webportaal) is helaas wat vertraagd en wordt waarschijnlijk in Q1 2022 geïmplementeerd. Naast het voorkomen van fouten zijn we aan het testen of we via de GRC module van Oracle of via het nieuwe Oracle cloud vroegtijdig fouten kunnen signaleren. Dit is nog in een vroeg stadium en de afweging voor timing moet nog gemaakt worden. Voor dit proces wordt een systeemgerichte controle toegepast.

BCO

Voor GOUW zijn er zichtbare verbeteringen doorgevoerd op het gebied van Access Management. Aandachtspunt betreft het gebruik en monitoring van generieke accounts. Voor ONS is er een resterend aandachtspunt ten aanzien van de monitoring van activiteiten op database niveau. Voor het proces belastingen en heffingen blijft voor 2022 een systeemgerichte controle van toepassing BUIG1: De processen rond het toekennen, muteren en verwijderen van reguliere gebruikersaccounts zijn op orde. Er zijn verbeteringen doorgevoerd ten aanzien van Change Management. In 2021 is opzet en bestaan beoordeeld en is vastgesteld dat op adequate wijze invulling is gegeven aan het beheerst doorvoeren van wijzigingen. De controleaanpak voor 2022 voor Sociale uitkeringen is gegevensgericht en deels systeemgericht.

1. Bron: Eerste Interim Rapportage FA 2021

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

9

2. Controle aanpak 2022 — Controle aanpak en steunen op werkzaamheden afdeling FA Afhankelijk van de inschatting van de kwaliteit van de interne beheersing wordt per proces een controleaanpak gekozen. De indeling van de controleaanpak in 15 kritieke processen is ongewijzigd gebleven t.o.v. 2021. De primaire keuze voor de controleaanpak betreft óf het beoordelen van de opzet, bestaan en werking van interne beheersingsmaatregelen (systeemgerichte controle), eventueel aangevuld met beperkte gegevensgerichte controlewerkzaamheden óf een volledig gegevensgerichte controle. De controleaanpak is onder andere afhankelijk van de mate van transacties, de complexiteit van transacties, de effectiviteit van de ITGC en de mogelijkheid tot de inzet van data-analyse.

In deze startnotitie is in de tabel per proces op basis van de huidige inzichten de optimale controleaanpak en de controleaanpak 2022 opgenomen. Voor drie processen is de controleaanpak verbeterd. Er zijn daarnaast bij diverse processen verbeteringen gerealiseerd waarbij op dit moment nog niet gekozen is voor een aanpassing van de controleaanpak. In de loop van hetjaar worden deze opnieuw beoordeeld en wijzigingen in de aanpak zullen worden meegenomen bij de bijgestelde startnotitie. De specifieke controleaanpak wordt door FA per proces in een werkplan uitgewerkt, waarin ook een risicoanalyse is opgenomen en een planning wanneer welke informatie vanuit het cluster nodig is en wanneer welke rapportages vanuit de afdeling FA mogen worden verwacht. In het werkplan wordt aangegeven welke werkzaamheden worden verricht ten behoeve van de controle op de getrouwheid en welke werkzaamheden betrekking hebben op de rechtmatigheid(sverantwoording van het college).

Het werkplan wordt met PwC afgestemd en vormt de basis voor de op te leveren dossiers. De afdeling FA stelt uiteindelijk het werkplan vast. In de planning wordt de oplevering van de producten uit het werkplan nader gespecificeerd.

PwC is verantwoordelijk voor zijn eigen controleaanpak. Tegelijkertijd steunt PwC zoveel mogeljk op de beschikbare producten (verrichte werkzaamheden) van de afdeling FA en bepaalt de omvang, aard en tijdfasering van zijn werkzaamheden op basis van de gedeelde risico-inschattingen en controleaanpak.

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

10

2. Controle aanpak 2022 — Significante en verhoogde risico's Uit de organisatorische en zakeljke ontwikkelingen hebben we de significante en andere hogere risico's binnen uw organisatie gefilterd die naar onze mening een impact kunnen hebben op uw jaarrekening, die we in onze controle zullen bespreken. Deze analyse gaat uit van inherente risico's, dus zonder rekening te houden met beheersmaatregelen die in de organisatie zijn getroffen om deze risico's te adresseren. In deze situaties voert PwC altijd zelfstandig eigen controlewerkzaamheden uit om voor dat proces(onderdeel) tot een oordeel te komen, ongeacht de kwaliteit van de afdeling FA: * Als sprake is van een proces(onderdeel) waarbij een significant risico bestaat op een materiële afwijking (bijvoorbeeld als gevolg van complexiteit van wet- en regelgeving); * Als sprake is van een materieel inherent frauderisico (management override of controls); *

Processen waarbij sprake is van een groot schattingselement.

Voorjaarrekening 2022 betreft dit de processen Administratie en Verslaglegging, Aanbesteden, Vastgoed, Grondexploitaties en Ontvangen Subsidies en Bijdragen Significante en verhoogde risico’s

Type risico

1

Doorbreken van beheersingsmaatregelen door het management en frauderisico

frauderisico

2

Aanbesteden - Europese aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen

frauderisico

3

Aanbesteden - de gemeente voldoet niet aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen

rechtmatigheid

4

FVA - risico op onjuiste waardering financiële vaste activa

schattingsrisico

5

Vastgoed - risico op onjuiste waardering van vastgoed

schattingsrisico

6

Grondexploitaties - risico op niet zakelijke transacties bij grondverkopen

frauderisico

7

Grondexploitaties - verschuivingsgevaar tussen verlieslatende en winstgevende grondexploitaties

frauderisico

8

Grondexploitaties - risico op onjuiste waardering

schattingsrisico

9

Inkomende subsidies - risico dat voorwaarden van inkomende subsidies niet worden nageleefd en/of subsidies onrechtmatig worden gedeclareerd

frauderisico

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

11

2. Controle aanpak 2022 - Controleaanpak per proces Op basis van de risico-inschatting en interne beheersing per proces komen PwC en gemeente gezamenlijk tot de volgende controleaanpak per proces voor 2022, waarbij ook de wijziging ten opzichte van de gehanteerde aanpak bij dejaarrekeningcontrole 2021 is weergegeven. (Sub-) proces

Controle aanpak 2022 Optimale controle ™ Controle aanpak Aanpak 2022

T.OlV. aanpak 2021

1a. A&V (proces)

systeemgericht

systeemgericht

4------ *

9-îötata

systeemgericht

gegevensgericht

1b. A&V —

gegevensgericht

gegevensgericht

■4------

10. Vastgoed

systeemgericht

gegevensgericht

systeemgericht

gegevensgericht

------ ^

11a. Grondexploitaties

systeemgericht

gegevensgericht

De processen waarvan de controle aanpak in2022 overeen komt met de optimale controle aanpak zijn groen gekleurd.

waardering/bal an s 2. Inkoper

en deels gegevensgericht 3. Aanbesteden

4. Betalingsorganisatie

systeemgericht

gegevensgericht

11b. Grondexploitatie

en deels gegevensgericht

en deels systeemgericht

waardering

systeemgericht

systeemgericht en deels

systeemgericht

gegevensgericht

11c. Erfpacht

systeemgericht

gegevensgericht

12. Verkoop en facturatie

systeemgericht

gegevensgericht

svsteemoericht en deels

13a. Ontvangen

systeemgericht

systeemgericht

gegevensgericht

gegevensgericht gegevensgericht

13b. Ontvangen

systeemgericht

systeemgericht

*—*

systeemgericht

gegevensgericht

en deels gegevensgericht

en deels systeemgericht

gegevensgericht en deels systeemgericht

kort geld

systeemgericht

systeemgericht

14b.Treasury- lang geld

gegevensgericht

gegevensgericht

systeemgericht

systeemgericht

systeemgericht

gegevensgericht

------ *

IGb.lTGC

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

systeemgericht

-4------ *

heffingen 8. Sociale uitkeringen

gegevensgericht

subsidies en bijdragen IBS ' "

14a. Irs&Mļŕ. 7. Belastingen en

gegevensgericht

subsidies en bijdragen gemeentefonds

en deels Gb. Verstrekte bijdragen

gegevensgericht

en deels gegevensgericht

gegevensgericht Ga. Verstrekte subsidies

en deels systeemgericht

gegevensgericht

5. HR

overige beweringen

en deels systeemgericht

12

3. Governance en communicatie Regie en Coördinatie Vanaf het controlejaar 2021 is de overlegstructuur tussen PwC en de organisatie gewijzigd. De managementmeetings worden per proceseigenaar gehouden in plaats van per cluster. De concernbrede thema's, ook die niet direct de verantwoording raken, worden voor een regulier voortgangsoverleg of de CD geagendeerd. De voortgang van de controle wordt periodiek gemonitord via het reguliere PwC overleg. In bijlage A is de overleg structuur nader uitgewerkt

Concerncontrol, FA en PwC hebben nadere afstemming over controle- en verslaggevingsvraagstukken. Eventuele verschillen van inzicht zijn voor half december 2022 afgestemd. Uitzonderingen hierop betreffen onderwerpen betrekking hebbend op gebeurtenissen na balansdatum.

De wjze waarop escalatie plaatsvindt bj bijzonderheden en of vertragingen is in bijlage B uiteengezet.

Bestuurlijke informatie Zowel de afdeling FA , zoals vastgelegd in de controleverordening 2017, als PwC hebben onverkort toegang tot alle informatie. Alle bevindingen en informatie die naar aanleiding van de controle beschikbaar komt, wordt door de accountant eerst ter kennis gebracht aan de ambtelijke organisatie en het college alvorens deze informatie met de Gemeenteraad wordt gedeeld. Dit om een zorgvuldige procedure van hoor- en wederhoor mogelijk te maken.

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

13

4. Planning en rapportages — Jaarrekeningproces 2022 Voor hetjaarrekeningproces 2022 is het uitgangspunt om uiterlijk op vrijdag 21 april 2023dejaarstukken 2022 aan de Raad, inclusief controleverklaring en verslag van bevindingen van de extern accountant te verstrekken. In bijlage C is een mijlpalenplanning van hetjaarrekening proces 2022 opgenomen. Deze overall planning wordt verder uitgewerkt in detailplanningen in afstemming met alle interne partijen en PwC. In de Controleverordening Rotterdam 2017 is tevens vastgelegd via welk tijdpad en aan welke organen en gremia de accountant zijn rapportages aanbiedt. Voortgangsrapportages (VGR) FA en PwC dragen zorg voor een constante informatievoorziening over de voortgang en de inhoudelijke bevindingen vanuit het controleproces aan de COR. Om de actualiteit van deze informatie te borgen zal dit via een voortgangsrapportage in de COR-vergadering worden besproken. Tussen PwC en de gemeente vindt nadere afstemming plaats over de inhoud van deze presentatie. Gedurende hetjaar en tijdens hetjaarrekeningproces zal de COR worden geïnformeerd over de voortgang en bevindingen uit de controles en het jaarrekeningproces. De voortgangsrapportages kennen input van de afdeling Financial Audit en PwC. Dit zal plaatsvinden in de COR bijeenkomsten van: 1e VGR: Sep-22

planning en uitkomsten opzet en bestaan

2e VGR: Nov-22

planning en eerste uitkomsten controle

3e VGR: Jan-23

planning en vervolg uitkomsten controle

4e VGR: Mar-23

planning en vervolg uitkomsten controle

Voorts zal de COR in haar vergadering van april 2023 over de voortgang worden geïnformeerd indien de stand van zaken hiertoe aanleiding geven.

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

14

4. Planning en rapportages - Rapportages Financial Audit I nterim-rapportages financial audit Naar aanleiding van de uitgevoerde controles en de uitkomsten van de managementmeetings met de proceseigenaren worden er minimaal de volgende rapportages uitgebracht ten behoeve van de Concerndirectie: Interimrapportage (september 2022) Eindrapportage (april 2023) Indien de controle of ontwikkelingen daartoe aanleiding geven kan een 2e Interimrapportage worden opgesteld. Ook zal FA ten behoeve van het college een rapportage uitbrengen bij de rechtmatigheidsverantwoording.

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

15

4. Planning en rapportages - Rapportages PwC Controleblokken PwC De controleblokken van PwC zijn voor het controlejaar 2022 als volgt: 1e blok: 4juli 2022 -15juli 2022 en 29 augustus 2022 -19 september 2022 (beoordelen planningsfase en actualiseren risico-analyse en beoordelen uitkomsten IT) 2e blok: 31 oktober 2022 - 3 december 2022 (interimcontrole en deel gegevensgerichte werkzaamheden) 3e blok: 16januari 2023 - 25 maart 2023 (afronding interimcontrole en eindejaarscontrole) 4e blok: 25 maart 2023 - 22 april 2023 (rapportage en afronding controle door PwC) Rapportages externe accountant Er wordt minimaal één boardletter uitgebracht, in het najaar van 2022. Indien vanuit de controle het noodzakelijk is door bevindingen vanuit de controle of andere relevante ontwikkelingen kan een tweede boardletter in het 1e kwartaal 2023 uitgebracht worden. Dit is aanvullend op de informatieverstrekking via de VGR. Daarnaast bestaan de rapportages en de presentaties van de accountant minimaal uit: *

De presentatie(s) met bevindingen uit de interimcontroles, opgesteld ten behoeve van managementmeetings met de proceseigenaren;

*

Een boardletter voor college en de raad;

*

Een controleverklaring bij dejaarstukken;

*

Een accountantsverslag aan de raad;

*

De presentatie(s) met bevindingen uit de eindejaarscontrole (2022) opgesteld ten behoeve van managementmeetings voor zover er relevante bevindingen per cluster zijn.

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

16

Bijlagen - i IA

ví m

,H; 'T-

-

1

ĴL» P

.••k-

-aLruÀ à»

taiaaaa

ut; in

m.»-

~*ľ.

«■ar

, r*

Hñ IIi®' h

ļ9

nam ìhi

MUI

*««

■Z

„(

.

Třvļt

■IllUICk

b»

iai

-'-rOf

Bijlagen Startnotitie 2022

Gemeente Rotterdam

Bijlage A: Formele overlegstructuur Overleg

Frequentie

Deelnemers

Opmerking (*)

Voortgangsoverleg

1 maal per 7 weken

Eindverantwoordelijke externe accountant, Senior Director externe accountant, Concerncontroller, Hoofd Concerncontrol, directeur BCO-FINK en Hoofd FA

Ontwikkelingen binnen de organisatie, procesoverstjgend. Ook externe ontwikkelingen (bv SDG/ESG) worden hier geagendeerd.

Managementmeetings minimaal 1 maal perjaar, per financieel kritisch waar nodig 2 keer perjaar. proces

Proceseigenaar en procesmanager (­ uitvoerder), de clustercontroller, controleleider FA, coördinator FA en PwC

Was 3 keer perjaar per cluster, is nu minimaal 1 maal perjaar per financieel kritisch proces. Indien vanuit bevindingen uit de controle of andere ontwikkelingen het toegevoegde waarde heeft worden een 2e of 3e meeting voor dat proces ingepland.

PwC overleg

1 maal per 4 weken, tijdens afronden controle 1 maal per 2 weken

Afdelingshoofd Concerncontrol, Afdelingshoofd FA, coördinator FA, concerncontrol, PwC

Overleg over voortgang controle, startnotitie, concept boardletter, bestuurlijke planning.

CD bij boardletter en accountantsverslag

3 maal perjaar

Eindverantwoordelijke externe accountant, Senior Director externe accountant, Hoofd FA

Boardletter en eindrapport bespreken in CD, samen met rapportages FA. Startnotitie als hamerstuk. Vanuit voortgangsoverleg kunnen specifieke punten in de CD geagendeerd worden.

(*) voor alle onderdelen geldt dat wanneer het noodzakelijk is, er een extra rapportage of bijeenkomst ingepland kan worden of gasten aan het overleg kunnen deelnemen om onderwerpen toe te lichten.

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

18

Bijlage B: Escalatielijnen PwC en de organisatie melden tjdig alle mogeljke vertragingen of bijzonderheden tijdens de controlewerkzaamheden onverwijld aan het afdelingshoofd Concerncontrol , zodat direct maatregelen genomen kunnen worden om te voorkomen dat doorlooptijd en/of aard van de verklaring in het geding komen. Het afdelingshoofd Concerncontrol informeert de concerncontroller. Mochten de afdelingshoofd Concerncontrol en Concerncontroller geen toereikende acties (kunnen) nemen, vindt eerst escalatie plaats naar de portefeuillehouder Financien en zo nodig naar de voorzitter van de COR.

In situaties waarin een verschil van inzicht blijft bestaan tussen PwC en de organisatie, worden achtereenvolgens de volgende escalatielijnen doorlopen:

niveau escalatieladder externe accountant i

Uiteraard vindt escalatie pas plaats na een hoor- en wederhoorfase. In geval van een (op handen zijnde) escalatie wordt de concerndirectie geïnformeerd en desgewenst om advies gevraagd. De escalatieljn kan

------------------------------------- ^ 2

34 Klantrelatiepartner op PwCkantoor Rotterdam

Situatie waarin sprake is van een persoonlijk geschil tussen externe accountant en directie/college

Voorzitter COR

ingeroepen worden door zowel de gemeente als PwC.

Eindverantwoor­ delijke externe accountant

Situatie waarin de planning of het oordeel van de controleverklaring in gevaar zijn

Voorzitter COR Eindverantwoordelijke externe accountant

Situatie waarin sprake is van een verschil van inzicht met de directie

Situatie waarin sprake is van een verschil van inzicht met de organisatie

Portefeuillehouder financiën Senior director externe accountant Concerncontroller Afdelingshoofd Concerncontrol 1

2

34

------------------------------------- ^ niveau escalatieladder Rotterdam

Startnotitie 2022 | Gemeente Rotterdam | Januari 2022

19

Bijlage C: Mijlpalenplanning 2022

2023

1/6/22

di 28/6

ma 29/8

di 20/9

ma 31/10

di 15/11

16/1/23 ------- *-

FA : Lijn contra les

O o

FA: 1e interim rapportage 2022

Werkplannen 2022

ÍÜ

1e Interim

1e Interim

O------------------ O-------------------c 2e Interim controle PjwC

controle

controle PwC

O

—

Ģ (okt-dec 2022)

PwC o

O------------------ O-------------------0

O

Management meetings kritieke processen Ļ Startgesprek per cluster

ąO

Herziene Startnotitie

1Ē Board letter PWC

-B

2022 (inCORjun)

fin COR nov)

3 O

3 1e voortgangsrapportage

2e voortgangsrapportage

(in COR sept)

(in COR nov)

in-

ai

ID

20

Bijlage C: Mijlpalenplanning 2023

di 7/2 Ä di 14/2

ma 16/1 Ä 23/1

vr 10/3

vr 7/4

vr31Z3

vr 21/4

—IBCO: 3e^jan. īM afsluiting

Opleveren balansdossiers (1e

Voorlopige jaarstukken

Correctie proces foutenlijst. Opstellen

boekhouding

helft Feb)

beschikbaar

definitieve JR

FA 2e interim rapportage (indien nodig)

Besluitvorming college en publicatie definitieve JR (21/4)

FA: Uitvoeren balanscontrole

Eindrapportage FA

(gereed: begin maart)

Jaarrekening 2022

-ţjT 3e Interim Controle PwC O L. c o o

(start: 16 januari 2023)

PWC gioteaĩS controle (start: 25 mrt 2023)

Controleverklaring PWC en

Foutenlijst PvjC 31 maart beschikbaar

accountantsverslag

Managementmeetings (voor geselecteerde processen)

26 Board letter PWC

Col lege reactie Accountantsverslag

(in COR maart indien nodig)

(COR mei)

3e voortgangsrapportage

4e voortgangsrapportage

Voortgangsbericht

(COR jan)

(COR maart)

(in COR april indien nodig)

Col lege reactie Rapportage COR (COR mei)

21