Eindverslag Naar een beter en modern jaarrekeningproces COR 29062021

Naar een beter en modern jaarrekeningproces

Eindverslag 29 juni 2021

Naar een beter en modern jaarrekeningproces Aanleiding voor het plan “Naar een beter en modern jaarrekeningproces” was het advies van de COR bij de jaarrekening 2019. Adviesrapport COR: Bespreek het plan van aanpak om te komen tot verdere versnelling in de COR-vergadering van september en borg de tijdslijnen om het plan uiterlijk 1 mei 2021 uitgevoerd te hebben. Informeer de COR bij afwijkingen in de tijd. Reactie college op het adviesrapport COR: Uw college heeft de ambitie om door de kwaliteit in de eerste lijn te verhogen het jaarrekeningproces te versnellen. Uw college neemt de aanbeveling over om een plan van aanpak tot verdere versnelling op te stellen en te bespreken met de COR in haar vergadering van september. De voortgang rondom de uitvoering van dit plan wordt opgenomen in de voortgangsrapportages aan de COR. In de COR van 22 september 2020 is het plan naar een beter en modern jaarrekening proces toegelicht. Er zijn 37 concrete acties benoemd gericht op de verbetering van de interne beheersing van processen en het reduceren van risico’s. Deze acties zijn te verdelen naar de volgende 3 sporen: 1. Aandacht dossiers vanuit het jaarrekeningproces 2019: 2. Nieuwe ontwikkelingen 2020: 3. Overige acties / speerpunten / prioriteiten:

23-6-2021

Versnelling Jaarrekeningproces

Aantal 25 acties 4 acties 8 acties

Status mei-21 22 afgerond 4 afgerond 5 afgerond

2

Naar een beter en modern jaarrekeningproces Afgeronde acties Het grootste deel van de benoemde acties is afgerond. Een groot deel hiervan is ook reeds bij de jaarrekeningproces van 2020 toegepast of heeft een positieve bijdrage aan het proces geleverd. Enkele voorbeelden van gerealiseerde acties: • Op het gebied van ‘aanbesteden’ is het proces versterkt onder andere door de ‘gegevensgerichte controle deels op basis van CAS’ uit te voeren, het onderwerp aanbesteden onderdeel te maken van de sturingsgesprekken en door het opstellen van een routekaart data analyse. Mede door deze acties zijn de rechtmatigheidsfouten op het gebied van aanbesteden met € 7,8 mln gedaald van € 21,8 mln in 2019 naar € 14,0 mln in 2020. Tevens is het aantal nieuwe dossiers met fouten in de aanbesteding gedaald van 23 naar 9. •

Door het structureel inbedden van de oplegger (‘Voortgang 2020’) bij de jaarrekening is de kwaliteit en leesbaarheid van de jaarrekening verbeterd.

•

Nieuwe ontwikkelingen zijn gerealiseerd waaronder het ‘Op afstand werken’ waardoor het jaarrekeningproces en de meetings met PwC zonder problemen op afstand konden worden uitgevoerd en het thuiswerken werd ondersteund. De digitale controleverklaring van PwC bij de jaarrekening 2020 is bij de Gemeente Rotterdam als eerste gemeente in Nederland op de site gepubliceerd. Op het gebied van de IT General Controls zijn bij de concernbrede systemen onder andere verbeteringen gerealiseerd op het gebied van Change management en door de implementatie van GRC (Governance, Risk & Compliance) tooling. De gekozen aanpak (IIFO, FA, PwC) om dit gezamenlijk en vanuit een gedeelde visie te doen heeft bijgedragen aan dit resultaat. Bij de cluster specifieke systemen van HR en BUIG zijn plannen opgesteld om in 2021 (deels) systeemgerichte controle toe te kunnen passen. Bij HR zijn de sociale werkvoorziening dossiers gedigitaliseerd en vindt er goede sturing plaats op een tijdige aanlevering van de dossiers richting Financial Audit.

• •

•

23-6-2021

Versnelling Jaarrekeningproces

3

Naar een beter en modern jaarrekeningproces Lopende acties Er zijn enkele acties (6 items) die nog niet volledig zijn afgerond. De nog lopende acties hebben een langere tijdshorizon dan 1-5-2021. Dit betreft onder andere de Bestuursopdracht vastgoed, ITGC bij cluster Dienstverlening, de Continuous Monitoring Memorialen en de concern brede invoering van het IBS proces. Deze acties zijn belegd in de 1e lijn en lopen door tot ze gereed zijn. De monitoring hierop vindt plaats via een gesprekcyclus met o.a. 2e lijn en toetsing door FA (3e lijn). We zullen over de voortgang van deze acties rapporteren via het Overzicht opvolging aanbevelingen COR en accountant welke 2 x per jaar in de COR wordt besproken en via de Startnotitie.

Spoor

Proces

Cluster Werkzaamheden

Aandachtsdossiers A&V / Balansdossiers BCO 2019 ITGC Primaire systemen GOUW/ONS DV ITGC Primaire systemen BUIG Overige acties

W&I

Beheersmaatregelen IBS en toets FA SO Bestuursopdracht vastgoed

SO

Continuous Monitoring memorialen

BCO

Vereenvoudiging proces aanleveren onttrekkingen reserves en activeren van projecten GOUW/ONS: Acces management & Change management proces BUIG: Toewerken naar systeemgerichte controle aanpak (inclusief data-analyse) Doorvoeren beheersmaatregelen proces Inkomende Bijdrage & Subsidies en toets door FA Bestuursopdracht vastgoed, waaronder aanpassing van administratieve en financiële processen Invoering Continuous Monitoring bij memorialen A&V

Eindtotaal

#

1

Verwacht Rapportage via gereed* Sep 2021 Lijst aanbevelingen accountant Dec 2021 Startnotitie

1

Dec 2021 Startnotitie

1

NTB

1

Mei 2021

1

Dec 2021 Startnotitie

1

Startnotitie

6

*) De verwachte gereedheidsdatum van de nog lopende zaken is bij de actiehouders uitgevraagd. De Bestuursopdracht vastgoed zelf is per 31-5-2021 afgerond, de overgebleven werkzaamheden zijn overgedragen naar de lijn waar ze worden afgewikkeld.

23-6-2021

Versnelling Jaarrekeningproces

4

Naar een beter en modern jaarrekeningproces Verdere verbetering en lerend vermogen Veel actie-items hebben positief bijgedragen aan de totstandkoming van de jaarrekening van 2020. Enkele zaken hebben nog niet of beperkt tot verbetering geleid mede doordat aanpassingen pas recentelijk zijn geïmplementeerd. Hiervan moet in de loop van het komende jaarrekeningproces duidelijk worden of ze succesvol zijn. Zaken die in de jaarrekening 2020 nog geen of beperkte verbetering hebben laten zien zijn o.a.: • Purchase-to-Pay proces: de gewenste verbeteringen zijn nog maar beperkt zichtbaar en de balanspositie voor aangegane verplichtingen bleek te hoog gewaardeerd. • Standpuntendossiers Warmtebedrijf en Schiekadeblok: de definitieve aanpassingen zijn pas laat in het proces duidelijk geworden en zorgden voor vertraging in het proces. Waar onderdeel van de jaarrekeningcontrole vindt toetsing door FA (in controlejaar 2021) plaats. Ondertussen blijven we aandacht besteden aan de verdere verbetering van het jaarrekeningproces. Dit vindt onder andere plaats via: -

De continue verbetering van de bedrijfsvoering. Zo krijgen diverse gerealiseerde verbeteracties uit ‘Naar een beter en modern jaarrekeningproces’ een vervolg. Samen met de lijn zijn er nieuwe mogelijkheden gesignaleerd ter verbetering van de processen en de interne beheersing. Dit is een continue regulier proces.

-

De jaarlijkse evaluatie van het jaarrekeningproces en het ‘Deepdive’ proces met PwC waarbij er wordt gekeken naar mogelijkheden om de onderlinge samenhang tussen de activiteiten verder te verbeteren.

-

Het voeren van sturingsgesprekken met het management en de directie.

23-6-2021

Naar een beter en modern jaarrekeningproces

5

Bijlage: Afgeronde actie-items Spoor Proces Aandachtsdossiers 2019 A&V / Balansdossiers

Cluster Werkzaamheden # Vereenvoudiging aanleveren reserves 1 BCO - NUBBV (collegiale toetsing voor aanlevering aan FA) 1 BCO - Voortgezette Controle (collegiale toetsing voor aanlevering aan FA) 1 BCO

Gegevensgerichte controle deels obv CAS Ontwikkelen rapportage Aanbesteden onderdeel sturingsgesprek management/directie Implementatie verbeteracties & Check door FA Routekaart data analyse Instructie door inkoop bij bestellers Afbakening inkooplasten Extra oplevering & check FA bij periode 10 Review inkoop voor sluiten boeken Change management ITGC concernbrede systemen Implementatie GRC tooling Inrichting en toetsing GRC tooling FA Warmtebedrijf (standpuntendossier) Standpuntendossiers Schiekadeblok (standpunten dossier) Inventariseren mogelijk nieuwe aandachtsdossiers Permanente afstemming standpunten notities met Juridisch adviseurs Rotterdam en met PWC Strakke planning en sturing op tijdige oplevering dossiers door de HR BCO lijn aan FA Continuering maandelijkse monitoring op kwaliteit Beheersen rechtmatigh.fout BUIG W&I Continueren huidige proces van hoor- en wederhoor BCO Uitwerken plan gericht op systeemgerichte controle aanpak W&I Corona organisatie GGD Nieuwe ontwikkelingen Corona: GGD organisatie MO Op afstand werken 2020 Corona: op afstand werken BCO TOZO Corona: TOZO W&I Verstrekte subsidies & bijdrage / Wmo Corona: VSB/Wmo MO Autorisatietabel en functiescheiding VSB Overige acties Autorisatietabel en functiescheiding VSB MO Oplegger Jaarrekening structureel inbedden bij P&C producten Oplegger P&C producten M&C Eerder beschikbaar toelichting concept jaarrekening

Toelichting JR BCO Verklaring PWC op website Verklaring PWC op website BCO Verbeteren prognosefunctie en doorontwikkelen maandafsluitingen Verbeteren prognosefunctie en doorontwikkelen BCO maandafsluitingen

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Eindtotaal

31

Aanbesteden

23-6-2021

BCO BCO BCO BCO BCO BCO BCO BCO BCO BCO BCO M&C M&C M&C M&C

Naar een beter en modern jaarrekeningproces

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

6