Controleplan gemeente Rotterdam.pdf
Tekst van het document
0I
Controleplan 2022
Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Communicatie
Morgen maak je samen_ Controleplan 2022
Gemeente Rotterdam 23 juni 2022
1
Controleplan 2022
Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Communicatie
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
1
Begeleidende brief
2
Onze kernboodschappen
3
Onze kernboodschappen
4
De fundamenten
5
Uw feedback
6
Onze controleaanpak
7
Vernieuwing in de controle Communicatie
8 9
Natuurlijk adviesfunctie
10
Ons team
11
2
Controleplan 2022
Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Morgen maak je samen_
Onze controleaanpak
Gemeente Rotterdam T.a.v. de Commissie Onderzoek van de Rekening (COR) en het college van burgemeester en wethouders
Communicatie
23 juni 2022 Referentie: AZA264FPKN75-297079747-22 Geachte leden van de COR en het college, Met genoegen presenteren wij u ons controleplan voor 2022. Dit controleplan neemt als vertrekpunt de herziene startnotitie en focust met name, vanuit de ingeschatte risico’s en status van de processen zoals beschreven in de gezamenlijke startnotitie, op onze werkzaamheden hieromtrent en onze communicatie met u. In januari 2022 hebben we samen met de organisatie met u de startnotitie voor het controlejaar 2022 gedeeld. In de startnotitie zijn diverse onderwerpen besproken die ook onderdeel zijn van onze controleaanpak, denk aan de bepaling van de materialiteit, reikwijkdte van de controle, controleaanpak per proces, controleplannng en samenwerking. Daarom verwijzen u voor deze onderwerpen door naar de startnotitie 2022. In dit controleplan zetten wij uiteen wat de uitgangspunten van de startnotitie betekenen voor onze natuurlijke adviesfunctie en de communicatie met de COR. Door samen het gesprek aan te gaan, kunnen we elkaars behoeften begrijpen en inspelen op de wederzijdse verwachtingen.
Vanaf controlejaar 2022 zal Martine Koedijk verantwoordelijk zijn voor het controleren en (digitaal) ondertekenen van de controleverklaring bij uw jaarrekening. Dat zal enige accentverschuivingen met zich meebrengen; tegelijkertijd kijken wij uit naar een blijvende prettige samenwerking. Als u vragen heeft over zaken die in dit controleplan worden besproken, of als u andere zaken wilt bespreken voorafgaand aan onze bijeenkomst, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
drs. M.J.A. Koedijk RA RE partner
drs. A.E. Gerritsma RA senior director
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T: 088 792 00 10, F: 088 792 95 33, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
3
Controleplan 2022
Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze kernboodschappen Onze kernboodschappen De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie
Onze boodschap In dit hoofdstuk staan we stil bij onze belangrijkste boodschappen en de fundamenten van onze controle.
01
4
Controleplan 2022
Inhoudsopgave Begeleidende brief
Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen Onze kernboodschappen De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie
Risicobeoordeling
Onze opdracht Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2022 met betrekking tot de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid (inclusief SiSa en WNT). Van het jaarverslag stellen wij alleen vast of wij, op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, geen onjuistheden zien. Wij zullen gedurende het jaar de volgende rapportages uitbrengen (1) controleplan, (2) board letter, (3) indien noodzakelijk 2e board letter en (4) accountantsverslag inclusief controleverklaring.
Onze samenwerking
Onze opdracht
Onze samenwerking
We hebben geluisterd naar uw feedback van eerdere controles en hebben uw behoeften en verwachtingen overwogen. Als reactie daarop hebben we toegezegd om meer het gesprek aan te gaan met concerncontroller en concerndirectie c.q. clusterdirecties. Tevens blijven wij de proceseigenaren betrekken in het gesprek over mogelijke verbeteringen.
Risicobeoordeling
Jaarrekeningcontrole 2022
Belangrijkste onderwerpen
We hebben onze risicobeoordeling samen met FA uitgevoerd op basis van ons begrip van en concluderen over de volgende significante en hogere risico’s. Deze risico’s zijn benoemd in de startnotitie.
Speerpunten voor de controle
Onze controleaanpak
Aangezien controlestandaard 315 (Risicoanalyse) is herzien, zullen we samen met FA bepalen wat de mogelijke impact is van de herziening voor de reikwijdte van onze werkzaamheden. Wij verwachten hiermee meer risicogericht de controleaanpak te kunnen inrichten en over de beheersing van deze belangrijke risico’s te rapporteren.
Speerpunten voor de controle Vorig jaar heeft de COR twee speerpunten voor de controle meegegeven: de voortgang in de verbetering van de bedrijfsvoering en de waardering van het Warmtebedrijf. Graag bespreken wij welke speerpunten de COR voor de controle 2022 zou willen meegeven.
Belangrijke onderwerpen • •
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening is uitgesteld naar 2023. In de bedrijfsvoering wordt de komende jaren een belangrijke stap gemaakt met de invoering van een nieuw financieel pakket (GREAT).
Onze controleaanpak Samen met FA hebben wij de te verwachten controleaanpak in kaart gebracht (zie tabel startnotitie). De ontwikkeling om een meer systeemgerichte controle mogelijk te maken kost nog tijd. Wij willen samen met de organisatie onderzoeken of met inzet van data-analyse vernieuwing in de controleaanpak kan plaatsvinden.
5
Controleplan 2022
Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze kernboodschappen
De fundamenten Houvast bieden in veranderende tijden
Onze kernboodschappen De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie
Als PwC, willen we houvast bieden in veranderende tijden. Met onze kennis en expertise implementeren we een breed scala aan ideeën, lenzen of perspectieven ter ondersteuning van onze klanten en andere belanghebbenden. Kwaliteit is onze basis, en we zijn toegewijd aan onze verantwoordelijkheid om kwaliteit te leveren in onze audits en vertrouwen op te bouwen in de samenleving en de overheden. In deze onzekere tijden spreken we ook over waarden en wat we belangrijk vinden in het leven. We willen ons meer op ons gemak voelen als we praten over ongemakkelijke onderwerpen zoals bijv. de impact van ESG, diversiteit en inclusie in onze organisatie, toekomst van de financiële organisatie. Alleen dan kunnen we die moeilijke maar zeer noodzakelijke gesprekken voeren en elkaar uitdagen om het juiste te doen. Door verbonden te zijn, kunnen we het volledige potentieel van de nieuw ontstane kansen benutten. We kijken vaker naar buiten, luisteren aandachtiger naar onze klanten, en we stellen ons kwetsbaarder op. We zullen onverminderd doorgaan met die transformatie. Omdat we samen een nieuwe balans creëren. Morgen maak je samen. Wat betekent dit voor u? Vanaf het controlejaar 2022 ziet u een aantal nieuwe gezichten met elk ook weer een frisse blik richting uw organisatie.
Wij willen dit jaar samen met de organisatie stevig inzetten op vernieuwingen in het controleproces, zoeken naar mogelijkheden om vernieuwingen te implementeren en het gesprek met u aan te gaan, wat u bezig houdt inzake de veranderde omgeving, bijvoorbeeld inzake energietransitie of de doelstellingen uit een nieuw collegeprogramma of verantwoording over duurzaamheid. Dit alles betekent dat we het gesprek aan gaan met de organisatie over onze observaties bij de ontwikkelingen en mogelijk impact op de bedrijfsvoering (o.a. digitalisering) en de controleaanpak. De gesprekken over dat laatste onderwerp voeren wij uiteraard in samenwerking met afdeling FA.
6
Controleplan 2022
Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Uw feedback en hoe wij die opvolgen Onze toewijding aan het ondersteunen van kwaliteit
Onze kernboodschappen De fundamenten Uw feedback
De ervaring die u heeft met onze dienstverlening, is van cruciaal belang. Om aan de verwachtingen van gemeente te voldoen en deze te overtreffen, geven we prioriteit aan de kwaliteit van het werk dat we leveren, de waarde die we toevoegen en de ervaring die we bieden. We hebben geluisterd naar uw feedback over onze dienstverlening in de controle van vorig jaar. We hebben de belangrijkste aandachtsgebieden voor onze dienstverlening tijdens de controle van dit jaar samengevat.
Onze controleaanpak Communicatie
Vernieuwingen Bij zowel PwC als gemeente Rotterdam bestaat de ‘drive’ om het controleproces verder te ontwikkelen, zodat de optimale controleaanpak dichterbij komt. De organisatie heeft aangegeven dit graag samen met ons te willen realiseren.
Adviseren & feedback Uw organisatie heeft aangegeven dat er meer behoefte is om proactief en vaker te willen sparren met de accountant. Graag krijgt de organisatie voorbeelden en adviezen aangereikt hoe zaken in de organisatie beter en anders georganiseerd kunnen worden. Hoe we de feedback opvolgen Wij zoeken vaker gedurende de controle het gesprek om constructief terugkoppeling te geven over wat wij zijn tegengekomen en hoe wij zaken vanuit onze ervaring bij andere gemeenten anders zien. Wij zullen daarvoor meer het gesprek met de concerncontroller en de clusterdirecties opzoeken. Voor verbetering in de processen betrekken wij ook de proceseigenaren.
1
2
Daarnaast hebben we data nodig om mee te gaan in de ontwikkelingen die PwC doormaakt bij de inrichting van ons digitaal dossier. Bij introductie van nieuwe audit tools wil de organisatie graag weten wat dit betekent voor inspanningen en impact dat heeft bij gemeente Rotterdam en op de huidige controleaanpak. Hoe we de feedback opvolgen We bespreken op korte termijn de beschikbare tooling met u inclusief de te behalen voordelen voor de lijn en in de controle.
7
Controleplan 2022
Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Vernieuwing in de controle Communicatie
Onze controleaanpak Deze paragraaf is bedoeld om u een duidelijk overzicht te geven van de wijze waarop wij met de input van de voorgaande paragrafen de controle van de jaarrekening van gemeente uitvoeren.
03
8
Controleplan 2022
Inhoudsopgave Begeleidende brief
Startnotitie 2022 is de basis voor vernieuwing
Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Vernieuwing in de controle Communicatie
In januari 2022 hebben we met u de startnotitie voor het controlejaar 2022 gedeeld. In de startnotitie zijn diverse onderwerpen besproken die ook onderdeel zijn van ons controleplan, denk aan de bepaling van de materialiteit, reikwijkdte van de controle, controleaanpak per proces, controleplannng en samenwerking. Daarom verwijzen u voor deze onderwerpen door naar onze gezamenlijke startnotitie 2022 en de herziene startnotitie.
Efficiëntere controle door introductie nieuwe controletechnieken
In dit controleplan zetten wij uiteen wat de uitgangspunten van de startnotitie betekenen voor onze controleaanpak en de communicatie met de COR.
Data-analyse geeft de mogelijkheid meer te focussen op uitzonderingen en leemtes in de interne beheersing op te vangen. Daarnaast bevat ons digitale controledossier steeds meer tooling die gebasserd is op analyse van de cijfers die we daarvoor inlezen in het dossier. Op deze manier kunnen we materiële posten slecteren en bepalen of die significant zijn voor de jaarrekening en ondersteunt het dossier de juiste keuzes voor de controleaanpak.
Doorontwikkeling van application controls Tijdens de controle krijgen we een goed inzicht in uw processen en uw gegevens. Omdat de gegevens die we gebruiken bij onze controle grotendeels afkomstig zijn van uw systemen, krijgen we inzicht in uw IT-omgeving en relevante IT-General Controls (‘ITGC's’). De ITGC's zijn beleidsregels en procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en -activiteiten te beheren en om de voortdurende werking van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde (financiële) procedures die afhankelijk zijn van computerprocessen te garanderen. Deze ITGC's worden ook geëvalueerd, aangezien bepaalde controles en rapporten afhankelijk zijn van door het systeem gegenereerde informatie. De controle wordt in nauwe samenwerking opgepakt met FA-IT. Tevens zullen wij tijdens het planningsproces en lijncontroles onderzoeken in hoeverre application controls in clusterspecifieke applicaties kunnen worden gebruikt bij een meer systeemgerichte controle.
Zowel gemeente Rotterdam als PwC hebben als doelstelling de jaarrekeningcontrole zo efficient en effectief mogelijk in te richten, zodat we naast de controle van de jaarrekening ook andere interessante onderwerpen nader met elkaar kunnen bespreken en onderzoeken. Hierbij hoort ook een moderne controleaanpak door gebruik te maken van bijvoorbeeld data-analyse.
Door het inlezen van cijfers, door gebruik te maken van bijvoorbeeld een Altryxs workflow of Halo, kunnen we de PPAM in de toekomst automatisch genereren. Graag onderzoeken we komende periode nog een aantal van dit soort initiatieven.
9
Controleplan 2022
Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Communicatie Natuurlijk adviesfunctie Ons team
Communicatie In deze sectie belichten we onze samenwerking, de planning van de werkzaamheden.
06
10
Controleplan 2022
Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Communicatie Natuurlijk adviesfunctie
Heldere communicatie die verbindt Zoals benoemd in accountantsverslag dagen we u uit om de informatiewaarde van de P&C-documenten te verhogen. U heeft hier al een start mee gemaakt met Stip op de Horizon. Wij blijven u op twee manieren ondersteunen door:
•
Onze invulling van de controle is gericht op een ordelijke financiële verantwoording en een onafhankelijke bron van informatie voor de COR en het college.
•
In ons accountantsverslag specifieke terugkoppeling en adviezen op omtrent de informatiewaarde van de jaarstukken te vermelden; en
•
•
We lezen vooraf mee in de kaderstelling die de organisatie voorbereidt. In de feedback die wij de organisatie geven, handelen we niet alleen vanuit vaktechnisch oogpunt, maar juist vanuit het perspectief van de raad. Uiteraard koppelen we dit ook naar de raad, waar relevant is. Op deze manier dragen we vooraf bij aan ‘stuurbare’ kaders.
In onze communicatie denken we mee naar relevante sturingsinformatie voor financiële en niet-financiële indicatoren die de verantwoording (bijvoorbeeld via de P&C cyclus) kunnen verbeteren.
•
We helpen de organisatie actualiteiten zoals Fraude, de Rechtmatigheidsverantwoording of keuzes in de verantwoording van nieuwe SiSA regelingen te maken. Hieruit volgt onze toegevoegde waarde, ook voor komend jaar.
Ons team
Onderstaand hebben we een opsomming opgenomen van de verschillende contactmoment om informatie met elkaar te verbinden: •
Aanwezigheid Management Meetings om draagvlak te creëren voor aanbevelingen.
•
Periodiek overleg met Concern Directie, Gemeente Secretaris & COR.
•
De COR en raadsleden in positie brengen voor kader stellende functie. Middels continue verbeteringen in de verantwoording de informatie waarde verhogen voor beleid- en politieke besluitvorming.
•
Anton Eelco elke dinsdag ‘in huis’ en beschikbaar voor vragen.
•
Martine verbindende factor tussen toezichthouder en de gemeente Rotterdam door haar rol als sector voorzitter binnenlandsbestuur. Tevens is zij klankbord voor de COR, het bestuur en de directie.
In tabel 2 is weergegeven met welke gremia we de diverse onderwerpen c.q. rapportages bespreken gedurende het jaar.
11
Controleplan 2022
Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Ons team Een deskundig en ervaren team
Onze controleaanpak Communicatie Natuurlijk adviesfunctie Ons team
Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn. In de tabel hieronder vermelden wij de belangrijkste leden van ons controleteam inclusief de processen waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Conform eerdere communicatie is Richard Goldstein afroteren als uw tekend partner. Martine Koedijk neemt zijn rol over. Komende periode worden diverse introductiegesprekken gepland. Ook de leden van het team die zich richten op de IT-audit zijn gewisseld en Erwin de Horde (partner) en Wouter Oosterlee (manager) nemen vanaf dit controlejaar deel aan het team als uw IT-auditor. Erwin was overigens ook in de eerste jaren van onze samenwerking betrokken.
Anton Eelco Gerritsma blijft als senior director betrokken bij de controle, naast de overige teamleden die voor het overgrote deel al meerdere jaren betrokken zijn. Met andere woorden een ervaren team inclusief een frisse blik. Daarnaast vragen bepaalde onderwerpen mogelijk om aanvullende expertise die verder gaat dan de traditionele controlemiddelen. Wij zullen deze dan intern raadplegen zodat we beschikken over de juiste middelen om onze controledoelstellingen te realiseren. Op basis van hun best practicekennis zal ons team standpunten geven met betrekking tot de gemeente, de sector en naleving van de regelgeving.