Concept-Overdrachtsdossier.pdf

Annotatie Commissie tot Onderzoek van de Rekening Secretariaat: Griffie Kenmerk: 22bb Van: drs. L. M. (Mark) Jongsma E-mail: m.jongsma@griffie.rotterdam.nl Retouradres: Postbus 70012, 3000 KP Rotterdam

Aan de COR Betreft: Concept Overdrachtsdossier voor de COR 2022-2026

Telefoon: (010) 267 2559 Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam

Datum: 8 maart 2022

1. Doel van de bespreking Dit onderwerp staat ter bespreking op de agenda om informatie van de Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) over te dragen naar de nieuwe COR (30 maart 2022 treedt de nieuwe COR aan). De leden van de commissie, alsmede de wethouder en de accountant wordt gevraagd om actief (mondeling en/of schriftelijk) input te geven voor het overdrachtsdocument, zodat dit 19 april (overdrachtsvergadering) overgedragen kan worden aan de commissie in nieuwe samenstelling. In het overdrachtsdossier dienen de belangrijkste zaken te staan die van de oude – naar de nieuwe COR worden overgedragen. Bij de bespreking van dit punt op 8 maart kunt u aangeven of u nog onderwerpen/punten mist die een plek in de overdracht maar de nieuwe COR moeten krijgen? Daarnaast kunt u aangeven wat volgens u de focus / koers voor de komende 4 jaar zou moeten zijn. Deze punten zullen vervolgens verwerkt worden en in de overdracht meegegeven worden. 2. Voorgeschiedenis Zowel de tijdigheid van oplevering van de jaarrekening, alsook de aard van de controleverklaring van de accountant verbeterden sinds 2014 aanzienlijk en daarmee ook het financieel beheer van de gemeente. De jaarrekening is op tijd, er is sinds 2014 telkens sprake geweest van een goedkeurende verklaring en vanuit de accountant is er de achterliggende 2 jaar geen reden geweest om een tweede boardletter uit te brengen.

Wel zijn er de achterliggende jaren diverse aandachtspunten aan de orde geweest. Iedere 4 jaar wordt er voor de nieuwe gemeenteraad een overdrachtsdossier gemaakt, met daarin de belangrijkste thema’s en onderwerpen die ook een doorloop hebben in de nieuwe raadsperiode. Voor de COR wordt een apart overdrachtsdossier gemaakt. In de raadsperiode 2018-2022 heeft de Commissie tot Onderzoek van de Rekening een veelheid aan onderwerpen en dossiers besproken.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2 8 maart 2022 22bb

Jaarlijks wordt bij de jaarrekening door de COR advies uitgebracht aan de gemeenteraad over de vaststelling van die jaarrekening. De financiële impact (en de daarmee gepaard gaande rechtmatigheidsvraagstukken) van de coronapandemie op de verschillende beleidsterreinen van de gemeente, was en is groot. In de COR is hier veel aandacht aan besteed, met name aan de onderwerpen Tozo (zie accountantsverslag). Belangwekkend is geweest dat in 1 dossier, feyenoord-city, sprake is geweest van een proactieve benadering door de COR. Namens de raad heeft de COR onderzoek laten verrichten naar dit project. Hierdoor kon dit onderwerp technisch besproken worden en kon veel informatie voor de gemeenteraad op tafel gelegd worden. Dit onderzoek heeft bijgedragen aan een sterkere informatiepositie van de gemeenteraad; een positie meer in balans met het college. Dit heeft een positieve uitwerking gehad voor de kwaliteit van het inhoudelijke debat en voor de betrokkenheid van de samenleving. 3. Aandachtspunten De COR heeft eerder aan de wethouder, de organisatie en de accountant gevraagd wat zij belangrijk vonden voor de overdracht van de oude – naar de nieuwe COR. In de vergadering van 8 maart zullen de wethouder en organisatie mondeling aangeven wat zij belangrijk vinden voor de overdracht, zodat dit op 17 april aan de nieuwe commissie overgedragen kan worden.

Daarnaast heeft de oude COR zelf een aantal punten benoemd die zij belangrijk acht voor de overdracht. Naast diverse documenten die van belang zijn voor de overdracht (zie punt overige relevante informatie) heeft de COR de volgende inhoudelijke punten benoemd voor de overdracht: 3.1

Startnotitie en herziene startnotitie jaarrekeningcontrole

De startnotitie markeert het formele startmoment voor de controle van de jaarrekening door de organisatie, de accountant (PwC) en FA. Het doel van de gezamenlijke startnotitie is het voorkomen van een mogelijke communicatiekloof tussen de organisatie, FA en PwC. In de startnotitie worden naast heldere werkafspraken en een planning tevens begrippen en toetsingskaders vastgesteld voor alle controledossiers. In de herziene startnotitie zijn nieuwe inzichten verwerkt die haar oorsprong vinden in de uitkomsten van het voorgaande controlejaar en de beoordeling van opzet en, waar al getoetst, het bestaan van de financieel kritieke processen bij de opstart van de controle. Op basis hiervan vinden eventueel bijstellingen in de controleaanpak plaats in overleg tussen externe accountant, Financial Audit en de organisatie. De oude COR is van mening dat hieraan vastgehouden dient te worden, omdat financial audit, accountant, portefeuillehouder en concerndirecteuren op de gemaakte afspraken aangesproken kunnen worden. 3.2

Voortgangsrapportages jaarrekeningcontrole

Volgens de uitgangspunten van de (herziene)startnotitie wordt de COR op vaste momenten voorzien van actuele informatie van de voortgang en eventuele inhoudelijke bevindingen vanuit de controle.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3 8 maart 2022 22bb

3.3

Controleprocessen

Via de voortgangsrapportages jaarrekeningcontrole (zie overige relevante informatie) wordt over de voortgang van de controle gerapporteerd. Gemeente Rotterdam kent op dit moment 15 financieel kritieke processen. 1a. Administratie en Verslaglegging (A&V) proces 1b. Administratie en Verslaglegging (A&V) waardering / balans 2. Inkoop 3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR] 6a. Verstrekte subsidies 6b. Verstrekte bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11a. Grondexploitaties - overige beweringen 11b. Grondexploitaties – waardering 11c. Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13a. Ontvangen subsidies en bijdragen – gemeentefonds 13b. Ontvangen subsidies en bijdragen – inkomende bijdragen en subsidies (IBS) 14a. Treasury – kort geld 14b. Treasury – lang geld 15a. IT-General Controls (ITGC) - Concernbreed 15b. IT-General Controls (ITGC) – Clusterspecifiek 3.4

Belangrijkste Rechtmatigheids – en getrouwheidsissues

De achterliggende jaren heeft gemeente Rotterdam een goedkeurende controleverklaring over de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening ontvangen. De door de accountant geconstateerde niet-gecorrigeerde bevindingen bleven binnen de door de raad gestelde goedkeuringstoleranties op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Een aantal issues worden hieronder (niet limitatief) nader toegelicht. Gerefereerd wordt aan de situatie ultimo 2020.

3.5

(Europees) aanbesteden

De (financiële) omvang van het (Europees) aanbestedingsproces bedraagt ruim € 1 miljard. Qua omvang is dit het grootste controleproces. Het oordeel over dit controleproces is de afgelopen jaren significant verbeterd. De COR en de accountant hebben hier de afgelopen jaren diverse aanbevelingen over gedaan en de COR heeft bij jaarrekening 2020 met tevredenheid geconstateerd dat er duidelijk sprake is van een verbetering van het rechtmatigheidsoordeel.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4 8 maart 2022 22bb

Daarnaast is de verwachting dat dit beeld het komende jaren verder zal verbeteren. Wel zal er continue aandacht en focus van de organisatie op dit proces moeten zijn en blijven, omdat verslapping van de aandacht voor dit proces snel tot een verslechtering van het rechtmatigheidsoordeel kan leiden. Op pag. 9 van het accountantsverslag over het boekjaar 2020 treft u het oordeel van de accountant over dit proces alsmede de onderliggende analyse van de rechtmatigheidsfout van ca. € 14 mln.

3.6

Proces Sociale uitkeringen (BUIG) en Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandig Ondernemers (TOZO)

TOZO De omvang van deze processen is aanzienlijk en de uitbraak van het Corona-virus zal bij dit proces ook gedurende controle 2021 nog extra aandacht vragen vanwege meer bijstandsaanvragen en aanvragen voor TOZO. In 2020 heeft de gemeentelijke organisatie 46.000 TOZO-aanvragen verwerkt, onder meer door de inzet van geautomatiseerde verwerking van besluiten. De accountant heeft in 2020 geen materiële onrechtmatigheden gesignaleerd inzake de TOZO-uitkeringen. Aan de opeenvolgende TOZO-regelingen is per 1 oktober 2021 een einde gekomen. De controle op de bestedingen hiervan vindt in het boekjaar 2021 plaats. Ondernemers die als gevolg van corona nog financiële ondersteuning nodig hebben kunnen vanaf 1 oktober 2021 een beroep doen op de reguliere regeling: het Besluit Bijstandsverlening Zelfstandigen (Bbz). Het aantal bijstandsontvangers (BUIG) liep vanaf 2017 gestaag terug. Maar de coronacrisis heeft die ontwikkeling gestopt (toename bijstand in 2020 was 7,8%). Inmiddels is wel weer sprake van een daling van het aantal bijstandsontvangers. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor het beleid rondom de uitkeringen en de loonkostensubsidie, en voor de uitvoering ervan. De financieringssystematiek sluit hierbij aan. De budgetten worden vooraf door het Rijk verdeeld over de gemeenten.

Dit geeft gemeenten een prikkel om zoveel mogelijk mensen uit een uitkering te houden en aan het werk te helpen en houden. Het Rijk stelt jaarlijks een macrobudget vast dat volgens een vaste verdeelsystematiek onder de gemeenten wordt verdeeld. Dat budget is ongeoormerkt: een gemeente mag een overschot vrij besteden, maar moet een tekort in beginsel ook zelf opvangen. Gemeenten met grote tekorten kunnen een beroep doen op gedeeltelijke compensatie: de vangnetuitkering. Omdat gemeente Rotterdam de afgelopen jaren overschotten had, zal nog niet direct gebruik gemaakt kunnen worden van de vangnetregeling, maar zullen eventuele tekorten in eerste instantie zelf opgevangen moeten worden. De gemeente heeft hiervoor een bestemmingsreserve BUIG. In deze bestemmingsreserve zit ultimo 2020 een bedrag van € 35,5 mln. Mocht gemeente Rotterdam op termijn gebruik moeten maken van de vangnetregeling, dan is het op orde zijn van het rechtmatigheidsdossier van belang voor de eventuele toekenning van deze regeling aan Rotterdam. Het rechtmatigheidsdossier van werk &

Blad: Datum: Ons kenmerk:

5 8 maart 2022 22bb

inkomen is redelijk tot goed op orden, maar blijft, gezien de financiële omvang van dit dossier, de komende jaren aandacht verdienen.

3.7

Verstrekte subsidies

Uit de deelwaarneming van de accountant op de verstrekte subsidies bleek in 2020 een geëxtrapoleerde onzekerheid van € 8,4 mln. Deze onzekerheid is te wijten aan het feit dat de prestatielevering onvoldoende wordt onderbouwd door de subsidienemer, zoals vereist in de verleningsbeschikking. De prestatielevering kan niet worden gekoppeld aan het verleende bedrag. Op basis van deze bevinding is een schatting gemaakt van de meest waarschijnlijke onzekerheid. Gezien de (financiële) omvang van dit proces vraagt de naleving van procedures en vastlegging om extra bestuurlijke aandacht.

3.8

Inkopen

Uit de deelwaarneming op de verwerking van de reguliere inkoopfacturen constateerde de accountant in 2020 een geëxtrapoleerde fout van €5,6 miljoen. De oorzaak hiervan is voornamelijk de onterechte betaling van een factuur. Een andere bevinding met betrekking tot de steekproef op de inkooplasten is de geëxtrapoleerde onzekerheid van €3,8 miljoen, hetgeen in grote mate werd veroorzaakt doordat enerzijds de prestatielevering niet kon worden vastgesteld en het anderzijds niet duidelijk was tegen welke prijsafspraken werd gefactureerd.

3.9

‘Purchase to pay’ (P2P)

De balanspositie van de gemeente is nog niet voldoende in de grip. In 2019 heeft de accountant hier aandacht voor gevraagd, met name voor het juist registreren van leveringen, zodat de balanspositie voor aangegane verplichtingen juist wordt verantwoord. In boekjaar 2020 is hier nog onvoldoende in verbeterd. Op basis van uitgebreide werkzaamheden van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) en een review daarop van Financial Audit (FA) bleek dat de desbetreffende balanspost bijna voor €10 miljoen te hoog was gewaardeerd (terwijl de totale post ongeveer €51 miljoen bedraagt). Daarnaast resteerde uit de controle een onzekerheid van €4,5 miljoen. Er is dus nog steeds aandacht nodig voor de totstandkoming van deze balanspositie, gezien de jaarlijks terugkerende materiële fouten. 3.10

Financiële Positie Gemeente

De financiële positie van de gemeente is goed en in 2020 sterk verbeterd door de verkoopopbrengst Eneco. Bij jaarrekening 2020 is hiervoor een bestemmingsreserve van €1,3 miljard gevormd. Het Investeringsfonds Rotterdam (IFR) is omgezet in de Rotterdamse Investeringsmotor (RIM). Het is van belang dat dit eenmalige effect duurzaam in de begroting van gemeente Rotterdam wordt opgevangen. Voor de bestedingen is een adviescommissie ex art. 84 van de Gemeentewet ingesteld, die in opdracht van college én raad erop toeziet dat de aanwending van de middelen past bij de door de raad vastgestelde uitgangspunten.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

6 8 maart 2022 22bb

Op pagina 118 van de begroting 2022 treft u de balans, de grondslagen en het overzicht van baten en lasten van de gemeente Rotterdam. 3.11

Corona (Covid-19)

Corona heeft impact op de begroting van gemeente Rotterdam. In de P&C documenten is hiertoe een paragraaf Effecten en maatregelen Covid-19 opgenomen, met daarbij een overzicht van de directe financiële effecten op de baten en lasten van de gemeente. Tot op heden zijn de effecten grotendeels is gecompenseerd door het Rijk. De pandemie duurt langer dan verwacht. Ook in de komende bestuursperiode zal aan deze impact aandacht besteed moeten blijven worden. Er dient op toegezien te worden dat, door de impact van Corona, niet ingeteerd wordt op het eigen vermogen van gemeente Rotterdam. 3.12

Sociaal domein( zorg)

De lasten sociaal domein zijn de afgelopen jaren fors toegenomen. Alleen door het verkrijgen van extra rijksmiddelen ten behoeve van de zorg en ondersteuning is de gemeente in staat om een stabiele situatie op het sociaal domein te waarborgen. Nu het kabinet vasthoudt aan de bezuinigingen op de jeugdzorg, blijft dit een voortdurend aandachtspunt voor gemeente Rotterdam. 3.13

Follow up van bevindingen en aanbevelingen COR en Accountant

2x per jaar wordt in de COR de follow up van bevindingen en aanbevelingen van COR en Accountant besproken. Het betreft een overzicht van aanbevelingen die nog niet zijn afgedaan. De “oude” COR is van mening dat hieraan vastgehouden moet worden, maar tegelijkertijd is wel een aandachtspunt dat de aanbevelingen sneller opgevolgd moeten worden. 3.14

IT - General Controls (ITGC)

De afgelopen 4 jaar is verder geïnvesteerd in het verbeteren van de interne beheersing en ITGC. Alhoewel er vooruitgang wordt geboekt gaat dit naar de mening van de COR nog niet altijd snel genoeg. Er wordt door het college en de gemeentelijke organisatie actief gewerkt aan het continue verbeteren van de (controle) processen en de aanbevelingen van financial audit, de accountant, de COR, de rekenkamer en concern auditing blijven gemonitord worden. IT is daarbij cruciaal. De afhankelijkheid van de IT-systemen is groot en neemt toe. Er wordt gewerkt aan het oplossen van de tekortkomingen die zijn geconstateerd in het beheer van de IT-systemen. De concern brede systemen zijn op orde. De cluster specifieke systemen verdienen nog aandacht. De “oude” COR is van mening dat de focus op het beheersen van IT-risico’s moet blijven. 3.15

Lines of defence

De “oude” COR is van mening dat er in de 1e en 2e lijn nog veel verbeterpotentieel ligt. Voor wat betreft de samenwerking tussen de in – en externe accountant (3e lijn) is de COR van mening dat er de achterliggende jaren verdere vooruitgang is geboekt en dat deze nagenoeg op

Blad: Datum: Ons kenmerk:

7 8 maart 2022 22bb

orde is. Het aantal afstemmingsmomenten en aantal planningsuren kan mogelijk nog iets beperkt worden. 3.16

Doorontwikkeling P&C

Om de kwaliteit van de P&C-documenten verder te verbeteren en om het proces van begroting tot jaarrekening beter te monitoren, zijn diverse verbeterprojecten ingezet. Doel is om het inzicht in effecten, resultaten en middelen te verbeteren met transparante en toegankelijke documenten. Naast een rechtmatige en getrouwe verantwoording, staat een doelmatige inzet van de gemeentelijke middelen voorop. Bij de begroting 2019 is een belangrijke stap genomen gericht op horizontale vergelijking over de jaren. De COR vindt het belangrijk om de spiegeling tussen de twee belangrijkste P&C documenten begroting en verantwoording (jaarstukken) nog nadrukkelijker agenderen. Daarnaast vindt de commissie het belangrijk om te sturen op een begrijpelijke begroting en verantwoording die voor alle raadsleden duidelijk is (volgbaar en vergelijkbaar en duidelijkheid over wat er te besteden is en wat de financiële knoppen zijn waar de gemeenteraad aan kan draaien). Verder heeft de raad aangegeven het debat over de P&C producten beleidsrijker te willen hebben. De oplegger die nu bij P&C producten geleverd wordt, is positief ontvangen maar moet nog verder uitgebouwd worden. Binnen de organisatie is een proces in gang gezet om voor de volgende collegeperiode de doelenbomen en KPI’s ter herijken en daarbij de “sustainable development goals”/brede welvaartsmonitor te betrekken.

In de COR-vergadering van 29 juni 2021 is een presentatie gegeven over Stip op de Horizon verbeteren P&C-producten. In de komende raadsperiode zal hier een vervolg aan gegeven worden.

3.17

Optimale controlemix tussen systeemgericht – gegevensgericht controleren en spreiding van controlewerkzaamheden gedurende het controlejaar

De afgelopen jaren zijn stappen gezet in het spreiden van (controle)werkzaamheden door het jaar heen en het verbeteren van de kwaliteit van dossiers. De COR is over deze voortgang tevreden. Voor wat betreft de optimale controlemix is de COR van mening dat hierin nog verdere stappen gezet kunnen worden. De COR heeft gevraagd om per cluster specifieke applicatie te

rapporteren aan de COR in de voortgangsrapportages. Vanaf controlejaar 2022 zou sprake moeten zijn, ook voor alle cluster specifieke applicaties, van een optimale mix van systeem – en gegevensgerichte controles. 3.18

Beter en modern jaarrekeningproces

Het plan beter en moderner jaarrekeningproces is vorig jaar mei geëvalueerd. De uitkomsten vormen een basis voor het uitvoeren van een efficiënter jaarrekeningproces. Dit plan is echter een eerste stap, waar de focus ligt om “first time right” in de eerste lijn te realiseren. Voor iedere jaarrekeningcontrole is het van belang dat nieuwe processen of

Blad: Datum: Ons kenmerk:

8 8 maart 2022 22bb

een nieuwe manier van werken direct in het nieuwe controlejaar starten, aangezien de controle gaat over de processen inzake de opzet, het bestaan en de werking over het gehele jaar en niet slechts over een deel van het jaar. 3.19

Risicovolle projecten en complexe waarderingsdossiers

Er is een regeling risicovolle projecten. Het gaat om een zeer beperkt aantal ‘buitencategorie’ projecten met veelal complexe waarderingsvraagstukken (zoals bijvoorbeeld feyenoord-city, verbouwing museum Boijmans van Beuningen en Warmtebedrijf) met mogelijk substantiële risico’s in de uitvoering en grote impact (maatschappelijk, financieel, politiek). Het gaat om alle typen van projecten, fysiek en niet fysiek. De gemeenteraad wijst de projecten aan. De COR heeft een rol bij de risicovolle projecten. Diverse leden van de COR hebben de achterliggende opgetreden als rapporteur voor de door de raad als risicovol project aangewezen onderwerpen. De regeling die dateert uit 2012 is aan herziening toe. Voor wat betreft complexe waarderingsvraagstukken heeft de COR de achterliggende jaren geconstateerd dat deze vraagstukken aan het eind van de controle nog veel tijd in beslag nam. De COR dringt er op aan dat de gemeente in dergelijke vraagstukken eerder haar standpunt bepaalt. 3.20

Feyenoord-City

Feyenoord-City is een voorbeeld van een risicovol project. Voor risicovolle projecten bestaat een aparte rapportage structuur. Voor wat betreft Feyenoord-city heeft de COR voor de Raad een specifiek onderzoek laten uitvoeren. Deloitte is gevraagd een “toets” uit te voeren op de invulling van, en het voldoen aan, de voorwaarden in de “Position Paper”. Daarnaast is verzocht om een analyse van de Business Case. Met behulp van de regiegroep, waarin naast twee wethouders ook 2 leden van de COR vertegenwoordigd waren, is het rapport “Project Feyenoord City” van Deloitte tot stand gekomen. De gemeenteraad is hierover via diverse brieven geïnformeerd. Het onderzoek van Deloitte heeft bijgedragen aan een sterkere informatiepositie van de gemeenteraad; een positie meer in balans met het college. Dit heeft een positieve uitwerking gehad voor de kwaliteit van het inhoudelijke debat (op basis van veel feitelijke informatie) en voor de betrokkenheid van de samenleving. In de raadsvergadering van 8 juli 2021 is vervolgens bij het raadsvoorstel “toets position paper Feyenoord-City” door de gemeenteraad Amendement A aangenomen; een spannende finale. In dit amendement wordt de COR verzocht om de genoemde resterende voorwaarden te (laten) toetsen. De COR heeft dit in overleg met Deloitte uitgewerkt in een plan van aanpak en hierover de gemeenteraad op 7

Blad: Datum: Ons kenmerk:

9 8 maart 2022 22bb

oktober 2021 geïnformeerd. Door gebeurtenissen rondom het “stadiondossier” heeft Deloitte, na overleg met de COR, aangegeven dat het niet mogelijk is om de in het Amendement gedefinieerde resterende voorwaarden te toetsen conform de voorwaarden in de opdrachtbrief. Derhalve heeft Deloitte de opdracht niet kunnen afronden. Uiteindelijk heeft Deloitte voor geen van de voorwaarden, zoals benoemd in het Amendement, de benodigde informatie ontvangen om deze voorwaarden te kunnen toetsen. 3.21 Rechtmatigheidsverantwoording Gemeenten moeten per verslagjaar 2022 (eerder werd uitgegaan van 2021) zelf in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. De accountant beperkt zich dan tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Hoewel de wet nog niet definitief is, moet het college vanaf 2022 een rechtmatigheidsverantwoording afgeven, als onderdeel van de jaarstukken. Gemeente Rotterdam heeft in voorbereiding op deze wet de jaarrekening 2020 als proefjaar gebruikt. Als onderdeel van het jaarverslag, in de paragraaf bedrijfsvoering, is de rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen. Vanaf controlejaar 2022 zal de rechtmatigheidsverantwoording een apart onderdeel zijn van de jaarrekening. De accountant heeft bij de controle 2020 3.22

Hoorzittingen

Jaarlijks organiseert de COR bij de jaarrekening hoorzittingen met wethouders. Dit wordt gedaan om te kijken of diverse vak wethouders voldoende sturen op hun portefeuille, voor wat betreft geld, doelen en rechtmatigheidsvraagstukken. Daarnaast zijn de financiën van de gemeente een gedeelde verantwoordelijkheid van het gehele college en niet alleen van de wethouder financiën. De COR is van mening dat dit een goed middel is om te kijken of wethouders en het college “in control” zijn en of er door het college ook integrale afwegingen worden gemaakt.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

10 8 maart 2022 22bb

4.

In de COR aanwezige partijen en vergaderdata

Naast de 5 leden van de COR en de ambtelijke ondersteuning van de griffie (Contactpersoon COR Mark Jongsma - m.jongsma@griffie.rotterdam.nl (010) 267 25 59 / (06) 51649928) zijn de onderstaande partijen in COR-vergaderingen aanwezig.

4.1

Externe accountant – PricewaterhouseCoopers (PwC)

PricewaterhouseCoopers (PwC) is het accountantskantoor dat door de gemeenteraad (tot en met het controlejaar 2022) is aangesteld om de jaarrekening te controleren op basis van het vastgestelde programma van eisen. Richard Goldstein is sinds 2015 de tekenend accountant van gemeente Rotterdam. Controlejaar 2021 is zijn laatste jaar als tekenend accountant van gemeente Rotterdam. Naar verwachting zal hij opgevolgd worden door Martine Koedijk. Anton Eelco Gerritsma is de controleleider van het team van PwC dat de controle van gemeente Rotterdam uitvoert. Opdrachtgeverschap De COR heeft namens de gemeenteraad een actieve rol in het opdrachtgeverschap van de accountant. De gemeenteraad wijst de accountant, op voorstel van de COR, aan voor de controle op de jaarrekening. De accountantscontrole, en daarmee ook het aanwijzen, is een belangrijk onderdeel van de controlerende taak van de raad.

Aanbesteding en contract met accountant In het najaar 2018 / voorjaar 2019 heeft de COR (namens de raad) een Europese Aanbesteding uitgevoerd voor de accountantsdiensten. Er is aanbesteed voor de controlejaren 2019 t/m 2022. Na controlejaar 2022 zijn er twee opties om het contract met de accountant telkens met 2 jaar te verlengen. Over de 1e optie tot verlenging, voor de controlejaren 2023 en 2024, dient de gemeenteraad, op advies van de COR, uiterlijk in september 2022 een besluit te nemen. Mocht de optie niet gelicht worden, dan dient er direct in het najaar van 2022 een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure opgestart te worden. De COR begeleidt in voorkomend geval deze aanbestedingsprocedure, de gemeenteraad neemt het definitieve aanstellingsbesluit. De “oude” COR zal de nieuwe COR hierover separaat adviseren. De “oude” COR is van mening dat er toegezien moet worden op strakke, schriftelijke vastlegging en nakoming van alle afspraken die voortvloeien uit het contract met de accountant en voldoende evaluatiemomenten met de accountant.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

11 8 maart 2022 22bb

4.2

Middelen en Control / Financial Audit /Wethouder Financiën

Naast de accountant zijn in de vergaderingen van de COR ook altijd aanwezig de wethouder Financiën en de onderstaande ambtenaren om technische toelichting te geven op de vergaderstukken. -

Marjo Lamers (Concerncontroller)

-

Marcel van Gilst (Hoofd Financial Audit)

4.3

Rekenkamer Rotterdam

De directeur van de Rekenkamer mag ten allen tijde aanwezig zijn in de COR. Er is een commissie Rekenkamer Rotterdam (CRR). Deze commissie is de achterliggende jaren minder actief geweest. In de COR werd wel jaarlijks het jaarverslag van de rekenkamer besproken en jaarlijks werd er “een stemkastsessie” georganiseerd over de onderzoeksprogrammering van de rekenkamer. Daarnaast werden de rapporten van de rekenkamer wel in de betreffende vak commissie en in de gemeenteraad besproken. De griffier van de COR en de nieuwe directeur Rekenkamer hebben de wens uitgesproken om deze commissie nieuwe leven in te blazen. Een aantal redenen liggen hieraan ten grondslag: - Zowel de COR, Financial Audit, de accountant alsook de Rekenkamer doen onderzoek. Door actievere samenwerking kan onderzoek versterkt worden en weten beide partijen meer en beter van elkaar wat er speelt; - Onderzoeksopzetten van de Rekenkamer worden op dit moment niet in een commissie besproken. Voorstel is dat onderzoeksopzetten in de COR besproken kunnen worden en dat vak commissies de mogelijkheid blijven behouden om een onderzoeksopzet ook in de betreffende vak commissie te agenderen.

Uitgebrachte onderzoeken worden altijd in de betreffende vak commissie besproken in niet in de COR - Na twintig jaar collegetargets is een van de lessen dat de raad meer aandacht en tijd zou moeten hebben voor het politieke debat over de collegetargets. Raadsbehandeling van de targets vond de afgelopen jaren vaak versnipperd plaats. Dit ondanks het feit dat de raad in de afgelopen twintig jaar een nuttig instrument in handen had om het college te controleren. Ondanks het a-politieke karakter van de COR, zou de commissie mogelijk aan de voorkant wel een rol kunnen spelen bij de totstandkoming en definiëring van de targets. Randvoorwaarden CRR 1.

de CRR komt zoveel mogelijk bijeen op dagen dat de COR bijeenkomt. Vergaderingen zijn voorafgaand of aansluitend op de COR-vergadering. De CRR bestaat uit de leden van de COR en de voorzitter van de commissie Bestuur. De commissie bespreekt onderwerpen van algemeen bestuurlijke aard op het terrein van de Rekenkamer Rotterdam. De directeur Rekenkamer Rotterdam is gerechtigd aan alle vergaderingen van de commissie deel te nemen. De commissie wordt ondersteund door de griffie en stelt verder haar eigen werkwijze vast.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

12 8 maart 2022 22bb

2.

Voor 2022 is het volgende afgesproken: a. Mei/Juni – bespreken jaarverslag rekenkamer + gesprek aan begin raadsperiode over collegetargets en het definitieboekje b. medio september – Stemkastsessie nieuwe stijl – ca. 2 uur (raadsbrede uitnodiging) c. medio november – evaluatie stemkastsessie nieuwe stijl (in de CRR) d. december – bespreken onderzoek agenda 2023 (in de CRR)

4.4

Vergaderdata COR en CRR 2022 in nieuwe samenstelling

Vergaderdag en tijdstip: dinsdag van 19.00 – 21.00 uur Locatie Suze Groenwegzaal (of afhankelijk van Corona situatie: digitaal) -

19 april (nieuwe samenstelling, overdracht oude COR naar nieuwe COR)

-

17 mei (o.a. bespreken rapport van bevindingen van de accountant)

-

28 juni (CRR – Jaarverslag)

-

20 september (voorafgaand aan COR vergadering (bijvoorbeeld van 17.00 – 19.00 uur) stemkastsessie nieuwe stijl)

-

15 november (evaluatie stemkastsessie nieuwe stijl)

-

13 december (onderzoeksagenda 2023)

5. Te bespreken stukken Deze concept annotatie

6. Financiële consequenties N.v.t.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

13 8 maart 2022 22bb

7. (Wettelijk) Kader Grondslag

Gemeentewet artikel 198 Op grond van artikel 198 Gemeentewet, legt het college aan de gemeenteraad over elk begrotingsjaar verantwoording af. Dat gebeurt door de gemeenterekening en het jaarverslag aan de gemeenteraad te overleggen. Het is aan de gemeenteraad om de gemeenterekening vast te stellen en het college decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beheer. Voor de oordeelsvorming over de gemeenterekening kan de gemeenteraad zich buigen over een grote diversiteit aan informatie.

Gemeentewet artikelen 200 en 201 Het college van burgemeester en wethouders moet de jaarrekening en het jaarverslag, binnen twee weken na de vaststelling daarvan door de raad, maar in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, ter kennisgeving aan Gedeputeerde Staten toezenden. Gemeentewet artikel 213 In artikel 213, derde lid van de Gemeentewet staat dat de accountant in zijn verklaring aangeeft of: a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en of het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

Werkwijze De COR is een a-politieke commissie. De leden zitten er namens de gemeenteraad en niet namens hun fractie. Niet het fractiebelang, maar het raadsbelang staat voorop. De COR onderzoekt jaarlijks de gemeenterekening. Het onderzoek richt zich op de ordelijkheid van het (financieel) beheer alsmede op de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de begrotingsuitvoering. De commissie baseert haar onderzoek op de (concept)-gemeenterekening, de bevindingen van de accountant, eigen onderzoek en stukken zoals genoemd in de Controleverordening gemeente Rotterdam. De commissie brengt haar adviezen ten behoeve van de raadsbehandeling schriftelijk aan de raad uit. De commissie voert periodiek afstemmingsoverleg met de accountant. De gemeenteraad stelt de accountant aan. De COR is belast met de werkzaamheden die gepaard gaan met de aansturing van de accountant.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

14 8 maart 2022 22bb

Belang van een goede gemeentelijke administratie Een gedegen administratie is voor de gemeente van groot belang. Enerzijds voor de bedrijfsvoering van de gemeente maar ook om te voldoen aan de wettelijke rechtmatigheidsvereisten (alle wetten en regels die op de gemeente van toepassing zijn). Daarnaast is het zonder een gedegen administratie welhaast onmogelijk om een goed politiek bedrijf te kunnen voeren. Zonder een goede administratie is de gemeente financieel stuurloos en is er niet het gewenste inzicht in inkomsten en uitgaven. Een goede administratie is ook van belang om allerlei vragen (o.a. van de accountant) snel te kunnen beantwoorden en direct de juiste informatie/stukken aan te kunnen leveren. Hoe beter de administratie van de gemeente op orde is, hoe meer inzicht er is in hoe de gemeente ervoor staat en waardoor er weloverwogen (politieke) besluiten genomen kunnen worden en de focus gericht kan zijn op het beleid en de doelen die de gemeente nastreeft. Verantwoording afleggen Het college moet zich jaarlijks bij de behandeling van de jaarrekening verantwoorden voor het uitgegeven geld en de bereikte doelen. Het afleggen van deze verantwoording is essentieel voor het functioneren van de lokale Rotterdamse democratie. Het dragen van verantwoordelijkheden vraagt om het afleggen van verantwoording.

Het college neemt beslissingen en maatregelen die het mag nemen, die in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving van de gemeente Rotterdam. Het college stelt in het collegeprogramma de doelen vast, maakt deze bekend en neemt de beslissingen en maatregelen die nodig zijn om die doelen te bereiken. De inwoners van Rotterdam mogen erop vertrouwen dat het belastinggeld goed wordt besteed ten behoeve van het bereiken van die doelen. Het college richt de organisatie effectief in op het bereiken van de doelen en is daarop aanspreekbaar.

Eigen onderzoek COR Het onderzoek naar de jaarrekening richt zich, conform de verordening op de COR, op de rechtmatigheid, de ordelijkheid van het (financieel) beheer en de doelmatigheid van de begrotingsuitvoering. De COR baseert haar eigen onderzoek onder meer op de (concept)gemeenterekening en het jaarverslag, de bevindingen van de accountant, aanvullend eigen onderzoek en hoorzittingen met wethouders. Met het advies stelt de COR zich tot doel om relevante politiek-bestuurlijke onderwerpen en aanbevelingen voor te leggen aan de gemeenteraad ten behoeve van het verantwoordingsdebat.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

15 8 maart 2022 22bb

Rechtmatigheid Kort samengevat is rechtmatigheid het naleven van wet- en regelgeving. De rechtmatigheid wordt met name door de accountant beoordeeld. In de controlejaren 2010 t/m 2013 kreeg de gemeente Rotterdam telkens een verklaring met beperking van de accountant op het onderdeel rechtmatigheid. Sinds de jaarrekening 2014 is het oordeel van de accountant over de rechtmatigheid sterk verbeterd en heeft Rotterdam goedkeurende verklaringen ontvangen.

Ordelijkheid van het (financieel) beheer Ten behoeve van de beoordeling van de ordelijkheid van het (financieel) beheer wordt door de COR aanvullend onderzoek verricht. Daarbij wordt gekeken naar bestuurlijke aandachtspunten en financiële risico’s. Tevens wordt de gemeenterekening (programma verantwoording) geanalyseerd op bestuurlijke aandachtspunten betreffende concernbrede onderwerpen, zoals het weerstandsvermogen, deelnemingenbeleid en het toezicht daarop, de kwaliteit van (financiële) informatie, het budgetrecht van de gemeenteraad, financiële afwijkingen van de begroting of de bijdrage aan de collegedoelstellingen.

Doelmatigheid Op grond van artikel 213a Gemeentewet verricht het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De rapportage aan de gemeenteraad over deze onderzoeken verloopt op hoofdlijnen via de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting en de jaarrekening. ‘Doelmatig’ wordt gedefinieerd als de mate waarin een maximale hoeveelheid producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen.

Cursussen / opleidingen Het borgen en/of organiseren van inhoudelijke kennis wordt door de gemeenteraad belangrijk gevonden. De gemeenteraad van Rotterdam heeft naast een collectief opleidingsbudget voor de gehele raad ook een persoonlijk opleidingsbudget (waarop individuele raadsleden aanspraak kunnen maken). Collectief opleidingsbudget is bedoeld voor raadsbrede opleidingen (bijvoorbeeld commissievoorzitters-trainingen of “expertsessies” over bepaalde onderwerpen, zoals bijvoorbeeld financiën). Ieder raadslid heeft daarnaast recht op individueel opleidingsbudget. Het budget bedraagt € 3.000 per raadslid voor de gehele raadsperiode. Vooraf dient toestemming verkregen te worden van de griffier.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

16 8 maart 2022 22bb

8.

Relevante informatie / documentatie

1. Verordening Commissie tot Onderzoek van de Rekening https://rotterdambis.notubiz.nl/document/4844270/2/document 2. Controleverordening Rotterdam https://rotterdambis.notubiz.nl/document/6054608/1#search=%22controleverordening%22 3. Boardletters accountant jaarrekening 2021 1. 1e boardletter 4. Startnotities 1. Startnotitie jaarrekeningcontrole 2021 2. Herziene startnotitie jaarrekeningcontrole 2021 2. Startnotitie jaarrekeningcontrole 2022 5. Voortgangsrapportages jaarrekening 2021 1. 1e voortgangsrapportage 2. 2e voortgangsrapportage 3. 3e voortgangsrapportage 6. Jaarrekening 2019 en 2020 1. Jaarrekening 2019 2. Jaarrekening 2020 7. Rapporten COR bij Jaarrekeningen 2019 en 2020 1. COR-rapport bij jaarrekening 2019 2. COR-rapport bij jaarrekening 2020 8. Lijst met relevante wet- en regelgeving voor de rechtmatigheidscontrole door de accountant 2021 en 2022 9. Verslagen van bevindingen van de accountant bij de jaarrekeningen 2019 en 2020 1. 20bb5361 PWC accountantsverslag 2019 over Gemeente Rotterdam 2. 21bb6045 Van PWC accountantsverslag Gemeente Rotterdam 2020 10. Informatie over feyenoord-city - rapport Deloitte Voor wat betreft feyenoord-city komt er separaat een overdrachtsdossier/themadossier voor de nieuwe gemeenteraad, met daarin alle informatie en documentatie.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

17 8 maart 2022 22bb

11. Meerjarig Verbeterplan Financieel Beheer (MVP) - 17bb5061 Eindtoets MVP financial audit 8 juni 2017 (eindversie) 12. Laatste stand van zaken Voortgang aanbevelingen COR en Accountant (2021)

Overige relevante informatie - Eindverslag naar een beter – en moderner jaarrekeningproces - Verbeteren P&C producten – stip op de horizon Websites -

https://rotterdam.raadsinformatie.nl/

-

http://www.commissiebbv.nl/

-

https://jaarstukken2020.rotterdam.nl/

-

https://begroting2022.rotterdam.nl/

Blad: Datum: Ons kenmerk:

18 8 maart 2022 22bb

9.

Vervolg

Raadsbehandeling is niet voorzien. Het dossier met eventuele aanvullingen en opmerkingen uit de vergadering van 8 maart wordt op 19 april overgedragen aan de nieuwe Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR)