[26bb000344] Brief COR 2022-2026 aan nieuwe COR over overdracht

Naam afzender: Adres:

COR 2022-2026

Naam ontvanger:

COR 2026-2030

Datum: Betreft:

Overdrachtsnotitie van de Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 2022-2026 aan de COR 2026-2030

1. Doel van de bespreking Deze overdrachtsnotitie ondersteunt de formele en inhoudelijke overdracht van essentiële informatie, opgebouwde kennis en lopende dossiers van de COR (periode 2022-2026) aan de nieuw te vormen COR (periode 2026-2030). Deze notitie wordt tweemaal in 2026 geagendeerd. Dit doen we voor een naadloze en warme overdracht over de gemeenteraadsverkiezingen heen. Hiermee borgen we het technische karakter, de continuïteit en onafhankelijkheid van de controlerende taken van de COR, ongeacht van politieke wijzigingen. 2. Voorgeschiedenis Ter voorbereiding op deze overdracht heeft de COR een inventarisatie uitgevoerd onder de belangrijkste stakeholders: • • •

De wethouder Financiën De ambtelijke organisatie, in het bijzonder Financial Audit, De externe accountant

Op 10 februari heeft de COR 2022-2026 een werkbezoek afgelegd in het kader van ´lessons learned´ en het vooruitblikken naar de raadsperiode 2026-2030. De COR 2026-2030 is op 7 april uitgenodigd voor hetzelfde unieke programma. Middels de brief met (kenmerk 26bb00xxxx) hebben we gevraagd wat zij belangrijk vinden en wat de aandachtspunten zijn voor de aankomende transitie. Daarnaast heeft de COR op basis van de ervaringen in de periode 2022–2026 een set kernprincipes geformuleerd die volgens ons essentieel zijn voor het functioneren van de commissie in de nieuwe periode. 3. Kernprincipes en aanbevelingen voor de nieuwe COR 1.

2.

3.

Bewaak het gezag én de onafhankelijkheid van het instituut COR Adviezen van de COR hebben grote impact. Om deze impact te waarborgen hanteer een strikte interne kwaliteitslat. Dit betekent dat de COR uitsluitend adviseert op basis van feitelijke en controleerbare informatie. Gezamenlijk startpunt jaarrekeningcontrole Het jaarlijks geaccordeerde startpunt van de COR met de externe accountant en ambtelijke organisatie in september is cruciaal. Dit is het moment om de speerpunten voor de controle van de jaarrekening met elkaar vast te stellen. Betrek als COR vroegtijdig de gemeenteraad door hun speerpunten expliciet in het controleplan op te nemen. Actieve opvolging van aanbevelingen COR en accountant Vanuit de jaarrekeningcontrole en de beoordeling van de jaarstukken formuleren de COR

4.

5.

6.

7.

8.

9.

(COR-rapport) en de externe accountant (accountantsverslag) adviezen en aanbevelingen. Tweemaal per jaar rapporteert het college over de opvolging van de uitgebrachte aanbevelingen. Deze opvolgingsrapportage is een belangrijk instrument om de adviezen tot aan opvolging en implementatie te volgen en om met elkaar scherp te hebben welke verbeteracties te verwachten zijn. Vastleggen afspraken accountant Zorg voor een heldere, schriftelijke vastlegging van alle (financiële) afspraken die voortvloeien uit het contract met de accountant. Zorg ervoor dat er regelmatig evaluatiemomenten zijn om de voortgang en de uitvoering van deze afspraken te monitoren en om te bepalen of er tussentijds nieuwe afspraken gemaakt moeten worden omdat er extra werkzaamheden nodig zijn vanwege het jaarrekening- en controleproces. Tijdige en realistische planning jaarstukken De planning staat structureel onder druk. Eis daarom realistische aannames bij de bespreking van de voortgangsrapportage (VGR) en vraag tijdig om een alternatief wanneer deadlines niet haalbaar blijken. IT-risico’s Financiën en IT zijn onlosmakelijk verbonden in de moderne bedrijfsvoering. Behoud en intensiveer de focus op het beheersen van IT-risico’s en de afhankelijkheid hiervan voor een betrouwbare Planning & Control (P&C)-cyclus.

Adviesrol bij risicovolle projecten Conform de te herziene regeling risicovolle projecten (naar aanleiding van het rapport van de Rekenkamer Rotterdam) heeft de COR een formele rol bij het monitoren van risicovolle projecten. Begrijpelijke en volgbare P&C-cyclus Blijf sturen op een begrijpelijke begroting en verantwoording. Dit omvat kaders stellen waaraan de P&C-cyclus moet voldoen en tegelijkertijd zorgen dat de P&C-documenten navolgbaar en vergelijkbaar zijn zodat er duidelijkheid ontstaat over wat er daadwerkelijk te besteden is. Monitor financiële impact van langjarige programma’s Programma’s zoals Kiezen voor Rotterdam en de Bestuursopdracht Zorg bestrijken meerdere collegeperiodes. Monitor de langjarige financiële impact van deze type programma’s en focus hierbij uitsluitend op de financiële consequenties en niet op de voortgang van het beleid.

4. Te bespreken en over te dragen stukken De bespreking zal zich richten op de volgende documenten: 1. 2. 3. 4.

Deze overdrachtsnotitie Wethoudersbrief 26bb00xxxx met de verwijzing naar de begrippenlijst zoals die bij de P&C-documenten is toegevoegd, inclusief reacties van de ambtelijke organisatie en de externe accountant, Actueel overzicht van openstaande aanbevelingen van COR en accountant Overzicht van de actuele Planning & Control-cyclus en de afgesproken focuspunten van de COR

Vriendelijke groet,

M.H. (Marvin) Biljoen Voorzitter Commissie tot Onderzoek van de Rekening