[25bb008768] Conceptbrief aan nieuwe COR over Overdrachtsnotitie

Naam afzender: Adres:

COR 2022-2026

Naam ontvanger:

COR 2026-2030

Datum: Betreft:

Overdrachtsnotitie van de Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 2022-2026 aan de COR 20262030

1. Doel van de bespreking Deze overdrachtsnotitie ondersteunt de formele en inhoudelijke overdracht van essentiële informatie, opgebouwde kennis en lopende dossiers van de COR (periode 2022-2026) aan de nieuw te vormen COR (periode 2026-2030). Deze notitie wordt tweemaal in 2026 geagendeerd. Dit doen we voor een naadloze en warme overdracht over de gemeenteraadsverkiezingen heen. Hiermee borgen we het technische karakter, de continuïteit en onafhankelijkheid van de controlerende taken van de COR, ongeacht van politieke wijzigingen. 2. Voorgeschiedenis Ter voorbereiding op deze overdracht heeft de COR een inventarisatie uitgevoerd onder de belangrijkste stakeholders: • • •

De wethouder Financiën De ambtelijke organisatie De externe accountant

Middels de brief met (kenmerk 25bb00xxxx) hebben we gevraagd wat zij belangrijk vinden en wat de aandachtspunten zijn voor de aankomende transitie. Daarnaast heeft de COR op basis van de ervaringen in de periode 2022–2026 een set kernprincipes geformuleerd die volgens ons essentieel zijn voor het functioneren van de commissie in de nieuwe periode. 3. Kernprincipes en aanbevelingen voor de nieuwe COR 1.

Bewaak het gezag én de onafhankelijkheid van het instituut COR Adviezen van de COR hebben grote impact. Hanteer daarom een strikte interne kwaliteitslat en adviseer uitsluitend op basis van feitelijke en controleerbare informatie. 2. Gezamenlijk startpunt (startnotitie & controleplan) Het jaarlijks geaccordeerde startpunt van de COR met de externe accountant en ambtelijke organisatie is cruciaal. Betrek de gemeenteraad tijdig door hun speerpunten expliciet in het controleplan op te nemen. 3. Actieve opvolging van aanbevelingen COR en accountant De opvolgingsrapportage van het college is een belangrijk instrument om de adviezen tot aan opvolging en implementatie te volgen. 4. Contractmanagement en evaluatie accountant Zie toe op een strakke, schriftelijke vastlegging van alle afspraken die voortvloeien uit het contract met de accountant en zorg voor voldoende evaluatiemomenten.

5.

Tijdige en realistische planning jaarstukken De planning staat structureel onder druk. Eis daarom realistische aannames bij de bespreking van de voortgangsrapportage (VGR) en vraag tijdig om een alternatief wanneer deadlines niet haalbaar blijken. 6. IT-risico’s en GREAT Financiën en IT zijn onlosmakelijk verbonden in de moderne bedrijfsvoering. Behoud en intensiveer de focus op het beheersen van IT-risico’s binnen GREAT en de afhankelijkheid hiervan voor een betrouwbare Planning & Control (P&C) -cyclus. 7. Adviesrol bij risicovolle projecten Conform de herziene regeling risicovolle projecten (naar aanleiding van het rapport van de Rekenkamer Rotterdam) heeft de COR een formele rol bij het monitoren van risicovolle projecten. 8. Begrijpelijke en volgbare P&C-cyclus Blijf sturen op een begrijpelijke begroting en verantwoording. Dit omvat kaders stellen waaraan de P&C -cyclus moet voldoen en tegelijkertijd zorgen dat de P&C-documenten navolgbaar en vergelijkbaar zijn zodat er duidelijkheid ontstaat over wat er daadwerkelijk te besteden is. 4. Te bespreken en over te dragen stukken De bespreking zal zich richten op de volgende documenten: 1. 2. 3. 4.

Deze overdrachtsnotitie Wethoudersbrief 25bb00xxxx, inclusief reacties van de ambtelijke organisatie en externe accountant Actueel overzicht van openstaande aanbevelingen van COR en accountant Overzicht van de actuele Planning & Control-cyclus en de afgesproken focuspunten van de COR

Vriendelijke groet,