[25bb003289] Verslag COR 080425

Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Datum: Voorzitter: Aanwezig:

8 april 2025 M.H. (Marvin) Biljoen D.J. (Diederik) van Dommelen; F. (Fatih) Elbay; T. (Thomas) Roskam Commissiegriffier: E.P. (Evert) Peterse Commissiesecretaris: M. (Marcel) van den Akker Portefeuillehouder(s): B.J. (Bart-Joost) van Rij Overige aanwezigen: Namens de accountant: mevrouw M. Koedijk en mevrouw A. Kros Ambtelijke ondersteuning van het college: mevrouw C.M. Meijer, de heer M.D. van Gilst, de heer R.P.A. Janssen, mevrouw I. Weijers-den Boer, de heer B. Oosterom, de heer P. Korevaar Namens de Rekenkamer: De heer J.A. de Ridder, de heer J. Wils 1. Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 1.01 Opening en mededelingen De VOORZITTER opent de vergadering en heet iedereen welkom. Er zijn geen mededelingen. 1.02 Vaststelling agenda De commissie stelt de agenda gewijzigd vast. De agendapunten 2.01 tot 2.03 worden naar voren gehaald en daarna volgt de rest van de agenda. 2. Commissie Rekenkamer Rotterdam (CRR) 2.01 Jaarverslag 2024 2.02 Onderzoeksprogrammering 2025 De heer DE RIDDER geeft een toelichting op het jaarverslag 2024 en de Onderzoeksprogrammering 2025. De COMMISSIE heeft vragen gesteld aan de heer De Ridder, die door hem zijn beantwoord. De VOORZITTER vraagt de wethouder naar de opvolging van de aanbevelingen die de Rekenkamer Rotterdam doet.

Wethouder VAN RIJ stelt voor om inhoudelijke vragen over de opvolging van aanbevelingen bij de betreffende commissies neer te leggen. Met betrekking tot artikel 213a Gemeentewet geeft de wethouder aan liever schriftelijk te reageren op de vraag hoe hiermee in het verleden is omgegaan, aangezien het een wettelijke verplichting betreft. Tot slot zegt de wethouder dat de reactie van de Rekenkamer op de rapportage voor hem nieuw is. Hij wil daarom eerst in gesprek gaan met de heer De Ridder om te

Notulen COR d.d. 08-04-2025 pagina

1

bespreken hoe hiermee om te gaan, waarna zij samen of afzonderlijk bij de raad zullen terugkomen met een vervolgvoorstel. De VOORZITTER vraagt de heer De Ridder of hij akkoord gaat met de werkwijze waarbij de COR een brief zal sturen. De heer DE RIDDER geeft aan dat hij akkoord gaat met de voorgestelde werkwijze en het idee goed vindt. Hij stelt voor om samen de vorm te bepalen voor de verdere uitvoering. De VOORZITTER concludeert dat de COR twee brieven zal sturen, één naar de commissie ZWCS en één naar de commissie BWB. Hij noteert twee toezeggingen van de wethouder, een schriftelijke reactie over de 213a-onderzoeken (25bb003133) en een update over het gesprek met de heer De Ridder, de plaatsvervangend directeur van de Rekenkamer Rotterdam over de rapportage van de opvolging van aanbevelingen van de Rekenkamer (25bb003134). 2.01.01 Inspreker De heer PANACHO heeft ingesproken op het onderwerp fraudeonderzoek door de rekenkamer. De heer ROSKAM vraagt de inspreker om meer specificiteit over de gevraagde uitbreiding van de middelen voor de Rekenkamer. Hij noemt als voorbeeld de beperkingen die er zijn, zoals de retentieperiode van e-mails, die het onderzoek bemoeilijken, ongeacht het aantal medewerkers de Rekenkamer zou hebben. De INSPREKER benadrukt dat de Rekenkamer gebruik zou moeten maken van moderne AI-tools en data-analysemethoden.

Dit zou hen in staat stellen om sneller en efficiënter fraude te onderzoeken, zowel op basis van interne gegevens als externe data van bijvoorbeeld voormalige medewerkers. Hij pleit voor de aanschaf van de juiste systemen en training, zodat de Rekenkamer in de toekomst kwalitatief hoogwaardig onderzoek kan uitvoeren. 2.03 Rondvraag en Sluiting De VOORZITTER constateert dat er geen rondvragen zijn en sluit dit deel van de vergadering. 1.03 Vaststellen verslag De heer VAN GILST merkt op dat op pagina 3 van het verslag van 11 maart 2025 wordt vermeld dat alle SiSa-dossiers volgende week zullen worden opgeleverd. Dit gaat enkel om dossiers met hoge financiële impact voor het correctieproces. Met deze wijziging wordt het verslag van 11 maart vastgesteld. 1.04 Lijst van openstaande toezeggingen De COMMISSIE gaat akkoord met de afdoening voor de toezegging 24bb007410, die betrekking heeft op de goedkeuringstoleranties voor het boekhoudkundig jaar 2024 kan worden afgedaan, aangezien de wethouder aangeeft aan dat de BADO niet zal worden gewijzigd. Voor de toezeggingen over de P&C-cyclus 24bb008314 heeft de wethouder een uitstelbericht gestuurd en geen afdoening voorgesteld. De VOORZITTER vraagt of de leden akkoord zijn met het handhaven van de toezegging, maar met een gewijzigde

Notulen COR d.d. 08-04-2025 pagina

2

planning, wat wordt bevestigd. De voorzitter sluit af met de vraag of de P&C-cyclus dan wel in 2026 kan worden ingevoerd. Wethouder VAN RIJ geeft aan dat de invoering van de cyclus in 2026 mogelijk is, mits het voorstel later in het jaar goedgekeurd wordt. Dit is dus onder voorbehoud van goedkeuring door de commissie. De heer VAN DOMMELEN (VVD) merkt op dat het vreemd is om op 7 april uitstel te vragen voor iets dat in het eerste kwartaal besproken had moeten worden, en stelt voor dit soort zaken eerder te bespreken. 1.05 Planning De commissieplanning is besproken. 1.06 Terugkoppeling van rapporteurs De VOORZITTER geeft aan dat de heer Roskam recent heeft gesproken met het Museum Boijmans van Beuningen en zal hierover een terugkoppeling geven. Wethouder Van Rij verlaat tijdelijk de zaal omdat hij niet aanwezig wenst te zijn bij de bespreking van dit onderwerp. De heer ROSKAM geeft aan dat er in de conceptrapportage over het Museum Boijmans van Beuningen enkele financiële kwesties zijn. Incidentele lasten worden niet meegenomen, en er is onduidelijkheid over de financiering van de renovatie van de tuin, waarvan een deel niet gedekt is. Hoewel er verbeteringen zijn in de rapportage, is deze nog niet volledig duidelijk. Daarnaast vraagt hij zich af hardop wat de totale kosten voor de gemeente zijn, aangezien het overzicht zich nu enkel richt op het investeringsbudget.

De VOORZITTER geeft aan dat de heer Roskam aankomende donderdag geïnstalleerd zal worden als lid van de Rekeningcommissie van de MRDH. Wethouder van Rij keert terug in de zaal. 1.07 Jaarrekeningcontrole 2024 De VOORZITTER geeft aan dat er een brief is ontvangen waarin wordt aangegeven dat de planning, zoals vastgelegd is in de financiële verordening 2021, niet gehaald zal worden. Hij vraagt de wethouder wat precies de casus is en aan welke oplossingen er gedacht wordt. De heer VAN GILST geeft namens de wethouder inzicht in het jaarrekeningproces. Mevrouw KOEDIJK voegt toe dat de aanvullende werkzaamheden zorgvuldig en kwalitatief goed afgerond moeten worden, wat niet mogelijk is voor de geplande datum. Ze hoopt de handtekening te kunnen zetten voordat het accountantsverslag openbaar wordt. De COMMISSIE stelt vragen en deelt enkele opmerkingen. Wethouder VAN RIJ en Mevrouw KOEDIJK reageren opeenvolgend op de vragen en opmerkingen uit de commissie. De VOORZITTER vat het proces samen, op 30 april 2025 worden de jaarstukken en het jaarverslag openbaar, op 13 mei wordt de controleverklaring openbaar, en er is een Notulen COR d.d. 08-04-2025 pagina

3

reguliere COR-vergadering. De verantwoordingsgesprekken staan gepland voor 19 mei, en de vragen daarvoor worden pas na 13 mei verstuurd. De voorzitter vraagt of iedereen akkoord is met dit proces. Mevrouw KOEDIJK geeft aan dat de COR-leden ter voorbereiding op het gesprek op 13 mei het accountantsverslag eerder onder embargo kunnen ontvangen. De VOORZITTER vraagt de wethouder of, mocht er een afwijking van de planning zijn, er dan zo snel mogelijk een nieuwe brief naar de COR en de raad gestuurd kan worden. Wethouder VAN RIJ bevestigt dit. 1.08 Opvolging aanbevelingen Accountant & COR De VOORZITTER stelt voor om openstaande punten die langer dan een jaar niet zijn opgelost, te bespreken en via een brief door te geleiden naar de relevante commissies. Dit helpt om aandacht te blijven geven aan de aanbevelingen en de bedrijfsvoering te verbeteren. De COMMISSIE heeft vragen gesteld. Mevrouw KOEDIJK en Mevrouw MEIJER geven opeenvolgend hun reactie. De VOORZITTER stelt voor om de vragen die niet door mevrouw Meijer beantwoord konden worden mee te nemen in een brief aan de commissies BWB en ZWCS. Het agendapunt wordt hiermee afgesloten. 1.09 Proces aanbesteding accountant De VOORZITTER kondigt aan dat de heer Korevaar (projectmanager aanbesteding en accountantsdiensten) en de heer Oosterom (hoofdjurist inkoop en aanbesteding) zijn aangeschoven.

Voor dit agendapunt is er een presentatie beschikbaar in de stukken. De heer OOSTEROM geeft een presentatie over de aanbesteding van accountantsdiensten en het bijbehorende proces. De COMMISSIE heeft vragen gesteld aan de heer Oosterom en de heer Korevaar. De VOORZITTER bevestigt dat de beheersmaatregelen door de raad in fase 2 worden vastgesteld. Hij concludeert dat de COR akkoord gaat met de uitgangspunten. 1.10

Rondvraag en sluiting

De VOORZITTER constateert dat er geen vragen zijn voor de rondvraag en hij sluit de vergadering.

Notulen COR d.d. 08-04-2025 pagina

4