[25bb002403] Verslag COR 110325

Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Datum: Voorzitter: Aanwezig:

11 maart 2025 M.H. (Marvin) Biljoen D.J. (Diederik) van Dommelen, F. (Fatih) Elbay, T. (Thomas) Roskam en J.G. (Jaap) Rozema Commissiegriffier: E.P. (Evert) Peterse Commissiesecretaris: M. (Marcel) van den Akker Wethouder(s): B.J. (Bart-Joost) van Rij Overige aanwezigen: Namens de accountant: mevrouw M. Koedijk en mevrouw A. Kros Ambtelijke ondersteuning van het college: mevrouw M.J.H. Lamers, de heer M.D. van Gilst, mevrouw Weijers-Den Boer, de heer Jansen

1. Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 1.01 Opening en mededelingen De Commissie Rekenkamer Rotterdam vervalt deze keer wegens gebrek aan agendapunten. Voorafgaand aan de vergadering bezocht een delegatie PWC en Financial Audit voor een kennismaking met het team van PWC, hoe het controleproces is ingericht en hoe de samenwerking verloop. De heer Rozema geeft een toelichting op het werkbezoek aan de accountant op de Wilhelminapier in Rotterdam. 1.02 Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 1.03 Vaststellen verslag De heer Van Gilst wijst op een fout op pagina 6, niet de volledige subsidie van 22,25 miljoen is als onduidelijk aangemerkt, maar 25 procent van de totale subsidie van 22,6 miljoen. Met deze opmerking wordt het verslag van 28 januari 2025 vastgesteld. 1.04 Lijst van openstaande toezeggingen De voorzitter bespreekt de lijst met openstaande toezeggingen. De toezegging 24bb007410 wordt behandeld bij de jaarstukken 2024. De toezegging 25bb001250 over planning wordt meegenomen bij agendapunt 1.08.01. Voor toezegging 24bb008314 vraagt de voorzitter de wethouder naar de voortgang en of dit punt in de volgende COR-vergadering op 8 april 2025 besproken kan worden. Mevrouw Lamers geeft in reactie aan dat het voorstel voor een andere opzet van de P&C-cyclus enige vertraging heeft opgelopen door wisselingen in de wethouders.

Het kan niet op 8 april 2025 besproken worden, de COR ontvangt hierover een update per brief. 1.05

Planning Notulen COR d.d. 11-03-2025 pagina

1

De voorzitter stelt voor om het verantwoordingsgesprek met de wethouder Financiën, dat gepland stond voor 13 mei, te verplaatsen naar 20 mei. Er is instemming vanuit de commissie en de wethouder, waardoor dit voorstel is vastgesteld. 1.06 Terugkoppeling van rapporteurs Er zijn op dit moment geen updates. Er wordt besloten dit onderwerp in de volgende vergadering opnieuw te agenderen. 1.07 Lekentaal uit vergadering 28-01-2025 De voorzitter vraag de wethouder welke afspraken vandaag over het onderwerp lekentaal gemaakt kunnen worden. Wethouder Van Rij heeft vier punten voor het verbeteren van de leesbaarheid en het begrijpelijker maken van stukken: - Een infographic geeft visueel inzicht in uitgaven en de begroting 2025. - Er loopt een onderzoek naar een AI-tool voor duidelijke taal, maar er zijn nog geen concrete resultaten. - Er worden Technische sessies en tafeltjesavonden georganiseerd om betrokkenheid te vergroten. - De website wordt overzichtelijker, met een begrippenlijst op verzoek van de gemeenteraad. Deze punten zijn nog in ontwikkeling, zodra deze in praktijk gebracht zijn wordt de commissie daarover geïnformeerd. Ook onderstreept hij dat dit proces van verbetering een doorlopend leerproces is, waarbij de vertaling van technische informatie naar begrijpelijke taal vaak een uitdaging blijft.

De wethouder stelt voor om tot en met de begroting een update te geven over de voortgang van de door hem eerdergenoemde punten. De voorzitter doet de suggestie om een functie op de website te overwegen waarmee mensen kunnen aangeven wanneer ze bepaalde informatie niet begrijpen, bijvoorbeeld via een knop om meer uitleg te vragen. De wethouder kan geen toezegging doen over de haalbaarheid van zo'n knop, aangezien hij niet weet wat de impact zou zijn op het systeem dat momenteel wordt gebruikt voor de website. De wethouder neemt de suggestie mee in het verdere plan. 1.08 Jaarrekeningcontrole 2024 1.08.01 3e Voortgangsrapportage De voorzitter geeft aan dat er een toezegging is van de wethouder dat bij een kleurcode rood of oranje een toelichting vanuit de eerste lijn wordt gegeven. De heer Van Gilst bespreekt de derde voortgangsrapportage van de jaarrekeningcontrole 2024, met als peildatum 25 februari 2025. De heer Van Dommelen stelt vragen over de waardering van het vastgoed en steekproeven. De heer Van Gilst legt uit dat de waardering van het vastgoed in de steekproef hoger uitkomt dan de taxatiewaarde. Dit betekent dat er een voorziening moet worden gevormd, omdat de boekwaarde niet overeenkomt met de taxatiewaarde. Hij geeft aan dat hij de reden voor de hogere boekwaarde niet kent.

Het gaat hierbij echter niet om de gehele vastgoedportefeuille, maar om twee specifieke panden die lager gewaardeerd zijn dan de boekwaarde. Wat betreft de vraag over de steekproeven, er Notulen COR d.d. 11-03-2025 pagina

2

zijn geen extra steekproeven worden uitgevoerd. De ervaring leert namelijk dat het verhogen van het aantal steekproeven niet altijd zorgt voor een lagere extrapolatie. Het kan juist meer fouten aan het licht brengen, wat de extrapolatie juist verhoogt. Hoewel extra steekproeven mogelijk zijn, zoals bij de inkoopfacturen en het balansproces, leidt dit niet altijd tot een lager totaalbedrag. In dat geval worden extra steekproeven wel uitgevoerd, omdat de eerste steekproef een negatief beeld laat zien, maar ondanks die extra steekproeven komen er nog steeds aanzienlijke fouten naar voren. De heer Roskam stelt vragen over de voortgang en verantwoording van financiële processen. De heer Van Gilst beantwoordt de vraag van de heer Roskam, de uitgaande subsidies zaten zowel in het oude Oracle systeem als het nieuwe Oracle systeem. De werkwijze blijft onveranderd. De heer Van Gilst legt uit dat de oranje kleur aangeeft dat de controle onder druk staat vanwege de hoeveelheid werk en de krappe tijdsdruk aan het einde van het jaar. Ondanks deze druk blijft de verwachting dat alles op tijd wordt opgeleverd, met als doel om de jaarstukken voor 30 april af te ronden. Mochten de omstandigheden in de komende weken veranderen, dan zal er een brief naar de COR gestuurd moeten worden om de situatie te verduidelijken.

De voorzitter geeft aan dat de verstrekte subsidies binnen het cluster MO zijn en vraagt of de heer Van Gilst kan aangeven bij welk programma deze subsidies horen en welke wethouder verantwoordelijk is voor dit onderdeel. De heer Van Gilst geeft aan dat hij niet direct kan zeggen welke wethouder verantwoordelijk is voor de betreffende subsidies, maar dat hij dit na kan kijken en de informatie later aan de griffier kan doorgeven. Mevrouw Koedijk benadrukt dat de algemene voortgangsstatus oranje is vanwege de SiSa-dossiers. Ze wijst op het belang van de opvolging van de SO-onderzoeken en de noodzaak om die in de controle mee te nemen. De tussentijdse aanlevering van de SiSadossiers is niet gelukt, maar volgens de heer Van Gilst worden alle dossiers volgende week opgeleverd, waardoor de deadline nog steeds haalbaar is. De heer Roskam vraagt naar de SO-fraude en het lopende onderzoek door Ebben. Mevrouw Koedijk noemt het belang van het opvolgingsplan naar aanleiding van het onderzoek van Ebben en hoe de gemeente omgaat met aanbevelingen en berichtgeving in de media. De voorzitter beschouwt toezegging 25bb001250, die betrekking heeft op de planning, als afgedaan aangezien de heer Van Gilst heeft aangegeven dat de planning wordt gehaald.

De voorzitter vraagt aan de commissieleden of deze aanpak eenmalig is of dat zij het als een standaard werkwijze willen hanteren of dat bij de derde voortgangsrapportage, wanneer de planning op rood of oranje staat, er een scenario wordt uitgewerkt dat vervolgens ter bespreking aan de COR wordt voorgelegd. De heer Roskam geeft aan dat het nuttig zou zijn om alvast een brief op te stellen met mogelijke scenario’s.

Notulen COR d.d. 11-03-2025 pagina

3

Mevrouw Lamers vraagt om verduidelijking over de noodzaak van een scenarioanalyse. De heer Roskam geeft aan dat hij ook geen probleem heeft met een rode status, maar hij stelt voor om alvast een tijdslijn op te stellen voor het geval uitstel nodig blijkt. 1.09 Grondbank Zuidplas De heer Van Dommelen licht toe dat tijdens een eerdere raadsvergadering, deels in beslotenheid, een discussie is gevoerd over de reservering van risico’s rondom de Grondbank Zuidplas. De heer Van Dommelen vraagt om een verduidelijking van de financiële verwerking. Mevrouw Lamers legt uit dat elk collegelid verantwoordelijk is voor de financiële risico’s binnen zijn of haar eigen portefeuille, terwijl de wethouder financiën toeziet op de totale risicobeheersing en het stelsel dat hiervoor wordt gebruikt. Bij de Grondbank Zuidplas is een financieel risico van 28 miljoen euro geconstateerd, waarbij Rotterdam een aandeel van ongeveer 40 procent heeft. Op basis van de inschatting dat de kans op optreden 25 procent is, is 7 miljoen euro opgenomen in de weerstandscapaciteit. Dit specifieke risico is apart verwerkt in de weerstandscapaciteit en staat los van eventuele andere financiële inschattingen binnen de grondexploitatie. De heer Van Dommelen vraagt of de risico's en reserveringen onder de post grondexploitaties dezelfde zijn als de 28 miljoen die besproken is, of dat dit apart moet worden gelezen.

Mevrouw Lamers verduidelijkt dat het niet in het risico grondexploitatie staat, omdat het gaat om een zelfstandige entiteit. Het is dus geen grondexploitatie in de traditionele zin zoals die normaal wordt gepresenteerd. De heer Van Dommelen stelt dat de risicoreservering van 7 miljoen euro onder de post grondexploitatie ongelukkig is geformuleerd, omdat dit de indruk wekt dat er een specifieke post van 7 miljoen euro is opgenomen. Hij vraagt ook naar een vervallen voorziening van 6,8 miljoen euro uit 2021, die gekoppeld was aan de verliesvoorziening van de grondbank. Hij vraagt zich af waarom Rotterdam dan nog een risico van 28 miljoen euro loopt, terwijl de taxatiewaarde van de gronden sinds 2021 minimaal gelijk is aan de boekwaarde. Mevrouw Lamers verduidelijkt dat het risico niet zozeer ligt in de waarde van de gronden zelf, maar in de ontwikkeling van het specifieke gebied. Als die ontwikkeling niet doorgaat, ontstaat er een risico. De taxatiewaarde verandert als de bestemming van wonen naar agrarisch gaat. De heer Roskam vraagt of het klopt dat de 7 miljoen euro nu binnen het weerstandsvermogen staat. Volgens hem is dit een onderdeel van de lumpsum post voor grondexploitaties. Mevrouw Lamers verduidelijkt dat de 7 miljoen euro specifiek is voor het risico van de grondbank Zuidplas.

Het is 25 procent van het totaalrisico van 28 miljoeneuro, en is opgenomen in het weerstandsvermogen, maar uitsluitend voor dit specifieke risico. De heer Rozema vraag zich af of gemeente Zuidplas verplicht is de gronden van de grondbank af te nemen. Mevrouw Lamers geeft aan dat wethouder Zeegers deze vraag kan beantwoorden.

Notulen COR d.d. 11-03-2025 pagina

4

De voorzitter geeft aan dat, mocht er een advies vanuit de COR gewenst zijn over dit onderwerp, dit kan worden toegevoegd. De leden geven aan dit advies inderdaad te willen toevoegen. 1.10 Rondvraag en sluiting De voorzitter constateert dat er geen vragen zijn voor de rondvraag. Er wordt afscheid genomen van commissielid Rozema. Hierna sluit de voorzitter de vergadering.

Notulen COR d.d. 11-03-2025 pagina

5