[24bb007948] Verslag vergadering COR 240924

Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Datum: Voorzitter: Aanwezigen: Commissiegriffier: Commissiesecretaris: Overige aanwezigen:

Afwezig (m.k.):

24 september 2024 M.H. (Marvin) Biljoen J.G. (Jaap) Rozema, T. (Thomas) Roskam E.P. (Evert) Peterse P. (Els) Lems Wethouder M.J.W (Maarten) Struijvenberg, mevrouw M.J.H. (Marjo) Lamers, de heer M. van Gilst (Financial Audit), mevrouw M. Koedijk (accountant PwC), mevrouw Kros (accountant PwC) F. (Fatih) Elbay, D.J. (Diederik) van Dommelen

1. Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 1.01 Opening en mededelingen De voorzitter opent de COR-vergadering van 24 september 2024 en heet iedereen van harte welkom. De leden van de commissie, wethouder Struijvenberg, de ambtelijke ondersteuning: mevrouw Lamers, en de heer Van Gilst, mevrouw Meijer en de heer Janssen. Namens onze accountant; mevrouw Koedijk en mevrouw Kros. Een welkom aan het publiek. We hebben een afmelding ontvangen van ons nieuwe lid, de heer van Dommelen ook de heer Elbay heeft zich afgemeld. Voor het tweede deel van de vergadering, Commissie Rekening Rotterdam zijn er deze keer geen bespreekpunten. Wel een attentie voor de bijeenkomst op maandag 7 oktober 2024 over de onderzoeksprogrammering. Verder de volgende mededelingen: We hebben een brief ontvangen van de rekenkamer over het eerder genomen besluit FA de mogelijkheid te geven externe Assurance opdrachten uit te gaan voeren. Verder een felicitatie aan de heer Van Gilst met de ontvangst van het certificaat voor het positief afgeronde kwaliteitsonderzoek overheidsauditors (OA). Er is geen terugkoppeling van een rapporteur. 1.02 Vaststelling agenda De agenda is ongewijzigd vastgesteld. De eerder aangekondigde technische sessie over de SPUKs en SiSa-regelingen is uitgesteld naar de volgende COR vergadering, op 19 november 2024. 1.03 Vaststellen Kort verslag COR 14 mei 2024.

Het verslag wordt zonder op- een aanmerkingen vastgesteld. 1.04 Planning De voortgangsrapportages zijn doorgeschoven conform startnotitie 2024. De planning wordt vastgesteld.

1

1.05 Collegebrief met reactie op COR rapport jaarrekening Op 11 juni 2024 heeft de gemeenteraad de reactie van het college (24bb003948) op het Adviesrapport COR jaarrekening 2023 (24bb003342) ontvangen. Ten onrechte staat in de brief van het college ‘Uw COR concludeert dat uw raad de jaarstukken kan vaststellen en adviseert daarbij de adviezen van de COR over te nemen. Vooralsnog heeft de COR het advies de jaarstukken 2023 vast te stellen nog niet kunnen geven. Het doel van dit agendapunt is vaststelling hoe de adviezen worden toegevoegd aan de lijst ‘aanbevelingen COR en accountant’. Advies 1 – de COR adviseert een kadernota reserves Kadernota reserves COR 19 nov 2024 Alle huidige beleidsregelingen en verordeningen rond reserves worden verzameld en gedeeld voor de volgende COR vergadering (19 november 2024). Vinden we daarna wat we hebben qua inhoud staat of moet er toch nog een kadernota komen? Zijn de regels duidelijk, wat vinden we van de informatiewaarde? Advies 2 – Voeg in de nieuwebegrotingswebsite per reserve een link naar het besluit tot vorming van deze reserve toe. COR leden stemmen in met de college reactie Advies 3 – Geef in de Jaarstukken en herzieningen aan welke mutaties in de reserves ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd en voorzie deze van een toelichting.

COR leden stemmen in met de college reactie Advies 4 – Wij adviseren om de checks en balances te versterken door bij alle transacties van en met een 'filantroop' een onafhankelijke kritische beoordeling te laten plaatsvinden op nut noodzaak en schijn. Dat kan worden vastgelegd in een kader. Toelichting wethouder: het inzicht op dit moment dat het voldoende zal moeten zijn en niet tot een extra speciaal kader voor filantropen zal moeten leiden. Er komt nog een managementmeeting met PwC. De uitkomsten zullen voor de volgende COR vergadering gedeeld worden. Reactie accountant: filantropie zal worden meegenomen in het auditplan (boardletter december 2024). Hoe voorkom je de schijn, zelf maatregelen nemen en daarover gaat de accountant met de organisatie in gesprek. Advies 5 – Maak van de monitor grondexploitaties (in timing en leesbaarheid) een instrument met de juiste informatie om het goede gesprek over sturing op de grondexploitatiesportefeuille met elkaar te kunnen voeren. Hierop is een toezegging BWB 24bb004079 ontvangen: opnemen in het overzicht aanbevelingen COR en accountant. COR leden en wethouder zijn akkoord. Adviespunt 1 komt terug in de volgende COR vergadering (19 november 2024) en adviespunt 4 komt terug in de COR vergadering van december 2024.

2

1.06 Proces jaarrekening 2024 Het doel van dit agendapunt is vaststelling van de hoofdlijnen en afstemming afspraken over de stappen in het controle proces van het boekjaar 2024. De heer van Gilst geeft een korte toelichting op de startnotitie 2024. Pagina 4 – deadline 30 april 2025 brengt wat risico’s met zich mee. Via de voortgangsrapportages wordt de COR op de hoogte gehouden van de planning. Pagina 5&6 – uitgangspunt is de huidige regelgeving, zij er wijzigingen dan informeren wij. Pagina 7 – geen percentagewijzigingen ten opzichte van afgelopen jaar Pagina 8 – efficiencyslag om de deadline van 30 april 2025 te halen Pagina 9 – gezamenlijke IT agenda, er is beeld op grote IT invoeringen Pagina 10 – controle aanpak, werkplan FA Pagina 11/12 – managementmeetings ingericht, meer themagewijs. Pagina 13 – startnotitie verschoven naar september – voortgangsrapportage verschuiven daardoor, de eerste volgt in nov 2024 Pagina 16 – GREAT; per 1 jan 2025 gaat Rotterdam over naar de Cloud. Het zal de jaarrekening van 2024 niet direct raken maar wel een aantal voorbereidende werkzaamheden (inzet FA PwC) Mevrouw Koedijk geeft vanuit PwC ook haar samenvatting op de startnotitie 2024: Controle opdracht is gelijk aan die van vorig jaar. Materialiteit en de goedkeuringstolleranties, dit wijzigt niet voor 2024. Kleine wijziging in de risicobeoordeling.

Jaarrekening voor 2023 afronden en de punten meenemen in die van 2024. Aandachtspunt: Informatiewaarde – kiezen voor Rotterdam – aandachtspunt voor de accountant en wat verbeterd kan worden Aandachtspunt: GRJR en Filantropie Dit alles zullen we rapporteren in de boardletter. Mevrouw Kros geeft een samenvatting over de samenwerking met FA. Naar het voorlopige proces van 2023 gekeken incl. de deadline van 30 april 2025. Tijd in de eindfase moet beschikbaar zijn en er zijn risico’s beschreven. Dynamiseren. •

• •

Vragen van de heer Roskam: Tijdigheid van de stukken. Collegevergadering net na het mei-reces met in diezelfde weken COR. Wanneer is er ruimte om de Jaarstukken te lezen? Ligt er voor 30 april 2025 al een versie zodat we deze alvast kunnen lezen? Themagericht werken (pagina 12) Processen waar geen verandering is worden eruit gehaald – wat zijn de criteria voor de selectie? Hoe deze verantwoording niet tot een vertraging in het proces gaat leiden?

Vragen van de heer Rozema: • Na-ijleffect – fraudecasus effect – heeft dit nog invloed op inlevering 30 april 2025 en heeft dit nog invloed op de planning. • Punt 2 verantwoordingsgrens/rapportagegrens • SiSa regelingen; we gaan meer specifiek uitgeven Meebewegen met de normen die we gaan hanteren. SiSa uitgaven – controle van getrouwheid/rechtmatigheid – controleprotocol

3

Vragen van de heer Biljoen: • Pag 10 controleaanpak – wat zijn de mate van transacties? • Pag 12 managementmeetings – wordt iets afgeschaft maar wat komt ervoor in de plaats • Pag 20 portefeuillehouder financiën – Wethouder financiën FA 20/25 kwaliteitsverbetering (3 sporen ICT/mensen meenemen/natuurlijk adviesfunctie) – nadenken over visie 2030 – meelezen, samen met de accountant. Beantwoording door de heer Van Gilst Met moeite kan de planning van 30 april 2025 gehaald worden en worden de stukken wel geleverd inclusief controleverklaring. Managementmeetings: BUIG en WMO zitten wel in de controlebevindingen maar er zijngeen formele managementmeeting. Er zal dit jaar een meer thematische aanpak plaatsvinden.

11 maart 2025 – planning Voortgangsrapportage staat op de agenda van de COR in maart 2025. Afgesproken wordt om in de COR-vergadering van 11 maart 2025 met elkaar vast te stellen of de deadline van uiterlijk 30 april gereed gehaald wordt of niet en indien niet er alternatieven op tafel liggen Thomas Roskam FA betrokken bij de start SiSa regeling. Hoe gaat nu? Dhr. Van Gilst: Eenvoudige regelingen naar voren complexe kunnen dan effectiever gecontroleerd worden. Speerpunten aan de accountant 1. Inzicht in de verschillen in kaart brengen (accountant) en dat ze elkaar goed opvolgen 2. tegenvallers voorkomen, PwC kijkt naar het proces (toezegging) Toezichthouder Provincie Zuid-Holland De commissieleden stemmen in met het voorstel om een technische sessie - BOFV of COR – te organiseren waarin er een technische toelichting gegeven wordt op de rol van toezichthouder en hoe deze complementair is aan de rol van de gemeenteraad. 1.07 Rondvraag en sluiting Vraag aan de wethouder – onafhankelijke audits De wethouder neemt de vraag even mee.

4