[24bb006355] Presentatie meldingensysteem integriteit

Meldingen integriteit

Presentatie commissie BOFV, 26 september 2024, team ambtelijke integriteit

Meldingen integriteit Programma Deel 1 Toelichting ‘Meldingen en het meldsysteem’ • Aantallen, trends en analyse • Uitleg werking meldsysteem Deel 2 Gevoelige meldingen en dan • Wanneer is er sprake van een gevoelige melding? • Hoe gaan we ermee om? Deel 3 Het informeren van de raad • Jaarlijkse rapportage • Per (geheime) brief over een individuele casus Integriteit | 26 september 2024

Deel 1 Meldingen en het meldsysteem Aantallen, trends en analyse Aantallen jaarlijks (grofweg): - zo’n 200 meldingen van vermoedens van fraude, corruptie, belangenverstrengeling, etc - zo’n 400 gesprekken met vertrouwenspersonen over ongewenste omgangsvormen (intimidatie, pesten, discriminatie, seksuele intimidatie) Trends - meldingen over de harde kant van integriteit blijven vrij stabiel (wel variatie daarbinnen) - signalen en gesprekken over ongewenste omgangsvormen afgelopen jaren sterk gestegen Analyse - Rotterdam volgt de landelijke ontwikkeling: integriteit staat op de agenda, veel nieuws over onderzoeken en rapporten. We volgen dat nauwgezet en zijn in contact met de andere grote steden + andere organisaties (de NS, Stedin, universiteiten).

Deel 1 het meldsysteem Zelf laten bouwen door onze ICT afdeling, met:

Ø Registratie: integriteit, omgangsvormen, cluster Ø Soort melding Ø Meldtoets Ø Wel /geen onderzoek Ø Voortgang Ø Conclusie Ø Maatregelen

Overzicht van een melding

Overzicht van een rapportage

Deel 1 meldingen en het meldsysteem

Vragen zover over dit eerste deel?

Deel 2 Gevoelige meldingen en dan… Wanneer is er sprake van een gevoelige melding? Alle meldingen zijn gevoelig, zowel voor de melder (die dan al 5 drempels heeft overwonnen), als voor degene waarover de melding gaat, het betreffende team en de leidinggevende. Er komt veel emotie los, stress, verdriet, slapeloze nachten en kan leiden tot uitval en verzuim. Nazorg, maar ook zorg tijdens de melding voor alle betrokkenen is cruciaal en doen we steeds beter.

Uit: rapport “Melden met succes,” Universiteit van Utrecht, Leonie Heres, augustus 2022:

Deel 2 Gevoelige meldingen en dan…

Hoe gaat de organisatie hiermee om? Dit geldt voor alle meldingen, letten op:

• • • •

Vertrouwelijkheid Afspraken over wie wanneer wordt geïnformeerd Afspraken over wie inzage krijgt in een onderzoeksrapport Balans tussen klein houden en meldingsbereidheid hoog houden

Deel 2 Gevoelige meldingen en dan… Bij sommige casussen informeert de concerndirecteur de vakwethouder + wethouder Organisatie. Dit gebeurt zo’n 5 – 6 keer per jaar. - indien sprake is van een casus van mogelijk grote financiële omvang - indien mogelijk een directeur betrokken is - indien het mogelijk in de pers komt

Vragen zover over het tweede deel?

Deel 3 Het informeren van de raad Rapportages Elk jaar verschijnt een jaarverslag ambtelijke integriteit, met o.a. een toelichting op het gevoerde beleid, de meldingen, analyse en conclusies. Dit verslag wordt door het college vastgesteld en ter informatie aan de raad gezonden. Het jaarplan wordt aan de raad gezonden, met kort en bondig wat het komend jaar wordt gerealiseerd. Het beleidsplan ambtelijke integriteit loopt t/m 2025, waarna een nieuwe volgt (2026-2030). Deze wordt door de raad vastgesteld.

Deel 3 Het informeren van de raad Per (geheime) brief over een individuele casus Het proces van melden is uiterst kwetsbaar. Voorzichtigheid is dan van belang om dit kenbaar te maken. Dat is in het belang van alle betrokkenen rond vermoedens van niet integer gedrag + in het belang van toekomstige meldingsbereidheid.

Ø zie voorstel [24bb001476] collegebrief van 13 maart 2024; Ø per geheime brief te informeren; Ø bij een casus met aandacht van de pers, van grote financiële omvang of betrokkenheid van een directie; Ø het gaat hierbij altijd om vermoedens, waarbij de feiten nog niet bekend zijn (onderzoek duurt ± 3 maanden en soms nog veel langer); Ø geen namen van medewerkers of afdelingen, soms zelfs geen cluster.