[24bb006239] Bijlage 1 behorende bij 24bb006238 - uitkomsten onderzoek MRDH - Berenschot
Tekst van het document
Dit hoofdstuk is als volgt opgebouwd:
raadsleden en medewerkers van de MRDH-organisatie) en externe partners.
y
Doelstellingen MRDH op organisatie en samenwerking (paragraaf 6.1)
y
Reflectie op organisatie en samenwerking
In deze eerste paragraaf beschrijven we de doelstellingen van
(paragraaf 6.4)
de MRDH op het gebied van de MRDH-organisatie en de
Deze paragraaf bevat een reflectie vanuit Berenschot op de
samenwerking.
realisatie van de doelstellingen door de MRDH op het gebied van organisatie en samenwerking. Deze paragraaf bevat
y
Feitelijke ontwikkeling organisatie en samenwerking
onze belangrijkste bevindingen en conclusies.
(paragraaf 6.2) In deze paragraaf beschrijven wij de ontwikkeling die de organisatie en de samenwerking hebben doorgemaakt sinds 2015. We zoomen daarbij in op de governance en de
6.1 Doelstellingen MRDH op organisatie en samenwerking
ambtelijke ondersteuning. De doelstellingen van de MRDH op het gebied van y
Beelden bij organisatie en samenwerking
organisatie en interne samenwerking zijn opgenomen in de
(paragraaf 6.3)
gemeenschappelijke regeling. Daarnaast zijn naar aanleiding
Deze paragraaf bestaat uit een beschrijving van de beelden
van twee tussenevaluaties en een rekenkameronderzoek
van betrokkenen bij de MRDH over het de organisatie en de
aanbevelingen gedaan ten aanzien van de organisatie. Al
samenwerking. Dan gaat het over beelden van deelnemers
deze doelstellingen en aanbevelingen zijn opgenomen in
of intern betrokkenen (bijvoorbeeld bestuurders,
onderstaande tabel.
Onderwerp
Doelstelling(en)
1b. Capaciteit
Bevorderen van de samenwerking tussen deelnemende gemeenten en de MRDH – en gebruik maken van bestaande expertise binnen deelnemende gemeenten
88
2014-2023 Gemeenschappelijke regeling MRDH (2014)
2017-2023 Regionaal denken, lokaal doen! Tussenevaluatie MRDH (2017)
2022-2023 Samenwerken maakt sterker: tweede tussenevaluatie GR MRDH (2022)
2022-2023 Bijdragen aande regionale economie: onderzoek naar economisch programm MRDH (2022)
Samenwerking deelnemende gemeenten y Slagvaardig en efficiënt samenwerken y Licht en effectief samenwerken y Goede organisatie van toegewezen taken (bv. op vlak van verkeer en vervoer; bij faciliterende en dienstverlenende taken; en met betrekking tot vertegenwoordiging naar andere gremia
Governance-aanbevelingen y Explicitering besluitvormingscyclus
Implementeren aanbevelingen eerste tussenevaluatie y MRDH-verhaal versterken y Gesprek voeren over betrokkenheid MRDH bij belendende beleidsvelden
Verbeteren van de opzet en invulling van de MRDHaanbevelingen y Heroverwegen opzet uitvoerende functie waarmee projecten in de regio worden gefinancierd y Formuleer concrete en meetbare doelstellingen in de nieuw strategische agenda, inclusief inzet/rol MRDH
Gebruik maken bestaande expertise y Bestaande expertise binnen gemeente benutten
Interne informatievoorziening en communicatieaanbevelingen y Verbetering behapbaarheid stukkenstroom y Inrichten digitaal informatiesysteem stukkenstroom
Ambtleijke ondersteuningaanbevelingen y Ambtelijke capaciteit gemeenten meer gebruiken y Activatie MRDH gemeentesecretarissenoverleg y Stimuleren contact griffiers
Verhelderen van het governancemodel van de MRDH-aanbevelingen y Gesprek op gang brengen over positionering en rollen adviescommissies en rol werkorganisatie MRDH y Kritisch kijken naar doel, reikwijdte en nut en noodzaak van de diverse aanvullende bestuurlijke tafels y Aan het AB-gerelateerde commissies terugbrengen naar het AB en deze commissies met regelmaat evalueren
Evaluatie Metropoolregio Rotterdam Den Haag | Eindrapport
6.2 Feitelijke ontwikkeling organisatie en samenwerking
besluiten voorbereid en genomen. Daarnaast wordt het functioneren van de MRDH in deze gremia gemonitord en wordt bijgestuurd waar nodig.
In deze paragraaf beschrijven we de feitelijke ontwikkeling van de organisatie en de interne samenwerking sinds de oprichting
Het algemeen bestuur is het hoogste besluitvormende
van de MRDH. We maken daarbij onderscheid tussen
orgaan van de MRDH. Het stelt de kaders vast waarbinnen
governance en ambtelijke ondersteuning. Voor zover relevant
de gemeenten met elkaar samenwerken. Zowel financieel
zijn ook bevindingen over het functioneren van de organisatie
(begroting), als beleidsmatig (strategische agenda), als juridisch
uit eerdere (tussen)evaluaties opgenomen.
(de gemeenschappelijke regeling). Deze besluitvorming wordt voorbereid door het dagelijks bestuur dat tevens
6.2.1 Governance MRDH
verantwoordelijk is voor de aansturing van de ambtelijke
De MRDH is een openbaar lichaam. Dit is de meest gebruikte
organisatie van de MRDH. Het Algemeen Bestuur wordt
vorm van een gemeenschappelijke regeling. Het is een
geadviseerd door de adviescommissies en de rekeningcommissie.
zogenoemde gemengde regeling waaraan wordt deelgenomen
De voorzitter van de MRDH vertegenwoordigt de MRDH
door gemeenteraden, colleges en burgemeesters van 21
naar buiten toe en zit vergaderingen van het AB en DB voor.
gemeenten. De MRDH heeft een (wettelijk verplicht) algemeen
Inhoudelijke besluiten worden grotendeels genomen binnen de
bestuur, dagelijks bestuur en een voorzitter. Daarnaast heeft
bestuurscommissies. Deze voorstellen worden ingebracht via
de MRDH twee bestuurscommissies, twee adviescommissies
het presidium Va/EV al dan niet voorzien van een advies vanuit
en een rekeningcommissie. In deze formele gremia worden
de adviescommissie.
Zienswijze gemeenteraad
Ambtelijke overleg EV/Va
Ambtelijke voorbereiding
Presidium EV/Va
MRDHcoördinatoren
Bestuurscom. EV/Va
Advisering
Ambtelijke voorbereiding
AcEV en/of AcVa
DB
Advisering
Ambtelijke voorbereiding
Rekeningcommissie Figuur 35
89
Governance MRDH
Advisering
AB
Evaluatie Metropoolregio Rotterdam Den Haag | Eindrapport
In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen in welke
Monitoring
gevallen een zienswijzenprocedure wordt gevolgd. Een dergelijke
Ten behoeve van de verantwoording en (bij)sturing worden
procedure houdt in dat gemeenteraden hun zienswijze kunnen
de prestaties van de MRDH op hoofdlijnen gemonitord. De
geven op een voorgenomen besluit van een bestuurscommissie
belangrijkste verantwoordingsdocumenten zijn de jaarverslagen
of het algemeen bestuur. Deze zienswijzen worden betrokken
en bestuursrapportages. Daarin is opgenomen welke resultaten
bij de besluitvorming. Worden zienswijzen niet overgenomen
zijn geboekt in relatie tot de doelstellingen van de MRDH.
dan wordt dit gemotiveerd door de bestuurscommissies of het
Verder worden programma’s geëvalueerd en wordt door
algemeen bestuur.
de MRDH bijgedragen aan overkoepelende (landelijke) monitoringsinstrumenten.
Ambtelijke voorbereiding besluitvorming De besluitvorming wordt ambtelijk voorbereid door de
Uit het rapport van de Rekenkamer Rotterdam komt naar voren
MRDH-organisatie in afstemming met ambtenaren van
dat de huidige wijze van verantwoording door de MRDH, op het
de deelnemende gemeenten. Agendapunten voor de
gebied van economisch vestigingsklimaat, vooral inzicht geeft in
bestuurscommissies worden voorbesproken in respectievelijk
uitgevoerde activiteiten. Het wordt daarmee echter niet duidelijk
het ambtelijk overleg EV en het ambtelijk overleg Va. Per
wat de effecten van deze activiteiten zijn en of doelstellingen
gemeente neemt één ambtenaar deel aan deze overleggen.
daarmee worden bereikt.100 Naar aanleiding hiervan zijn
De agendapunten voor het algemeen bestuur worden
in de huidige strategische agenda indicatoren opgenomen
voorbesproken in het coördinatorenoverleg, waaraan de
bij doelstellingen en wordt door de MRDH gewerkt aan het
(bestuurs)adviseurs van de gemeenten deelnemen.
opzetten van een meer uitgebreide monitoringsstructuur. In de nieuwste strategische agenda wordt daarvoor beschreven welke
Bij de tussenevaluatie in 2017 werd geconstateerd dat
rol, maar ook verwachte resultaten en impact van effecten de
het ambtelijke netwerk tussen gemeenten en MRDH is in
MRDH-activiteiten bewerkstelligen.
ontwikkeling was. De oordelen over het netwerk waren wisselend. Het contact tussen de gemeenten was toegenomen
Formele gremia MRDH
ten opzichte van de situatie daarvoor maar ook nog diffuus.
Het algemeen bestuur is het hoogste besluitvormende
Er was onduidelijkheid over welke overleggen er nu precies
orgaan van de gemeenschappelijke regeling. Het algemeen
naast elkaar bestonden. Inmiddels zijn bovengenoemde
bestuur is verantwoordelijk voor afstemming en integrale
netwerken stevig geworteld in het besluitvormingsproces van
besluitvorming en voor het boeken van resultaten,101 in lijn
de MRDH. Naast deze “vaste” netwerken worden ook (ad hoc)
met de doelstellingen van de MRDH. Gemeenten kiezen zelf
ambtelijke werkgroepen in het leven geroepen. Bijvoorbeeld
een vertegenwoordiger uit het college of de raad. In de praktijk
rondom de strategische agenda of het uitvoeringsprogramma
heeft het algemeen bestuur altijd bestaan uit de burgemeesters
EV. Aan deze werkgroepen wordt dan door een deel van de
van de deelnemende gemeenten en de portefeuillehouders
gemeenteambtenaren deelgenomen.
verkeer en vervoer en economisch vestigingsklimaat van Rotterdam en Den Haag. De vergaderingen van het algemeen
Informatievoorziening besluitvormingsproces
bestuur zijn openbaar. Het algemeen bestuur komt circa 5 keer
Ter voorbereiding op besluitvorming in formele gremia
per jaar bij elkaar. Het algemeen bestuur stelt de strategische
wordt een vergaderset aangeleverd. Dit bestaat uit de agenda,
agenda’s en de begroting vast en stelt daarmee de kaders
agendaposten en de bijhorende bijlagen. De agendapost geeft
waarbinnen de MRDH haar werk moet doen. Daarnaast is
bij het agendapunt in het kort weer waar het besluit om draait,
het algemeen bestuur verantwoordelijk voor het instellen van
wat van het gremium verwacht wordt en welk besluit wordt
de bestuurscommissies en adviescommissies. Het is sinds
voorgesteld of wat voor advies wordt gevraagd.
2018 formeel mogelijk om (als burger) in te spreken bij vergaderingen van het algemeen bestuur. Hiervan wordt beperkt
Er wordt een termijn van twee weken voor de vergadering
gebruik gemaakt.
aangehouden voor verzending van de vergaderset. Deze termijn wordt doorgaans gehaald waar het gaat om reguliere
Het dagelijks bestuur bestaat uit vijf door het algemeen
vergaderonderwerpen. Als het gaat om urgente onderwerpen of
bestuur uit zijn midden aangewezen leden aangevuld met de
zogenoemde ‘binnenvliegers’ kan het zijn dat de stukken later worden verzonden. 90
100 101
Rapport Rekenkamer Rotterdam, p. 20-21. Toelichting bij de regeling.
Evaluatie Metropoolregio Rotterdam Den Haag | Eindrapport
burgemeesters van Rotterdam en Den Haag. Het dagelijks
bij vergaderingen van de adviescommissie waar een voorstel uit
bestuur stuurt de ambtelijke organisatie van de MRDH aan.
hun portefeuille besproken wordt.
Daarnaast vormt het dagelijks bestuur het voorportaal voor het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur komt circa 6 keer
De MRDH heeft sinds de oprichting twee adviescommissies.
per jaar bij elkaar. De vergaderingen van het dagelijks bestuur
De adviescommissie Vervoersautoriteit en de adviescommissie
zijn besloten.
Economisch Vestigingsklimaat. Deze adviescommissies bieden raadsleden volgens de toelichting de mogelijkheid
De MRDH heeft sinds de oprichting twee
rechtstreeks met elkaar en met het algemeen bestuur en/
bestuurscommissies. De bestuurscommissie Vervoersautoriteit
of de bestuurscommissies de dialoog aan te gaan. Beide
(bestuurscommissie Va) en de bestuurscommissie Economisch
adviescommissies kunnen advies geven over voorgenomen
Vestigingsklimaat (bestuurscommissie EV). Het algemeen
besluitvorming door de betreffende bestuurscommissie
bestuur heeft aan de bestuurscommissie Va zijn wettelijke
en het algemeen bestuur. Dit doen zij op verzoek van het
bevoegdheden inzake verkeer en vervoer overgedragen. Dit
algemeen bestuur of de bestuurscommissies. In ieder geval op
betekent dat de bestuurscommissie Va, en dus niet het algemeen
het moment dat een zienswijzenprocedure wordt doorlopen
bestuur, verantwoordelijk is voor besluitvorming met betrekking
geeft de adviescommissie advies. In de praktijk wordt de
tot verkeer en vervoer. De bestuurscommissie Va bestaat uit
adviescommissie over alles wat met beleidsontwikkeling
de portefeuillehouders verkeer en vervoer van de deelnemende
te maken heeft geconsulteerd. Bijvoorbeeld over de
gemeenten en komt circa 10 keer per jaar bijeen. De
bijdrageregeling of over het proces van deze evaluatie van de
bestuurscommissie EV is door het algemeen bestuur ingesteld
MRDH wordt de adviescommissie ook om advies gevraagd. Het
ter behartiging van taken op het terrein van de economische
komt zelden voor dat de adviescommissies ongevraagd advies
ontwikkeling van de MRDH, waaronder het ontwikkelen
uitbrengen. Een recent voorbeeld waarin dit wel is gebeurd is
en realiseren van beleid en het nemen van maatregelen ter
een advies over het laten (door)rijden van nachtbussen.
versterking van het economisch vestigingsklimaat. Deze bestuurscommissie bestaat uit de portefeuillehouders economie
Aantal
Aantal
AC
Datum
gemeenten
raadsleden
VA
23/08/2023
16
27
VA
11/10/2023
13
16
VA
06/11/2023
12
17
de bestuurscommissie. In de afgelopen jaren zijn er regelmatig
VA
17/01/2024
19
29
insprekers geweest in de bestuurscommissie Va. Bijvoorbeeld
VA
20/03/2024
16
23
EV
23/08/2023
16
23
EV
11/10/2023
13
17
Beide bestuurscommissies hebben sinds 2017 een presidium.
EV
06/11/2023
10
15
De presidia zijn in 2017 ingesteld om de vergaderingen van
EV
20/03/2024
12
16
EV
22/5/2024
14
16
RC
05/06/2023
10
11
voor strategische verdieping en bestuurlijke discussie tijdens de
RC
11/12/2023
10
10
bestuurscommissie-vergaderingen zou ontstaan en bestuurlijk
RC
27/05/2024
13
14
van de 21 gemeenten en komt circa zes keer per jaar bijeen. De vergaderingen van de bestuurscommissies zijn deels openbaar en deels besloten. Het is sinds 2018 formeel mogelijk om (als burger) in te spreken bij vergaderingen van
rondom het plan Toekomstvast tramnet hebben inwoners en vervoerders ingesproken.
de bestuurscommissies voor te bereiden. Het doel hiervan was om slagvaardiger en efficiënter te opereren en zo sneller resultaten te boeken. Het idee was dat er meer ruimte en tijd
eigenaarschap zou worden versterkt.102 Binnen dit presidium is een portefeuilleverdeling gemaakt. De portefeuillehouders
Figuur 36 ?
hebben als taak om voorstellen die binnen hun portefeuille vallen in de bestuurscommissie in te brengen. Beide presidia
Het advies dat adviescommissies geven is een regionaal advies,
bestaan uit 8 leden. Portefeuillehouders zijn tevens aanwezig
waarbij ook minderheidstandpunten opgenomen kunnen worden. In de regel worden deze adviezen overgenomen
102
91
Tussenevaluatie 2017 p. 13
door het algemeen bestuur en de bestuurscommissies.
Evaluatie Metropoolregio Rotterdam Den Haag | Eindrapport
In een reactiebrief wordt door deze gremia beschreven hoe
gremia hebben een informele status. Dat wil zeggen dat hier
met het advies vanuit de adviescommissies is omgegaan.
geen formele besluitvorming plaatsvindt.
Naast deze formele bevoegdheden worden adviescommissies vroegtijdig betrokken bij strategische vraagstukken, zo bestaat 103
beschreven in de MRDH-werkwijzer.
y
De AB-commissie regionale initiatieven is in 2020106
Zo zijn er diverse
gestart. Het is geen formele adviescommissie maar de
sessies georganiseerd in het kader van de totstandkoming
commissie kan wel het AB van advies voorzien. In de
van de huidige strategische agenda. Daarnaast wordt tijdens
commissie worden lokale projecten met regionale impact
informatiesessies die speciaal voor raadsleden worden
besproken met als doel deze beter voor het voetlicht te
georganiseerd in de aanloop naar aan adviesvergadering
brengen in het AB. Wij hebben begrepen dat de commissie
dieper ingegaan op de thematiek. Beide adviescommissies
is ontstaan als “tegenhanger” van de groeiagenda om juist
bestaan uit twee raadsleden van elke gemeente. In figuur 36
ook kleinere initiatieven op de kaart te zetten. Inmiddels
is de aanwezigheid opgenomen van raadsleden bij vijf recente
heeft het zich geëvolueerd tot een denktank waarin onder
vergaderingen van de adviescommissies.
andere over het thema brede welvaart wordt gesproken. Aan de commissie wordt deelgenomen door de burgemeesters
In het rapport van de Rekenkamer Rotterdam (2022) is over
van Hellevoetsluis, Krimpen aan den IJssel, Maassluis,
de adviescommissie EV opgenomen dat deze in de huidige
Nissewaard, Schiedam, Vlaardingen, Wassenaar en
opzet en uitvoering onvoldoende bij de rol en positie van
Westland. De MRDH-organisatie faciliteert dit overleg en
raadsleden past. In de adviescommissie moet meer ruimte
bereidt het overleg voor.
zijn om met elkaar van gedachten te wisselen, met meer focus op strategische zaken, zo wordt aangegeven. Op dit
y
De Bestuurlijke Tafel Groenblauwe Leefomgeving
moment zijn de adviezen teveel gericht op operationele en
is opgericht in december 2020107 voor meer structurele
tactische onderwerpen die vanuit ambtelijk perspectief (van
financiering en bestuurlijke borging van de groenblauwe
zowel de MRDH als gemeenten) relevant zijn. Door deze
leefomgeving in lopende projecten en andere
adviezen meer op strategisch niveau in te steken, zullen
beleidsdomeinen. Zo moet de verbinding tussen de
adviesaanvragen beter passen bij de rol van raadsleden, zo
infrastructuur, verstedelijking en de omliggende natuur- en
stelt de Rekenkamer Rotterdam. Een dergelijke insteek vraagt
recreatiegebieden worden versterkt.108 De MRDH faciliteert
ook meer voorbereidingstijd voor raadsleden, zodat zij zowel
de Groenblauwe Tafel, maar is niet verantwoordelijk voor
binnen de gemeente als met raadsleden van andere gemeenten
de inhoud en zal daar ook geen trekker van zijn. Mocht het
kunnen afstemmen. Dit betekent mogelijk dat het aantal
leveren van inhoud aan de orde zijn dan doet de MRDH dit
adviesaanvragen en de jaarlijkse frequentie van overleggen moet
als lid van of deelnemer aan de tafel.109
worden teruggebracht, aldus de Rekenkamer Rotterdam.104 In de tussenevaluatie 2022 wordt geadviseerd om met name De rekeningcommissie heeft tot taak het
kritisch te kijken op doel, reikwijdte en nut en noodzaak
jaarrekeningonderzoek uit te voeren en een verslag hiervan op
van de diverse hulpstructuren en waar mogelijk de aan het
te stellen en advies hierover uit te brengen aan het algemeen
AB-gerelateerde commissies terug te brengen naar het AB.
bestuur. De rekeningcommissie bestaat uit een raadslid
Aanbevolen wordt de werking van deze commissies met enige
per gemeente.
regelmaat te evalueren.
Informele gremia MRDH
6.2.2 Ambtelijke ondersteuning
Naast deze formele gremia zijn er in de loop der tijd
De MRDH wordt ondersteund door een werkorganisatie:
diverse informele gremia toegevoegd. Dan gaat het om de
de MRDH-organisatie. Aan het hoofd van deze organisatie
AB-commissie regionale initiatieven en de aanvullende
staat de secretaris-algemeen directeur MRDH. Zij is
overlegstructuren. Voor de oprichting daarvan is een
eindverantwoordelijk voor de organisatie. Binnen de
afwegingskader bestuurlijke tafels- en initiatieven.105 Al deze
afdelingen Verkeer en Openbaar Vervoer staat de uitvoering
103 MRDH Werkwijzer 2022. 104 Rapport Rekenkamer Rotterdam, p. 21. 105 Daarnaast zijn het presidium Va en presidium EV ingesteld.
106 Microsoft Word - Oplegmemo MRDH informatievoorziening raden Investeren in de Regio (sim-cdn.nl) 107 Blad gemeenschappelijke regeling 2021, 34 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl) 108 Ruimte voor een titel (wassenaar.nl) 109 Strategische Agenda 2023-2026, p. 64
92