[24bb006189] Brief van PWC over concept Controleplan gemeente Rotterdam 2024
Tekst van het document
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave
Morgen maak je samen_
Onze boodschappen
Concept Controleplan 2024
Onze controleaanpak Vooruitkijkend
Gemeente Rotterdam
Communicatie Bijlagen
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 24 september 2024
0I
1
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie
Morgen maak je samen_ Gemeente Rotterdam T.a.v. de Commissie Onderzoek van de Rekening (COR) en het college van burgemeester en wethouder Postbus 70012 3000 KP ROTTERDAM
24 september 2024 Referentie: [Referentie]
Bijlagen Geachte leden van de COR en het college, Met genoegen presenteren wij u ons controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2024. Net als in voorgaande jaren is kwaliteit onze basis en delen wij graag hoe wij werken aan kwaliteit, terwijl wij uw controle vormgeven door een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie. Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak heeft de startnotitie 2024 als vertrekpunt en is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de relevante ontwikkelingen. In de startnotitie, die samen met de organisatie is opgesteld en met u gedeeld, komen diverse onderwerpen aan bod als onderdeel van onze controleaanpak, denk aan de bepaling van de materialiteit, reikwijdte van de controle, de controleaanpak, controleplanning en samenwerking. Voor deze onderwerpen verwijzen wij naar de startnotitie 2024. In dit controleplan werken wij verder onze focusgebieden in de controle 2024 uit samen met een update over de sectorontwikkelingen.
Als u vragen heeft over zaken die in dit controleplan worden besproken, of als u andere zaken wilt bespreken naar aanleiding van onze bijeenkomst van 24 september, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
drs. Martine Koedijk RA RE partner
Annemarie Kros RA EMITA director
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop) voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
2
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Inhoudsopgave Begeleidende brief
1
Inhoudsopgave
2
Onze boodschappen
3
Onze kernboodschappen
4
Feedback en evaluatie
5
Onze controleaanpak
6
Materialiteit
7
Controlerisico’s
8
IT-aanpak
9
Fraude en wet- en regelgeving
10
Vooruitkijkend
11
Communicatie
12
Ons team
13
Controleplanning
14
Bijlagen
15
NV COS-vereisten
16
Verantwoordelijkheden
17
3
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Feedback en evaluatie Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Onze boodschappen In dit hoofdstuk staan wij stil bij onze belangrijkste boodschappen en de fundamenten van onze controle. Ook staan wij stil bij de feedback die wij vanuit de Gemeente Rotterdam hebben gekregen.
01
4
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief
Onze kernboodschappen
Inhoudsopgave
Ontwikkelingen bij de Gemeente Rotterdam Onze boodschappen Onze kernboodschappen
• •
Feedback en evaluatie Onze controleaanpak Vooruitkijkend
•
•
Communicatie Bijlagen
•
•
Dit controleplan is onder voorbehoud van afronding van de jaarrekeningcontrole 2023. Per 1 januari 2025 wordt GREAT definitief geïmplementeerd. In het najaar 2024 zullen we de implemenatie vanuit onze rol volgen en werkzaamheden verrichten om de uiteindelijke betrouwbaarheid van gemigreerde data vast te kunnen stellen. Door “Kiezen voor Rotterdam” is er veel aandacht voor de bedrijfsvoering en de inrichting en sturing. Wij volgen de voortgang van het project en geven onze reflectie op de informatiewaarde in de verschillende P&C documenten hierover. De financiële uitdagingen zoals opgenomen in de voorjaarsnota 2024 vereisen keuzes tussen inhoudelijke opgaven en/of inzet van middelen. We volgen hierbij de financiële positie van Rotterdam in combinatie met de uitvoeringskracht. Met ingang van 2023 is GRJR een mandaatregeling waardoor de getrouwheid en rechtmatigheid van de baten en lasten in de jaarrekening van de gemeente onderbouwd en aangetoond moet worden. Dit inclusief het zelf uitvoeren van detailwerkzaamheden. Wij voeren gesprekken en de opvolging van het rekenkameronderzoek ambtelijke integriteit en de beleidskaders rondom filantropie.
Ontwikkelingen in de sector •
•
•
De voornemens uit het Hoofdlijnenakkoord leiden nog niet tot verbetering van de financiële positie van gemeenten. Aandacht blijft nodig voor de ontwikkeling van de financiële positie (in de P&C-producten). Het ministerie van BZK is van plan om artikel 2 met betrekking tot de goedkeuringstoleranties te wijzigen (op z’n vroegst vanaf 2025). Deze mogelijke aanpassing kan invloed hebben op onze controle en op u als gemeente. De verwachting is dat de commissie BBV diverse notities zal actualiseren in het najaar van 2024. Wij zullen u nader informeren in onze boardletter. Het aantal specifieke uitkeringen blijft een belangrijk onderdeel van de verantwoording. Vorig jaar heeft Rotterdam in de SiSa-bijlage 78 regelingen verantwoord. Wij adviseren tijdig de voorwaarden voor de verantwoording van (nieuwe) regelingen te verkennen en te laten onderbouwen.
Onze opdracht •
•
•
Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de getrouwheid van de jaarrekening 2024, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast controleren wij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Naast de jaarrekening bevatten de jaarstukken het jaarverslag. Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of wij geen materiële inconsistenties of onjuistheden zien. Wij rapporteren naast ons oordeel in de controleverklaring, onze bevindingen en observaties in de boardletter en in het accountantsverslag.
Onze controleaanpak (inclusief IT) • •
• •
Onze controleaanpak is in overeenstemming met de startnotitie 2024. Uitgangspunt (na evaluatie) blijft om de controleverklaring af te geven op 30 april 2025. Belangrijk element hierin is een tijdige en kwalitatieve aanlevering van controle-informatie voor 1 april 2025. De overige afspraken uit de evaluatie zijn in de startnotitie en dit controleplan uitgewerkt. Verdere dynamisering van controlewerkzaamheden en continue monitoring van geidentifieerde risico’s zijn daarbij van belang. Wij hebben onze risicobeoordeling geactualiseerd. Op basis van de voorlopige uitkomsten van de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij een beperkte aanpassing aangebracht in onze risicobeoordeling voor de jaarrekeningcontrole 2024. In onze boardletter zullen wij opnieuw reflecteren op onze risicobeoordeling en de interne beheersingsmaatregelen voor deze risico’s. Uw speerpunten
Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegegeven, waarover u additioneel geïnformeerd wilt worden. Tijdens de vergadering van COR op 24 september 2024 zullen wij deze bespreken.
4I
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Feedback en evaluatie Onze controleaanpak Vooruitkijkend
Thema’s en aandacht voor Rotterdam Met onze kennis en expertise implementeren we een breed scala aan ideeën, lenzen of perspectieven ter ondersteuning van onze klanten en belanghebbenden. Kwaliteit is onze basis en we willen bijdragen aan het vertrouwen van de maatschappij en het vertrouwen in Rotterdam in het bijzonder. Naast een kwalitatief goede audit willen we daarom vanuit onze natuurlijke adviesfunctie bijdragen aan de kwaliteit van de organisatie en de kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad. Voor dit controlejaar hebben we, naast de speerpunten van de raad, de volgende aandachtspunten geformuleerd.
Communicatie
Implementatie GREAT We volgen de voorbereidingen voor de implementatie van GREAT, zodat eventuele bevindingen in het conversieproces nog tijdig kunnen worden meegenomen. Daarnaast heeft de implementatie mogelijk invloed op de doorlooptijd van de controle 2024. In onze controleaanpak hebben we de impact van GREAT op het jaarrekeningproces nader uitgewerkt. In het najaar 2024 zullen we de implementatie vanuit onze rol als accountant volgen en werkzaamheden verrichten om de uiteindelijke betrouwbaarheid van gemigreerde data vast te kunnen stellen.
Schaarste Bijlagen
Sturen op schaarste van mensen (bij de eigen organisatie én bij de leveranciers en verbonden partijen), materialen en middelen wordt steeds belangrijker voor het realiseren van de beleidsdoelstellingen binnen het daarvoor beschikbare budget. Het maken van keuzes en realistisch begroten hoort daarbij. In de begroting 2025 zal het effect van “Kiezen voor Rotterdam” verwerkt moeten zijn. Ook daarvoor is monitoring van de realisatie van belang. We delen best practices met de organisatie vanuit de sector en onze inzichten over (benodigde) stuurinformatie. Informatiewaarde Het verhogen van de informatiewaarde van de verschillende P&C-producten is een breedgedragen wens van de gemeenteraad, zodat (tussentijds) beter inzicht ontstaat over wat is bereikt op weg naar de realisatie van de doelstellingen. Net zoals voorgaande jaren zullen we reflecteren op de informatiewaarde van de jaarstukken en zullen daar ook specifiek aandacht schenken aan mutaties in de reserves en de ontwikkelingen in de financiële positie.
Verwerking van de GRJR Met ingang van 2023 is GRJR een mandaatregeling waardoor de getrouwheid en rechtmatigheid van de baten en lasten in de jaarrekening van de gemeente onderbouwd en aangetoond dient te worden. Dit inclusief het zelf uitvoeren van detailwerkzaamheden.
Opvolging rekenkameronderzoek ambtelijke integriteit en ontwikkelingen filantropie In de controle hebben wij specifieke aandacht voor de opvolging en implementatie van de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek inzake ambtelijke integriteit. Daarnaast volgen wij de genomen en eventueel aanvullende beleidskaders rondom filantropie en voeren hierover het gesprek.
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief
Thema’s en aandacht voor Rotterdam
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen
Speerpunten van de gemeenteraad: Feedback en evaluatie
In de COR vergadering van 24 september 2024 zijn de volgende speerpunten overeen gekomen:
Onze controleaanpak
•
Vooruitkijkend
Morgen maken we samen
Communicatie Bijlagen
Speerpunten toevoegen
We gaan met de organisatie het gesprek aan over onze observaties bij bovenstaande aandachtspunten en bij andere relevante ontwikkelingen die impact hebben op de bedrijfsvoering, verantwoording en de controleaanpak. De gesprekken over dat laatste onderwerp voeren wij uiteraard in samenwerking met Financial Audit.
4II
5
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Feedback en evaluatie Onze controleaanpak Vooruitkijkend
Gezamenlijke evaluatie als startpunt Verwachtingen naar elkaar uitspreken en evalueren is de basis voor een goede samenwerking en doorontwikkeling. Dit hebben we in de gezamenlijke evaluatie gedaan met Concerncontrol en Financial Audit in juli 2024. We geven prioriteit aan de onderwerpen waar de organisatie aan wil werken. Zo leveren wij kwaliteit en zijn we van waarde voor de organisatie. De belangrijkste aandachtsgebieden voor onze dienstverlening tijdens de controle van dit jaar zijn hier samengevat. In de evaluatie hebben we met name gezocht naar de mogelijkheden in de processen bij Concerncontrol, Financial Audit en vanuit PwC. De mogelijkheden tot optimalisatie in de primaire- en
afsluitprocessen hebben we niet specifiek geëvalueerd omdat deze door de implementatie van GREAT mogelijk worden aangepast en omdat de implementatie veel capaciteit vraagt waardoor wijzigingen in het afsluitproces 2024 als niet realistisch wordt geacht. We hebben aan het eind van de evaluatie uitgesproken dat de deadline van 30 april 2025 voor het verstrekken van de controleverklaring mogelijk moet zijn. Om dit te kunnen realiseren moeten de afgesproken onderdelen worden gerealiseerd en zijn risico’s benoemd voor het niet behalen van de deadline, zodat we hierop gezamenlijk specifiek kunnen monitoren.
Communicatie Bijlagen
Timing van de jaarrekeningcontrole
Korte communicatielijnen over de voortgang
Tijdens onze evaluatie op ons Rotterdamse kantoor hebben we de timing van de jaarrekeningcontrole grondig geëvalueerd en gekeken naar mogelijkheden om werkzaamheden naar voren te halen. Deze specieke werkzaamheden zijn in dit controleplan verwerkt. Daarnaast is het belangrijk om de risico's en onzekerheden te blijven monitoren die de tijdige aanlevering van kwalitatief goede controle-informatie, en daarmee de afronding van onze werkzaamheden, beïnvloeden.
Om een efficiënte samenwerking te waarborgen, zullen we de inhoudelijke PwC- en FA-medewerkers aan elkaar koppelen. Dit stelt ons in staat om vragen en zorgen tijdig te bespreken en de doorlooptijd van de beantwoording te verkorten. Door een nauwe samenwerking kunnen we ook de kwaliteit van de controle verbeteren, aangezien de medewerkers van uw organisatie waardevolle inzichten kunnen bieden die kunnen bijdragen aan een grondige en effectieve controle.
1 2 Controle-aanpak FA geëvalueerd In het najaar 2024 zullen we de controle-aanpak van een aantal kritieke processen evalueren. Met name de processen waarin we mogelijkheden zien om die controle-aanpak effectiever in te richten. Bijvoorbeeld ten aanzien van de SiSa-regelingen hebben we concrete aanbevelingen gedaan om de dossiervorming te vereenvoudigen en de deelwaarnemingen gerichter te selecteren en eerder in het jaar uit te voeren.
3 4 Blijvend innoveren
In 2023 zijn we gestart met het inzetten van tooling. In 2024 blijven we HALO for Journals (memoriaalboekingen) en HR4Insight (Lonen en Salarissen) inzetten. De komende periode zullen we de uitkomsten nader toelichten. Daarnaast bespreken we op procesniveau data-analyse initiatieven (bijvoorbeeld ten aanzien van inkoop en aanbesteden) en integreren we deze in de controle waar efficiënt. De organisatie heeft aangegeven dit graag samen met ons te willen realiseren.
6
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Onze controleaanpak Dit hoofdstuk is bedoeld om u een duidelijk overzicht te geven van de wijze waarop wij met de inbreng van het voorgaande de controle van de jaarrekening van de Gemeente Rotterdam gaan uitvoeren. Het omvat inzichten in materialiteit, reikwijdte, normenkader, controlefilosofie, controlerisico’s, IT-aanpak en risico’s rondom fraude en het niet-naleven van wet- en regelgeving.
02
6I
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Startnotitie 2024 Strak proces noodzakelijk om met elkaar een efficiënte controle te doorlopen
IT-aanpak
In september 2024 is de startnotitie voor het controlejaar 2024 gedeeld. In de startnotitie zijn diverse onderwerpen besproken die ook onderdeel zijn van ons controleplan, denk aan de bepaling van de materialiteit, reikwijkdte van de controle, controleaanpak per proces, controleplanning en samenwerking. Daarom verwijzen u voor deze onderwerpen door naar onze gezamenlijke startnotitie 2024.
Fraude en wet- en regelgeving
Belangrijkste aandachtspunten vanuit de startnotitie
Materialiteit Controlerisico’s
Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
De belangrijkste boodschappen in de startnotitie hebben betrekking op de: Timing van de jaarrekeningcontrole, het is onze gezamelijke ambitie om de controleverklaring op 30 april te verstrekken. Om deze deadline te kunnen realiseren moet Financial Audit uiterlijk op 1 april het volledige controle-dossier overdragen aan PwC. Dit vereist een strakke planning, tijdige uitvoering van de controlewerkzaamheden en continue monitoring van geconstateerde risico’s die impact hebben op het tijdig kunnen afronden van de controle.
Continue monitoring van het realiseren van de mijlpalen en actieve afstemming met de proceseigenaren zijn essentieel om deze risico's te beheersen en de doelstelling van 30 april te kunnen realiseren. Evaluatie van processen en het verder dynamiseren van werkzaamheden, op basis van de evaluatie tussen FA en PwC ten aanzien van de samenwerking, informatieuitwisseling en controle-aanpak voor kritieke processen. Hieruit zijn concrete verbeterpunten naar voren gekomen. Daarnaast is afgesproken welke werkzaamheden naar voren gehaald gaan worden, deze werkzaamheden hebben betrekking op de waarderingsaspecten rondom vaste activa, voorraden, GREX en personele voorzieningen. Tevens zullen we onze SiSa werkzaamheden gefaseerd door het jaar oppakken waaronder het eerder uitvoeren van de deelwaarnemingen. Deze maatregelen zijn noodzakelijk om de druk aan het einde van het jaarrekeningproces te verlichten en de gestelde deadline mogelijk te maken.
De risico's voor het tijdig afronden van de controle-werkzaamheden zijn:
Implementatie van GREAT
•
verwachte toename van het aantal SiSa dossiers;
•
de integratie van de werkzaamheden met betrekking tot de GRJR;
•
de beschikbaarheid en capaciteit van medewerkers van de gemeente als gevolg van het go-live gaan van GREAT en het programma Kiezen voor Rotterdam;
•
de tijdige en volledige aanlevering van benodigde controle-informatie aan PwC; en
Per 1 januari 2025 gaat Rotterdam over naar Oracle Cloud (GREAT). Hoewel de invoering van GREAT van zeer groot belang is voor de organisatie, zal het voor de jaarrekeningcontrole 2024 nog een beperkte impact hebben. De uit te voeren voortgezette controle en afloopcontrole in het eerste kwartaal van 2025 zal door de implemenatie beïnvloed worden. In het najaar zullen we evalueren/testen hoe deze verplichte werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden.
•
het niet kunnen realiseren van de geformuleerde verbeteracties op basis van de gezamenlijke evaluatie.
7
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Materialiteit De reikwijdte van de controle en de materialiteit nader toegelicht
Onze controleaanpak Materialiteit Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Diepgang van de controle Wij hebben de diepgang van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel. De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit (zie toelichting). De relatie tussen de materialiteit, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in de tabel weergegeven.
Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Fouten
< 1%
< 3%
> 3%
> 10%
Goedkeurend
Beperking
Afkeuring
Afkeuring
Beperking
Oordeelonthouding
Onzekerheden
Goedkeurend
Soort tolerantie Goedkeuringstolerantie
€45 miljoen (2023: €49 miljoen)
Uitvoeringstolerantie
€41 miljoen (2023: €44 miljoen])
Rapporteringstolerantie regulier
€2,3 miljoen (2023: €2,4 miljoen)
Samenhang tussen materialiteit en verantwoordingsgrens rechtmatigheid De raad bepaalt de verantwoordingsgrens waarboven (individueel of cumulatief) het college rechtmatigheidsafwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet toelichten in de rechtmatigheidsverantwoording. Onze rol als externe accountant is het toetsen van de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, inclusief de toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij stellen wij vast dat de jaarrekening geen afwijkingen bevat die groter zijn dan de goedkeuringstolerantie (de materialiteit die wij als accountant hanteren). De verantwoordingsgrens is dus uitsluitend bepalend voor de nauwkeurigheid van de informatie die het college verstrekt over rechtmatigheid. De materialiteit bepaalt met welke diepgang wij de verstrekte informatie controleren en de strekking van ons oordeel.
Single information, Single audit (SiSa) Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De goedkeuringsen uitvoeringstolerantie zijn gelijk aan die voor de jaarrekening. De rapporteringstolerantie wijkt af van de jaarrekening: • Voor regelingen < €125.000: €12.500. • Voor regelingen > €125.000 en < €1.000.000: 10% van de omvang basis van de specifieke uitkering. • Voor regelingen > €1.000.000: €125.000.
7I
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Ontwikkeling materialiteit Mogelijke aanpassing materialiteit voor de controle Achtergrond en informatie Het ministerie van BZK is van plan om artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (‘Bado’) met betrekking tot de materialiteit te wijzigen. De maximale materialiteit zal worden gewijzigd naar 2% van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves en zal betrekking hebben op fouten en onzekerheden samen; dit ten opzichte van de huidige 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden, met als omvangsbasis de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. In uw situatie zal de materialiteit wijzigen van €45 miljoen conform de huidige bepalingen naar €90 miljoen. In het algemeen wijzigt dus de diepgang van de controle. Onderdeel van deze wijziging is ook dat de basis voor de maximale verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording zal wijzigen naar de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Voor een nadere toelichting met de mogelijke bestuurlijke impact van deze wijzigingen voor u als gemeente verwijzen wij naar de volgende pagina. Mogelijke impact op onze controle Momenteel is het tijdspad van het ministerie voor deze voorgenomen aanpassing nog onduidelijk, wel is zeer recent door BZK aangegeven dat het niet over 2024 zal plaatsvinden.
Voor de controle 2024 blijven de huidige wettelijke kaders van 1% van de totale lasten inclusief reservemutaties van toepassing.
Mocht de maximale materialiteit (op z’n vroegst vanaf 2025) veranderen naar 2% exclusief reservemutaties (en de raad neemt dit over) dan zal dit in onze controle naar verwachting een impact hebben op onder andere de volgende items: •
•
• •
Het aantal posten of stromen in de reikwijdte zal mogelijk verminderen; het kan zijn dat bepaalde kleinere posten, zoals leges of parkeeropbrengsten, niet meer materieel zijn om mee te nemen in de aanpak. Het aantal uit te voeren gegevensgerichte deelwaarnemingen bij de verschillende posten kan in het algemeen verminderen; de ‘uitspraak’ per steekproef mag door de stijging immers minder nauwkeurig zijn. Aanvullende (extra) werkzaamheden kunnen nodig zijn indien de fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld dicht bij de materialiteitsgrens komen. Door het optellen van de fouten en onzekerheden is het mogelijk dat de bevindingen eerder materieel worden. Indien dit niet te corrigeren bevindingen betreffen, met name in relatie tot onzekerheden, kan dit impact hebben op de strekking van ons oordeel in de controleverklaring.
Wij houden deze ontwikkeling nauw in de gaten en informeren u tijdig bij wijzigingen. De voorgeschreven materialiteit betreft een maximum. De raad heeft de mogelijkheid die via kadernota accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording rekening 2023 e.v. te verlagen om bijvoorbeeld de huidige nauwkeurigheid te behouden. Hetgeen we overigens niet adviseren. In plaats daarvan kan de raad beter accenten aanbrengen in onze controle door speerpunten aan te geven.
8
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Controlerisico’s Overzicht van de significante controlerisico’s Op basis van onze kennis van de gemeente Rotterdam hebben wij de controlerisico’s in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle significante risico’s. Samenvattend is onze inschatting dat het controlerisico van de Gemeente Rotterdam gelijk is gebleven ten opzichte van het aangepaste controleplan van voorgaande jaar, buiten de bijstelling van het risico bij waardering financiële vaste activa. Deze hebben we vanaf 2024 als normaal ingeschat, op basis van de omvang. Inherent risico
Type risico
Risiconiveau dit jaar
Risiconiveau vorig jaar
Managementbeïnvloeding – Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management
Fraude, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Aanbesteden – Europese aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen
Fraude
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Corruptie- risico n.a.v. media attentie ziet op onder meer het mogelijk gunnen van opdrachten aan gelieerde en/of bevriende partijen middels het achteraf goedkeuren van aanbestedingen en het niet goed vaststellen van de prestatieleveringen
Fraude
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Grondexploitaties/ vastgoed – risico op niet zakelijke transacties bij grondverkopen en vastgoed
Fraude, sectorspecifiek Normaal
Significant
Normaal
Significant
Grondexploitaties – verschuivingsgevaar tussen verlieslatende en winstgevende grondexploitaties
Fraude, sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Waardering voorraden – Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties
Significante schattingspost
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Waardering financiële vaste activa – risico op onjuiste waardering van deelnemingen
Significante schattingspost,
Normaal
Significant
Normaal
Significant
9
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
IT-aanpak – IT-risico's De impact van IT-risico’s en IT General Controls op onze controleaanpak
Onze controleaanpak Materialiteit
De beheersing van de IT-omgeving wordt geëvalueerd
Vooruitkijkend
De IT General Controls (‘ITGC’s’) zijn het beleid en de procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en de IT-activiteiten te beheren, en om de integriteit van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde accountingprocedures te garanderen. Wij hebben ook ITGC’s geëvalueerd, omdat bepaalde handmatige beheersingsmaatregelen en rapporten afhankelijk zijn van systeemgegenereerde informatie. In onze controle noemen wij dit IT-afhankelijkheden.
Communicatie
De ‘scoping’ rondom de IT-audit nader toegelicht
Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Bijlagen
Wij hebben uw applicatiesystemen, datawarehouses, rapportages en lagen van ondersteunende IT-infrastructuur beoordeeld. Die transacties leiden uiteindelijk tot verslaglegging in de jaarrekening. Deze systemen en de IT-infrastructuur (of een deel daarvan) kunnen daardoor van belang zijn voor de controle. De scope van de systemen die relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole is: Oracle EBS, Sorga, Gouw, AOL en Oracle Fusion (GREAT. Impact implementatie GREAT op de jaarrekeningcontrole 2024
De voorbereidingen voor de livegang van GREAT zijn in volle gang. In september 2024 hebben wij in samenwerking met FA gesproken over de huidige status van de implementatie alsmede de borgingen die de gemeente treft voor een soepele transitie, migratie en inrichting. Daarbij hebben wij nadere afspraken gemaakt over de wederzijdse verwachtingen en de noodzaak voor een gestructureerd migratiedossier en een zichtbare audittrail van de (test)
werkzaamheden voor en na de livegang. Voor de controle van 2024 beoordelen wij vooraf (in de testfase) een aantal relevante ‘producten’ zodat eventuele bevindingen tijdig kunnen worden meegenomen. Na de livegang beoordelen wij de benodigde controles op de daadwerkelijke conversie en implementatie en bepalen we de impact op de controleaanpak. Onderdeel van onze werkzaamheden zijn de (migratie aanpak van de) conversie, de inrichting van de ITGC’s (inclusief toegangsrechten), de inrichting van de processen en de koppeling met de GRC-tool. Deze werkzaamheden zijn een eenmalige scopeuitbreiding van onze controleopdracht. Wij hebben hiervoor een aparte budgetaanvraag afgestemd. Data-analyse in de controle en onze audittools We hebben geïnvesteerd in digitale controletools die zorgen voor een controle zonder verrassingen, transparante communicatie en inzicht in uw processen. We controleren datagedreven met de inzet van HALO for Journals (dataanalysetool waarmee de betrouwbaarheid van informatie kan worden getoetst) en HR4Insight (gericht op de geautomatiseerde controle van de salariskosten). Daarnaast bespreken we op procesniveau data-analyse initiatieven en integreren we deze in de controle waar efficiënt. Tot slot zetten we AURA (ons wereldwijde ERP-systeem voor audits) en Connect (waarmee we samen informatie snel en veilig kunnen delen) in.
9I
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
IT-aanpak - Cyberbeveiliging Hoe gaat de gemeente Rotterdam om met het risico van cybercriminaliteit?
Onze controleaanpak Het effect van cyberbeveiliging op onze controle Materialiteit Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Communicatie
Als onderdeel van onze controle, actualiseren we ons begrip van uw aanpak op veelvoorkomende blootstellingsgebieden op het gebied van cyberbeveiliging, zoals hieronder weergegeven. We beoordelen het niveau van activiteiten en beheersingsmaatregelen dat we zouden verwachten bij een met de gemeente Rotterdam vergelijkbare organisatie. Op basis hiervan bepalen we of er risicofactoren zijn die leiden tot een cyberbeveiligingsrisico dat een materiële impact zou kunnen hebben op de financiële overzichten en (indien nodig) plannen wij passende controleprocedures om dit risico af te dekken. Daarnaast bieden we u onze inzichten en feedback in een vergelijking met sectorstandaarden om uw cyberbeveiligingsrisico-aanpak verder te kunnen
versterken. Deze aanpak ziet toe op het proces van het identificeren van bedreigingen en risico’s door het implementeren van beheersingsmaatregelen, het detecteren van mogelijke aanvallen en uw vermogen om hierop te reageren en herstelwerkzaamheden uit te voeren. Actueel zijn dit jaar de voorbereidingen op de implementatie van de NIS2richtlijn. De richtlijn is nog niet definitief, maar Rotterdam werkt aan de invoering van de NIS2 richtlijn. Onze recente publicaties op het onderwerp Cyberbeveiliging zijn beschikbaar voor een verdere verdieping.
Bijlagen Veelvoorkomende blootstellingsgebieden inzake cyberbeveiliging Bankoverschrijvingen en wijziging van de leveranciersgegevens Overboekingen en/of wijzigingen in bankrekeningen (gekraakte communicatie/phishing) door personen die zich voordoen als geautoriseerd leverancierspersoneel, bedrijfsleiders en/of financiële instellingen. Inbraakpreventie/detectie en monitoring Inbraakaanvallen (zoals ransomware), waardoor uw organisatie geen toegang krijgt tot haar kritieke infrastructuur, systemen en/of gegevens.
Patchbeheer Exploitaties van bekende (niet-gepatchte) beveiligingskwetsbaarheden resulterend in de manipulatie/vernietiging van gegevens, waardoor de systeembeschikbaarheid wordt aangetast of de hierboven vermelde blootstellingsgebieden worden geactiveerd. Backup en herstel Gebrek aan effectieve back-up- en herstelprocedures die leiden tot cyberbeveiligingsincidenten die systemen onbruikbaar en/of niet herstelbaar maken.
10
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving Het risico van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet
Onze controleaanpak Materialiteit Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
De controleverklaring 2023 is nog niet afgegeven in verband met het lopende onderzoek. De definitieve uitkomsten van het onderzoek zijn nog niet verwerkt in dit controleplan. In onze controleverklaring 2023 (naar verwachting dit najaar) zullen wij rapporteren over de frauderisico’s die zijn geïdentificeerd voor de Gemeente Rotterdam. De evaluatie van de geïdentificeerde frauderisico’s uit 2023 vormt de basis voor de evaluatie voor het nieuwe boekjaar. Frauderisicomanagementprogramma
Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
In deze video wordt uitgelegd wat wij verwachten van een organisatie waarin goede governance belangrijk is voor het voorkomen en opsporen van fraude. Daarnaast geven wij in de blog ‘De rol van de raad bij het voorkomen van fraude en corruptie’ een toelichting op het begrip fraude én de rol van gemeenteraadsleden bij het voorkomen van fraude en corruptie. We willen graag de volgende observatie van uw risicobeoordelings- en risicobeheersingsproces op het gebied van fraude en het niet naleven van weten regelgeving met u delen: •
Gemeente Rotterdam beschikt over een gedragscode en klokkenluidersregeling en een meldpunt op de site.
•
Gemeente Rotterdam beschikt over een formeel proces voor het vaststellen en beoordelen van het risico van fraude, omkoping en corruptie, voor het beheersen van deze risico's en heeft een proces voor opvolging van meldingen en aanwijzingen voor fraudegevallen. Uw organisatie is zich
bewust van risico’s ten aanzien van fraude en heeft dit bij haar processen geïntegreerd in de (interne) controles. •
Gemeente Rotterdam werkt aan de implementatie van de opvolging van de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ambtelijke integriteit.
In onze controleverklaring 2024 zullen wij onze geactualiseerde risicoinschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude rapporteren.
11
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Vooruitkijkend In dit onderdeel gaan wij in op ontwikkelingen die mogelijk impact hebben op uw bedrijfsvoering en vervolgens op onze controleaanpak.
03
11I
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Vooruitkijkend (1/2) Hoofdlijnenakkoord en Kadernota rechtmatigheid
Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Voornemens uit het Hoofdlijnenakkoord
Kadernota rechtmatigheid
De VNG heeft in haar analyse op het Hoofdlijnenakkoord aandacht gegeven aan de gemeentefinanciën. Enkele opvallende observaties zijn: • Er is geen correctie op het lager vaststellen van het gemeentefonds vanaf 2026. • Specifieke uitkeringen (met uitzondering van de BUIG) worden afgeschaft vanaf 2026. De middelen worden na aftrek van een efficiencykorting van 10% toegevoegd aan het gemeentefonds. • Er is sprake van afspraken met gemeenten over het maximeren van de woonlasten. • De extra bezuiniging op de Jeugdzorg van €511 miljoen vervalt. • Er komen extra middelen voor woningbouw en infrastructuur.
De commissie BBV heeft het streven om de herziening van de Kadernota rechtmatigheid eind september 2024 te publiceren. De kadernota wordt herzien, mede op basis van de vragen die zijn gesteld aan de commissie met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Naast de herziening van de kadernota zal ook een tekstwijziging worden doorgevoerd in de rechtmatigheidsverantwoording, met name onder het kopje ‘bevindingen’, om meer recht te doen aan verantwoorden in plaats van het geven van een oordeel.
De bovenstaande voornemens leiden niet tot een verbetering van de financiële positie van gemeenten. Er is nog steeds aandacht nodig voor de financiële positie vanaf 2026. Ook in de meicirculaire 2024 zijn onder andere wijzigingen van het gemeentefonds opgenomen naar aanleiding van de voorjaarsnota 2024 van het Rijk. Wij blijven de ontwikkelingen op dit gebied volgen en rapporteren over de analyses op de financiële positie die de Gemeente Rotterdam maakt in haar P&C-cyclus in ons accountantsverslag 2024.
Ook zal de Sectorcommissie Decentrale Overheden (SDO) van de NBA in september 2024 een bijeenkomst organiseren om de jaarrekeningcontroles 2023 te evalueren, waaronder de onderbouwing en de controle van de rechtmatigheidsverantwoording. Bevindingen en aanbevelingen vanuit deze bijeenkomst zullen wij ook nader meenemen in de jaarrekeningcontrole 2024. Wij zullen de impact op de jaarrekeningcontrole van de Gemeente Rotterdam nauw in de gaten houden en wij zullen u nader informeren in onze boardletter.
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Vooruitkijkend (2/2) Mogelijke aanpassing maximale materialiteitsgrens
Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Impact op de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording Bij de materialiteit hebben wij een toelichting gegeven op het voornemen van het ministerie van BZK om de materialiteitsgrens aan te passen en daarbij ook de basis voor de berekening daarvan aan te passen naar de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Tegelijkertijd zal in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) ook het maximum van de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording worden aangepast naar maximaal 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves. De raad heeft de huidige verantwoordingsgrens bepaald op 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves (€45 miljoen uitgaande van begroting 2024). De wijziging van het BBV en het Bado zal dan leiden tot een wijziging van de Kadernota accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording rekening 2023 e.v.. Wij adviseren u om rekening te houden met deze aanpassingen en het bijbehorende bestuurlijke proces voor 2025. Wij adviseren om de hoogte van de verantwoordingsgrens en de materialiteit op elkaar aan te laten sluiten en aan te sluiten op het maximum van het BBV en het Bado. Dat leidt tot eenduidigheid en voorkomt ingewikkelde vaktechnische afwegingen.
Waar extra aandacht nodig is kan de raad nadere speerpunten aangeven met vragen aan het college (verantwoording) of aan de accountant (controle). Tot slot zal de mogelijke verhoging van de materialiteit de diepgang van de verbijzonderde interne controles kunnen raken. Omdat wij zoveel mogelijk gebruikmaken van interne werkzaamheden (om dubbel werk te voorkomen) zullen aanpassingen in nauw gezamenlijk overleg moeten plaatsvinden.
11II
12
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie Ons team Controleplanning Bijlagen
Communicatie In deze sectie belichten we onze samenwerking, de planning van de werkzaamheden.
04
13
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie Ons team Controleplanning Bijlagen
Ons team Een betrokken controleteam Ons controleteam Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn. In de figuur hiernaast vermelden wij de belangrijkste leden van ons ervaren controleteam met hun rollen en contactgegevens, zodat u hen op elk moment kunt bereiken. Martine Koedijk is net als afgelopen jaar uw tekenend accountant. Conform voorgaand jaar is Annemarie Kros de director op de opdracht. Jaco Sira pakt de rol van senior manager op. De procesverantwoordelijken voor de controle blijven Michel Peeters en Lamyae Lamtalssi. Door personele wisselingen hebben we Kimmy Wong aan het team toegevoegd. Zoals u weet is Frank Versleijen weer terug op het team als verantwoordelijke IT- director.
Martine Koedijk Partner, 06 183 045 41 martine.koedijk @pwc.com
Wij maken gebruik van experts Bepaalde gebieden vragen mogelijk om aanvullende expertise die verdergaat dan de traditionele controlemiddelen. Gedurende de controle maken wij, waar nodig, gebruik van onze experts om de belangrijkste gebieden van uw bedrijfsrisico’s te evalueren, zoals pensioenen, vastgoed, financiële instrumenten, WNT, SiSa en Sociale Zaken. Deze specialisten zorgen ervoor dat wij over de juiste middelen beschikken om onze controledoelstellingen te realiseren. Op basis van hun best-practicekennis zal ons team standpunten geven met betrekking tot de organisatie, de industrie en de naleving van de regelgeving. Geen bedreigingen inzake onze onafhankelijkheid geïdentificeerd Het Nederlands recht en ons interne beleid verplichten ons onze onafhankelijkheid actief te beschermen. Om onze onafhankelijkheid te garanderen, controleren wij onder meer - vooraf dat elk controleverzoek en verzoek om controleverwante en niet-controlediensten onze onafhankelijkheid niet in gevaar brengt, in overeenstemming met de huidige externe regelgeving. Wij leggen daarnaast alle verzoeken ter goedkeuring voor aan de COR. Wij hebben geconcludeerd dat er geen bedreigingen zijn geïdentificeerd ten aanzien van de onafhankelijkheid als accountant van de gemeente Rotterdam.
Frank Versleijen Director IT audit 06 203 212 04 frank.versleijen@p wc.com
Annemarie Kros Director 06 108 191 03 annemarie.kros@ pwc.com
Een toegewijd team
Procesverantwoordelijk e managers zijn Michel Peeters, Lamyae Lamtalssi en Kimmy Wong
Jaco Sira Senior Manager 06 221 753 82 jaco.x.sira@pwc.com
14
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie
Controleplanning Specifieke afspraken gemaakt met als uitgangspunt tijdige afronding van werkzaamheden Zoals tijdens de evaluatie is besproken zullen we de controle verder dynamiseren. Deze verdere dynamisering ziet toe op het eerder controleren van de waarderingsaspecten ten aanzien van financiële vaste activa, materiële vaste activa, personele voorzieningen en jet eerder controleren van SiSadeelwaarnemingen. In de startnotitie hebben wij kritische mijlpalen
geformuleerd welke we gedurende het gehele controlejaar zullen monitoren.Ons doel is om tijdig (complexe) accountingonderwerpen te bespreken, te testen en op te lossen wanneer deze zich voordoen en ruim voor het einde van het jaar. In onderstaande tabel is de planning voor de jaarrekeningcontrole 2024 gevisualiseerd.
Ons team Controleplanning Bijlagen
Juni–september
Oktober
November–december
Maart–mei
Planningsfase
Interim-controle
Vroegtijdige zekerheid
Eindejaarscontrole
• Bespreken controleplan • Kennisnemen ontwikkelingen gemeente • Opzetten en bespreken risicoanalyse • Controleplanning opstellen • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering • Opzet algemene IT-beheersing beoordelen
• Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn • Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen (zoals inkoop en aanbesteden)
• Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen (waaronder SiSa) • Controleren waarderingsaspecten ten aanzien van financiële vaste activa, materiële vaste activa en personele voorzieningen • Op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole met de organisatie bespreken
• Uitvoeren jaarrekeningcontrole • Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Gegevensgerichte controle op de processen tot en met 31 december 2024 • Bespreken uitkomsten controle • Controleaanpassingen in definitieve jaarrekening • Bespreken accountantsverslag met de organisatie, het college en de raad • Evaluatie
Opdrachtbevestiging raad
Boardletter inclusief detailbevindingen college
Controleplan raad
Boardletter raad
Startnotitie directie
Accountantsverslag raad Controleverklaring raad
15
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen NV COS-vereisten Verantwoordelijkheden
Bijlagen De bijlagen bevatten de vereiste communicatie en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en van ons als externe accountant.
05
16
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend
Door controlestandaarden vereiste communicatie Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben wij opgenomen in onderstaande tabel. Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden
Startnotitie
Controleplan
Boardletter
Accountantsverslag
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
Communicatie Bijlagen NV COS-vereisten Verantwoordelijkheden
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Niet naleven van wet- en regelgeving
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring
Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s
17
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening
Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen NV COS-vereisten Verantwoordelijkheden
Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening
Verantwoordelijkheid van de accountant
Het college is verantwoordelijk voor: • het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV en het bepaalde bij en krachtens de WNT; • de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; • interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.
Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt.
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.
Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.
17I
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen NV COS-vereisten Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden van het college Deze bestaan uit: • het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de gemeente en zorgen voor volledigheid ervan; • het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen; • ervoor zorgen dat de cultuur en de omgeving van de gemeente eerlijkheid en ethisch gedrag bevorderen; • ervoor zorgen dat de activiteiten van de gemeente worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, en dat deze voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; en • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van het college zijn gebracht.
De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met governance (de raad) Deze bestaan uit: • het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; • het evalueren van de beoordeling door het management van de risico’s in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving, implementatie van passende maatregelen en zorgen voor een juiste tone at the top; • ervoor zorgen dat het college passende maatregelen neemt om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te bestrijden en te voorkomen en om werknemers en andere stakeholders beter te beschermen; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht; en • het stellen van vragen aan het college over beheersingsmaatregelen ter bewaking van doelstellingen, zodat deze in redelijkheid haalbaar zijn.
17II
Gemeente Rotterdam | Concept ter afstemming Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen NV COS-vereisten Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheid van de accountant De accountant is verantwoordelijk voor: • het inplannen en uitvoeren van de controle om redelijke zekerheid te bieden dat de jaarrekening geen materiële onjuistheden bevat, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten; • het evalueren of de programma’s en beheersingsmaatregelen van de gemeente waarmee geïdentificeerde risico’s van materiële fouten als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt op de juiste wijze zijn opgezet en in werking gesteld; • het evalueren van het proces van het management voor het beoordelen van de effectiviteit van programma’s en beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving; • het evalueren van noemenswaardige fraude aan de zijde van het senior management en de gevolgen voor de controleomgeving; en • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
In de context van onze controle van de jaarrekening zijn onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving als volgt: • het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van weten regelgeving; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico’s van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat deze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; en • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.