[24bb005925] Bijlage behorende bij 24bb005924 - Startnotitie jaarrekeningproces 2024

Startnotitie 2024

Jaarrekening- en controleproces en interne beheersing 2024

Inhoud Aanleiding Belangrijke boodschappen 1.

Begrippen en toetsingskader

2. 3.

Controle aanpak 2024 Governance en communicatie

4. Planning en rapportages 5.

GREAT

3 4 5 10 12 13 16

Bijlagen

A. Voortgang open acties beter jaarrekeningproces 18 B. Formele overlegstructuur 19 C. Escalatielijnen D. Overzicht financieel kritieke processen

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

20 21

2

Aanleiding Op grond van de Controleverordening Rotterdam 2023 wordt jaarlijks de startnotitie rondom het jaarrekeningproces vastgesteld. De startnotitie markeert het formele startmoment voor de controle van de jaarrekening door de organisatie, de afdeling Financial Audit en de accountant (PwC). Het doel van de gezamenlijke startnotitie is om de werkzaamheden, communicatie en planning tussen de organisatie, FA en PwC optimaal te laten verlopen om de jaarstukken inclusief controleverklaring op 30 april af te ronden. Deze startnotitie is op basis van nieuwe inzichten geactualiseerd voor het jaarrekeningproces 2024. De nieuwe inzichten vinden haar oorsprong in de input vanuit de controlebevindingen 2023, de uitkomsten van de evaluatie van het jaarrekeningproces 2023 met de benoemde verbeteracties 2024 , de verbeteringen in de interne beheersing & procesverbeteringen, de beoordeling van de opzet en bestaan van de beheersmaatregelen, ontwikkelingen binnen de gemeente (zoals implementatie van GREAT en effecten van Kiezen voor Rotterdam) en de IT General Controls.

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

3

Belangrijke boodschappen 1.

De planning is gericht op de oplevering van de jaarstukken met controleverklaring uiterlijk op 30 april. Ontwikkelingen binnen het concern kunnen direct of indirect de controle van de jaarstukken 2024 raken. Voor het komende controlejaar zijn dit onder andere de voorbereiding op de live gang van GREAT en de effecten van Kiezen voor Rotterdam. Risico’s voor oplevering uiterlijk 30 april hebben betrekking op de toename van het aantal SiSa dossiers, de geplande go-live van GREAT per 1 januari 2025 (capaciteit medewerkers), overgang naar een kleinere organisatie (Kiezen voor Rotterdam), integratie GR/JR, beschikbaarheid en capaciteit medewerkers en tijdige/volledige aanlevering van benodigde controle-informatie aan PwC en FA. Continue monitoring op de voortgang van de controle (o.a. via de VGR) en actieve afstemming met de proceseigenaren moet dit risico beheersbaar houden. De evaluatie van het jaarrekeningproces heeft geleid tot nieuwe afspraken tussen PwC en FA over overlegstructuren, informatie uitwisseling, communicatie en eerder uitvoeren van controlewerkzaamheden. PwC en FA rapporteren over de kwaliteit van de interne beheersing via de boardletter en de interim-rapportage.

2.

Het college legt over het rechtmatig handelen verantwoording af via de rechtmatigheidsverantwoording. De wet- en regelgeving over dit onderwerp en over de rapportagegrens voor getrouwheid is in beweging. Het college informeert de gemeenteraad bij nieuwe inzichten.

3.

In de afgelopen jaren zijn verdere stappen gemaakt in de inzet van specifieke tooling in de controle zoals HR Insights en HALO. Inzet van tooling in de controle zal verder worden gecontinueerd. Een eerste inventarisatie voor het toepassen in de controle is gedaan en zal verder met de proceseigenaren worden uitgewerkt.

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

4

1. Begrippen en toetsingskader De belangrijkste kaders voor de accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeente Rotterdam zijn het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), de Controleverordening Rotterdam 2023 en de Kadernota accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording rekening 2023 e.v.. De jaarstukken bestaan op grond van het BBV uit meerdere onderdelen. De controle van de accountant heeft primair betrekking op het onderdeel ‘Jaarrekening’. Sinds verslagjaar 2023 stelt het college verplicht een rechtmatigheidsverantwoording op bij de jaarrekening. De externe accountant stelt de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording vast. De controle op rechtmatigheid door PwC blijft ongewijzigd voor de SiSa regelingen. • • • • • •

Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium

Oordeel getrouwheid door de externe accountant

• • •

Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Verantwoording door college van B&W. Getrouwheidsoordeel hierover door externe accountant

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

5

1. Begrippen en toetsingskader – regelgeving BBV en BADO Naar aanleiding van het in 2022 aangenomen wetsvoorstel Wet versterking decentrale rekenkamers is er in 2023 een aanpassing in de gemeentewet doorgevoerd. Het college van B&W zelf verantwoording moet afleggen over de rechtmatigheid. In deze verantwoording verklaart het college dat fouten en onduidelijkheden in rechtmatigheid de verantwoordingsgrens niet overstijgen. Indien dit wel het geval is worden de fouten en onduidelijkheden benoemd. Begin 2024 werd duidelijk dat er op de voorgestelde aanpassingen in de Kadernota van de BBV en de BADO nog geen instemming was ontvangen vanuit de Algemene Rekenkamer. Om deze reden zijn deze aanpassingen niet gepubliceerd in het staatsblad. Deze aanpassingen hebben betrekking op wijze van de verantwoording van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken en de controle daarop door de accountant. De verwachting is dat de wijzigingen in de BBV en BADO in 2024 zullen worden gepubliceerd. Daarnaast liggen er nieuwe voorstellen van de BBV over de te hanteren rapportagegrens en de berekening van de basis voor deze grens. De mogelijke aanpassing heeft betrekking op het aanpassen van de materialiteit naar 2% (voor fouten + onzekerheden).

Indien dit invloed heeft op de interne regelgeving, zoals de Verordening Financiën, de Controleverordening Rotterdam of de Kadernota accountscontrole en rechtmatigheidsverantwoording Rekening dan zullen wij de raad hierover informeren en de wijzigingen ter besluitvorming voorleggen aan de raad. Ook voor 2024 blijven de volgende aspecten voor de rechtmatigheidsverantwoording van belang: • In de jaarrekening wordt de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W opgenomen. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt een toelichting gegeven voor de (niet geaccepteerde) rechtmatigheidsafwijkingen boven de rapportagetolerantie. • Het college van B&W baseert zich voor het afgeven van haar verantwoording op de bevindingen vanuit de controle door Financial Audit en vanuit het interne controleproces. • De gemeenteraad stelt de verantwoordingsgrens vast waarboven fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden toegelicht. • Afstemming van de inhoud van de rechtmatigheidscontrole door Financial Audit met de externe accountant PwC. PwC blijft voor haar getrouwheidsoordeel ook (zelfstandig) werkzaamheden verrichten. Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

6

1. Begrippen en toetsingskader - Toleranties De accountant hanteert een goedkeuringstolerantie bij het verstrekken van de controleverklaring. In het BADO is bepaald dat de goedkeuringstolerantie voor fouten in de gemeenterekening respectievelijk onzekerheden in de controle maximaal 1 procent respectievelijk 3 procent van de omvangsbasis bedraagt. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente, inclusief de mutaties in de reserves (en exclusief de verwachte erfpachtbaten). De gemeenteraad heeft in de kadernota accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording rekening 2023 e.v. vastgesteld dat de goedkeuringstolerantie voor de getrouwheid uit het BADO wordt overgenomen. De rapportagetolerantie wordt berekend als 5% van de goedkeuringstolerantie (de rapportagetolerantie mag volgens de BADO tot 10% van de goedkeuringstolerantie bedragen). In de tabel hiernaast is de omvangsbasis weergegeven voor 2024 voor de getrouwheid en voor de rechtmatigheid en de daaruit voortvloeiende materialiteit en rapportagetolerantie, uitgaande van de begroting 2024.

Bedragen x € 1.000

Getrouwheid Door u vastgestelde materialiteit in %

Daarnaast kan de accountant ook een kwalitatieve rapportagetolerantie hanteren. Indien de accountant een tekortkoming constateert die de kwantitatieve rapportagetolerantie niet overschrijdt, kan de accountant dit opnemen in zijn verslag van bevindingen. Dat is in het geval de Accountant dit van belang acht om te rapporteren aan de raad.

Materialiteit Getrouwheid

Fouten

Onzekerheden

1%

3%

€ 45.000

€ 135.000 € 2.250

Rapportagetolerantie Getrouwheid (0,05%)

Rechtmatigheid Door u vastgestelde materialiteit in % Materialiteit Rechtmatigheid Rapportagetolerantie Rechtmatigheid (0,05%)

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

€ 4.517.329

Omvang lasten (inclusief reservemutaties)

Fouten

Onduidelijkheden

1%

1%

€ 45.000

€ 45.000 € 2.250

7

1. Begrippen en toetsingskader – Voortgang lopende trajecten en nieuwe ontwikkelingen Verbetering jaarrekening- en controleproces Bij de evaluatie van de jaarrekeningcontrole 2023 is geconstateerd dat de informatieuitwisseling, dossieropbouw en tijdige aanlevering van dossiers tussen FA en PwC nog niet optimaal is. Voor het controlejaar 2024 zal voor de processen Inkoop, Aanbesteden, VSB en OSB-SISA een verdieping plaatsvinden op de controledoelstelling, de controleaanpak en dossieropbouw. Er wordt een analyse uitgevoerd om te bepalen welke controlewerkzaamheden naar voren kunnen worden gehaald. Dit moet de druk op het einde van het jaarrekeningproces verlichten. Voorbeelden zijn de controle van de waardering financiële vaste activa, waardering materiële vaste activa, personele voorzieningen en dynamiseren van deelwaarnemingen SiSa-regelingen). Wij formuleren kritische mijlpalen gedurende het gehele controlejaar om afwijkingen ten aanzien van de geactualiseerde planning en de in te richten verbeteracties in de grip te kunnen houden. De voortgang op het laatste openstaande actie-item vanuit het proces ‘Naar een beter en modern jaarrekeningproces’ is gekoppeld aan de implementatie van GREAT. De status van dit actie-item wordt weergegeven in bijlage A.

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

8

1. Begrippen en toetsingskader – Voortgang lopende trajecten en nieuwe ontwikkelingen Inzet data analyse in de controle In de afgelopen jaren zijn verdere stappen gemaakt in de inzet van tooling in de controle zoals HR Insights en HALO. Inzet van tooling in de controle zal verder worden gecontinueerd en worden uitgebreid door het toepassen van data-analyse op inkopen. Als onderdeel van het visietraject FA 2025 is een eerste inventarisatie gemaakt waar mogelijkheden zijn om door inzet van nieuwe tooling de controle over de hele keten effectiever in te richten. Waar nodig zal dit samen met de proceseigenaren opgepakt worden. In de evaluatie 2023 door FA en PwC is afgesproken om een meerjaren IT-agenda op te stellen om tijdig bij nieuwe ontwikkelingen binnen het concern betrokken te zijn, maar ook om nieuwe tooling in de controle te kunnen inzetten.

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

9

2. Controle aanpak 2024 – Controle aanpak Afhankelijk van de inschatting van de kwaliteit van de interne beheersing en efficiëntie afwegingen wordt per proces een controleaanpak gekozen. De keuze voor de controleaanpak is afhankelijk van de opzet, bestaan en werking van interne beheersingsmaatregelen. Bij het ontbreken van beheersmaatregelen wordt dit (deels) aangevuld met gegevensgerichte controlewerkzaamheden. De controleaanpak is onder andere afhankelijk van de mate van transacties, de complexiteit van transacties, de effectiviteit van de ITGC en de mogelijkheid tot de inzet van data-analyse. Wijzigingen in de controleaanpak komen door: • Verbeteringen in de IT beheersing waarop voor de procescontroles kan worden gesteund. • Verbeteringen in de interne beheersing waardoor er meer op gesteund kan worden. Verbeteringen in de interne beheersing leiden niet altijd direct tot een aanpassing in de voorgestelde controleaanpak omdat de verbetering een deel van het totale proces raakt en de primaire controle richting daarmee hetzelfde blijft maar op onderdelen al wel kan wijzigen. Ook moet FA verbeteringen in de interne beheersing toetsen voordat hierop gesteund kan worden bij de controle. Vanwege de uitgestelde invoering van het financiële pakket GREAT worden geen of zeer beperkt wijzigingen in de interne beheersing verwacht waarop voor de jaarrekeningcontrole gesteund kan worden.

• Inzet van data analyse in de controle zal verder worden ontwikkeld. Naast specifieke data analyse binnen de eigen werkzaamheden van FA zal dit samen met de processen worden opgepakt waarbij het uitgangspunt is om dit zoveel als mogelijk in de lijn te beleggen zodat FA en PwC hier in de controle op kunnen steunen. De specifieke controleaanpak wordt door FA per proces in een werkplan uitgewerkt, waarin ook een risicoanalyse is opgenomen en een planning wanneer welke informatie vanuit het cluster benodigd is en wanneer welke rapportages vanuit de afdeling FA mogen worden verwacht. In het werkplan wordt aangegeven welke werkzaamheden worden verricht ten behoeve van de controle op de getrouwheid en welke werkzaamheden betrekking hebben op rechtmatigheid en in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen gaan worden. Het werkplan wordt met PwC afgestemd en vormt de basis voor de op te leveren dossiers. De afdeling FA stelt uiteindelijk het werkplan vast. In de planning wordt de oplevering van de producten uit het werkplan nader gespecificeerd. PwC is verantwoordelijk voor zijn eigen controleaanpak. PwC bepaalt de omvang, aard en tijdfasering van haar werkzaamheden op basis van de gedeelde risico-inschattingen en controleaanpak waarbij een optimale samenwerking met FA de basis is. Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

10

2. Controle aanpak 2024 – Significante en verhoogde risico’s Uit de organisatorische en zakelijke ontwikkelingen hebben we de significante en andere hogere risico’s binnen uw organisatie gefilterd die naar onze mening een impact kunnen hebben op uw jaarrekening, die we in onze controle zullen bespreken. Deze analyse gaat uit van inherente risico’s, dus zonder rekening te houden met beheersmaatregelen die in de organisatie zijn getroffen om deze risico’s te adresseren. In deze situaties voert PwC altijd zelfstandig eigen controlewerkzaamheden uit om voor dat proces(onderdeel) tot een oordeel te komen, ongeacht de kwaliteit van de afdeling FA: • Als sprake is van een proces(onderdeel) waarbij een significant risico bestaat op een materiële afwijking (bijvoorbeeld als gevolg van complexiteit van wet- en regelgeving); • Als sprake is van een materieel inherent frauderisico (management override of controls); • Processen waarbij sprake is van een groot schattingselement. Voor jaarrekening 2024 betreft dit de processen Administratie en Verslaglegging, Aanbesteden, Vastgoed, Grondexploitaties. Significante risico’s

Type risico

1

Doorbreken van beheersingsmaatregelen door het management

frauderisico

2

Aanbesteden – Europese aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen

frauderisico

3

Corruptie- risico naar aanleiding van media attentie ziet op onder meer het mogelijk gunnen van opdrachten aan gelieerde en/of bevriende partijen middels het achteraf goedkeuren van aanbestedingen en het niet goed vaststellen van de prestatieleveringen

frauderisico

4

Grondexploitaties/ vastgoed – risico op niet zakelijke transacties bij grondverkopen en vastgoed

frauderisico

5

Grondexploitaties – verschuivingsgevaar tussen verlieslatende en winstgevende grondexploitaties

frauderisico

6

Grondexploitaties – risico op onjuiste waardering

schattingsrisico

7

Aanbesteden – de gemeente voldoet niet aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen

rechtmatigheid

8

FVA - risico op onjuiste waardering financiële vaste activa (deelnemingen)

schattingsrisico

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

NB. De risico’s zullen op het moment van definitieve afronding van de jaarrekeningcontrole 2023 opnieuw worden geëvalueerd voor de controle 2024.

11

3. Governance en communicatie Regie en Coördinatie De voortgang van de controle wordt periodiek gemonitord via het reguliere PwC overleg. In bijlage B is de overleg structuur nader uitgewerkt. De concernbrede thema’s, ook die niet direct de verantwoording raken, worden voor een regulier voortgangsoverleg of de CD geagendeerd. Concerncontrol, FA en PwC hebben nadere afstemming over controle- en verslaggevingsvraagstukken. Eventuele wijzigingen in standpunt of verschillen van inzicht zijn, zoveel mogelijk, voor half december 2024 afgestemd. Uitzonderingen hierop betreffen onderwerpen betrekking hebbend op gebeurtenissen na balansdatum. De wijze waarop escalatie plaatsvindt bij bijzonderheden en of vertragingen is in bijlage C uiteengezet. Managementmeetings Vanaf 2024 zal niet meer met iedere proceseigenaar een managementmeeting plaatsvinden. De managementmeetings zullen meer thema gericht ingepland worden op basis van actuele thema’s of specifieke dossiers. In het 3e kwartaal 2024 zal dit in ieder geval zijn voor inkoop en prestatieverklaringen, filantropie, GREX, GREAT, GRJR, SISA en IT regulier. Voor eind 2024 zal een aantal vervolg gesprekken ingepland worden en een aantal specifieke onderdelen van de balansdossiers afgestemd worden (oa voorzieningen, materiele vaste activa).

Bestuurlijke informatie Zowel de afdeling FA , zoals vastgelegd in de Controleverordening Rotterdam 2023, als PwC hebben onverkort toegang tot alle informatie. Alle bevindingen en informatie die naar aanleiding van de controle beschikbaar komt, wordt door de accountant eerst ter kennis gebracht aan de ambtelijke organisatie en het college alvorens deze informatie met de Gemeenteraad wordt gedeeld. Dit om een zorgvuldige procedure van hoor- en wederhoor mogelijk te maken. Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

12

4. Planning en rapportages – Jaarrekeningproces 2024 Planning publicatie jaarstukken en controleverklaring Uitgangspunt is publicatie van de jaarstukken met controleverklaring op 30 april. In de afgelopen jaren is de druk op het behalen van de datum van 30 april, voor de afronding van de controle en de publicatie van de jaarstukken, steeds groter geworden. Risico’s voor de oplevering op uiterlijk 30 april hebben betrekking op de toename van het aantal SiSa dossiers, de geplande go-live van GREAT per 1 januari 2025 (capaciteit), overgang naar een kleinere organisatie (Kiezen voor Rotterdam), integratie GR/JR, beschikbaarheid en capacteit medewerkers en tijdige/volledige aanlevering van benodigde controle-informatie aan PwC en FA. Continue monitoring op de voortgang van de controle (o.a. via de VGR) en actieve afstemming met de proceseigenaren moet dit risico beheersbaar houden Voortgangsrapportages (VGR) FA en PwC dragen zorg voor een constante informatievoorziening over de voortgang en de inhoudelijke bevindingen vanuit het controleproces aan de COR. De actualiteit van deze informatie wordt geborgd middels een periodieke voortgangsrapportage die in de COR-vergadering wordt besproken. FA en PwC geven ieder invulling aan de informatie in de Voortgangsrapportage. Evenals in 2023 worden de bevindingen op het gebied van Getrouwheid en Rechtmatigheid apart in de VGR weergegeven.

Als gevolg van de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording geeft de externe accountant geen verklaring meer af over de rechtmatigheid, maar alleen over de getrouwheid, inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Gedurende het jaar en tijdens het jaarrekeningproces zal de COR worden geïnformeerd over de voortgang en bevindingen uit de controles en het jaarrekeningproces. De voortgangsrapportages kennen input van de afdeling Financial Audit en PwC. Dit zal plaatsvinden in de COR bijeenkomsten van: 1e VGR: Nov-24 planning en uitkomsten opzet en bestaan 2e VGR: Jan-25 planning en vervolg uitkomsten controle 3e VGR: Mar-25 planning en vervolg uitkomsten controle Voorts zal de COR in haar vergadering van april 2025 over de voortgang worden geïnformeerd indien de stand van zaken hiertoe aanleiding geeft. Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

13

4. Planning en rapportages – Rapportages Financial Audit Rapportages financial audit Naar aanleiding van de uitgevoerde controles en het hoor-wederhoor proces met de proceseigenaren en de uitkomsten van de managementmeetings worden de volgende rapportages uitgebracht ten behoeve van de Concerndirectie. Deze zullen ook worden gedeeld met het college en de COR: Interimrapportage (december 2024) Eindrapportage (april 2025) Indien de controle of ontwikkelingen daartoe aanleiding geven kan een 2e Interimrapportage worden opgesteld. De invoering van GREAT wordt door FA en PwC gevolgd. Indien de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven zullen FA en PwC hierover rapporteren in hun interim, of eindrapportage of de Boardletter. FA zal ten behoeve van het college in het eindrapport specifiek ingaan op de rechtmatigheidsverantwoording.

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

14

4. Planning en rapportages – Rapportages PwC Controleblokken PwC De controleblokken van PwC zijn voor het controlejaar 2024 als volgt: 1e blok: zomer 2024 (planningsfase) 2e blok: september 2024 (interimcontrole 1 en deel gegevensgerichte werkzaamheden) 3e blok: oktober - december 2024 (interimcontrole 2 en deel gegevensgerichte werkzaamheden) 4e blok: januari - april 2025 (interimcontrole 3 en jaarrekening controle 2024) Rapportages externe accountant In de Controleverordening Rotterdam 2023 is vastgelegd via welk tijdpad en aan welke organen en gremia de accountant zijn rapportages aanbiedt. Er wordt minimaal één boardletter uitgebracht, in het najaar van 2024. Behandeling van de boardletter door de COR vindt plaats in december 2024. Indien vanuit de controle het noodzakelijk is door bevindingen vanuit de controle of andere relevante ontwikkelingen kan een tweede boardletter in het 1e kwartaal 2025 uitgebracht worden. Dit is aanvullend op de informatieverstrekking via de VGR.

Daarnaast bestaan de rapportages en de presentaties van de accountant minimaal uit: • De presentatie(s) met bevindingen uit de interimcontroles, opgesteld ten behoeve van managementmeetings met de proceseigenaren; • Een boardletter voor college en de raad; • Een controleverklaring bij de jaarstukken; • Een accountantsverslag aan de raad; • De presentatie(s) met bevindingen uit de eindejaarscontrole (2023) opgesteld ten behoeve van managementmeetings voor zover er relevante bevindingen per proces zijn. Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

15

5. GREAT Per 1 januari 2025 gaat Rotterdam over naar Oracle Cloud (GREAT). De invoering van GREAT is feitelijk geen onderwerp voor de startnotitie jaarrekeningcontrole 2024 omdat de invoering de werkzaamheden voor de controle op slechts een enkel specifiek punt zullen raken (voortgezette controle en afloopcontrole in het eerste kwartaal 2025). In het najaar 2024 zullen we beoordelen in hoeverre deze werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden (met of zonder benodigde informatie vanuit GREAT). Omdat deze nieuwe omgeving een grote impact gaat hebben op de beheersingsomgeving voor de jaarrekening 2025, zetten FA en PwC in op extra controles voor Q4 2024 en Q1 2025. Hierbij worden de volgende onderdelen betrokken: • De inrichting van rollen en rechten door middel van data-analyse. Deze data-analyse wordt uitgevoerd door PwC en FA samen.. • Vaststellen van de migratiestrategie en de opbouw van het datamigratiedossier. • De inrichting van het (IT) controlraamwerk rond de verschillende financiële processen die door Oracle Cloud worden ondersteund. • De inrichting van de Governance, Risk en Compliance-module (monitoringsfunctie). • De inrichting processen op gebied van ITGC’s op gebied van: •

Logische toegangsbeveilging

•

Change Management

•

Leveranciersmanagement (TPM)

De uitkomsten van deze controles zullen ook gedeeld worden met PwC. FA en PwC hebben gedurende het GREAT-project als gesprekspartner gefungeerd voor de projectorganisatie en hebben op bovenstaande onderwerpen hun aandachtspunten meegegeven. De additionele controles dienen ter vaststelling dat grote risico’s door de organisatie binnen de nieuwe beheersomgeving worden ondervangen.

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

16

Bijlagen

Bijlagen Startnotitie 2024

Bijlage A. Voortgang verbeteracties ‘Naar een beter en modern jaarrekeningproces’ Status acties uit ‘Naar een beter en modern jaarrekeningproces’ Actie

Cluster Betreft

Continuous Monitoring memorialen

BCO

Status

Toelichting

Invoering Continuous Monitoring Wordt Uit analyses in voorgaande jaren is naar voren gekomen dat een GRC-module niet geschikt is voor bij memorialen A&V meegenomen continuous monitoring omdat deze achteraf zaken vaststelt daar waar dit juist vooraf (bij aanlevering/ bij inrichting opstelling) zou moeten gebeuren. Denk hierbij o.a. aan de inhoudelijke controle van bijlagen. Great Bij de invoering van Great wordt, m.i.v. 2025, een geautomatiseerd workflow proces ingericht waardoor memorialen niet meer aangeleverd/verwerkt kunnen worden als niet aan de uitgangspunten van de inrichting van de administratie wordt voldaan. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de diverse beveiligings/controleregels die bij de inrichting van Great worden vastgesteld. Daarnaast zorgt dit workflow proces ervoor dat menselijke handelingen voor de verwerking van de aangeleverde memorialen in basis tot een minimum beperkt worden.

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

18

Bijlage B: Formele overlegstructuur Overleg

Frequentie (*)

Deelnemers (*)

Inhoud overleg en opmerkingen

Voortgangsoverleg PwC

1 maal per 7 weken

Eindverantwoordelijke externe Ontwikkelingen binnen de organisatie, proces accountant, (Senior) Director externe overstijgend. Ook externe ontwikkelingen (bv accountant, Concerncontroller, Hoofd SDG/ESG) worden hier geagendeerd. Concerncontrol, directeur BCO-FJINK en Vanuit het voortgangsoverleg kunnen specifieke Hoofd FA punten in de CD geagendeerd worden.

Managementmeetings 2 rondes, in augustus/ per financieel kritiek september en in november/ proces december

Benodigde deelnemers worden vooraf door FA en PwC besproken. Betreffende proceseigenaar/ -manager, coördinator FA en controleleider FA en (sr) manager/director PwC en de clustercontroller.

Meetings zijn gericht op specifieke thema’s/ vraagstukken die spelen. Indien benodigd wordt een 2e meeting ingepland. Afspraken en uitkomsten dienen als input voor de Boardletter en Interim rapportage.

PwC overleg

1 maal per 4 weken, tijdens afronden controle 1 maal per 2 weken

Afdelingshoofd Concerncontrol, Hoofd FA, coördinator FA, Concerncontrol, Director PwC, manager PwC

Overleg over voortgang controle, startnotitie, concept Boardletter, bestuurlijke planning en specifieke vraagstukken.

CD (bij Boardletter en verslag van bevindingen)

2 of 3 maal per jaar

Eindverantwoordelijke externe accountant, (Senior) Director PwC, Hoofd FA

Boardletter en Rapportage van bevindingen bespreken in CD, samen met Interim rapportage FA en Eindrapport FA. Startnotitie is een hamerstuk.

(*) voor alle onderdelen geldt dat wanneer het noodzakelijk is, er een extra rapportage of bijeenkomst ingepland kan worden of gasten bij het overleg kunnen aansluiten om onderwerpen toe te lichten.

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

19

Bijlage C: Escalatielijnen PwC en de organisatie melden tijdig alle mogelijke vertragingen of bijzonderheden tijdens de controlewerkzaamheden onverwijld aan het afdelingshoofd Concerncontrol, zodat direct maatregelen genomen kunnen worden om te voorkomen dat doorlooptijd en/of aard van de verklaring in het geding komen. Het afdelingshoofd Concerncontrol informeert de Concerncontroller. Mochten de afdelingshoofd Concerncontrol en Concerncontroller geen toereikende acties (kunnen) nemen, vindt eerst escalatie plaats naar de portefeuillehouder Financiën en zo nodig naar de voorzitter van de COR. In situaties waarin een verschil van inzicht blijft bestaan tussen PwC en de organisatie, worden achtereenvolgens de volgende escalatielijnen doorlopen: niveau escalatieladder externe accountant 1

Uiteraard vindt escalatie pas plaats na een hoor- en wederhoorfase. In geval van een (op handen zijnde) escalatie wordt de Concerndirectie geïnformeerd en desgewenst om advies gevraagd. De escalatielijn kan ingeroepen worden door zowel de gemeente als PwC.

2

3

Situatie waarin sprake is van een persoonlijk geschil tussen externe

4 Klantrelatie-partner op PwC-kantoor Rotterdam

accountant en directie/ college

Voorzitter COR Eindverantwoordelijke

Situatie waarin de planning of het oordeel

externe accountant

van de controoleverklaring in gevaar zijn

Voorzitter COR Eindverantwoordelijke ex terne accountant Portefeuillehouder

Situatie waarin sprake is van een verschil van inzicht met de directie

financiën Situatie waarin sprake is van een verschil van inzicht met de organisatie

(Senior) Director externe accountant Concerncontroller/ Afdelingshfd Concerncontrol 1

2

3

4

niveau escalatieladder Rotterdam Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

20

Bijlage D: Overzicht Financieel kritieke processen en ICT Nr. Kritiek proces 1.

Administratie & Verslaglegging (A&V proces)

2.

Inkopen

3.

Aanbesteden

4.

Betalingsorganisatie

5.

Human Resources (HR)

6.

Verstrekte subsidies en bijdragen

7.

Belastingen en Heffingen

8.

Sociale uitkeringen

9.

Wmo/ Jeugd

10. Vastgoed 11. Grondexploitaties en Erfpacht 12. Verkoop en Facturatie 13. Ontvangen subsidies en Bijdragen 14. Treasury 15. ITGC - Concernbreed en Clusterspecifiek

Startnotitie 2024 | Gemeente Rotterdam | September 2024

21