[24bb005924] Collegebrief over Startnotitie jaarrekeningproces 2024

Gemeente Rotterdam

Concern Auditing Middelen en Control Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Ronald Janssen Telefoon: 06 1869 5820 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk: M2408-4321 - 24bo006937 Onderwerp: Startnotitie jaarrekeningproces 2024 Datum: B&W 10 september 2024

Op welke gronden deze briefľ/Waarom nu voorgelegd? Op grond van de Controleverordening Rotterdam 2023 wordt uw Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) jaarlijks geïnformeerd over de startnotitie rondom het jaarrekeningproces. De startnotitie wordt dit jaar in de COR vergadering van september behandeld in plaats van juni. Dit vanwege de vertraging in de oplevering van de jaarstukken 2023 en het lopende externe onderzoek. De startnotitie wordt opgesteld in gezamenlijkheid met de externe accountant, PwC. In de startnotitie worden de bijzonderheden beschreven voor de controle van de jaarrekening door de organisatie, de externe accountant en de afdeling Financial Audit. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: « Jaarrekeningproces. * Controleverordening Rotterdam 2023 Toelichting: In de Startnotitie jaarrekeningproces 2024 worden de wijzigingen in de regelgeving en de huidige inzichten in de beheersmaatregelen binnen de organisatie, aandachtspunten en vernieuwingen vanuit de evaluatie 2023 vertaald naar het controleproces voor het nieuwe jaar. Naast de werkafspraken, de planning en de rapportages aan de raad worden tevens de toetsingskaders vastgesteld voor de controledossiers, worden bijzonderheden en wijzigingen in de controle benoemd, alsmede de wijze van afstemming tussen de organisatie en de externe accountant.

PwC voert voor een aantal onderdelen (aanvullend) zelfstandig controlewerkzaamheden uit om tot een oordeel te komen. Dit betreft processen met een significant of verhoogd risico bijvoorbeeld als gevolg van complexiteit of frauderisico's en bij processen met een groot schattingselement. De startnotitie bestaat uit de onderdelen 'Begrippen en toetsingskader', 'Controle aanpak 2024', 'Governance en communicatie' en 'Planning en rapportages' en 'GREAT'.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/3 10 september 2024 M2408-4321

Hieronder worden de belangrijkste boodschappen uit de Startnotitie 2024 benoemd:

1. Planningjaarrekeningcontrole en publicatie jaarstukken op uiterlijk 30 april Er zijn enkele ontwikkelingen binnen het concern die direct of indirect de controle en de planning van de jaarstukken 2024 kunnen raken. Risico's voor oplevering uiterlijk 30 april hebben betrekking op de toename van het aantal SiSa dossiers, de geplande go-live van GREAT per 1 januari 2025 (capaciteit medewerkers), overgang naar een kleinere organisatie (Kiezen voor Rotterdam), integratie GR/JR, beschikbaarheid en capaciteit medewerkers en tijdige/volledige aanlevering van benodigde controle-informatie aan PwC en FA. Door de monitoring op de voortgang van de controle (o.a. via de VGR) en actieve afstemming met de proceseigenaren moet dit risico beheersbaar houden. Om deze reden wordt vastgehouden aan een publicatiedatum van uiterlijk 30 april. 2. Wet- en regelgeving Rechtmatigheid en rapportagegrens getrouwheid De rechtmatigheidsverantwoording is vanaf kalenderjaar 2023 van toepassing. De uitwerking van de wetswijziging in de regelgeving door de BBV en de commissie BADO was nog niet definitief maar wordt in 2024 verwacht. De Algemene Rekenkamer had enkele bezwaren waardoor de wetgeving niet voor de jaarstukken 2023 kon worden afgerond. Daarnaast ligt er een voorstel vanuit de BBV om de rapportagegrens voor getrouwheid (voor fouten + onzekerheden) samen te voegen tot één percentage van 27o.

Indien dit voorstel wordt aangenomen wordt dit in de interne regelgeving, waaronder de Kadernota accountantscontrole en rechtmatigheid 2023 e.v. aangepast en ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd. Tot duidelijk is of het voorstel wordt aangenomen wordt er in de Startnotitie voor getrouwheid in 2024 nog uitgegaan van een materialiteit van Ĵ.% voor fouten en 370 voor onzekerheden. 3. Inzet van tooling bij de controle In de afgelopen járen zijn de verdere stappen gemaakt in de inzet van tooling in de controle zoals HR Insights en HALO. Inzet van tooling in de controle zal verder worden gecontinueerd en worden uitgebreid door het toepassen van data-analyse op inkopen. Als onderdeel van het visietraject FA 2025 is een eerste inventarisatie gemaakt waar mogelijkheden zijn om door inzet van nieuwe tooling de controle over de hele keten effectiever in te richten. Waar nodig zal dit samen met de proceseigenaren opgepakt worden. In de evaluatie 2023 is door FA en PwC afgesproken om een meerjaren IT-agenda op te stellen om tijdig bij nieuwe ontwikkelingen binnen het concern betrokken te zijn, maar ook om nieuwe tooling in de controle te kunnen inzetten.

Financiële en juridische consequenties/aspecten: Niet van toepassing.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3/3 10 september 2024 M2408-4321

Burgemeester en wethouders van Rotterdam,

Bijlage: Startnotitie Jaarrekeningproces 2024