[24bb004646] Afdoeningsvoorstel toezeggingen wethouder Simons over Wijk aan Zet en motie De Waard over Wijkraden aan de tekentafel

Gemeente Rotterdam

Dienstverlening Haven, Economie, Horeca, Bestuur (wijken en kleine kernen) Robert Simons Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Antonella Munjiza Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Uw kenmerk: 24bb002291 Ons kenmerk: M2404-1811- 24b0006143 Onderwerp: Wijkraden aan de tekentafel Datum: B&W 2 juli 2024

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Op 28 maart en 4 april 2024 is uw raad geïnformeerd over de voortgang op Wijk aan zet. Middels deze brief sturen wij u een afdoeningsvoorstel voor de toezeggingen en motie. De volgende toezeggingen en motie zijn onder meer aangenomen: toezeggingen Algehele voortgang Wijk aan Zet: wijkraden betrekken bij startnotitie omgevingsvergunningen (24bb002099) van D.P.A. Tak (PvdA), Algehele voortgang Wijk aan Zet: wijkraadskamer/toegangspas (24bb002098) van J. Bokhove (GroenLinks), Algehele voortgang Wijk aan Zet: financiële ruimte voor versterking ondersteuning (24bb002122) van T.J. Vonk (CU), Algehele voortgang Wijk aan Zet: mailings verspreiden op wijkraadniveau (24bb002120) van T.J. Vonk (CU), Voortgang wijk aan zet Toegankelijkheid wijkraadadviezen en collegereacties (24bb002358), Voortgang wijk aan zet - Training mogelijkheden mijnrotterdam (24bb002359), Voortgang wijk aan zetGesprek over het initiatief (24bb002361) van R.G.C. Segers-Hoogendoorn, Voortgang wijk aan zet - Opvolging wijkraadsleden (24bb002363) en de motie Wijkraden aan de tekentafel (24bb002291) van J.M.D. de Waard (LR) e.a..

Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Wijk aan Zet Motie Maak optimaal gebruik van online platform Mijn Rotterdam (Volt) (22bb007562) Motie Toezeggingen op een transparante wijze opgevolgd (21bb8234) Motie Meer gewicht aan zienswijze wijkraad (21bb8228) Toelichting: Toezeggingen en motie Toezegging Algehele voortgang Wijk aan Zet: wijkraden betrekken bij startnotitie omgevingsvergunningen (24bb002099) Deze toezegging vraagt om bij wethouder Zeegers nogmaals onder de aandacht brengen dat wijkraden betrokken worden bij de startnotitie in het kader van omgevingsvergunningen en voldoende tijd en ruimte krijgen om inspraak te organiseren.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/5 2 juli 2024 M2404-1811

We kennen geen startnotitie omgevingsvergunningen. Als gevolg van het raadsbesluit participatie is afgesproken dat er kennisgevingen worden gestuurd voor (wijzigingen van) omgevingsvisie, - programma, en -plan. Die kennisgeving is nu in ontwikkeling als product, en zal uitdrukkelijk ook worden aangeboden aan wijkraden. Participatieaanpakken en -verslagen van opgaven met een gebiedsgerichte scope worden naar de desbetreffende wijkraad ter informatie gestuurd. Wijkraden kunnen hierover advies geven. Toezegging Algehele voortgang Wijk aan et: wijkraadskamer/toegangspas (24bb002098) Deze toezegging vraagt het creëren van een 'wijkraadskamer' in het stadhuis en/of toegangspas. Met de wijkraden is gesproken over hun specifieke wensen. De 'wijkraadskamer' is een fysieke, toegankelijke plek voor wijkraadsleden op het stadhuis. De kamer is makkelijk vindbaar voor wijkraadsleden en ook toegankelijk voor gemeenteraadsleden. De wijkraadkamer is de plek voor wijkraden om elkaar te ontmoeten. Ook kunnen hier afspraken gemaakt worden met gemeenteraadsleden, ambtenaren en anderen. De wensen over de beschikbaarheid, inrichting en faciliteiten zijn opgehaald (denk aan bijvoorbeeld een prikbord waar de wijkraden oproepen, inspiratie en mededelingen kunnen ophangen). Het beheer zal plaatsvinden door een tiental wijkraadsleden.

Op het Stadhuis is een ruimte gevonden op de 2° etage waar we zullen gaan starten met de wijkraadskamer. De ruimte wordt de komende tijd ingericht. Toezegging Algehele voortgang Wijk aan Zet: financiële ruimte voor versterking ondersteuning (24bb002122) Toegezegd is uw raad na de voorjaarsretraite te informeren of er financiële ruimte is voor extra ondersteuning, dan wel of er door interne verschuivingen versterking van de ondersteuning mogelijk is. Uw raad heeft besloten een bedrag vrij te maken voor 15 fte aan wijkraadcoördinatoren. Daarnaast zijn er vanuit de staande organisatie ook wijkondersteuners beschikbaar gesteld voor administratieve zaken. In maart 2022 zijn in totaal 15 wijkraadcoördinatoren gestart. Deze hebben een intensief inwerkprogramma gevolgd en zijn vanaf april 2022 van start gegaan. Na twee jaar blijkt de werkdruk hoog, vooral als er sprake is van 3 wijkraden. Daarnaast blijkt de ondersteuning van nieuwe wijkraadsleden meer tijd te kosten dan verwacht. Eind 2023 hebben gesprekken plaatsgevonden met elke individuele medewerker en met de hele groep. Voor 2024 is 4 fte extra geregeld middels tijdelijke aanstellingen van een jaar. 19 fte lijkt meer recht te doen aan een goede behapbare ondersteuning van de wijkraden. Vanaf januari 2025 is er geen dekking voor deze extra fte.

Daarnaast blijkt het helaas niet mogelijk deze door interne verschuivingen in te vullen. Toezegging Algehele voortgang Wijk aan Zet: mailings verspreiden op wijkraadniveau (24bb002120) Toegezegd is dat mailings die nog op gebiedsniveau verstuurd worden, voortaan op wijkraadniveau verspreid worden. Wijkraden krijgen de voor hen belangrijke en interessante informatie toegestuurd door de wijkraadcoördinator. Dat gebeurt uiteraard voor elke wijkraad apart. Als extra service worden de binnengekomen documenten gebundeld in een wekelijks overzicht, de zogenaamde weekpost. Dit wekelijkse overzicht werd al opgesteld in de tijd van de gebiedscommissies, vandaar dat dit overzicht nog was ingedeeld per gebied. Inmiddels is deze weekpost per wijkraad ingedeeld.

Blad: Datum:

Ons kenmerk:

3/5 2 juli 2024 M2404-1811

Toezegging Voortgang wijk aan zet- Toegankelijkheid wijkraadadviezen en collegereacties (24bb002358) Deze toezegging vraagt te bekijken of de wijkraadadviezen en de collegereacties op die adviezen via mijnrotterdam toegankelijk gemaakt kunnen worden voor bewoners. Bij de evaluatie van wijk aan zet wordt deze werkwijze geëvalueerd, zodat de werkwijze bij succes geborgd kan worden. Onlangs heeft uw raad een afdoeningsvoorstel (24bb001453) ontvangen voor twee eerdere moties die een relatie hebben met deze toezegging: de motie Toezeggingen op een transparante wijze opgevolgd' (21bb8234) en de motie 'Meer gewicht aan zienswijze wijkraad' (21bb8228). Om de voorgestelde werkwijze uit dit afdoeningsvoorstel goed in te regelen binnen de organisatie zijn er stappen gezet. Concreet gaat het om het volgende. Vragen uit de Wijk (VUW). Het afdoeningsvoorstel van de motie Toezeggingen op een transparante wijze opgevolgd' heeft betrekking op de Vragen uit de Wijk, die worden gesteld door de wijkraad tijdens formele werkbezoeken van leden van het college. In dit afdoeningsvoorstel is aangegeven dat het college de volgende werkwijze zal realiseren: 1. Vragen uit de Wijk worden eens per twee maanden in het college besproken; 2. In de tussentijd worden de vragen opgepakt door het WijkMT; 3. De reactietermijn op een Vraag uit de Wijk is zes weken, tenzij anders is afgesproken; 4.

De raad ontvangt eens per twee maanden een afschrift van de stand van zaken omtrent de Vragen uit de Wijk via het RIS. De processtappen van de Vragen uit de Wijk zijn volledig uitgewerkt (denk aan een formulier en rolbeschrijving). Ongevraagde adviezen van wijkraden Het afdoeningsvoorstel van de motie 'Meer gewicht aan zienswijze wijkraad' gaat over de reactietermijn van zes weken voor een ongevraagd advies van de wijkraad. Voor ongevraagde adviezen van wijkraden is aangegeven eenzelfde reactietermijn te hanteren. Het proces van ongevraagde adviezen is niet nieuw en heeft daardoor al een sterke inbedding in de systemen van de gemeentelijke organisatie. Toch zien we dat dit niet altijd leidt tot het gewenst resultaat, namelijk een (inhoudelijke) beantwoording binnen de gestelde termijn van zes weken. De volgende verbeterstappen zijn daarom doorgevoerd: De wijkondersteuners dragen er zorg voor dat bij het verzenden van een ongevraagd advies van de wijkraad aan het college, dit ook altijd in afschrift naar de wijkwethouder en de vakwethouder gaat én naar de raad. Het advies wordt hierdoor openbaar wordt gemaakt via het RIS; Afgesproken is openstaande ongevraagde adviezen altijd te agenderen voor het WijkMT. De wijkmanager kan hierbij sturen op tijdige afhandeling door het betreffende cluster. De verantwoordelijkheid van de afdoening blijft bij het cluster.

Alle wijkraadadviezen worden zodoende gepubliceerd op het RIS. De reacties op de adviezen vanuit B&W zijn eveneens openbaar en terug te vinden op het RIS (onder het kopje: Brieven B&W). Er wordt geen koppeling gemaakt tussen het advies en de beantwoording. Naar aanleiding van de toezegging zijn de mogelijkheden verkend om te bekijken of de wijkraadadviezen en de collegereacties op die adviezen via Mijn Rotterdam toegankelijk gemaakt kunnen worden voor bewoners. De meest snelle en eenvoudig te realiseren manier om hieraan tegemoet te komen, is door de lijst die vanaf heden ambtelijk eens per twee maanden met de raad gedeeld wordt, ook op Mijn Rotterdam te plaatsen. Parallel hieraan worden de mogelijkheden voor een volgsysteem onderzocht.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4/5 2 juli 2024 M2404-1811

Toezegging Voortgang wijk aan zet- Training mogelijkheden MijnRotterdam (24bb002359) Met deze toezegging krijgen wijkraadsleden, samen met betrokken ambtenaren, een training om de mogelijkheden van Mijn Rotterdam beter te benutten. In april is een factsheet over Mijn Rotterdam verzonden aan alle wijkraden met informatie over de mogelijkheden voor participatie via Mijn Rotterdam. In mei zijn in een bijeenkomst met wijkraad Tarwewijk de mogelijkheden van MijnRotterdam toegelicht en besproken en dat is positief ontvangen. Het aanbod voor een dergelijke sessie zal dit jaar aan alle wijkraden worden gedaan. Toezegging Voortgang wijk aan zet- Gesprek over het initiatief (24bb002361) Toegezegd is dat wethouder Simons, in de door het lid Segers-Hoogendoorn aangedragen casus (bewonersinitiatief van een leeszaal in Vreewijk), in gesprek gaat met de betrokken corporatie en initiatiefnemers om te kijken of de wens voor een plek voor het initiatief gerealiseerd kan worden. Wh Simons heeft inmiddels gesproken met de corporatie en zal binnenkort een afspraak maken met de initiatiefnemers om met hen over de toekomst te praten. Toezegging Voortgang wijk aan zet- Opvolging wijkraadsleden (24bb002363) Er is toegezegd dat wethouder Simons nogmaals aandacht gaat vragen voor de snelheid van de procedure van Opvolging wijkraadsleden.

Inmiddels is door een aantal interne verbeteringen in het proces de tijd teruggeschroefd naar één maand, wat de minimaal benodigde tijdspanne is voor het opvolgingsproces zonder loting. Motie Wijkraden aan de tekentafel (24bb002291) De motie roept het college op om bij ophanden zijnde projecten, nu en in de toekomst, de wijk- en dorpsraden vanaf het begin meenemen, zodat waardevolle sentimenten, gevoelens en informatie kan worden opgehaald. Bij alle clusters krachtig en duidelijk te communiceren dat deze 'cultuuromslag' écht nodig is om van Wijk aan Zet, en van participatie in het algemeen, een succes te maken. Aan de raad te communiceren hoe gehoor gegeven gaat worden aan deze motie en dit sentiment binnen de wijkraden. Wij zetten er op in om in lijn met deze motie en de verordening op de wijkraden wijk- en dorpsraden vanaf het begin van ontwikkelingen te betrekken. Dit doen we, zoals in de motie opgedragen via de cultuur, het gedrag, van de organisatie, door het op allerlei manieren uitdragen van de bedoeling van Wijk aan Zet. Dat doen we daarnaast ook door het borgen hiervan in werkprocessen. Een voorbeeld hiervan is het maken van een participatieparagraaf als vast onderdeel van de opdracht bij projecten. Dit houdt in dat opdrachtgever en opdrachtnemer afspraken vastleggen voor de kaders van de participatie aanpak.

We gaan wijkraden periodiek een overzicht verstrekken van nog te starten participatie in de wijk. Het overzicht helpt wijkraden vooruit te kijken. En tegelijkertijd biedt het ruimte voor maatwerk ten behoeve van een specifiek participatieproces. Conclusie Hierbij stellen wij voor om toezeggingen 24bb002099, 24bb002098, 24bb002122, 24bb002120, 24bb002358, 24bb002359, 24bb002361, 24bb002363 en motie 24bb002291 af te doen.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

5/5 2 juli 2024 M2404-1811

Financiële en juridische consequenties/aspecten: Er is dekking voor de uitvoering van de bovenstaande toezeggingen en moties. Voor de toezegging Algehele voortgang Wijk aan Zet: financiële ruimte voor versterking ondersteuning (24bb002122) is er per 2025 geen dekking. Activiteiten en werkzaamheden genoemd in dit afdoeriingsvoorstel vallen binnen de bestaande beleidskaders en wet- en regelgeving.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam,