[24bb004412] Collegebrief over Monitor ICT-Projecten (MIP) okt 2023-mrt 2024

Gemeente Rotterdam

Bestuurs- en Concernondersteuning Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Yuri Pol Telefoon: 0641550141 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk: M2406-249- 24b0005742 Onderwerp: Monitor ICT-Projecten (MIP) okt 2023-mrt 2024 Datum: B&W 25 juni 2024

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Uw raad ontvangt twee keer per jaar (zie toelichting hieronder) de onafhankelijke toetsing van de meest omvangrijke en risicovolle ICT-programma's en -projecten van de gemeente Rotterdam. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: In 2011 heeft het college van B&W besloten de monitoring van omvangrijke ICTprojecten te borgen via de MIP. Toelichting: Voor u ligt de Monitor ICT Projecten (MIP) over de periode oktober 2023-maart 2024. Doelstelling van de monitor is het beperken van risico's verbonden aan de uitvoering van omvangrijke ICT-programma's/-projecten. Aan de hand van vastgestelde criteria is bepaald welke programma's en projecten in de monitor worden opgenomen. De door de programma-/projectmanager opgestelde informatie is getoetst door Directie Middelen en Control (DMC). Het hieruit volgende integrale oordeel is zowel ambtelijk als bestuurlijk afgestemd. De monitor over deze periode bevat zeven programma's/projecten. In de rapportage is een overzicht van de status van de beheeraspecten tijd, geld, risico's en kwaliteit te vinden en per project/programma het volgende opgenomen: doel, omschrijving, een toelichting op de stand van zaken en een toelichting op de beheersaspecten door de programma/projectmanager.

GREAT - huidige status Binnen het project GREAT hebben ná 31 maart (de laatste dag van de periode waar deze MIP-rapportage betrekking op heeft) de volgende ontwikkelingen plaats gevonden: • Er is een vernieuwde contractuele basis met betrekking tot de livegang per 1 januari 2025.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/5 25 juni 2024 M2406-249

•

• •

Het Oraclesysteem is technisch opgeleverd. Een aantal integraties met bestaande systemen wordt nog ontwikkeld (het systeem is opgeleverd met stopcontacten, daar worden nu de stekkers van de bestaande systemen ingestopt). Het complete systeem wordt in de tussentijd stevig doorgetest. De planning is onverminderd om de livegang in januari 2025 te laten plaatsvinden.

Totaaloverzicht beheersindicatoren en voortgang t.o.v. vorige rapportageperiode Project/ Programma

Kwaliteit

Geld

Tijd

Risico's

G G G G G G G

G G G G 0 G G

G G G 0 G G G

0 0 G 0 0 G G

Adidas Data Gedreven Werken (DGW) Digitale stad Forza MOR GREAT RAVE Rotterdamse Digitale Infrastructuur (ROI)

--t.o.v. vorige Verantwoordelijke MIP wethouder T.B. Versnel 1 = M.J.W. Struijvenberg M.J.W. Struijvenberg = V.P.G. Karremans l M.J.W. Struijvenberg 1 M.J.W. Struijvenberg 1 = M.J.W. Struijvenberg

G = Bijsturing is niet noodzakelijk. 0 = Bijsturing nog mogelijk. R =Aandacht/maatregelennoodzakelijk.

Wanneer een aspect een andere kleur heeft ten opzichte van de vorige MIP-rapportage dan wordt dit toegelicht in de bijlage van deze brief. Wijzigingen in opzet rapportage Op donderdag 18 januari 2024 is de vorige MIP-rapportage (MIP 2023-02, over de periode juni tot en met september 2023) besproken in de Commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid (BOFV). Naar aanleiding hiervan heeft de commissie enkele suggesties gedaan ter verdere verbetering van de MIP-rapportage. Vanuit de portefeuille organisatie is toegezegd deze wijzigingen door te voeren en dat is in de nu voorliggende rapportage gedaan. Toelichting op beheersindicatoren: indien een aspect op oranje respectievelijk rood staat is concreter omschreven wat er speelt en wat er aan actieve bijsturing wordt gedaan, dan wel welke acties er worden genomen. Omschrijving/doel en beoogde effecten: er is duidelijker omschreven wat het programma/project gaat opleveren en welke verbeteringen, veranderingen of vernieuwingen moeten worden bereikt. Begrippenlijst: omwille van de leesbaarheid en begrijpelijkheid is in de rapportage een begrippenlijst opgenomen waarin specifieke ICT-termen en -begrippen worden toegelicht.

Trends en zaken die opvallen De directie middelen en control bekijkt iedere rapportageronde of er, los van de scores van de individuele programma's/projecten, over het geheel gezien sprake is van trends of opvallende zaken. Deze MIP-ronde constateert projectcontrol in dat opzicht geen bijzonderheden.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3/5 25 juni 2024 M2406-249

Update aanbevelingen

Naar aanleiding van MIP 2022-02 (periode juli t/m september 2022) heeft projectcontrol o.a. de aanbeveling gedaan een uitvoerbaarheidstoets een standaardonderdeel van de verkenningsfase te maken. Deze uitvoeringstoets is ontworpen, beproefd en wordt inmiddels aangeboden in alle gemeentelijke trajecten met de potentie om grote (MIP) IT/IV-programma's of -projecten te worden. In de beginfase van elk nieuw MIP-project wordt de opdrachtgever geïnformeerd over de uitvoeringstoets en geadviseerd om deze uit te laten voeren. De toets wordt laagdrempelig (zonder interne doorbelasting) aangeboden. De toets voorziet in het vroegtijdig inschakelen van de expertise van I-projectleiding. Het doel is om al in de opstartfase van het project/programma signalen te vinden en af te geven over onzekerheden en risico's die zich in de projectfase kunnen of zullen voordoen. Op deze manier worden de betrokken interne partijen zich eerder en meer gezamenlijk bewust van onzekerheden en risico's. Het resultaat van de toets is een advies dat aan de ambtelijk opdrachtgever wordt aangeboden en met de ambtelijk opdrachtgever wordt besproken. Het advies wordt opgenomen in de projectdocumentatie. De uitvoeringstoets wordt doorontwikkeld aan de hand van in toekomstige projecten opgedane ervaringen.

Langs diverse kanalen wordt binnen de ambtelijke organisatie gecommuniceerd over deze aanbevelingen en de mogelijkheden van de uitvoeringstoets (RIO, Concernteam Digitale Transformatie). Binnen de clusters is daarnaast onderzoek gedaan naar een aantal implementaties van ICT-systemen om daar lessen uit te destilleren die kunnen worden toegepast op toekomstige ICT-projecten, conform de wens van de raad. Toelichting per programma/project Zie hiervoor de bijlage Rapportage MIP Oktober 2023-maart 2024. Financiële en juridische consequenties/aspecten: N.v.t.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam, De burgemeester,

A. Aboutaleb

Bijlage: Mutaties in kleuren indicatoren t.o.v. vorige rapportage

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4/5 25 juni 2024 M2406-249

Bijlage: Mutaties in kleuren indicatoren t.o.v. vorige rapportage ADIDAS Geld: van rood naar groen In MIP 2023-02 (periode juni t/m september 2023) stond het aspect geld op rood omdat als gevolg van uitloop van het programma een investering nodig was om medio 2024 op te kunnen leveren. In MIP Okt23-Mrt24 staat geld op groen omdat de benodigde €2.400.000 inmiddels is goedgekeurd door de directieraad. Tijd: van oranje naar groen In MIP 2023-02 (periode juni t/m september 2023) stond het aspect geld op oranje omdat op dat moment nog werd gewerkt aan een realistische en gedetailleerde planning. In MIP Okt23-Mrt24 is de status groen omdat met de genomen maatregelen de planning voor de technische oplevering van de basisvoorziening voor de zomer haalbaar is. ForzaMOR Tijd: van groen naar oranje In MIP 2023-02 (periode juni t/m september 2023) stond het aspect tijd op groen. Op dat moment was de verwachting dat de gestelde deadline (juli '24) nog steeds haalbaar was. In MIP Okt23-Mrt24 is de status oranje omdat het inkooptraject voor het extern beheer van de MOR-producten toen nog niet was gestart (het inkoopproces is inmiddels overigens gestart).

Risico's: van groen naar oranje In MIP 2023-02 (periode juni t/m september 2023) stond het aspect risico's op groen omdat de risico's op het beheer en ontwikkelen van de MOR-applicaties waren afgenomen omdat is besloten het beheer extern te beleggen. In MIP Okt23-Mrt24 is de status oranje omdat het inkooptraject voor het extern beheer van de MOR-producten toen nog niet was gestart (het inkoopproces is inmiddels overigens gestart). GREAT Kwaliteit: van oranje naar groen In MIP 2023-02 (periode juni t/m september 2023) stond het aspect kwaliteit op oranje omdat een belangrijk deel van de kwaliteit van de geleverde functionaliteit pas zichtbaar wordt als deze klaar is om te testen. In MIP Okt23-Mrt24is de status groen omdat het systeem momenteel wordt getest en er vooralsnog geen gevolgen zijn voor de livegang (planning januari 2025). Dit is als zodanig opgenomen als extra toelichting in de raadsinformatiebrief. Tijd: van rood naar groen In MIP 2023-02 (periode juni t/m september 2023) stond het aspect tijd op rood omdat de datum van livegang was verschoven als gevolg van het niet halen van een belangrijke mijlpaal. Een nieuwe datum was op dat moment nog niet bekend . In MIP Okt23-Mrt24 is de status groen omdat de planning is aangepast en de nieuwe einddatum haalbaar is.

Risico's: van rood naar oranje In MIP 2023-02 (periode juni t/m september 2023) stond het aspect risico's op rood omdat er op dat moment diverse risico's in het project zaten.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

5/5 25 juni 2024 M2406-249

In MIP Ot23-Mrt24 is de status oranje omdat er inmiddels actieve sturing plaatsvindt op de in die periode geldende risico's. Het risico lag bij het niet halen van de planning, door actievere sturing is de status nu oranje. RAVE

Kwaliteit: van oranje naar groen In MIP 2023-02 (periode juni t/m september 2023) stond het aspect kwaliteit op oranje omdat voor de zaakafhandelcomponent (GZAC) toen nog niet inzichtelijk was in hoeverre deze kan worden aangepast voor Rotterdam. Dit en de beschikbaarheid van extra services zal van invloed zijn op de kwaliteit van de zaakafhandelcomponent wanneer déze live gaat. In MIP Okt23-Mrt24 is de status groen omdat de GZAC als zaakafhandelcomponent inmiddels aan het productaanbod van Dim pact is toegevoegd. Geld: van rood naar groen In MIP 2023-02 (periode juni t/m september 2023) stond het aspect geld op rood omdat de ambtelijke organisatie op dat moment op zoek was naar financiële middelen voor de periode van 2024 tot 2027. In MIP Okt23-Mrt24 is de status groen omdat het aangevraagde krediet van 4 x 2 miljoen (voor de jaren 2024 tot en met 2027) begin oktober is toegekend. Tijd: van oranje naar groen In MIP 2023-02 (periode juni t/m september 2023) stond het aspect tijd op oranje omdat de livegang van het PodiumD-formulier was vertraagd (dit zal overigens niet lijden tot een vertraging van het programma). In MIP Okt23-Mrt24 is de status groen omdat het overzetten van formulieren (van de eSuite naar het nieuwe platform) volgens planning verloopt.

Risico's: van oranje naar groen In MIP 2023-02 {periode juni t/m september 2023) stond het aspect risico's op oranje omdat, ondanks diverse mitigerende maatregelen in de betreffende periode, sprake is van diverse risico's. In MIP Okt23-Mrt24 is de status groen omdat voor de korte termijn geen noemenswaardige risico's worden gezien. In de toelichting op het aspect risico's wordt gesproken over "een verwacht verschil tussen de gewenste en bestaande situatie voor Rotterdam". Desondanks staat het aspect kwaliteit op groen. De verwachting is dat de kwaliteit in eerste instantie niet voldoende zal zijn, maar er is nog tijd om dit voor elkaar te krijgen. Ook andere gemeenten (G4) die voor dezelfde software hebben gekozen voor de vervanging van hun systemen zullen waarschijnlijk tegen dezelfde onvolkomenheden aan gaan lopen en dit ook tijdig oplossen. Een goede verdeling van wie wat wanneer oppakt is daarbij van groot belang en hierover wordt al enige tijd innig overleg gevoerd met de G4. Het contouren van het resultaat van die gesprekken beginnen zich langzaam af te tekenen. Dit is echter een complex speelveld met diverse belangen en financieringsstromen. Het zou enorm helpen als er landelijk geld ter beschikking komt voor de doorontwikkeling van common ground componenten (niet in programmabudget).

Hiervoor is recentelijk ook een notitie/aanvraag ingediend voor een (her)allocatie van GGU-middelen voor common ground doorontwikkeling.