[24bb004292] Bijlage bij 24bb004291 over vraag 48

CRITERIA EVENEMENTENFONDS Het evenementenfonds van de stad moet de motor zijn bij het bereiken van de doelstelling om een aantal plannen met internationale uitstraling te ondersteunen. Het fonds is bedoeld te kunnen inspelen op de actualiteit van het evenementenaanbod. Het fonds is een instrument om het meerdaags bezoek aan de stad te stimuleren en bij te dragen aan het bereiken van citymarketingdoeleinden. Het budget bedraagt € 400.000 voor sportevenementen € 400.000 voor overige evenementen. Welke evenementen komen in aanmerking? Evenementen die een bijdrage ontvangen uit het evenementenfonds voldoen aan de volgende voorwaarden: • de aanvraag betreft een eenmalig evenement, of de bidprocedure om te komen tot een eenmalig evenement in de ‘buitencategorie’ (maximaal € 35.000 per jaar, per stichting of € 70.000 gezamenlijk); • het evenement inclusief randactiviteiten vindt plaats over een aaneengesloten periode over meerdere dagen; Alleen met goedkeuring vanuit de staf Citymarketing of een ander voorstel dat bestuurlijk is afgedicht (omdat het hier gaat om gelden die verantwoord dienen te worden richting hotelsector)kan een uitzondering worden gemaakt. Dit geldt ook voor bestedingen aan een bidproces.

• het evenement moet ten minste 50.000 bezoekers trekken en/of aantoonbare belangrijke internationale imago-effecten en/of substantiële nationale en internationale mediaaandacht genereren; • het evenement bevat gratis toegankelijke onderdelen (randactiviteiten); In de beoordeling weegt mee de mate waarin het evenement: • de Rotterdamse thema’s tot uitdrukking brengt zoals vastgesteld in het stedelijk evenementenbeleid “dieper in de stad, verder in de wereld” (havenstad, jonge stad, multiculturele stad, stad van moderne architectuur, stad met een kosmopolitisch, internationaal sport en cultuurklimaat); • bijdraagt bij aan de merkidentiteit van de stad “jonge internationale stad aan het water met een daadkrachtige en nuchtere mentaliteit” en zoals omschreven in de Citymarketing strategie ‘samenhang van de citymarketing’; • bijdraagt aan de door de gemeente gewenste ontwikkelingen in de vrijetijdsector. Randvoorwaarden: • Er ligt een deugdelijke en sluitende begroting, dekkingsplan, activiteitenplan en marketingplan. • De organisator is in staat het evenement volgens ingediend plan te realiseren • het evenement moet passen in de evenementenkalender, beschikken over deugdelijke verkeers- en veiligheidsplannen (afgestemd met betrokken gemeentelijke en hulpdiensten) en een vergunning kunnen krijgen.

• Bij meerdaagse evenementen worden de hotelovernachtingen (op bestaande locaties) in de stad contractueel meegenomen in de afspraken hierover. • In het promotieplan wordt budget voor zichtbaarheid in de stad opgenomen, dat tenminste 5% met een minimum van € 5.000,- van de geleverde bijdrage vanuit het evenementenfonds bedraagt. Hierover worden afspraken gemaakt met Rotterdam Marketing. • Ten minste 10% van de bijdrage uit het evenementenfonds (met een minimum van € 7.500,-) wordt besteed aan randprogrammering met als doel de spin off in de stad te optimaliseren. Tenminste één activiteit vindt plaats in de Binnenstad. Hierover worden afspraken gemaakt met Rotterdam Topsport danwel Rotterdam Festivals. • Het evenement komt tot stand samen met partners in de stad. Waar mogelijk wordt gewerkt met Rotterdamse leveranciers, dit wordt contractueel vastgelegd. • Wanneer, in geval van de financiering van een bidprocedure tijdens het opstellen van het bidbook (voor indiening van het bidbook) duidelijk wordt dat ook gemeentelijke financiering gewenst is voor het evenement en de financiële middelen van het evenementenfonds niet toereikend zijn, dan moet dit ter besluitvorming aan het college worden voorgelegd.