[24bb003091] Collegebrief over eindrapport Financial Audit controlejaar 2023
Tekst van het document
Gemeente Rotterdam
Concern Auditing Middelen en Control Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: M.D. Van Gilst Telefoon: 06 54677543 E-mail: bbo@rotterdam.nl
Aan de gemeenteraad
Ons kenmerk: M2404-6167- 24b0004815 Onderwerp: Eindrapport Financial Audit controlejaar 2023 Datum: B&W 14 mei 2024
Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Het jaarrekeningproces 2023 is afgerond en de afdeling Financial Audit (FA) brengt jaarlijks na het afronden van de jaarrekeningcontrole haar rapport met bevindingen en aanbevelingen uit. Deze zijn vastgelegd in het bijgevoegde Eindrapport FA controlejaar 2023. U ontvangt dit rapport ter bespreking in de Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) van 14mei 2024.
Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: •
Jaarrekeningproces
Toelichting: Het controlejaar 2023 is het eerste controlejaar waarbij de rechtmatigheidsverantwoording is ingevoerd. Ondanks dat het formele wetgevingstraject nog niet is afgerond geeft de externe accountant dit jaar voor het eerst een oordeel af over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken. Financial Audit (FA) heeft haar bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de uitgevoerde controlewerkzaamheden van de jaarrekening 2023 vastgelegd in het bijgevoegde eindrapport FA controlejaar 2023. Het totaal aan rechtmatigheidsfouten komt uit op €102,7 mln, dit is 2,1% ten opzichte van de verantwoordingsgrens. De totale fout op getrouwheid komt uit op € 20,2 mln en dit is 0,41% van de goedkeuringstolerantie. De bevindingen zijn per financieel kritiek proces opgenomen en voorzien van een managementreactie door de proceseigenaar van het desbetreffende proces. De kwaliteit van de interne beheersing is bij sommige processen gelijk gebleven of verbeterd en er zijn afspraken gemaakt met de clusters. De bevindingen worden door de proceseigenaren herkend en er is aangegeven dat er acties lopen of dat deze op korte termijn opgepakt worden. Opvolging van de aanbevelingen wordt meegenomen in de controle 2024.
Blad:
2/2
Datum:
14 mei 2024
Ons kenmerk:
M2404-6167
Financiële en juridische consequenties/aspecten: N.v.t.
Burgemeester en wethouders van Rotterdam, De secretaris,
J.H. Meijer, L.s.
Bijlagen(n): • Eindrapport FA controlejaar 2023
De burgemeester,
A. Aboutaleb
Eindrapport FA Controlejaar 2023
Financial Audit
30 April 2024
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
Inhoudsopgave Management samenvatting ............................................................................................................. 2 Overzicht Controleverschillen......................................................................................................... 4 1. Administratie & Verslaglegging .................................................................................................. 5 2. Inkopen ............................................................................................................................................. 8 3. Aanbesteden .................................................................................................................................. 10 4. Betalingsorganisatie ................................................................................................................... 12 5. Human Resources (HR) ................................................................................................................ 13 6. Verstrekte Subsidies en Bijdragen ........................................................................................... 14 7. Belastingen en Heffingen ............................................................................................................ 17 8.
Sociale uitkeringen ...................................................................................................................... 18 9. Wmo/ Jeugd ................................................................................................................................... 20 10. Vastgoed....................................................................................................................................... 24 11. Grondexploitaties & Erfpacht................................................................................................... 26 12. Verkoop & Facturatie ................................................................................................................. 28 13. Ontvangen Subsidies & Bijdragen .......................................................................................... 29 14. Treasury........................................................................................................................................ 31 15. IT General Controls (ITGC) ...................................................................................................... 32
April 2024
Definitief 1
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
Management samenvatting Het controlejaar 2023 is het eerste controlejaar waarbij de rechtmatigheidsverantwoording is ingevoerd. Ondanks dat het formele wetgevingstraject nog niet is afgerond geeft de externe accountant dit jaar voor het eerst een oordeel af over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken. Het totaal aan rechtmatigheidsfouten komt uit op € 102,7 mln, 2,1% ten opzichte van de verantwoordingsgrens. Het overgrote deel van deze fouten, € 85,1 mln wordt veroorzaakt door aanbestedingsfouten, waaronder de aanbestedingsfout van het contract van de wijkteams (€ 63,1 mln). Naast aanbesteden zitten de grootste fouten bij verstrekte subsidies (€ 6,2 mln) en de begrotingsrechtmatigheid (€ 9,6 mln). De fouten zijn voldoende toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Op basis van deze eerste formele rechtmatigheidsverantwoording zijn de wijzigingen in de werkzaamheden voor FA beperkt. Wel wordt blijvend aandacht gevraagd voor het rechtmatig handelen. Specifiek geldt dit voor aanbesteden. De fout is, los van de specifieke casussen, toegenomen met € 13,9 mln. De totale fout op getrouwheid komt uit op € 20,2 mln, 0,41% van de goedkeuringstolerantie. De controlewerkzaamheden voor FA zijn in principe afgerond voor het controlejaar 2023.
PwC is nog in afronding van een aantal controlewerkzaamheden, waardoor er nog een risico is dat de rechtmatigheids- en de getrouwheidsfout kan wijzigen. Door het externe onderzoek naar signalen van mogelijke fraude bij het cluster SO kan PwC op dit moment nog geen verklaring afgeven bij de jaarstukken 2023. Naar verwachting zal dit medio zomer gereed zijn. Tot die tijd bestaat de mogelijkheid dat er ook door FA nog extra werkzaamheden uitgevoerd moeten worden bijvoorbeeld bij gebeurtenissen na balansdatum. Als dit nog van invloed is op deze rapportage dan zal een nieuwe versie worden uitgebracht. Veel van de door FA uitgevoerde, reguliere controles zijn volgens planning afgewikkeld. De kwaliteit van de interne beheersing bij deze processen is gelijk of verbeterd en er zijn afspraken gemaakt voor aanlevering van de dossiers. Toch is het niet gelukt om de controle tijdig af te wikkelen. De voornaamste reden voor de vertraging lag in de extra werkzaamheden voor het conversiedossier Sorga, de uitloop van de controle van het GREX-dossier door de grondprijzenbrief en de toename en complexiteit van het aantal SiSa- regelingen. Het aantal SiSa- regelingen is toegenomen van 66 in 2022 naar 77 in 2023, waarvan 23 nieuwe regelingen. Voor een nadere duiding hiervan wordt verwezen naar pagina 26 (GREX) en pagina 29 (SiSa).
Net als in andere jaren wordt het steeds zichtbaarder dat essentiële kennis voor verantwoordingsvraagstukken onvoldoende geborgd is bij de clusters en BCO. Ondanks inspanningen binnen het concern om dit te verbeteren zien we nog beperkt effect hiervan. Enkele voorbeelden vanuit het controlejaar 2023 zijn: •
Het aantal doorgevoerde correcties na het afsluiten van de boekhouding in januari komt aanzienlijk hoger uit dan in 2022 (47 ten opzichte van 32). Dit hoge aantal geeft aan dat de administratie onvoldoende bij is en er nog te veel posten op basis van eigen analyse door het cluster en BCO, maar ook vanuit de controle van FA gecorrigeerd moeten worden nadat de boeken formeel gesloten zijn. Een goede analyse en voorstellen hoe dit aantal te verlagen is noodzakelijk om de druk op de controle door FA en PwC en daarmee de opleverdatum te verminderen.
April 2024
Definitief 2
Financial Audit •
•
•
Eindrapport controlejaar 2023
Bij verschillende dossiers zijn besluiten genomen of acties uitgevoerd gedurende het jaar zonder dat de effecten hiervan op de verantwoording in beeld zijn gebracht. Denk daarbij aan de grondprijzenbrief GREX. Door de vaststelling in de laatste raadsvergadering van het jaar was het reguliere afsluit- en controleproces niet meer realistisch en ontstond er druk op de planning bij FA en PwC. Het effect van het besluit in juni 2022 tot het afschaffen van de vlaktax bij de GRJR (Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond) en het onvolledige conversiedossier Sorga worden pas na een constatering en vragen vanuit FA duidelijk bij het cluster, waarbij urgentie en eigenaarschap ook dan nog beperkt gevoeld wordt en het eerder een probleem van FA dan het cluster lijkt te zijn om dit op te lossen. Bij het uitvoeren van de correctieboekingen wordt steeds meer expertise en tijd gevraagd van FA voordat de boeking wordt doorgevoerd. Feitelijk moet deze kennis voldoende geborgd zijn binnen de clusters en BCO en moet FA alleen beoordelen of de fout uiteindelijk gecorrigeerd is. Bij verschillende SiSa dossiers, zeker bij een aantal complexere dossiers, ontbreekt de kennis bij de clusters en control om het dossier in één keer tijdig, volledig en juist opgeleverd te krijgen. Dossiers gaan hierdoor te vaak heen- en weer voordat tot een effectieve controle kan worden overgegaan.
Vooruitblik 2024 In de loop van 2023 is duidelijk geworden dat GREAT niet meer per 1 januari 2024 geïmplementeerd wordt maar per 1 januari 2025. FA is en blijft betrokken bij inrichtingsvraagstukken en bij de opzet van het conversiedossier. Zeker bij dit laatste dossier zal FA in de 2e helft van 2024 voorbereidende werkzaamheden uitvoeren op proefconversies, zodat het definitief op te leveren dossier door het projectteam GREAT van voldoende kwaliteit is om hier in de controle op te kunnen steunen. Dit gebeurt in goede afstemming met het project GREAT en PwC. Door dit uitstel zullen ook verschillende verbeteringen in de interne beheersing bij de clusters en de controle door FA later geïmplementeerd worden. De huidige controleaanpak zal dan ook nog een jaar langer gecontinueerd worden. In 2024 wordt binnen het concern invulling gegeven aan “Kiezen voor Rotterdam”. Een kleinere organisatie, die slagvaardig inspeelt op de actuele opgaven vanuit de stad. Vanuit FA wordt aandacht gevraagd om bij de keuzes expliciet het effect op de interne beheersing, maar zeker ook de verantwoording mee te nemen. De druk die nu reeds op de verantwoording en oplevering van de jaarstukken zit, zal verder toenemen, waarbij het risico is dat FA steeds meer als sluitstuk zal fungeren om te komen tot kwalitatief goede jaarstukken.
Het bij FA lopende visietraject 2025 wordt gecontinueerd, waarbij op onderdelen herijking in de ambitie zal plaatsvinden, passend binnen “Kiezen voor Rotterdam”. Hierbij horen scherpere keuzes in de verdeling van de taken en verantwoordelijkheden tussen het cluster en control en de positie van FA als onafhankelijke auditafdeling. Maar ook door te investeren in tijd en middelen bij FA om de controle op een andere wijze in te richten. Voorbeelden hiervan zijn het opleiden/ trainen van collega’s zodat ze breder inzetbaar zijn, gebruik maken van data-analyse en RPA. Maar we zullen ook nog eens kritisch moeten kijken naar de hele keten vanaf het opstellen en aanleveren van controledossiers door het cluster aan FA tot de uiteindelijke afronding bij FA. Dit geldt voor bijna alle processen, waarbij de urgentie door de groei en complexiteit van de werkzaamheden in eerste instantie bij de SiSa-regelingen ligt.
Onafhankelijkheid Bij het uitvoeren van onze (controle) werkzaamheden over 2023 zijn ons geen bedreigingen bekend ten aanzien van de onafhankelijkheid van de afdeling FA als geheel of van individuele personeelsleden, die van invloed zouden (kunnen) zijn op de in deze rapportage opgenomen bevindingen.
April 2024
Definitief 3
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
Overzicht Controleverschillen In onderstaande tabel zijn de getrouwheids- en rechtmatigheidsfouten groter dan € 100k weergegeven en de onduidelijkheden groter dan de rapportagegrens (2.435k). Eind maart is door de organisatie een correctieproces uitgevoerd voor het grootste deel van de herstelbare fouten (€ 120.896k). Na het correctieproces resteert een getrouwheidsfout van € 20.208k gelijk aan 0,41 % van de goedkeuringstolerantie. De totale rechtmatigheidsfout bedraagt € 102.658k en het bedrag aan onduidelijkheden bij de rechtmatigheid van € 16.321k. Proces
Getrouwheid vóór correctie
Getrouwheid ná correctie
Rechtmatigheid
Onduidelijkheid
1. Administratie & Verslaglegging (A&V)
78.229
6.343
10.983
-
2. Inkopen
4.652
3.902
-
-
3. Aanbesteden
-
-
85.068
-
4. Betalingsorganisatie
-
-
-
-
5. Human Resources (HR)
-
-
-
-
7.607
5.320
6.210
10.429
7. Belastingen en heffingen
-
-
174
-
8. Sociale uitkeringen
-
-
223
-
9. Wmo/ Jeugd
4.463
771
-
5.892
10. Vastgoed
510
510
-
-
31.683
-
-
-
-
-
-
-
13. Ontvangen subsidies en bijdragen
4.069
-
13. Ontvangen subsidies en bijdragen (SiSa) 14. Treasury
9.891
3.362
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
141.104
20.208
102.658
16.321
6. Verstrekte subsidies en bijdragen
11. Grondexploitaties (inclusief Erfpacht) 12. Verkoop en Facturatie
15. ITGC Totaal
Bedragen in de tabel zijn x € 1.000
April 2024
Definitief 4
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
1. Administratie & Verslaglegging De aanlevering van de balansdossiers en de controle is goed en over het algemeen tijdig verlopen. Evenals voorgaande jaren blijven de geconstateerde getrouwheidsfouten voor het correctieproces te hoog in zowel aantal als financiële omvang zodat een correctieperiode noodzakelijk is.
Fout Onzekerheid
Bevindingen Getrouwheid
Bevindingen Rechtmatigheid
(bedragen x € 1.000)
(bedragen x € 1.000)
Getrouwheid
Getrouwheid
voor correctie
na correctie
78.229 -
6.343 Fout
10.983
- Onduidelijkheid
-
Bevindingen en aanbevelingen Bevinding 1: Balansdossiers De aanlevering van de balansdossiers, zowel tussentijds als bij de eindejaarscontrole 2023 verloopt goed, zodat de controle van de balansdossiers over het algemeen tijdig afgerond kan worden. Wel vragen wij aandacht voor met name het balansdossier MVA. Bij dit dossier is de doorlooptijd van de controle langer geweest door het stellen van relatief veel (vervolg)vragen. Dit hangt onder andere samen met de complexiteit van dit dossier. Aanbeveling: Wij adviseren de gestelde vragen te analyseren en in afstemming met FA na te gaan waar de aanlevering van dit dossier nog verbeterd kan worden. Bevinding 2: Getrouwheidsfouten De getrouwheidsfouten A&V (30) voor correctie bedroeg in totaal € 78.229k. Door deze financiële omvang is een correctieproces noodzakelijk geweest om binnen de goedkeuringstolerantie te blijven. Drie fouten met de grootste financiële impact worden hieronder toegelicht. 1. Overlopende passiva: Verplichting GRJR na afschaffen vlaktaks ontbreekt Door het afschaffen van de vlaktaks vanaf begroting 2023 is de bijdrage aan de GRJR voor de realisatie over 2023 te verantwoorden. Dit heeft tot gevolg gehad dat uit de controle bleek dat het verwachte resultaat ten laste van de gemeente Rotterdam € 211,6 mln zal bedragen, waardoor een aanvullende verplichting van € 42.669k noodzakelijk was.
Aanbeveling: Wij adviseren om bij wijzigingen in de financieringsstructuur tijdig de financiële effecten in kaart te brengen voor de gemeente Rotterdam. 2. Correctie P2P (Purchase to Pay) Net als in voorgaande jaren is het P2P-proces nog niet op orde. Eind 2023 bedroeg de opgenomen verplichting € 51,6 mln. Na afsluiting van de financiële administratie is voor dit onderdeel veel werk verricht door zowel de clusters als BCO Accounting om de juistheid van de verplichting per inkooporder achteraf vast te stellen. Voor de grotere verplichtingen zijn de bevindingen van de clusters en BCO Accounting door FA getoetst.
April 2024
Definitief 5
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
Uit de controle bleek dat gesteund kon worden op deze bevindingen die leiden tot een getrouwheidsfout van € 4.104k. Daarnaast is door FA een steekproef uitgevoerd op de resterende massa en hieruit kwam een fout van € 3.764k. Er is vastgesteld dat de opgenomen verplichting van € 51,6 mln voor een bedrag van € 7.868k te hoog is (2022 te hoog opgenomen verplichting € 6.860k). Na correctie resteert voor 2023 een getrouwheidsfout van € 5.160k (2022 € 3.752k).
Aanbeveling: Reeds in voorgaande jaren hebben wij dringend geadviseerd dit proces zodanig in te richten dat de uitgevoerde interne controle en de hieruit voortvloeiende correcties voorkomen kunnen worden. Het gaat voornamelijk om het juist vastleggen van de ontvangst, dat leidt tot de verplichting op balansdatum. Ons advies is om de interne controles eerder op te pakken, zodat correcties uiterlijk 31 december doorgevoerd kunnen worden. 3. Correctie verantwoording balanspositie en dekking kosten Hoekse Lijn De Hoekse Lijn is een langlopend project en bij de financiële afwikkeling van dit project is gebleken dat er een correctie noodzakelijk was van € 4.192k. Voorafgaand aan deze correctie is veel afstemming geweest, omdat de posten (vorderingen en verplichtingen) die samenhangen met deze correctie op diverse grootboekrekeningen en in de projectadministratie verantwoord zijn.
Aanbeveling: Wij adviseren bij meerdere dekkingsbronnen vooraf goed de verdeling op elkaar af te stemmen en administratief conform deze verdeling te verantwoorden. Bevinding 3: Begrotingsrechtmatigheid Ten gevolge van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV de (fout)weging van afwijkingen op grond van het begrotingscriterium aangescherpt. De commissie BBV schrijft in de Kadernota rechtmatigheid 2023 voor dat alle overschrijdingen van de laatst bijgestelde begroting en investeringskredieten strikt genomen onrechtmatig zijn. Conform deze landelijk Kadernota én de op 14 maart 2024 door de gemeenteraad vastgestelde Kadernota accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording rekening 2023 en volgende dienen vanaf jaarrekening 2023 ook lasten overschrijdingen die passen binnen de beleidskaders van de raad de zogenaamde acceptabele onrechtmatigheden, in de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. Ook heeft commissie BBV opgenomen dat onderschrijdingen van lasten en over- en onderschrijdingen van baten die niet tijdig zijn gemeld als onrechtmatig dienen te worden aangemerkt.
In de op 14 maart 2024 door de gemeenteraad vastgestelde Kadernota accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording rekening 2023 en volgende is opgenomen dat afwijkingen als tijdig worden beschouwd indien deze voor het laatst op het moment van de tweede herziening aan de gemeenteraad worden gemeld. Ondanks het late moment waarop de regelgeving door commissie BBV is vastgesteld, is door de gemeente tijdig hierop geanticipeerd en zijn derhalve de consequenties voor de rechtmatigheidsverantwoording beperkt. Bij drie programma’s is sprake van (acceptabele) begrotingsonrechtmatigheid vanwege de overschrijding van de lasten van in totaal € 9.557k en bij één programma is sprake van een investeringsonrechtmatigheid van € 1.426k.
Aanbeveling Nu begin 2024 de regelgeving over het begrotingscriterium vastgesteld is, adviseren wij om vanaf het begrotingsjaar 2024 in geval van verwachte afwijkingen van begroting én gevoteerde investeringskredieten op programmaniveau ten tijde van het opstellen van de 2e herziening en eindejaarsbrief de overwegingen voor al dan niet voorstellen van begrotingswijzingen meer zichtbaar te documenteren. Een dergelijke vastlegging draagt bij aan het tussentijds zicht op het voldoen aan de (interne) regelgeving over het begrotingscriterium.
April 2024
Definitief 6
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
Managementreactie door proceseigenaar Naar aanleiding van bevinding 1 over de balansdossiers hebben we geen opmerkingen. De bevinding wordt herkend. Naar aanleiding van bevinding 2.1 over de getrouwheidsfout bij de Overlopende passiva, de verplichting GRJR na afschaffen vlaktaks ontbreekt. Deze bevinding wordt herkend qua juistheid van de fout echter niet in de context waarin deze is geplaatst. Vanuit balansbeheer kan de procesmanager en daarmee de balansbeheerders geen invloed uitoefenen op het volledig opnemen van transposten. Deze verantwoordelijkheid ligt bij het cluster. Naar aanleiding van bevinding 2.2 over de getrouwheidsfout m.b.t. de correctie P2P (Purchase to Pay): de vergelijkende cijfers qua fouten in het p2p dossier worden niet herkend. Vorig jaar heeft er namelijk een extra correctieronde op het p2p dossier plaatsgevonden. De fouten vorig jaar waren voor correctie ruim 17 mln en zijn dus ten opzichte van 2023 aanzienlijk afgenomen. Verder is het advies van FA niet werkbaar in de praktijk. De ontvangsten in relatie tot het p2p dossier worden veelal in de laatste maand van december geadministreerd. Vooruit ontvangsten zijn niet mogelijk, omdat er dan geen geldige prestatieverklaring meegeleverd kan worden. Het ontbreken hiervan zorgt voor grote fouten bij de jaarrekening. Interne controles eerder oppakken is niet mogelijk.
De afgelopen jaren is er vanuit Accounting Centraal intensief aandacht besteed aan de kaders, richtlijnen, opleidingen van clustercontactpersonen enz. De moeilijkheidsgraad voor de kwaliteitsverbetering op dit dossier is dat de verantwoordelijkheid voor het juist en volledig registeren van de ontvangsten is belegd bij de clusters. De proceseigenaar en procesmanager hebben hier vanuit FJINK geen invloed op. Naar onze mening helpt het als FA het advies van Accounting Centraal steunt en overneemt als aanbeveling om centrale bestelpunten in te richten bij de clusters die dat nog niet hebben. Denk hierbij aan een cluster SO die 346 medewerkers heeft met bestel-/ ontvangstautorisaties. De aanbeveling van FA zou een extra stimulans bij de clusters kunnen zijn om deze aanbeveling over te nemen. Daarnaast is het advies om als aanbeveling over te nemen om de kwaliteitsverbeteringen bij de clusters die wel bestelteams hebben voor te zetten. Naar aanleiding van bevinding 2.3 over de getrouwheidsfout m.b.t. de correctie verantwoording balanspositie en dekking kosten Hoekse Lijn hebben we geen opmerkingen. De bevinding wordt herkend. Naar aanleiding van bevinding 3 over de begrotingsrechtmatigheid: er is kennisgenomen van de bevindingen in het rapport en deze worden herkend.
Op de aanbeveling om de overwegingen om bij verwachte onderschrijding van de lasten en verwachte afwijkingen van de baten beter zichtbaar te documenteren is de reactie als volgt: het documenteren van de overwegingen is al onderdeel van het proces van besluitvorming binnen de clusters over begrotingswijzigingen in de 2e herziening en de eindejaarsbrief. Deze documentatie is daarmee al aanwezig, maar wordt niet centraal geregistreerd. Het is niet doelmatig om een centrale administratie van de door clusters gemaakte overwegingen aan te leggen. Overigens is in de regel de algemene overweging om geen begrotingsbijstelling voor te stellen, de verwachting dat door bijsturing de realisatie binnen de door de raad vastgestelde begroting zal blijven. Voor de investeringsrechtmatigheid geldt dat vanaf 2024 het belangrijk is dat er bij de 2e herziening, naast de aandacht voor planningsoptimisme (onderbesteding), ook meer aandacht moet zijn voor mogelijke overbesteding. Het is belangrijk om nauwkeurig in kaart te brengen welke programma’s mogelijk te maken kunnen krijgen met overbesteding. Dit geldt met name voor programma’s met slechts één of enkele kredieten, aangezien een overschrijding van het krediet hier al snel kan leiden tot overschrijdingen op het niveau van het gehele programma, zoals dit jaar is gebeurd bij het programma Zorg, welzijn en wijkteams.
Er zal dus een specifieke analyse plaatsvinden op de investeringsoverzichten om deze risico’s te identificeren. Dit moet ons in staat stellen om tijdig bij te stellen om investeringsonrechtmatigheid te voorkomen.
April 2024
Definitief 7
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
2. Inkopen Ten opzichte van het controlejaar 2022 is er sprake van een lagere fout en is er geen onzekerheid. De controle is tijdig afgerond en de aanlevering van de controledossiers door BCO Accounting is verder verbeterd. De onderbouwing van de prestatieverklaring (de PV) bij de inkoopfactuur en de onderbouwing van de in rekening gebrachte prijs blijft een belangrijk punt van aandacht.
Fout Onzekerheid
Bevindingen Getrouwheid
Bevindingen Rechtmatigheid
(bedragen x € 1.000)
(bedragen x € 1.000)
Getrouwheid
Getrouwheid
voor correctie
na correctie
4.652 -
3.902 Fout - Onduidelijkheid
-
Bevindingen en aanbevelingen Algemeen: De procesafspraken en de aanlevering van de controledossiers door BCO Accounting is in 2023 verder verbeterd. De controle is hierdoor tijdig afgerond. Evenals vorig jaar zijn een groot aantal vragen gesteld (ca 130) om de controle inhoudelijk af te kunnen ronden. Er zijn 6 bevindingen leidend tot een geëxtrapoleerde getrouwheidsfout voor correctie van € 4.652k. De grootste fout betreft een dubbele betaling van € 37k, die geëxtrapoleerd leidt tot een fout van € 3,1 mln. Bevinding 1: Controle Steekproefposten De controle van de massa inkoopfacturen wordt in twee delen gesplitst en uitgevoerd. De grote posten boven de € 1.050k (threshold) worden integraal gecontroleerd en de facturen uit de resterende massa worden op basis van een genomen steekproef geselecteerd en gecontroleerd. Uit de uitgevoerde controle blijkt dat de grote posten tot de minste vragen leiden. Deze dossiers lijken intern beter gemonitord te worden en zijn relatief vrij snel af te wikkelen. De controle op de steekproefposten daarentegen leidt tot relatief veel vragen. Dit betreft met name vragen over de onderbouwingen in het aangeleverde controledossier ter afwikkeling van onze controlepunten. Aanbeveling: Wij dringen erop aan om de aanlevering door de verantwoordelijke afdelingen verder te verbeteren zodat de controle efficiënter plaats kan vinden.
Bevinding 2: Prestatieverklaring en prijs Naast de geëxtrapoleerde fout van de dubbele betaling blijft bij het restant foutbedrag van € 1,5 mln de onderbouwing van de PV en de onderbouwing van de prijs een belangrijk aandachtspunt. Bij de controle van de inkoopfacturen is de aangeleverde PV in te veel gevallen nog onvoldoende om de controle direct af te kunnen wikkelen. Hetzelfde geldt in geringe mate voor de in rekening gebrachte prijs. De in rekening gebrachte prijs is niet in alle gevallen direct te relateren aan de vooraf overeengekomen prijs. Aanbeveling: Wij dringen er nogmaals op aan om de onderbouwing van de prestatieverklaring en de prijs verder te verbeteren en dit ook zichtbaar te maken bij de interne toetsing van de aangeleverde dossierstukken.
April 2024
Definitief 8
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
Managementreactie door proceseigenaar Naar aanleiding van bevinding 1 over de controle steekproefposten: de kwaliteit van de inkoopdossiers is ten opzichte van het voorgaande jaar aanzienlijk verbeterd. Om de kwaliteit van de dossiers te verbeteren, de nodige onderbouwingen aan te leveren en de controles van Accounting Centraal en FA beter op elkaar aan te laten sluiten, is er additioneel overleg geweest tussen beide afdelingen. Gedurende het jaar is er een verbeterslag gemaakt en het aantal vragen relatief afgenomen. Hierom is de bevinding deels herkenbaar. Om de aanlevering van de inkoopdossiers door de clusters verder te verbeteren, vinden er per kwartaal evaluatiegesprekken met de clusters plaats. Bij deze gesprekken wordt er gekeken naar de voorafgaande controleperiode en worden zaken, die verbetering behoeven, aan de hand van tabellen belicht en besproken. Accounting Centraal geeft hierbij aanbevelingen en er wordt gemonitord of de clusters zich aan de gemaakte afspraken houden. Accounting Centraal heeft een notitie geschreven, waarbij een aanbeveling is gedaan om een bestelteam op te richten per cluster, zodat er een centraalpunt is voor bestelaanvragen en ontvangstregistratie. Naar aanleiding van bevinding 2 over de prestatieverklaring en de prijs: de kwaliteit van de prestatieverklaringen is ten opzichte van het voorgaande jaar aanzienlijk verbeterd.
Evenals bij bevinding 1 is gedurende jaar een verbeterslag gemaakt en deels herkenbaar. De dubbele betaling laat zien dat er nog wel verbetering noodzakelijk is. Accounting Centraal richt zich op procesverbeteringen binnen het inkoopproces. Er is een notitie geschreven, waarbij aangedragen wordt dat er een centraal bestelteam per cluster opgericht dient te worden indien hier nog geen sprake van is. Ook heeft Accounting Centraal een nieuwe Quick Reference Card (QRC) opgesteld, waarbij het zwaartepunt van de controle aan de voorkant van het inkoopproces ligt. In deze QRC wordt aangegeven op welke aspecten de nadruk dient te liggen bij de controle van een bestelaanvraag en welke documenten noodzakelijk zijn. Ook zijn er tips en tricks opgenomen in de QRC die zijn aangedragen door de afdeling Inkoop. Hiernaast is er een notitie geschreven over de missende documenten bij het vrijgeven van inkooporders.
April 2024
Definitief 9
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
3. Aanbesteden Uit de uitgevoerde controle blijkt een totale rechtmatigheidsfout van € 85.068k. Dit is een aanzienlijke stijging ten opzichte van 2022 (€ 13.670k), en wordt voornamelijk veroorzaakt door de organisatie gemelde aanbestedingscasussen, waaronder de overbruggingsovereenkomst voor de inkoop wijkteam medewerker (€ 65.396k). Buiten de rechtmatigheidsfout van de gemelde casussen is de rechtmatigheidsfout uit de uitgevoerde reguliere controle door FA en het aantal gemelde casussen ook gestegen. Dit in tegenstelling tot de dalende trend van de afgelopen jaren.
Bevindingen Getrouwheid
Bevindingen Rechtmatigheid
(bedragen x € 1.000)
(bedragen x € 1.000)
Getrouwheid
Getrouwheid
voor correctie
na correctie
Fout
-
- Fout
Onzekerheid
-
- Onduidelijkheid
85.068 -
Bevindingen en aanbevelingen Algemeen Voor de werking van het proces worden contracten met een ingangsdatum vanaf 1-1-2020 systeemgericht gecontroleerd. Voor de systeemgerichte controle van de nieuwe marktbenaderingen en contractwijzigingen hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd en kunnen we steunen op het proces zoals dat is ingericht. De contracten die geregistreerd zijn in UCM (Uniform Contracten Managen) en die per 31 december 2023 door FJINK als onrechtmatig zijn gekwalificeerd (35 contracten) leiden tot een rechtmatigheidsfout van € 3.999k. De hoogte van de onrechtmatigheid is door FA bepaald. Daarnaast hebben wij in 2023 evenals in 2022 aanvullend gegevensgerichte werkzaamheden verricht om de juistheid van de contractregistratie vast te stellen op contracten waarbij in 2023 geen wijziging heeft plaats gevonden. Uit deze aanvullend gegevensgerichte werkzaamheden zijn geen onjuiste contractregistraties geconstateerd. Bevinding 1: De rechtmatigheidsfout uit de gegevensgerichte controle is ten opzichte van 2022 (€ 5.050k) gestegen naar € 15.674k. In afgelopen jaren was juist sprake van een dalende trend. Van de geconstateerde rechtmatigheidsfout wordt € 1.585k veroorzaakt door de doorloop van de onrechtmatigheid uit voorgaande jaren.
De overige fout uit de controle € 1.262k (geëxtrapoleerd € 14.088k) betreft nieuwe onrechtmatigheden door het overschrijden van de Europese Aanbestedingsdrempel, vanwege niet aan contracten gekoppelde bestedingen. De rechtmatigheidsfout van € 3.999k uit de systeemgerichte controle is ook gestegen ten opzichte van 2022 (€665k). Ook de rechtmatigheidsfout van de gemelde casussen is gestegen van € 7.985k (in 2022) naar € 65.396k (in 2023), waaronder de overbruggingsovereenkomst voor de inkoop wijkteam medewerker (€ 63.146k). Dit zijn casussen waarin enerzijds de organisatie een bewuste keuze heeft gemaakt voor de onrechtmatigheid en anderzijds doordat de organisatie geen andere keuze had.
April 2024
Definitief 10
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
De onderverdeling van de onrechtmatigheid 2023 op clusterniveau Uitsplitsing fouten per cluster 2023
(bedragen x € 1.000, -)
Cluster
Systeemgericht
Gegevensgericht doorlopende fout
Gegevensgericht nieuwe fout (geëxtrapoleerd)
SO
439
MO
222
SB
432
SB V&M
156
10.096
BCO
45
15
DV
150
MO/SO
142
BCO/SO
1.875
1.434
3.803 64.067 1.431 10.252
2.383
117
2.560 150 142
2.102
2.102 561
1.586
Totaal cluster
63.845 999
W&I Totaal
55
Gemelde casussen
14.088
3.998
561 65.396
85.068
Aanbeveling: De rechtmatigheidsfout is in 2023 ten opzichte van 2022 fors toegenomen. Buiten de gemelde casussen en de doorloopfouten worden nieuwe onrechtmatigheden veroorzaakt, doordat niet aan contracten gekoppelde bestedingen gedurende het jaar de Europese Aanbestedingsdrempel overschrijden. FA adviseert de niet gekoppelde aanbestedingen beter te monitoren en tijdig hierop te anticiperen. Stel aan de hand van een spendanalyse van de top 10 tot 20 grootste leveranciers qua bestedingen vast of hiermee contracten zijn afgesloten. Start vervolgens tijdig nieuwe aanbestedingen op voor de niet gekoppelde aanbestedingen. Managementreactie door proceseigenaar De bevindingen worden herkend. De aanbeveling om een spendanalyse van de top 10-20 leveranciers wordt gedeeld voor zover dit betrekking heeft op het organisatieonderdeel met het grootste deel van de fout in de deelmassa gegevensgerichte nieuwe fouten. Voor de overige € 4 mln aan geconstateerde fouten in deze deelmassa geldt dit niet. Behoudens enkele dossiers zijn de fouten daar in het proces geconstateerd.
April 2024
Definitief 11
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
4. Betalingsorganisatie De uitgevoerde controle leidt niet tot bevindingen, afgezien van de aandachtspunten in de interne beheersing van de IT-omgeving die al in het interim- rapport zijn gecommuniceerd. Dit proces is evenals in 2022 deels systeemgericht gecontroleerd. Bevindingen Getrouwheid
Bevindingen Rechtmatigheid
(bedragen x € 1.000)
(bedragen x € 1.000)
Getrouwheid
Getrouwheid
voor correctie
na correctie
Fout
-
- Fout
-
Onzekerheid
-
- Onduidelijkheid
-
Bevindingen en aanbevelingen Bevinding: Geen
April 2024
Definitief 12
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
5. Human Resources (HR) De uitgevoerde controle leidt niet tot materiële bevindingen, afgezien van de aandachtspunten in de interne beheersing van de IT-omgeving die al in het interim- rapport zijn gecommuniceerd.
Bevindingen Getrouwheid
Bevindingen Rechtmatigheid
(bedragen x € 1.000)
(bedragen x € 1.000)
Getrouwheid
Getrouwheid
voor correctie
na correctie
Fout
-
- Fout
-
Onzekerheid
-
- Onduidelijkheid
-
Bevindingen en aanbevelingen Bevinding 1: Uit de controle blijkt dat het cluster verdere stappen heeft gezet in het optimaliseren van de interne beheersmaatregelen om een systeemgerichte controle mogelijk te maken. Daarnaast blijkt dat de uitgevoerde controles door het cluster niet in alle gevallen volledig worden vastgelegd en dat er cijfers wegvallen in het ADP-lijstwerk. Aanbevelingen: FA adviseert: • Het nauwkeuriger vastleggen van de doorlopen stappen van de uitgevoerde interne beheersmaatregelen. • Het nauwkeuriger vaststellen van de betrouwbaarheid van de datalijsten. Managementreactie door proceseigenaar HR Advies en Organisatie (HRO) heeft kennisgenomen van de bevinding en de aanbevelingen. Wat betreft nauwkeurigere vastlegging van de uitgevoerde beheersmaatregelen is HRO het eens met de bevinding. Er staat een vervolgafspraak gepland met FA om dit door te nemen en vervolgens op een juiste manier te implementeren voor de volgende audit. De bevinding met betrekking tot het nauwkeuriger vaststellen betrouwbaarheid datalijsten wordt niet herkend. Bij HRO was dit beschouwd als opgelost en hier was geen nieuw signaal over binnengekomen. De bevinding van FA wordt als signaal opgepakt richting de leverancier (ADP)
April 2024
Definitief 13
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
6. Verstrekte Subsidies en Bijdragen Uit de uitgevoerde controle blijkt dat er meer aandacht is voor afgrenzing van subsidielasten en het tijdig verwerken daarvan in de administratie vóór het einde van het boekjaar. De afschaffing van de vlaktaks in 2022 en de uitspraak van de commissie BBV in januari 2024 over de verantwoording van de zorgkosten voor jeugdhulpverlening in de jaarrekening van de deelnemende gemeenten in plaats van in de jaarrekening van het samenwerkingsverband GRJR heeft invloed op de hoogte van de te verwerken bijdrage in de jaarrekening van de gemeente Rotterdam.
Fout Onzekerheid
Bevindingen Getrouwheid
Bevindingen Rechtmatigheid
(bedragen x € 1.000)
(bedragen x € 1.000)
Getrouwheid
Getrouwheid
voor correctie
na correctie
6.607 -
5.320 Fout - Onduidelijkheid
6.210 10.429
Bevindingen en aanbevelingen Algemeen In navolging van de aanbevelingen FA 2022 hebben we bij de controle 2023 geconstateerd dat er aanvullende administratieve maatregelen zijn getroffen en brede kennisdeling over het onderwerp is georganiseerd in bijvoorbeeld kennis-cafés. Ook hebben we gemerkt dat er meer aandacht is voor afgrenzing van subsidielasten en het tijdig verwerken daarvan in de administratie vóór het einde van het boekjaar. Bevinding 1: Getrouwheid proces subsidies De getrouwheidsfouten 2023 bedraagt voor correctie in totaal €7.607k en na correctie € 5.320k. Dit bedrag is als volgt opgebouwd: 1. Doorgeschoven subsidies die bij de vaststelling niet geboekt zijn als vooruitbetaalde lasten (€639k). Dit bedrag is tijdens de correctieperiode gecorrigeerd. 2. Een subsidieverlening die feitelijk het karakter heeft van een verstrekte renteloze lening en die in de jaarrekening van de gemeente ook als zodanig verwerkt moet worden (€ 1.648k). Ook dit bedrag is gecorrigeerd. 3. Een afwijking in de toerekening van de subsidie over de jaren die extrapoleert naar een totale fout van € 5.320k. Dit bedrag kon niet worden gecorrigeerd. Aanbeveling: • Bouw de positieve ontwikkeling verder uit door tijdig risicogerichte controles uit te voeren, zodat lastenbijstellingen op tijd vóór het einde van het boekjaar in Oracle verwerkt zijn.
• Onderzoek of GREAT mogelijkheden biedt om tijdige en juiste uitvoering van beheersmaatregelen voor de getrouwheid (geautomatiseerd) af te dwingen. • Toets op consequenties bij de vaststelling als subsidies doorschuift naar latere jaren en bij de verlening als bijzondere voorwaarden worden gesteld.
April 2024
Definitief 14
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
Bevinding 2: Rechtmatigheid proces subsidies De rechtmatigheidsfout 2023 (€ 6.210k) is toegenomen t.o.v. 2022 (€ 637k). Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door een geëxtrapoleerde fout van € 5.353k door een verleningsbeschikking die niet voldoet aan de vereisten van de Subsidieverordening Rotterdam 2014 (SVR). Het resterende bedrag wordt veroorzaakt door het niet juist toepassen van de korting bij de subsidievaststelling. De onduidelijkheden rechtmatigheid 2023 bedraagt € 10.429k en wordt voornamelijk veroorzaakt door subsidies die zijn vastgesteld zonder het vereiste accountantsproduct of toereikend eigen onderzoek naar de realisatie. Aanbeveling: Wij adviseren: • Een analyse uit te voeren hoe het kan dat er beschikkingen uitgaan die niet voldoen aan de vereisten van de SVR. • Scherp vervolgens relevante beheersmaatregelen aan. • Intensiveer breed de kennisdeling over het vaststellen van subsidies in relatie tot het accountantsproduct en het toepassen van korting bij het vaststellen van subsidies. • Bewaak voorts dat bij subsidieverlening het juiste accountantsproduct ingevolge de SVR 2014 is opgevraagd en dat helder beschreven is op welke wijze de subsidie wordt afgerekend ter voorkoming van onduidelijkheden bij de vaststelling.
Bevinding 3: Verstrekte bijdrage Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond (GRJR) Door de afschaffing van de vlaktaks in juni 2022 en de uitspraak van de commissie BBV (januari 2024) over de verwerkingswijze van baten en lasten jeugdhulp heeft invloed op de hoogte van de te verwerken bijdrage in de jaarrekening 2023. Tot en met 2022 kende de GRJR een systeem van vlaktaks voor de verdeling van de zorgkosten over de vijftien deelnemende gemeenten. Dit betrof een verrekensystematiek van de zorgkosten, op basis van een solidariteitsprincipe in plaats van de werkelijke zorgkosten per gemeente. Het Algemeen Bestuur van de GRJR heeft met ingang van 2023 de vlaktaks afgeschaft. De consequenties van dit besluit zijn niet tijdig verwerkt in de administratie van de gemeente Rotterdam. Pas bij de afronding van de controle in februari 2024 is dit door FA geconstateerd, waarbij noodzaak tot juiste verwerking pas laat als onoverkomelijk is geaccepteerd. Als gevolg van de afschaffing wordt er in de jaarrekening van de GRJR en van de gemeente Rotterdam 2023 een stelpost opgenomen voor het verschil tussen de bevoorschotting en de werkelijke bijdrage.
In januari 2024 heeft de commissie BBV bij een vergelijkbaar samenwerkingsverband in een andere regio de uitspraak gedaan dat de verantwoording van de zorgkosten voor jeugdhulpverlening in de jaarrekening van de deelnemende gemeenten moet plaatsvinden in plaats van de jaarrekening van het samenwerkingsverband. Consequentie hiervan is dat Rotterdam de rechtmatigheid moet vaststellen en bij fouten of onduidelijkheden dit in de rechtmatigheidsverantwoording moet verwerken. Door het late moment van de definitieve standpuntbepaling zijn deze werkzaamheden nog niet afgerond. Indien er een te melden onrechtmatigheid (groter dan de rapportagetolerantie) wordt geconstateerd, zal dit als gebeurtenis na balansdatum in de stukken verwerkt worden. Aanbevelingen: Wij adviseren: • Om rekening te houden met belangrijke raadsbesluiten die impact hebben op de wijze van verantwoording van lasten en of baten en om de financiële effecten in de (meerjaren)begroting te verwerken. • Om periodiek te evalueren hoe de gemeente verbonden partijen waaronder de GRJR in de toekomst ziet. Als verbonden partij met eigen verantwoordelijkheden (budgettair en qua rechtmatigheid door het verstrekken van onderliggende besluiten als indicatiestellingen) of alleen als gemandateerde uitvoerings- en/of inkooporganisatie.
Het laatste betekent dat het verantwoorden van de onderliggende geldstromen de verantwoordelijkheid is van de gemeente Rotterdam inclusief het vaststellen van de rechtmatigheid daarvan.
April 2024
Definitief 15
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
Managementreactie door proceseigenaar Naar aanleiding van bevinding 1 over de getrouwheid proces subsidies: wij hebben kennisgenomen van de bevindingen en zijn tevreden dat de getroffen maatregelen merkbaar zijn. Deze maatregelen worden het komende jaar voortgezet. De verwachting is dat mede door het uitbreiden van de deelwaarnemingen de fouten zullen dalen. Er vindt nog afstemming met Financial Audit hierover plaats wanneer het beste is om de extra controle voor subsidieverleningen vanaf 3,5 miljoen te behandelen. Vanwege het uitstellen van project GREAT zal de automatische herinneringsmail, m.b.t 10 % melding of aanleveren tussenrapportage, richting de subsidierelatie pas in 2025 worden doorgevoerd in het nieuwe subsidiesysteem. Wat betreft revolverende voorwaarden die volgens de bevindingen het karakter van een renteloze lening lijken. Vijverberg advocaten zegt hierover het volgende: Wanneer revolverende middelen worden verstrekt onder niet-marktconforme voorwaarden is sprake van subsidie en gelden de bepalingen van titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). In deze situatie moet de inhoud van de subsidieverleningsbeschikking en de eventuele overeenkomst ter uitwerking daarvan, goed worden uitgedacht. In de betreffende beschikking zijn deze revolverende voorwaarden ook nader uitgewerkt.
We zien voor een relatief klein bedrag een fout dat in boekjaar 2024 had moeten worden geboekt. We blijven dit richting de collega’s van beleid in trainingen en kenniscafe’s communiceren. Naar aanleiding van bevinding 2 over de rechtmatigheid proces subsidies: bij de controle is gebleken dat in een beschikking de alinea voor de verantwoording ontbrak, waardoor er geen accountantsproducten waren opgevraagd. Uit onderzoek blijkt dat dit komt door een fout in de format van de verleningsbeschikking. Het format is inmiddels aangepast. Er is onderzocht of er meerdere beschikkingen fout zijn verstuurd. Dit is gelukkig niet het geval geweest. In kenniscafe’s en subsidiecursussen worden beleidsadviseurs en de kwaliteitscontroleurs gevraagd de verleningsbeschikking goed te controleren of de juiste passage in de gegenereerde beschikking staat opgenomen. Het juist opnemen van de subsidievorm in het dossier in Oracle speelt hier ook een grote rol in. De kennisdeling over het vaststellen van subsidies in relatie tot het accountantsproduct en het toepassen van korting bij het vaststellen van subsidies wordt geïntensiveerd. Ook de accounthouders van team Subsidieadministratie zijn hier in het accounthouders-overleg op geattendeerd. Het is belangrijk dat zij hun controle doen aan de hand van de bestaande checklist voor controle van de beschikking. Bevinding 3 n.a.v.
de verstrekte bijdrage Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond (GRJR): er is kennisgenomen van de bevindingen en deze worden herkend. Het voornemen is om de uitvoering van het proces verstrekte bijdragen anders in te richten. Binnenkort ligt een voorstel bij de (nieuw ingerichte) concerntafel Inkoop en Financiën. Het uitgangspunt is om de uitvoering dichter bij de procesverantwoordelijke (cluster MO) te brengen. Op basis van deze besluitvorming wordt het proces (her)ingericht. De focus op raadsbesluiten met belangrijke financiële gevolgen zal daarbij als aandachtspunt worden meegenomen.
April 2024
Definitief 16
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
7. Belastingen en Heffingen De controle is tijdig uitgevoerd en leidt tot een rechtmatigheidsfout van € 174k.
Bevindingen Getrouwheid
Bevindingen Rechtmatigheid
(bedragen x € 1.000)
(bedragen x € 1.000)
Getrouwheid
Getrouwheid
voor correctie
na correctie
Fout
-
- Fout
Onzekerheid
-
- Onduidelijkheid
174
Bevindingen en aanbevelingen Algemeen: de volledigheid van de aanslagoplegging 2021 De definitieve aanslag dient binnen drie jaar na het tijdstip waarop de belastingplicht is ontstaan te worden opgelegd. Voor de aanslag over 2021 betekent dit voor eind 2023. Het onderzoek heeft uitgewezen dat de volledigheid van de aanslagoplegging 2021 intensief door Belastingen is gemonitord. Dit heeft geleid tot een vrijwel volledige aanslagoplegging 2021. Per jaar einde resteert een bedrag aan niet meer op te leggen aanslagen van € 174k. Dit bedrag wordt aangemerkt als een financiële rechtmatigheidsfout.
Managementreactie door proceseigenaar Naar aanleiding van de volledigheid van de aanslagoplegging 2021: het begrote bedrag voor belastingjaar 2021 was circa 500 miljoen, tegenover 176k aan gederfde inkomsten. Dit resulteert in een fout van 0,04% en is in lijn met voorgaande jaren. Ondanks het lage percentage werken we aan diverse verbetervoorstellen. Zo kijken we naar het meer sluitend opleggen van afvalstoffenheffing bij verhuizingen en rechtmatigheid bij belastingplichtigen die zijn vertrokken met onbekende bestemming. Ook zetten we in op kennis en kunde bij onze medewerkers in inwerkprogramma’s en opleidingen.
April 2024
Definitief 17
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
8. Sociale uitkeringen Uit de controle blijkt een rechtmatigheidsfout van € 223k bij de populatie van statushouders jonger dan 27 jaar. Ten opzichte van 2022 (€ 170k) is een stijging in de fout te merken. De controle is evenals 2022 gegevensgericht uitgevoerd. De dossiervorming ter onderbouwing en motivatie van de juiste toekenning van uitkeringen vereist evenals vorig jaar de nodige aandacht. Bevindingen Getrouwheid
Bevindingen Rechtmatigheid
(bedragen x € 1.000)
(bedragen x € 1.000)
Getrouwheid
Getrouwheid
voor correctie
na correctie
Fout
-
- Fout
Onzekerheid
-
- Onduidelijkheid
223 -
Bevindingen en aanbevelingen Bevinding 1: De keuze om statushouders jonger dan 27 jaar niet de verplichte vier weken zoekperiode op te leggen, leidt tot een rechtmatigheidsfout van € 223k. Daarnaast kon de betrouwbaarheid van het aangeleverde lijstwerk pas na veel inzet van het cluster en FA bepaald worden. Aanbeveling: Wij adviseren het cluster om bij het gebruik van lijstwerk(en), de betrouwbaarheid van het lijstwerk te waarborgen. Bevinding 2: Evenals vorig jaar ontbrak bij veel dossiers de juiste informatie en motivatie waarmee de rechtmatigheid vastgesteld kon worden. Na hoor- en wederhoor is de onduidelijkheid weggenomen. Aanbeveling: FA adviseert bij de dossiervorming meer aandacht te besteden aan de opgenomen motivaties en documentaties waaruit de rechtmatigheid van toekenningen duidelijk te volgen zijn. Managementreactie door proceseigenaar Naar aanleiding van bevinding 1: in 2018 is de beslissing genomen om de zoektermijn voor statushouders af te laten wijken van wet- en regelgeving. Toentertijd is dit gecommuniceerd, richting FA en gemeenteraad. Wij herkennen wat FA aangeeft wat betreft het lijstwerk. In 2023 zijn we begonnen om het lijstwerk beter te ontsluiten, zoals met Cognos. In 2024 zullen wij dit verder verbeteren. Wij zullen waar nodig en handig, vooraf met FA in gesprek gaan en we blijven FA informeren over eventuele wijzigingen.
Naar aanleiding van bevinding 2: goede informatie en motivatie is een aandachtspunt. Wij blijven ons inzetten om dit te verbeteren. Bijvoorbeeld door regelmatig kennis, kwaliteit en actualiteitssessies te houden voor de medewerkers om hun kennis en kunde op peil te houden en te verbeteren. Ook is beleid op veel onderwerpen aangehaakt waardoor onderwerpen die ingewikkeld zijn ook vanuit de beleidskant advies en ondersteuning krijgen.
April 2024
Definitief 18
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
Wel willen wij vermelden dat een aantal bevindingen gedateerd waren omdat de beheersmaatregelen al zijn getroffen. Het ontbreken van bijvoorbeeld een geldig ID-bewijs is binnen deze categorie een veelvoorkomende bevinding geweest terwijl het gaat om dossiers waarbij het recht al jaren geleden is toegekend. Wellicht is het verstandig voor onder andere deze categorie om meer recente dossiers te controleren omdat de uitkomst hiervan een realistischer beeld geeft.
April 2024
Definitief 19
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
9. Wmo/ Jeugd Uit de uitgevoerde controle op de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoorde zorgkosten Wmo en Jeugd inclusief doelgroepenvervoer blijken fors meer bevindingen dan voorgaand controlejaar. Wij zijn van mening dat op onderdelen de interne beheersing op de onderliggende processen moet worden verbeterd.
Fout Onzekerheid
Bevindingen Getrouwheid
Bevindingen Rechtmatigheid
(bedragen x € 1.000)
(bedragen x € 1.000)
Getrouwheid
Getrouwheid
voor correctie
na correctie
4.463 -
771 Fout - Onduidelijkheid
5.892
Bevindingen en aanbevelingen Algemeen
Tijdens het programma Ontvlechting Sorga uit Socrates hebben er op meerdere momenten data migraties plaatsgevonden van verschillende productgroepen. Deze migraties hebben voor extra werkzaamheden gezorgd in de controle. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de passage opgenomen onder ITGC op pagina 33.
Bevinding 1: Doelgroepenvervoer: Per saldo bedraagt de geconstateerde financiële fout € 254k. De lasten dagbesteding Wmo en jeugdvervoer betreft verantwoorde lasten boven de maximale toegewezen lumpsumvergoeding over 2023. Verder is een voorlopige afrekening van opstaande posten over 2021 t/m 2023 abusievelijk niet verwerkt in het boekjaar 2023. De geconstateerde fouten zijn inmiddels deels verwerkt in boekjaar 2023. Aanbeveling: Wij adviseren: • Tijdig de effecten van de jaarlijkse afrekening met de vervoerder voor de afsluiting van het grootboek in kaart te brengen en een stelpost in de administratie van het lopend boekjaar te verwerken. • De juistheid en volledigheid van de realisatie van het lopend boekjaar zichtbaar en gedocumenteerd aan te sluiten met de formele toekenning van de lumpsum van verschillende doelgroepenvervoer en tijdig voor de afsluiting van het grootboek correcties aan te brengen. Bevinding 2: Wmo-lasten Zorgaanbieders die Wmo-productie factureren leggen aan de gemeente Rotterdam verantwoording af voor 1 april 2024 met een productieverantwoording. Als de zorgkosten het grensbedrag van € 100k overschrijden dient bij deze productieverklaring een controleverklaring te worden overlegd.
Het totaal van de zorgkosten Wmo volgens deze productieverantwoordingen is € 2.255k lager dan hetgeen verantwoord is in de financiële administratie op basis van een eerder gemaakte inschatting van de totale zorgkosten Wmo. Gezien het moment van definitieve afsluiting van de financiële administratie 2023 ligt voordat de gemeente de productieverantwoordingen ontvangen en kan beoordelen is het niet mogelijk deze fout nog te corrigeren. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat enkele zorgaanbieders nog geen definitieve productieverantwoordingen hebben overlegd. Voor deze zorgaanbieders hebben wij de levering
April 2024
Definitief 20
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
van de prestatie niet kunnen vaststellen en hebben wij het totaal van deze verantwoorde productie ad. €960k aangemerkt als een onzekerheid (getrouwheid).
Bevinding 3: Lasten jeugdhulpverlening Voor Wmo is in februari/ maart 2024 een geactualiseerde inschatting gemaakt van de te verantwoorden zorgkosten op basis van voorlopige productieverantwoordingen en gesprekken die de contractmanagers hebben gehouden met de zorgaanbieders over de hoogte van de te verwachten zorgkosten (2e stelpost). Dit wordt uitgevoerd om het verschil tussen de definitieve productieverantwoordingen en de in de financiële administratie verwerkte zorgkosten zoveel mogelijk te beperken. Wij hebben geconstateerd dat voor de lasten jeugdhulpverlening een dergelijke analyse niet is gemaakt. Dit vergroot het risico dat sprake is van grote afwijkingen tussen de kosten volgens de definitieve productie-verantwoordingen en de werkelijke in de financiële administratie verantwoorde zorgkosten. Verder hebben wij geconstateerd dat voor de lasten jeugdhulpverlening pas in een zeer laat stadium informatie is opgeleverd over hoe de verantwoorde zorgkosten zich verhouden tot de ontvangen definitieve productieverantwoordingen. Pas nadat wij hierom hadden gevraagd is deze informatie opgesteld. Uiteindelijk heeft het cluster een gedegen dossier opgeleverd van de productieverantwoordingen.
Op basis van deze informatie concluderen wij dat de totale lasten voor jeugdhulpverlening met € 2.700k te laag zijn verantwoord in de financiële administratie ten opzichte van het totaal van de ontvangen productieverantwoordingen.
Aanbeveling: Wij adviseren het financieel afsluitproces van de verantwoording van de lasten jeugdhulpverlening aan te scherpen. Enerzijds door het maken van een geactualiseerde inschatting van de verantwoorde zorgkosten voordat het financiële afsluitingsproces van de jaarrekening is afgerond. Anderzijds door het vroegtijdig maken van een analyse van de werkelijk verantwoorde zorgkosten jeugdhulpverlening ten opzichte van de ontvangen definitieve productieverantwoordingen. Bevinding 4: Vervoerskosten Bij zwem- en gymvervoer wordt de hoogte van de lumpsum berekend op basis van de door de vervoerder opgegeven inzeturen. In het controleprotocol is niet geregeld dat de instellingsaccountant de juistheid van het aantal inzeturen vaststelt. Er zijn geen aanvullende controles uitgevoerd om de juistheid van de inzeturen alsnog vast te stellen. De lasten 2023 voor lumpsum zwem- en gymvervoer van €1.499k zijn daarom aangemerkt als een financiële onzekerheid (getrouwheid). Aanbeveling: Pas het controleprotocol aan op dit punt door het opnemen van de verplichting dat de instellingsaccountant de juistheid van het aantal inzeturen vaststelt. Bevinding 5: Juistheid tarieven Voor 726 cliënten is gebleken dat de tarieven niet tijdig zijn geïndexeerd naar het prijspeil 2023. Dit heeft ertoe geleid dat er voor deze cliënten tegen een lager tarief (prijspeil 2022) is gedeclareerd.
In februari 2024 zijn de tarieven alsnog aangepast naar het prijspeil 2023 en kunnen de zorgaanbieders het tekort over boekjaar 2023 alsnog declareren. De totale financiële impact hiervan is berekend op € 685k (lasten te laag). In hoeverre de door de zorgaanbieders opgegeven productie in de definitieve productieverantwoordingen wel gebaseerd zijn op de juiste tarieven hebben wij niet kunnen vaststellen. Wij hebben dit daarom aangemerkt als een financiële onzekerheid (getrouwheid).
April 2024
Definitief 21
Financial Audit
Eindrapport controlejaar 2023
Aanbeveling: Wij adviseren de interne controle op de verwerking van de juiste tarieven in de bestelmodule en Sorga aan te scherpen. Stel expliciet vast dat alle definitieve besluiten tot tariefswijzigingen juist, volledig en tijdig worden verwerkt in de bestelmodule en Sorga. Bevinding 6: legitimatiebewijzen PGB/ CAV Bij twee verschillende procescontroles heeft FA geconstateerd dat er geen geldig legitimatiebewijs in dossier aanwezig is. Bij de gegevensgerichte controle PGB is bij één van de tien posten geconstateerd dat we niet kunnen vaststellen dat de cliënt beschikte over de Nederlandse nationaliteit. Uit het dossier is alleen op te maken dat de cliënt beschikte over een tijdelijke verblijfsvergunning geldig tot 2012. Wij kunnen op grond van het dossier derhalve niet vaststellen dat de cliënt rechtmatig in Nederland verbleef gedurende de zorgduur in 2023. Deze financiële onduidelijkheid extrapoleert naar een bedrag van € 3.159k. Bij de gegevensgerichte controle Collectief Aanvullend Vervoer (CAV) is eveneens in één geval geconstateerd dat de identificatie van de cliënt aan de hand van een legitimatiebewijs bij de eerste aanvraag ontbreekt. Deze fout extrapoleert naar een bedrag van € 2.733k. Aanbeveling: Wij adviseren de interne beheersing met betrekking tot het vaststellen van de aanwezigheid van geldige verblijfsdocumenten bij indicatie van zorgverlening aan te scherpen.
Bevinding 7: Gereden ritten Tot en met 2021 verstrekte het Concern Dashboard nog rapportages van ritten die wel gereden maar niet door de gemeente geïndiceerd zijn. Deze rapportages waren gebaseerd op Socrates en kwamen tot stand vanuit de datawarehouse van de gemeente op basis van gegevens die de vervoerder vanuit de rittenadministratie had aangeleverd. In 2023 zijn deze rapportages door de migratie naar Sorga niet meer beschikbaar. Op basis van het percentage (0,78%) niet geïndiceerde ritten 2021 is ingeschat dat een bedrag van € 309k onduidelijk (rechtmatigheid) is wegens niet uitgevoerde geïndiceerde ritten. Door het cluster is bevestigd dat dit een realistische inschatting is.
Aanbeveling: Wij adviseren te overwegen op welke wijze informatie verkregen kan worden over ritten die wel zijn uitgevoerd en waarvan door het ontbreken van een geldige indicatie geen recht op was. Indien de omvang van de niet geïndiceerde ritten hoger is dan de gemeente wenselijk acht, adviseren wij afspraken met de vervoerder te maken teneinde dit zo veel mogelijk te voorkomen. Managementreactie door proceseigenaar Naar aanleiding van bevinding 1 over de doelgroepenvervoer, bevinding 2 over Wmo- lasten en bevinding 3 over de lasten jeugdhulpverlening zullen we onderzoeken hoe we de monitoring op de verantwoording van de lasten kunnen aanscherpen. Het bouwen van een dashboard met daarin de actuele prognose zou een tool kunnen zijn om de lasten te monitoren. Maar dat is iets wat we moeten onderzoeken. Naar aanleiding van bevinding 4 over de vervoerskosten: er is een aanpassing van het controle protocol noodzakelijk op de uren en inzet om de bevinding in de toekomst te voorkomen. Naar aanleiding van bevinding 5 over de juistheid van de tarieven: we zullen het proces m.b.t. de aanpassing van de tarieven in de applicaties onder de loep nemen. Kijken of het nog aansluit bij de huidige werkwijze in Sorga.