[24bb002866] COR vragen voor wethouder Buijt over jaarrekening 2023

Onderwerp:

Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR), verantwoordingsgesprek met wethouder R. (Ronald) Buijt (wethouder Zorg, Ouderen en Jeugdzorg) inzake jaarrekening 2023

Betreft:

Vragenlijst ter voorbereiding van het verantwoordingsgesprek

Afzender: Naam: E-mail:

Griffie Rotterdam Evert Peterse ep.peterse@griffie.rotterdam.nl

Datum:

15 mei 2024

Verantwoordinggesprek met wethouder Buijt inzake de jaarrekening 2023. Wethouder Buijt is binnen het college verantwoordelijk voor Zorg, Ouderen en Jeugdzorg. De verwachting is, dat dit verantwoordingsgesprek ongeveer een uur zal duren. Doel van dit verantwoordingsgesprek is om een aanvullend beeld te krijgen op de zaken die door FA en/of door de accountant zijn gecontroleerd. We lichten daarom enkele onderwerpen uit uw portefeuille. Dit om een gevoel te krijgen hoe u stuurt en of u in control bent. De uitkomsten van dit gesprek krijgen een plek in advies van de COR aan de gemeenteraad van Rotterdam ten aanzien van het vast kunnen stellen van de jaarrekening 2023. Algemeen Hoe gaat het met u en hoe bevalt het wethouderschap u? Hoe kijkt u terug op het financiële jaar 2023? Heeft u artikel 213a onderzoeken gedaan? (grappig feit is dat de handtekening van de heer Buijt op de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid 213a GW Rotterdam 2015 staat).

Hadden keuzes in beleid het gewenste effect? Advies aan de wethouder om de proceseigenaren mee te nemen naar dit gesprek: (Doel van het bespreken met de COR van de gemelde onrechtmatigheid is om het proces te verbeteren en hoe kan dat zonder de proceseigenaren? Gelieve dit door te geven aan de griffie ivm naamborden als hier gebruik van wordt gemaakt) Thema onrechtmatigheid Graag hebben we met u nogmaals het gesprek over de onrechtmatigheid in de aanbesteding van 20 percelen in de wijkteams. U heeft dit overgedragen gekregen van uw voorgangers. Voor de COR is de centrale vraag wat gaat er mis en hoe kunnen we dit in de toekomst voorkomen of beter navolgbaar maken voor elkaar. Om inhoudelijk goed met elkaar van gedachten te wisselen hebben we naast u als verantwoordelijk wethouder ook directeur MO en de proceseigenaar aanbesteden uitgenodigd voor dit gesprek. Inleiding: In deze brief: 22bb008631 Collegebrief over voortgang Inkoop Maatschappelijke ondersteuning Staat: We weten al dat de uitspraak van de voorzieningenrechter inzake de twee kort gedingen bij de Wmo-inkoopprocedure ook doorwerkt in stijgende tarieven bij de wijkteams. Hoe groot dat effect precies is weten we nog niet, maar de verwachting is nu dat het bedrag dat hiervoor is gereserveerd in de Begroting 2023 e.v. (€ 3,8 mln.) voldoende zal zijn om het prijseffect op de inkoop wijkteams te dekken.

Zodra de tarieven zijn vastgesteld zullen wij uw raad exact kunnen informeren over het financiële effect van de aangepaste tarieven.

Blad: Datum:

2/5 14 meil 2024

vervolgens 23bb002692: De aanbesteding wijkteams is op 31 januari 2023 gestart. Huidige en nieuwe aanbieders kunnen deelnemen aan de aanbesteding. De aanbesteding loopt tot eind april, waarna de gemeente de inschrijvingen zal beoordelen. Definitieve gunning is voorzien in juli 2023. Over de uitkomst van de aanbesteding informeren wij u aansluitend. Na een ruime implementatieperiode gaan de contracten in per 1 januari 2024. Zoals aan u toegelicht in de voortgangsbrief van juli 2022 (link, zie pagina 5), is in de aanloop naar deze aanbesteding enige vertraging ontstaan vanwege de kort gedingen bij de aanbesteding van Wmo-maatwerkondersteuning. Dit betekende dat de nieuwe contracten voor de wijkteams niet meer konden ingaan op 1 januari 2023. Vervolgens is onderzocht op welke manier de zorgcontinuïteit voor cliënten van de wijkteams vanaf 1 januari 2023 kon worden geborgd. De enige reële optie was om de huidige contracten te verlengen tot aan de ingangsdatum van de nieuwe contracten. Hoewel vanuit het contractrecht deze verlenging mogelijk was, bleek dit vanuit aanbestedingsrechtelijk perspectief onrechtmatig omdat de contractbepaling waar de verlenging op is gebaseerd geen reguliere verlengingsbepaling betreft.

De onderbouwing voor de keuze om te verlengen op basis van de gebruikte contractsbepaling zal worden opgenomen in de rechtsmatigheidsverantwoording als bijlage bij de jaarrekening van 2023. Het accountantsoordeel bij de gemeentelijke jaarrekening wordt hier naar verwachting niet door beïnvloed. https://gemeenteraad.rotterdam.nl/Reports/Document/e690f509-babd-4bf5-9fe1d509475e78c1?documentId=b47b31bf-85e6-4b55-bad2-054e9584296d info over onrechtmatigheid, in COR : https://gemeenteraad.rotterdam.nl/Agenda/Document/52eddf5b-e7f8-4985-afe202daf7db2e86?documentId=9dcddfdc-05f2-4b29-9558-c8bf62187f70&agendaItemId=487bea2fbdfb-4db4-8cc7-e86fddf4f8ad 1e VGR: Gemelde casus Buiten de reguliere controle van aanbestedingen door FA, is er een casus gemeld bij FA met een onrechtmatigheid. Dit betreft de Overbruggingsovereenkomst voor 20 percelen inkoop wijkteam medewerker 2023 die als onrechtmatig is aangemerkt, waarover de gemeenteraad met de raadsinformatiebrief (23bb002692) Voortgang Inkoop Maatschappelijke ondersteuning en Jeugdhulp d.d. 18 april 2023 is geïnformeerd. De totale waarde van de overeenkomst is € 64,9 mln. Het bedrag van de onrechtmatigheid voor deze contracten tot en met het 2e kwartaal 2023 is vastgesteld op € 33,7 mln. PwC is conform planning nog niet gestart met de controle van de aanbestedingsdossiers.

In vergadering ZWCS van 4 oktober geeft de wethouder aan dat er behalve het rechtmatigheidsvraagstuk geen verdere financiële consequenties zijn. 2e VGR Gemelde casussen Buiten de reguliere controle van aanbestedingen door FA, zijn er casussen bij FA gemeld met aanbestedingen die mogelijk onrechtmatigheden bevatten. Deze casussen heeft FAmet de organisatie (verantwoordelijk cluster, BCO en JEO-jurist) inhoudelijk besproken. Eén van deze casussen betreft de Overbruggingsovereenkomst voor 20 percelen inkoop wijkteam medewerker 2023 die als onrechtmatig is aangemerkt, waarover de gemeenteraad met de raadsinformatiebrief Voortgang Inkoop Maatschappelijke ondersteuning en Jeugdhulp d.d. 18 april 2023 is geïnformeerd. De totale waarde van de overeenkomst is € 64,9 mln. Het bedrag van de

Blad: Datum:

3/5 14 meil 2024

onrechtmatigheid voor deze contracten tot en met het 3e kwartaal 2023 is vastgesteld op € 47,8 mln. De overige 2 casussen hebben tot op heden (nog) niet geleid tot financiële bevindingen. 3e VGR Er is geen nieuwe controle informatie beschikbaar ten opzichte van de gerapporteerde informatie in de 2e VGR van november. De gerapporteerde onrechtmatigheid betreffende de overbruggingsovereenkomst voor 20 percelen inkoop wijkteam medewerker 2023 in de 2e VGR bedroeg tot en met het 3e kwartaal € 47,8 mln. De totale waarde van de overeenkomst bedraagt € 64,9 mln. 4e VGR Gemelde casussen Buiten de reguliere controle van aanbestedingen door FA, zijn er casussen bij FA gemeld waarvan er twee onrechtmatigheden bevatten. Het betreft de volgende casussen: • Overbruggingsovereenkomsten inkoop wijkteams totaal onrechtmatig € 63,2 mln. Jaarstukken 2023 pagina 228 en 188 Vragen: Het gaat de COR om het financieel beheer van de Gemeente Rotterdam.

- Herkent u deze informatie? - De brieven die gestuurd zijn aan de raad hierover zijn veelomvattend, is de essentie met betrekking tot de onrechtmatigheid voor een raadslid goed te volgen volgens u en wat is volgens u de essentie? - Is de informatie in al deze documenten wat u betreft eenduidig? - Wanneer was voor u of uw ambtenaren duidelijk dat dit het rechtmatigheidsoordeel van de accountant wel zou raken? Het betreft dus een gemelde casus, - Is deze casus gemeld omdat die al in vorige boekjaren liep of ligt dit genuanceerder? - Had de onrechtmatigheid volgens u voorkomen kunnen worden? - Waarom is pas laat in het proces de totale omvang bekend gemaakt? (of de onvermijdbare omvang) - Hebben we de goede cultuur om dat soort zaken bespreekbaar te maken? - Is dit eigenlijk in relatie tot de Gemeentewet (108 lid 3) een geoorloofde onrechtmatigheid? (Bestaat dat/zou dat moeten bestaan?) Thema risico’s en risicomanagement Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond (GRJR ) 25,5 mln. meer dan begroot. *(zie ook brief provincie 23bb008101) Jaarstukken 2023: Op basis van de voorlopige jaarrekening 2023 van de GRJR is nu ook, op voorspraak van de accountant van de GRJR een aanvullende overschrijding op de lasten Jeugdzorg voor de gemeente Rotterdam van € 42,7 mln. in de realisatie opgenomen.

In eerdere jaren werd een afwijking ten opzichte van de laatst vastgestelde begroting pas in het volgende boekjaar verantwoord, op het moment dat er een vastgestelde jaarrekening van de GRJR was. Achterliggende oorzaak is dat het aantal jeugdigen dat gebruik maakt van de dure landelijk ingekochte zorg (Landelijke Transitie Arrangement) toegenomen is. -

Is de GRJR financieel gezien een structureel risico? Hoort de GRGR niet ook net als de tweedelijns Wmo in de berekening voor het weerstandsvermogen? Is een gecombineerde bestemmingsreserve toereikend (tweedelijns Wmo en Jeugdhulp)?

Blad: Datum:

4/5 14 meil 2024

Onder het Programma: Zorg, Welzijn en Wijkteams staat in de begroting 2023: Reserves Binnen het Programma Zorg, Welzijn en Wijkteams worden middelen uit diverse bestemmingsreserves ingezet. Voorbeelden hiervan zijn Bestemmingsreserve Blokhuismiddelen en Bestemmingsreserve Bestrijding eenzaamheid ouderen. De belangrijkste bestemmingsreserve die binnen het Programma wordt ingezet is de Bestemmingsreserve Tweedelijns Wmo en Jeugdhulp. Deze bestemmingsreserve fungeert als een buffer om fluctuaties in de uitgaven aan zorg op te vangen. Het inkopen van maatschappelijke ondersteuning is flexibeler, terwijl er een wettelijke verplichting bestaat om deze zorg te leveren ongeacht het aantal aanvragen (openeinderegeling). De gemeente heeft wel invloed op aanvullende voorzieningen en het gewenste kwaliteitsniveau. Hiermee is er ruimte in de opgave maatschappelijke ondersteuning en is deze afhankelijk van het eigen beleid. Daarnaast zijn er risicoposten voor de Wmo als input voor de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit opgenomen.

-

Hebben er zich risico’s voorgedaan afgelopen periode? Hoe zijn de percentages van kans op risico bepaald? Zijn het risico’s of een onzekerheid in de aannames? Wat is de motivatie achter èn een bestemmingsreserve èn input in de berekening van de weerstandscapaciteit. Is het dubbel of lijkt dat maar zo? Is dit in de stukken zoals de begroting goed uitgelegd voor raadsleden?

-

Kan de wethouder vertellen wat hij sinds vorig jaar heeft ondernomen om deze gang van zaken te keren?

-

Kan de wethouder aangeven hoe hij in zijn algemeenheid financieel stuurt op mogelijk financiële tegenvallers/ risico’s en hoe hij daarbij gebruik maakt van reserves en voorzieningen?

-

Is de Beleidsnota Weerstandsvermogen en risicobeheersing Rotterdam 2022 hierin voor de wethouder toereikend?

Eerder lazen we in de begroting 2023 op pag. 193 Vanwege ICT-problemen is de actuele ontwikkeling van de aantallen in de eerste helft van 2023 niet goed vast te stellen. -

Zijn de ICT-problemen opgelost?

In het verantwoordinggesprek over de jaarrekening van 2022 gaf de wethouder aan dat hij een dashboard op aan het tuigen was. - Werkt dit dashboard op dit moment? - Heeft de wethouder op dit moment een goed beeld? - Zitten er dingen in het dashboard die ook voor de gemeenteraad interessant zouden kunnen zijn?

Blad: Datum:

5/5 14 meil 2024

In de bestuursopdracht zorg gaat het vaak over de ingeboekte bezuinigingen c.q. het afvlakken van de groei. Er bestaan scenario’s dat dit financieel anders uitpakt. In de jaarstukken op pagina 174 wordt een toelichting gegeven op de baten en lasten. Wat opvalt in de Zorg, buiten de Jeugdzorg, is dat het resultaat voordelig is. -

Hoe heeft de wethouder dit vertaald in zijn financieel beleid?

Onrechtmatigheid proces Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) Bij de gegevensgerichte controle op de persoonsgebonden budgetten (PGB) kan er bij één post op grond van het dossier niet worden vastgesteld dat de cliënt beschikte over de Nederlandse nationaliteit. Hierdoor kan niet worden vastgesteld dat de cliënt rechtmatig in Nederland verbleef gedurende de zorgduur in 2023 en is dit als onduidelijkheid aangemerkt. Deze onduidelijkheid extrapoleert naar een bedrag van € 3,2 mln. Bij de gegevensgerichte controle Collectief Aanvullend Vervoer (CAV) is bij één post geconstateerd dat de identificatie van de cliënt aan de hand van een legitimatiebewijs bij de eerste aanvraag ontbreekt en is dit als onduidelijkheid aangemerkt. Deze onduidelijkheid extrapoleert naar een bedrag van € 2,7 mln. - Wat betrof de waarde van de aangetroffen dossiers (zonder de extrapolatie)? - Zijn de systemen aangepast zodat dit niet meer kan gebeuren?