[24bb002865] COR vragen voor wethouder Struijvenberg over jaarrekening 2023

Onderwerp:

Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR), verantwoordingsgesprek met wethouder M.J.W. (Maarten) Struijvenberg (Financiën, Organisatie en Dienstverlening) inzake jaarrekening 2023

Betreft:

Vragenlijst ter voorbereiding van het verantwoordingsgesprek.

Afzender: Naam: E-mail:

Griffie Rotterdam Evert Peterse ep.peterse@griffie.rotterdam.nl

Datum:

29 april 2024

Verantwoordinggesprek met wethouder Struijvenberg inzake de jaarrekening 2023. Wethouder Struijvenberg is binnen het college verantwoordelijk voor Financiën, Organisatie en Dienstverlening. De verwachting is, dat dit verantwoordingsgesprek ongeveer een uur zal duren. Doel van dit verantwoordingsgesprek is om een aanvullend beeld te krijgen op de zaken die door FA en/of door de accountant zijn gecontroleerd. We lichten daarom enkele onderwerpen uit uw portefeuille. Dit om een gevoel te krijgen hoe u stuurt en of u in control bent. De uitkomsten van dit gesprek krijgen een plek in advies van de COR aan de gemeenteraad van Rotterdam ten aanzien van het vast kunnen stellen van de jaarrekening 2023. Algemeen Hoe gaat het met u en hoe bevalt het wethouderschap u? Hoe kijkt u terug op het financiële jaar 2023? Hoe kijkt u terug op het gesprekken die we met elkaar hebben in de COR? Kijkende naar de pagina bedrijfsvoering blz. 213 (is toevallig) van de begroting 2023. Heeft u artikel 213a onderzoeken gedaan? Hoeveel 213a onderzoeken zijn in deze collegeperiode door de organisatie afgerond? Financieel beheer structureel evenwicht Het is de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad om erop toe te zien dat de begroting van de gemeente reëel en structureel in evenwicht is. Dit betekent dat de structurele baten groter zijn dan de structurele lasten van de begroting.

Of er sprake is van een dergelijk structureel en reëel evenwicht, komt tot uitdrukking in het (verplichte) kengetal van de zogenoemde structurele exploitatieruimte. In het Jaarverslag 2023 wordt gerapporteerd over de gerealiseerde structurele exploitatieruimte. Deze kwam uit op -4,1% (negatief) bij de tweede herziening en in de rekening op 2,0%. Dit betekent dat de gemeente Rotterdam in 2023 een structureel tekort had van grofweg € 87 mln. De oorspronkelijke raming in de begroting 2023 was 0,0%. - Kan de wethouder een toelichting geven op de oorzaken van het verschil tussen de gerealiseerde structurele exploitatieruimte ten opzichte van de geraamde structurele exploitatieruimte? - Kan de wethouder een overzicht geven van de onder en overbestedingen met de bijhorende programma’s? - Hoe zouden we het planningsoptimisme c.q. de onderbestedingen beter beheersbaar kunnen krijgen? (Minder schommelingen). Financiële besluitvorming Financiële besluitvorming: doen we dat nu handig met elkaar? Voorbeeld begroting financiële ruimte ten opzichte van financiële moties en amendementen. Hoe kunnen we er met elkaar voor

Blad: Datum:

2/7 29 april 2024

zorgen dat we als collectief beter worden en daarbij gebruik maken van partijpolitiek en ideeën vanuit de partijen en de stad? Het financiële spoor in de besluitvorming is niet altijd voor eenieder te volgen. Onderstaande casus is niet uw portefeuille (inhoudelijk), maar u gaat wel over het financieel beheer. Kunt u onderstaande vragen vanuit het perspectief op het financieel beheer beantwoorden? Het gaat over de gelden voor OPEN Rotterdam. In: https://gemeenteraad.rotterdam.nl/Agenda/Document/4e77b701-8683-46c5-a436e42db054b948?documentId=135b87b9-7aea-4e45-b9f1efd9fb08e200&agendaItemId=5756ead5-2145-4bc5-95fc-777684a3f518 Staat € 520.616 In jaarstukken staat: € 841.616, In begroting 2023 staat € 743.000, (https://www.watdoetdegemeente.rotterdam.nl/apps/begroting2023/paragrafen/subsidies/) Tab/pull down Cultuur Voor 2024 is een bedrag van € 560.235 in de brief en in de begroting € 799.000, - Hoeveel wijzigingen in cijfers staan er in de jaarstukken zonder toelichting? - Wat is uw reactie hierop? - Tot welk niveau zouden de verschillen in de jaarstukken kort kunnen worden toegelicht zodat er geen vragen over hoeven worden gesteld? Meer politiek beladen voorbeeld hierin is het nieuwe administratiesysteem GREAT. Na veel briefwisselingen staat nu in de jaarstukken dat daar een tegenvaller is van € 6,4 mln.

- Vanwaar deze werkwijze? Risicobeheersing en de balans tussen wendbaarheid en weerbaarheid. Op pagina 14 staat bij “Doel: Bestendig beheer Algemene middelen “een vrij algemeen verhaal terwijl de situatie anders is en aandacht vraagt. Afgelopen jaar was er voor € 102,4 mln. aan bevindingen en voor € 16,3 mln. aan onduidelijkheden. Het weerstandsvermogen daalde van de rekening in 2022 a 1,51 naar 2023 a 0,63 (pagina 202) ondanks dat dit een som is en heel afhankelijk van de input is het geen goed nieuws. De begroting en de realisatie verschillen (te) veel. Hoe kunnen we dat beter doen met elkaar, is de centrale vraag. Om daar iets dieper op in te gaan willen we met u dieper in gaan op de reserves. Zie balans-reserves (begroting 2023 p 228 en jaarstukken p 214 en voortgang p 3) Eerder heeft u alle reserves kleiner dan een miljoen euro vrij laten vallen. - Heeft dit tot problemen geleid? - Wat was de feedback hierop vanuit het concern? -

Klopt het dat er in 2023 € 355.826.000, - totaal aan reserves is toegevoegd en er € 118.500.000, - minder onttrokken is dan begroot? Hoeveel % van de half miljard aan bestemmingsreserves (2.7 miljard totaal aan reserves minus Algemene middelen a 2.2 miljard) was begroot? Hebben we hier volgens u te maken met een weeffout en worden bestemmingsreserves gezien als egalisatiereserves? Heeft de wethouder (ook in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording) mitigerende maatregelen in de maak? Wat gaat u doen naar aanleiding van de onrechtmatigheid van € 15,7 mln. bij inkoopcontracten, de € 4,0 mln. op onrechtmatige aanbestedingen?

Blad: Datum:

3/7 29 april 2024

Het verschil tussen een reserve en een voorziening is volgens het BBV vooral, dat de raad bij reserves de bestemming wel kan wijzigen en bij voorzieningen niet. In de financiële verordening staat: Artikel 13-3 Het besluit tot vorming van een reserve, de programmabegroting en de jaarstukken geven, onder vermelding van het unieke kenmerk van het raadsbesluit, per reserve inzicht in: • a. het programma waaronder de reserve valt; • b. het doel waarvoor de reserve is ingesteld; • c. de mate waarin de reserve vrij besteedbaar is; • d. de instellingsdatum en de verwachte einddatum; • e. bij een wijziging van de vastgestelde einddatum, de reden van de wijziging. -

Waarom worden reserves langer aangehouden dan de afgesproken einddatum? Is dat handig?

We zien dat de onttrekking van veel reserves bij de tweede herziening 2023 (begroting 2024) niet zijn ingevuld. - Kunt u toelichten waarom reserves in zulke gevallen in stand gehouden worden en niet terugvallen naar de Algemene Reserve? - Is een reserve die begroot staat zonder dat een onttrekking is voorzien een egalisatiereserve? - In het zoeken van een balans tussen wendbaarheid en weerbaarheid, hoe kijkt u naar het financiële beleid wat we binnen de gemeente voeren met betrekking tot reserves? - Is het budgetrecht van de raad met betrekking tot reserves goed ingericht? Risico’s en voorzieningen in de P&C-documenten: Ten aanzien van de vennootschapsbelasting tankstations stond in de jaarstukken 2022: In 2022 is een voorziening getroffen voor het risico dat de gemeente vennootschapsbelasting moet betalen over de gerealiseerde opbrengsten uit reclame-concessies over de jaren 2016 tot en met 2022. Voor de vennootschapsbelasting op de opbrengsten uit de veiling brandstofverkooppunten (ca. € 22 mln.) is dit risico niet afgedekt. Dit besluit is gebaseerd op de inschatting dat - ondanks de voor Rotterdam ongunstige uitspraak van de rechtbank in augustus 2022 - de gemeente Rotterdam in hoger beroep alsnog in het gelijk zal worden gesteld.

In het voorlopig rekeningresultaat 2023 staat dat de uitspraak leidde tot het besluit om een voorziening te treffen (€ 26.6 mln.) - Waar staat deze voorziening? (In de begroting 2024 en tweede herziening staat een voorziening van € 1.267.000, - zonder aanwendingsdatum en zonder einddatum) In de jaarstukken staat op pagina 46 (voortgang bestaande stad) een tegenvaller van € 26.616.000, - zonder toelichting. Het is niet uw portefeuille (inhoudelijk), maar u gaat wel over het financieel beheer. Kunt u onderstaande vragen vanuit het perspectief op het financieel beheer beantwoorden? -

Kunt u aangeven hoe de financiële vertaling van de casus over de VPB-brandstofpunten en reclame-inkomsten binnen de P&C-cyclus een plek heeft gekregen? Herkent u de verschillen in begroting, eerste herziening, tweede herziening en eindejaarsbrief in deze casus? Zijn er gesprekken over geweest in het college? Is dit volgens u voor een raadslid goed te volgen geweest? Kunt u een beeld schetsen hoe financiële risico’s bij u terecht komen alvorens ze verwerkt worden in een P&C document?

Blad: Datum:

4/7 29 april 2024

-

Heeft u voldoende houvast in regelgeving ten aanzien van voorzieningen? Zou een hogere informatiewaarde van de jaarstukken het zelflerende vermogen van de organisatie stimuleren volgens u? Of leidt dit tot een overkill aan informatie?

Kan de wethouder aangeven hoe hij in zijn algemeenheid financieel stuurt op mogelijk financiële tegenvallers c.q. risico’s en hoe hij daarbij gebruik maakt van reserves en voorzieningen? Voor dit gesprek is het gesprek met wethouder Zeegers, het kan zijn dat onbeantwoorde vragen daar nog tot vragen leiden. Algemeen: In bijvoorbeeld de grex-portefeuille zien we dat risico’s zich voordoen, maar dat het risico daarmee niet kleiner wordt. Waarmee de voorzieningen en reserves geacht worden in stand te worden gehouden. Hierdoor worden direct de Algemene Middelen aangesproken. - Hoe ervaart de wethouder dit mechanisme, als wethouder financiën en verantwoordelijk voor het financieel beheer? - Ziet de wethouder mitigerende maatregelen voor zich om ervoor te zorgen dat risicobeheersing en het sturen erop meer binnen de programma’s plaatsvindt? Overhead: Vorig jaar gaf de wethouder <naam of portefeuille> aan: Op het gebied van krapte op de arbeidsmarkt en de omvang van het ambtelijk apparaat denkt de wethouder vooral aan het maken van keuzes en het stellen van prioriteiten. Gezien de omvang van het ambtelijk apparaat denkt de wethouder desondanks ook dat een reductie zeker mogelijk is.

Hoe verloopt dit proces (ook in relatie tot de brief van de toezichthouder) - Kan de wethouder aangeven waarom het aantal fte hoger is dan begroot? - Hoe kunnen de arbeidskosten gezien het hogere aantal fte wel binnen de begroting vallen? Inmiddels is er een nieuwe definitie overhead: https://commissiebbv.nl/cms/view/f5f70f82-8106-4347-9483-83c2feff4f21/3-vereisten-endefinitie - Gaat de wethouder naar aanleiding van de wijziging in de BBV het gepresenteerde beeld in de P&C producten bijstellen? - Leiden de wijzigingen tot nieuwe uitkomsten op bijvoorbeeld de berekening op lokale heffingen? ICT-kosten - Eerder spraken we al kort over het project GREAT. Hoe komt het dat de ICT-kosten binnen de begroting zijn en er toch ook een tegenvaller is? SPUK’s en SISA Het aantal SPUK-regelingen groeide van 17 in 2019 naar 66 regelingen in 2022 en naar 76 dit jaar. Eerder hadden we met elkaar het gesprek en zou u binnen de VNG op trekken richting het rijk om te vragen het aantal SPUK-regelingen niet verder toe te laten nemen.

- Ziet u een trend? - Zijn de processen en de planning binnen de P&C-cyclus nog wel houdbaar? - Bij hoeveel SPUK-regelingen is het plafond voor bv FA bereikt? - Overweegt u een andere werkwijze te adviseren - Kunt u een overzicht geven van de 76 SPUK’s met daarbij het bedrag en de kosten van de controle? - Kunt u een technische sessie toezeggen in een aanstaande COR (n.t.b.) om met elkaar het proces van de SPUK’s verder uit te diepen?

Blad: Datum:

5/7 29 april 2024

Foto’s voorziening in de P&C stukken: Begroting 2023 Vennootschapsbelasting reclameopbrengsten Vanaf 2020 wordt de gemeente met terugwerkende kracht voor 2016 en verdere jaren voor een tweetal activiteiten (verhuur reclame-uitingen en veiling brandstofverkooppunten) voor vennootschapsbelasting (Vpb) aangeslagen. Tegen deze aanslagen is door de gemeente Rotterdam een bezwaar ingediend. Het bezwaar is door de Rijksbelastingdienst niet gehonoreerd en voor de activiteiten veiling brandstofverkooppunten en reclame loopt een juridische procedure. Hangende de uitkomsten van de rechtsgang worden de aanslagen voor veiling brandstofverkooppunten vooruitbetaald en op de balans geparkeerd om het (verder) oplopen van belastingrente te voorkomen. De aanslagen voor verhuur reclame-uitingen en brandstofverkooppunten worden geraamd en geheel voorzien. Hiervoor wordt een voorziening getroffen teneinde de geraamde Vpblasten te kunnen dekken.

Blad: Datum:

6/7 29 april 2024

VJN 2023 / 1e herziening

Begroting 2024 / 2e herziening Vennootschapsbelasting reclameopbrengsten In 2022 is een voorziening getroffen voor het risico dat de gemeente vennootschapsbelasting (Vpb) moet betalen over de gerealiseerde opbrengsten uit reclame-concessies over de jaren 2016 tot en

Blad: Datum:

7/7 29 april 2024

met 2022. Deze voorziening wordt jaarlijks bijgesteld. Op basis van de verwachte opbrengsten in dat jaar wordt berekend hoeveel Vpb dit met zich meebrengt. Voor 2023 komt dit neer op € 1,3 mln. Dit bedrag wordt toegevoegd om de voorziening op het gewenste niveau te krijgen.