[24bb002349] Collegebrief over planning jaarrekeningproces 2023
Tekst van het document
Concern Auditing Middelen en Control Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Ronald Janssen E-mail: bbo@rotterdam.nl
Aan de gemeenteraad
Ons kenmerk: M2403-5662 Onderwerp: Planning jaarrekeningproces 2023 Datum: B&W 9 april 2024
Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? In de COR van 5 maart [24bb001193] bent u geïnformeerd over de mogelijke scenario’s voor de publicatie en oplevering van de jaarstukken 2023 aan de gemeenteraad. In verband met het lopende externe onderzoek naar mogelijke corruptie en fraude kunnen het definitieve Rapport van bevindingen en de controleverklaring van de externe accountant niet op dinsdag 30 april 2024 worden opgeleverd. Dit heeft gevolgen voor de behandeling van de jaarstukken door uw raad en voor de aanlevering van de jaarstukken aan de toezichthouder en het Rijk. Zoals toegezegd in de COR vergadering informeer ik u met deze brief over de voorgestelde planning van het jaarrekeningproces 2023. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Jaarrekeningproces Toelichting: In de Verordening financiën Rotterdam 2021 is vastgelegd dat de gecontroleerde jaarstukken samen met de controleverklaring op uiterlijk 30 april1 aan de raad wordt voorgelegd. In de planning van de raad en de commissies wordt rekening gehouden met deze aanlevering zodat er voldoende gelegenheid is om de stukken te beoordelen, om gesprekken met wethouders te voeren en een verantwoordingsdebat te houden.
Vanwege het forensische onderzoek kan de oplevering van het definitieve Rapport van bevindingen van de accountant en de Controleverklaring niet conform de originele planning en de Verordening financiën Rotterdam 2021 verlopen. Om het normale proces zoveel mogelijk doorgang te laten vinden en de aanlevering van de stukken aan de toezichthouder en het Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)) zo min mogelijk te vertragen zal PwC bij de oplevering van de jaarstukken 2023 een Tussentijds rapport van bevindingen afgeven. In dit tussentijdse rapport zijn alle aspecten van de jaarrekeningcontrole afgerond met uitzondering van de uitkomsten uit het externe onderzoek. 1
Financiële verordening 2021 - artikel 6: Verantwoording: jaarstukken 1. Het college biedt de raad de ontwerpjaarstukken en de bijbehorende controleverklaring aan op uiterlijk 30 april volgend op het verslagjaar
Blad: Datum: Ons kenmerk:
2/4 9 april 2024 M2403-5662
In de gemeentewet is vastgelegd dat de vastgestelde jaarstukken met controleverklaring en verslag van bevindingen, vóór 15 juli moeten worden aangeboden bij gedeputeerde staten. Ook moet vóór 15 juli verantwoording worden afgelegd over de ontvangen uitkeringen (de SiSa-verantwoording) bij het ministerie van BZK. Indien de stukken niet tijdig worden aangeleverd zijn er maatregelen mogelijk waaronder het instellen van preventief toezicht en het opschorten van de algemene uitkering. De gemeente heeft goede gesprekken gevoerd met de provincie Zuid-Holland en het ministerie van BZK. In deze gesprekken zijn zij geïnformeerd over het lopende onderzoek en de verwachte vertraging in de aanlevering van de jaarstukken, controleverklaring en de SiSa-verantwoording. De provincie Zuid-Holland en het ministerie van BZK hebben begrip voor de situatie maar hebben wel voorwaarden opgegeven waaraan moet worden voldaan: Provincie Zuid-Holland: • Het tijdig melden van het risico dat de stukken met controleverklaring en accountantsverslag niet voor 15 juli worden ingediend; hieraan is voldaan. • Inspanningsverplichting: de gemeente moet zich inspannen om de jaarstukken zo snel mogelijk vast te stellen, evt. door een extra raadsvergadering in te plannen. • De gemeenteraad moet de jaarstukken vaststellen met controleverklaring en accountantsverslag.
• Tijdig delen van de concept jaarstukken: De jaarstukken zijn samen met de kadernota input voor het onderzoek door de provincie naar de begroting. Ministerie van BZK: • Indienen van een formeel ontheffingsverzoek voor 1 juli waarin o.a. de redenen voor de vertraging en een nieuwe aanleverplanning zijn opgenomen. • Indiening van de SPUK-rapportage (SiSa-verantwoording) vóór augustus.
Voorgestelde planning Door een beperkte uitloop van de controlewerkzaamheden door Financial Audit en PwC, onder andere door de GREX- en SISA-controle, zullen de jaarstukken 2023 conform planning uiterlijk 30 april gepubliceerd worden maar is het tussentijdse Rapport van bevindingen van PwC nog niet beschikbaar voor publicatie. Dit zal uiterlijk 14 mei bij de behandeling van de COR openbaar worden. Naar aanleiding van de planning van het externe onderzoek, de controle van PwC, de (volle) planning van de raad en de voorwaarden van de provincie en het ministerie van BZK is een aangepaste planning opgesteld. Voorgesteld wordt om het proces en de inhoudelijke behandeling van de jaarstukken zoveel mogelijk conform de huidige planning te laten doorgaan. • De jaarstukken zijn uiterlijk op 30 april beschikbaar, conform de huidige planning. • Er is een Tussentijds Rapport van bevindingen van PwC beschikbaar voor de COR behandeling op 14 mei. • De jaarstukken en het Tussentijds Rapport van bevindingen vormen de basis voor het advies van de COR, de verantwoordingsgesprekken en de behandeling in de commissies in mei en juni. • Het raadsdebat over de jaarstukken exclusief uitkomsten extern onderzoek wordt op 13 juni gehouden. De jaarstukken kunnen nog niet definitief worden vastgesteld omdat het definitieve accountantsrapport en controleverklaring nog niet beschikbaar zijn.
Blad: Datum: Ons kenmerk:
3/4 9 april 2024 M2403-5662
•
Er wordt in overleg met het presidium een nieuwe datum vastgesteld (na het zomerreces) voor de behandeling van het definitieve accountantsverslag en de vaststelling van de jaarstukken. De planning hiervan is afhankelijk van de oplevering van de eindrapportage van het externe onderzoek en de behandeling hiervan door uw Raad.
Door de vertraging en het externe onderzoek zijn er daarnaast nog enkele risico’s: - Mogelijk moeten de jaarstukken (tekstueel) worden aangepast naar aanleiding van de uitkomsten van het externe onderzoek. - Door de latere vaststelling kunnen er zich gebeurtenissen na balansdatum voordoen die in de jaarstukken moeten worden verwerkt. De jaarstukken kunnen pas worden vastgesteld zodra het definitieve Rapport van Bevindingen en de Controleverklaring van PwC zijn opgeleverd. O.b.v. de huidige inzichten in de doorlooptijd van het externe onderzoek en noodzakelijke werkzaamheden bij PwC is de verwachting dat het definitieve rapport van bevindingen en de controleverklaring rond of na het zomerreces kunnen worden opgeleverd door PwC. Dit resulteert in onderstaande aangepaste planning:
Originele planning
Voorstel planning
30-4-2024
Publicatie Jaarstukken 2023
30-4-2024
30-4-2024
Oplevering Rapport van bevindingen PwC
30-4-2024
Publicatie Jaarstukken 2023*
30-4-2024
Oplevering Controleverklaring PwC
30-4-2024 14-5-2024
Oplevering Tussentijds Rapport van bevindingen*
14-5-2024
Bespreking Rapport van bevindingen COR
14-5-2024
Bespreking Tussent.Rapport van bevindingen* in COR
14-5-2024
Verantwoordingsgesprekken
14-5-2024
Verantwoordingsgesprekken*
15-5-2024
Verantwoordingsgesprekken
15-5-2024
Verantwoordingsgesprekken*
23-5-2024
Adviesrapport COR
23-5-2024
Adviesrapport COR*
5-6-2024
Commissiebehandelingen Jaarstukken
5-6-2024
Commissiebehandelingen Jaarstukken*
13-6-2024
Raadsdebat Jaarstukken
13-6-2024
Raadsdebat Jaarstukken*
13-6-2024
Vaststelling Jaarstukken
13-6-2024 18-6-2024
Indienen ontheffingsverzoek bij BZK
3-7-2024
Aanlevering jaarstukken aan Provincie
Jul-2024
Aanlevering concept jaarstukken aan Provincie
3-7-2024
Aanlevering jaarstukken/SiSa aan BZK
Jul-2024
Aanlevering SiSa rapportage aan BZK
*) exclusief uitkomsten extern onderzoek
PM
Oplevering definitief Rapport van bevindingen
PM
Oplevering Controleverklaring PwC
PM
Publicatie Controleverklaring PwC
Presidium
Rapport van bevindingen in COR
Presidium
Vaststelling Jaarstukken
PM
Aanlevering jaarstukken aan Provincie
PM
Aanlevering jaarstukken aan BZK
De provincie en het Ministerie van BZK moeten voor 1 juli 2024 worden geïnformeerd over de verwachte datum waarop de definitieve stukken worden aangeleverd. Na afstemming met het presidium en het inplannen van de datum voor de vaststelling van de jaarstukken worden de provincie en het Ministerie van BZK geïnformeerd. Zodra duidelijk wordt dat de hierboven genoemde planning niet kan worden gerealiseerd, bijvoorbeeld als gevolg van de genoemde risico’s, wordt de raad hierover geïnformeerd.
Blad: Datum: Ons kenmerk:
4/4 9 april 2024 M2403-5662
Financiële en juridische consequenties/aspecten: N.v.t. Burgemeester en wethouders van Rotterdam, De secretaris,
De burgemeester,
G.J.D. Wigmans, l.s.
A. Aboutaleb