[24bb002162] Bijlage behorende bij 24bb002139 - Opvolging Aanbevelingen COR en accountant - maart 2024

OPVOLGING AANBEVELINGEN COR EN ACCOUNTANT - 1 MAART 2024

Afgeronde aanbevelingen zijn in het grijs weergegeven

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Dóórontwikkeling organisatie

1

Beter en moderner jaarrekeningproces A&V Z Balansdossiers: Vereenvoudiging proces aanleveren onttrekkingen reserves en activeren van projecten

Doorontwikkeling organisatie

2

Doorontwikkeling organisatie

3

Doorontwikkeling organisatie

4

Update fraudecasus Stadsbeheer/Check op procedure Boardletter rondom nevenfuncties PwC 2020/ Wij concluderen op basis van de ontvangen stukken dat de COR 2020 gemeente adequate opvolging heeft gegeven aan de fraudecasus. Op basis van de rapportages vragen wij uw aandacht voor uw proces rondom het beheersen en monitoren van nevenfuncties binnen de organisatie. Herzie de procedure van nevenfuncties naar aanleiding van de “KvK-Check” door de accountant. Informatie en communicatie Boardletter Om tot een hoger volwassenheidsniveau te komen is het van PwC 2022 belang dat uw administratie voorspelbaarder wordt. Continue up-to-date informatie is van belang, meer dan alleen analyse achteraf. Schaarste vraagt om priorìterìng (PwC) PwC ACV In de toelichting op de programma’s lezen wij als verklaring 2022/ voor de lagere lasten dat door krapte op de arbeidsmarkt de COR capaciteit niet beschikbaar was. Het is daarom zaak om na te Rapport gaan denken hoe taken op een andere manier in de toekomst 2022 kunnen worden ingevuld. Wij adviseren daarnaast voor de kortere termijn om meer expliciet keuzes te maken in de prioritering van de (niet-wettelijke) doelstellingen en taken. Krapte op arbeidsmarkt (COR) Veel gebruikt argument voor afwijkingen is het tekort aan arbeidskrachten. Denk na hoe zaken anders georganiseerd kunnen worden.

Doorontwikkeling organisatie

5

Doorontwikkeling organisatie

6

Bron

COR 2020

Financielepositie (PwC) PwC ACV Het voorspellend vermogen van de gemeente is in de initiële 2022/ begroting te verbeteren. Gezien de structurele afwijking in de initiële begroting adviseren wij om voor het deel dat nog niet kan worden geraamd verschillen tussen initiële begroting en realisatie goed in kaart te brengen. Bij het opstellen van de nieuwe begroting adviseren wij om bij het vertrekpunt ook deze analyse in ogenschouw te nemen. Grip op financiën (COR) COR Het voorspellende vermogen en daarmee de grip op financiën Rapport moet worden vergroot. De COR adviseert hierbij om ook in 2022 concept-raadsbesluiten duidelijker aan te geven wat de financiële consequentie is en wat er hierdoor in de begroting veranderd. Financiële consequenties raadstukken (COR) Acties Onder de financiële consequenties bij raadsbesluiten beter Verbeteren inzichtelijk maken hoe de relatie met de P&C stukken is. P&C

Verantw. Cluster

Status per 1 maart 2024

Planning (per 1 mrt)

Planning oorspr.

BCO / FJINK

De ontwikkeling van de rapportage voor de bestemmingsreserves staat on hold. Met de komst van Oracle Cloud zal de projectenapp een andere inrichting gaan krijgen. Hierbij komt de functionaliteit die voor de reserves gebruikt zou gaan worden te vervallen. In het kader van efficiency is er daarom voor gekozen om de ontwikkeling in de projectenapp te staken. Bij de procesmanager van investeren tot kapitaliseren is het verzoek neergelegd om de wens inzake de reserves in te bouwen in Oracle Cloud.

Q1 2025

Q4 2021

BCO / HRO Op dit moment wordt gewerkt om het meldformulier nevenwerkzaamheden 1000Zo te digitaliseren April 2024 in MijnHR. Verwachting is begin april 2024 gereed. Dan volgt een korte testfase en na goedkeuring de uitrol naar alle medewerkers.

Q1 2022

BCO / FJINK

Binnen GREAT is de aandacht voor GRC nog steeds onverminderd aanwezig. De inzet van Livegang GRC draagt bij dat onjuistheden in de administratie eerder (door het systeem) worden GREAT geconstateerd, zodat de administratie continue up-to-date is. Daarbij is er nu ook steeds meer aandacht voor de borging van deze tooling in de bestaande organisatie. Na live gang GREAT wordt met deze tool ervaring opgedaan. Doorlopend BCO / HRO De eerder gegeven update is nog actueel. Aanvullend: We maken keuzes langs de lijn van vacaturemanagement en houden hierbij naar 2024 rekening met behoud van schaarstefuncties. We zetten in op behoud en doorstroom van medewerkers waar dat kan. Daarnaast verkennen we, met de G4 en de provincies Utrecht, Noord- en Zuid Holland, de VNG en het A&O fonds Gemeenten mogelijkheden voor gezamenlijke aanpakken van de krapte op de arbeidsmarkt. De focus ligt daarbij op schaarstefuncties en het bevorderen van doorstroom. In 2024 wordt deze samenwerking verder vormgegeven. Leren en experimenteren staan hierbij centraal.

Afhankelijk van livegang GREAT

DMC

Q2-2024

Nieuwe aanbeveling uit 1e Boardletter 2023 (nov-23) Boardletter 1 Organisatie Nieuwe kadernota Sturen en verantwoorden 2023 PwC breed De verschillende verantwoordelijkheden, rollen en taken en het ‘controlstelsel’ zijn in deze kadernota duidelijk beschreven. Daarmee is deze kadernota een goede én belangrijke basis voor de governance en de checks & balances. Er is sprake van een (complexe) matrix organisatie, met verschillende betrokkenen in het controlstelsel waardoor het cruciaal is dat alle betrokkenen de kadernota doorgronden en eigen maken om de checks en balances goed te laten werken. We adviseren om de aandacht en focus vast te houden en hierin door te pakken voor de implementatie van de nieuwe kadernota, hetgeen aansluit bij de brede wens om de samenwerking tussen BCO, clusters en control samen nader te concretiseren op basis van de nieuwe kadernota en daarbij ook aandacht te schenken aan het omgaan met de ‘interfaces’ (verbindingen) in de matrixstructuur.

Vanaf de begroting 2024 wordt op programmaniveau inzicht gegeven in de bijstellingen die zich Afgerond voordoen van de saldi tussen de initiële begroting en de realisatie in de jaarrekening. Er is een uitwerking gemaakt om invulling te geven aan het verbeteren van de financiële toelichting bij raadsvoorstellen. Het voorstel wordt besproken in de COR (5 maart).

Q1 2024

Om het voorspellend vermogen van de begroting te vergroten is de 2e herziening 2023/begroting 2024 gebaseerd op actuelere prognoses (6-maands) ten opzichte van eerdere jaren.

Q3 2024

Q4-2023

Met ingang van 2024 is planningsoptimisme een onderwerp dat wordt geagendeerd in de sturingsgesprekken tussen de gemeentesecretaris, concerncontroller en concerndirecteuren. Daarnaast is er een werkgroep in het leven geroepen die inventariseert welke achterliggende oorzaken er aan planningsoptimisme ten grondslag liggen en welke maatregelen mogelijk zijn.

De kadernota wordt besproken in de clusterdirecties en in het portefeuillehouder overleg sturing Afgerond en beheersing. Er lopen diverse initiatieven om de uitgangspunten in de kadernota te ^continu concretiseren waaronder de samenwerking en dynamiek tussen lijn en staf. Ook wordt de proces) kadernota periodiek geactualiseerd. Dit is een continu proces. Hierdoor is de aanbeveling op afgerond gezet.

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

Afgerond

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Bron

Verantw. Cluster

Dóórontwikkeling organisatie

7

Nieuwe aanbeveling uit 1e Boardletter 2023 (nov-23) Boardletter 1 DMC/ (BCO) Afronding onderzoek naar kiokkeniuidersmeiding 2023 PwC De beheersing van frauderisico’s is momenteel een zelfstandig proces per cluster. Wij adviseren de beheersing van frauderisico’s standaard onderdeel van de sturingscyclus te laten zijn en daarbij periodiek eventuele incidenten te bespreken.

Doorontwikkeling organisatie

8

IT

1

Status per 1 maart 2024

Planning (per 1 mrt)

Planning oorspr.

Integriteit en frauderisicomanagement zijn een vast onderdeel van de informatievoorziening Afgerond voor de sturingsgesprekken. Het in 2023 opgerichte concernbrede Portefeuillehoudersoverleg ^continu Sturing en Beheersing is een eerste stap om aandacht voor dit onderwerp te houden. proces) Vandaaruit worden zo nodig aandachtspunten voor de sturingsgesprekken geformuleerd. Om fraude te voorkomen en tijdig te detecteren zetten we in op preventie, bewustwording, controle en onderzoek. Om de bewustwording te verhogen lopen er gemeentebrede projecten en activiteiten zoals trainingen, leiderschapsprogramma’s (Ethisch Leiderschap), intervisiebijeenkomsten, rondetafelgesprekken, het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers, het afleggen van de ambtseed, vragen bij het Medewerkers Tevredenheid Onderzoek en een e-learning integriteit. Daarnaast is er regelgeving als oa de gedragscode, protocollen en de meldregeling. Controle en onderzoek is de derde pijler van het integriteitsbeleid: toezien op de juiste toepassing van de regelgeving. We hebben hiervoor o.a. het uitvoeren van integriteitsonderzoeken en audits. Daarbij laten aangetoonde schendingen na onderzoek weer de kwetsbaarheden zien. Ook actief zoeken, steekproeven en gegevensanalyse dragen daaraan bij.

Afgerond

Nieuwe aanbeveling uit 1e Boardletter 2023 (nov-23) Executiekracht in tijden van schaarste Er is een flinke portefeuille aan verwachte projecten zoals de implementatie van GREAT, beleidsprojecten en gebiedsontwikkeling die gevolgen hebben voor de uitvoeringskracht van uw gemeente (maar ook de financiële positie). Wij adviseren om vanuit het totaal aan projecten te kijken naar de gevolgen voor Rotterdam, zodat op grond hiervan bewuste keuzes gemaakt kunnen worden en prioritering kan worden aangebracht (o.a. door de raad).

Omdat de middelen (personele capaciteit en geld) schaars zijn, adviseert PWC te gaan sturen Afgerond Boardletter 1 DMC ^continu (Investering op de aanwending van deze middelen door te bepalen welke projecten prioriteit hebben. 2023 PwC sportefeuille Sinds jaar en dag verdeelt de gemeente het geld door exploitatiebudgetten en proces) investeringskredieten vast te stellen. Jaarlijks wordt, in beginsel bij de vooqaarsnota, een ?) integrale afweging gemaakt hoe het geld wordt verdeeld. Dit doet het gemeentebestuur met inachtneming van het effect op de financiële positie. Prioriteit wordt gegeven aan activiteiten en investeringen die onvermijdelijk zijn of die nodig zijn om het bestaande beleid uit te voeren. Voor zover er dan nog begrotings- of investeringsruimte resteert, wordt deze na onderlinge weging aan nieuwe activiteiten c.q. investeringen toegewezen. In toenemende mate wordt hierbij ook de inzet van personele capaciteit betrokken. Waar geld echter voor alle doeleinden inzetbaar is, is personele capaciteit dat niet. Een fysiek-ruimtelijk project vergt (deels) de inzet van ander personeel dan een IT-project of een sociaal project. En niet alle personele capaciteit is (in dezelfde mate) schaars. Prioritering van inzet van middelen (zowel geld als personeel) vindt binnen de gemeente al plaats.

Diverse directies en afdelingen stellen reeds jaarlijks een jaarplan op waarin - veelal kwalitatief - in beeld wordt gebracht voor welke doeleinden de beschikbare capaciteit wordt ingezet. Bijvoorbeeld bij SO wordt (een deel van) de beschikbare personele capaciteit voor projecten kwantitatief in beeld gebracht door het opstellen van een totaal werkpakket inclusief een prioritering. Bij een tekort aan een bepaald expertise, is het aan het management om daar keuzes in te maken teneinde capaciteit beschikbaar te hebben. Bij IT projecten kan schaarste optreden bij test fasen. Testen gebeurt veelal door eigen personeel die dat naast de bestaande reguliere werkzaamheden moeten doen. Ook hier liggen er managerial opgaven om dat mogelijk te maken.

Afgerond

Continuïteit en dagelijks beheer IT-omgeving Het uitwerken van een integraal calamiteitenplan.

PwC ACV 2015

BCO / Veilig Concern Business Continuity Plan (BCP): Na akkoord CD 2019 (vlgns planning okt Het concern BCP heeft sinds oktober 2023 drie feedbackrondes doorlopen en is nu af. De route (apr-24) 2018) voor besluitvorming door de CD is ingezet. afgerond In maart staat een overleg met de directeur veiligheid gepland en daarna wordt het door de directeur BCO geagendeerd op de agenda van de CD. Met het secretariaat van de CD en het cluster BCO is dit reeds afgestemd. Overige initiatieven naast BCP: Tabletop awareness sessie CD Begin 2024 is akkoord gegeven aan Aon om een zogenaamde tabletop awareness sessie te begeleiden voor de CD. Deze vindt plaats op 1 juli. Doel is o.a. het creëren van awareness van langdurige verstoringen binnen de gemeente Rotterdam en het omgaan met en oplossen van dillema’s en het maken van (strategische keuzes). Dit initiatief sluit goed aan op het dan vastgesteld concern BCP. Operationele voorbereidingen worden getroffen door de werkgroep en de deelnemers worden ruim van te voren ingelicht over verwachtingen. Decentrale BCP’s De clusters zijn begonnen met het opstellen van decentrale BCP’s (conform planning). Een nieuwe masterclass is georganiseerd op 27 maart om best practices met elkaar te delen. G4 initiatief: Vorig jaar is gestart met het delen van ervaringen met de collega’s van Amsterdam, Utrecht, Den Haag en Rotterdam.

De eerste bijeenkomst is succesvol geweest en de deelnemers hebben de ambitie uitgesproken om deze reeks te continueren. 6 maart staat een nieuwe bijeenkomst gepland om ervaringen uit te delen.

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

IT

2

Voortgangsrapportage ITGC Blijf per cluster specifieke applicatie rapporteren in de voortgangsrapportages aan de COR en borg vanaf controlejaar 2022 een optimale mix van systeem - en gegevensgerichte controles voor alle cluster specifieke applicaties, alsook voor de concern brede systemen.

Bron

COR 2020

Verantw. Cluster

Status per 1 maart 2024

Planning (per 1 mrt)

Planning oorspr.

Afgerond

Q4 2022

Afgerond

Q4 2022

Workforce/ ADP: Afgerond » Functie-autorisatiematrix (FAM): Is geactualiseerd en afgerond. FA is op de hoogte gesteld van de (mogelijke) impact van de doorontwikkeling van HRO hierop en zal de aanpassingen beoordelen in haar ITGC audit. Hierdoor moet mogelijk het FAM opnieuw geactualiseerd worden later dit jaar (s continu proces). » Changemanagement: Is afgerond. Beheerplan moet nog geactualiseerd worden met de nieuwe werkwijze op het gebied van eindejaartesten. Dit gebeurt later dit jaar met de update van de functie van Kwaliteitsadviseur in het beheerplan. Verwachting rond de zomer. » Access management: Detacheringen zijn in orde gemaakt en hiermee is het risico afgedekt. Hiermee is dit item afgerond.

Q4 2022

DV Socrates: access management is voor opzet als bestaan positief afgerond. De beheersing van BCO / HRO accounts met vergaande rechten is geborgd. Gouw/ ONS: Afgerond, systeemgerichte controle mogeliik.

IT

3

GREAT: managen van de verandering. Boardletter - Wij onderschrijven het belang dat wordt gegeven aan PwC 2022 verandermanagement en adviseren aandacht te geven aan de wijzigingen in de gebruikerscontroles en de tweede lijn en de gewenste wijzigingen in cultuur en gedrag (soft controls). - Wij adviseren om de beoordeling of de interne beheersing per proces voldoende is ingericht als acceptatiecriterium op te nemen namens de eerste lijn voor definitieve implementatie. - De gelaagdheid van de beslissingsstructuur draagt het risico in zich dat beslissingen in de toekomst op operationeel niveau worden genomen, zonder de consequenties concern-breed te kunnen overzien. Wij adviseren daarom regelmatig aandacht te geven aan de genomen besluiten op lager niveau en de verbinding/betrokkenheid met het clustermanagement en control te verstevigen. - Het beschikbaar zijn van de historie is belangrijk voor de gebruikersvriendelijkheid van het nieuwe pakket. Wij adviseren om aandacht te besteden aan het beschikbaar houden van de historie voor raadpleging de komende jaren.

BCO / FJINK

- Verandermanagement krijgt alle aandacht via een breed ambassadeurs netwerk en verschillende cluster specifieke gesprekken. Ter attentie van de gebruikerscontroles is dit opgenomen in de opleidingsmaterialen. Deze beschrijven het nieuwe proces en het nieuwe systeem van A t/m Z. - De acceptatiecriteria zijn nog onder handen, de aanbevelingen worden ter harte genomen. - De fase van inrichtingsbesluiten is inmiddels afgerond. Ook de bouw van de gekozen oplossingen is bijna volledig gerealiseerd. Er is van de afgelopen periode een besluitenregister. - Wat Rotterdam wil migreren wordt vastgelegd in de migratiedossiers. Deze worden opgesteld door specialisten in overleg met de business. Niet alle historische data wordt gemigreerd, in principe alleen de openstaande dossiers. De niet-gemigreerde historisch data kan met beperkingen toegankelijk worden gesteld voor gebruikers om te raadplegen.

IT

4

Cybersecurity en de komst van de NIS2-rìchtlijn We adviseren gemeente Rotterdam een zelfevaluatie uit te voeren om te bepalen in hoeverre de NIS2-richtlijn ook van toepassing is op uw organisatie en indien dat het geval is de benodigde stappen uit te voeren om aan de NIS2-richtlijn te voldoen. Het is hierbij van belang dat deze stappen afgerond zijn vóór het derde kwartaal van 2024.

BCO ZIIFO

De organisatorische impact voor de invoering NIS2 is in onderzoek met Berenschot (periode Q2 2024 nov 2023-maart 2024). De eindrapportage wordt eind maart verwacht. Op basis van een opgehaalde input, interviews en zelfevaluaties is op voorhand inzichtelijk gemaakt wat de benodigde resources en middelen zijn om aan deze nieuwe NIS2-wetgeving gemeente breed te voldoen. Hiervoor zal er een claim worden ingediend tijdens de voorjaarsnota. Naar verwachting zal hier in het tweede kwartaal 2024 meer duidelijkheid over komen.

Q2-2024

IT

5

Nieuwe aanbeveling uit 1e Boardletter 2023 (nov-23) Boardletter 1 BCO / IIFO Cybersecurity: identify 2023 PwC Gemeente Rotterdam is momenteel bezig met het actualiseren van het cyber dreigingsbeeld. Wij adviseren om jaarlijks een risico assessment uit te voeren om op de hoogte te blijven over de actuele dreigingen en risico’s voor de Gemeente en de keten. Blijf daarbij ook de betrokkenheid en het eigenaarschap van de clusters stimuleren.

Het dreigingsbeeld Rotterdam is eind 2023 geactualiseerd. Het actualiseren van dit Afgerond dreigingsbeeld is, zoals het uitvoeren van risicoanalyses op informatiesystemen, een cyclus ^continu proces. Deze werkwijze is opgenomen in ons vernieuwde Concern Informatiebeveiliging (IB) proces) beleid. Deze is eind vorig jaar geactualiseerd en vastgesteld (14-feb) door de concerndirectie. In maart wordt dit vernieuwde IB-beleid voorgesteld aan het college van B&W.

Afgerond

IT

6

Nieuwe aanbeveling uit 1e Boardletter 2023 (nov-23) Boardletter 1 BCO / IIFO Cybersecurity: response & recover 2023 PwC Gemeente Rotterdam beschikt over een incident reponse procedure. Deze beschrijft stappen over hoe te handelen bij de identificatie van informatiebeveiligingsincidenten om zo de impact van deze security incidenten te minimaliseren. Wij adviseren de gemeente om randsomeware readiness assessments uit te voeren om zich voor te bereiden op mogelijke randsomeware aanvallen.

We hanteren als gemeente een uitgebreide incident response procedure, waarmee snel en effectief gereageerd kan worden op informatiebeveiligingsincidenten om de impact te minimaliseren. Het detecteren van verdachte activiteiten en het voorbereiden op mogelijke ransomware aanvallen blijven prioriteiten, waarvoor regelmatig crisisoefeningen (zoals het landelijke oefening ISIDOOR) worden uitgevoerd om onze responsvaardigheden te verbeteren.

Q2 2024

PwC ACV 2022

Er worden verder diverse audits en pentesten gehouden om onze omgevingen/ informatiesystemen te toetsen op kwetsbaarheden. Aanvullend hierop hebben we additionele ransomware onderzoeken laten uitvoeren (2021). De bevindingen hieruit zijn projectmatig medio Q2 van 2022 inmiddels geïmplementeerd. Het is van belang om te benadrukken dat we geen absolute garantie kunnen bieden tegen ransomware-aanvallen. Het vereist een voortdurende aanpak in een steeds veranderende behoefte aan aantoonbaarheid en zekerheid. Met de invoering van de nieuwe NIS2-wetgeving, die de aantoonbaarheid van een veilige cyberomgeving vereist, zullen we deze aanbeveling openhouden en blijven we hieraan de nodige aandacht besteden. Dit jaar (na afronding onderzoek Berenschot) zal de impact van de wetgeving duidelijker worden.

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

Systeem Afhankelijk gebruiksklaar van livegang per Q3 2024. In GREAT gebruikname per 1-1-2025

Q2 2024

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Overige onderwerpen en processen

Inkoop en aanbesteden: Purchase to pay (P2P) balanspositie nog niet in de grip Wij vragen uw aandacht voor de totstandkoming van deze balanspositie, gezien de jaarlijks terugkerende materiële fouten.

Bron

PwC ACV 2020

Planning (per 1 mrt)

Planning oorspr.

Verantw. Cluster

Status per 1 maart 2024

BCO 1 FJINK

In het kader van langetermijnplanning en groeistrategieën bij verschillende clusters heeft Afgerond Accounting Centraal het voortouw genomen door een notitie op te stellen met voorstellen ter bevordering van de kwaliteit. Een belangrijke aanbeveling hierin is een centrale bestelpunt oprichten bij alle clusters. Aangezien het hier een organisatorische verandering betreft wordt er bij de clusters SB, SO en MO onderzocht wat de mogelijkheden hierin zijn, de vervolg overleggen vinden na de jaarrekening 2024 plaats. Met betrekking tot de jaarrekeningcontrole hebben de clusters eigenaarschap getoond door in totaal 320 extra dossiers te controleren, zodat extrapolatie op zelf geconstateerde fouten voorkomen kan worden. Op basis van het eerste oordeel, zijn de fouten ten opzichte van vorig jaar aanzienlijk verminderd. Q1 2024 Deze aanbeveling is gekoppeld aan het nog openstaande deel van de motie ‘Rekenen om te bouwen’ (19bb023204) en de motie ‘Overheveling naar Verevening’ (22bb6886). De afwikkeling van deze moties en deze aanbeveling is gekoppeld aan de invulling van de bestedingsdoelen en governance van het Doorbouwfonds. Het Doorbouwfonds biedt ondersteuning voor een stabiele bouwstroom met voldoende betaalbaar programma. Het voorstel voor verdere afdoening komt naar verwachting in maart 2024 naar uw raad toe.

Q2 2022

Q1 2022

Overige onderwerpen en processen

2

Gondexploitaties: Invloed marktontwikkelingen op portefeuille COR Ontwikkel voor de middellange termijn een strategie om de Rapport Rotterdamse portefeuille minder gevoelig te maken voor 2020 marktontwikkelingen en informeer hierover de Raad.

SO

Overige onderwerpen en processen

3

Grondexploitaties Het risicoprofiel van de grondexploitaties is verhoogd en de behoefte aan extra middelen aanstaande. Het rendement in bijvoorbeeld het aantal woningen is onduidelijk. Zorg voor een kader in prijzen, tijd en aantallen en de relatie met financiële instrumenten in het aanstaande grondbeleid.

COR Rapport 2022

SO

Het Rotterdams Grondbeleid is op 15 februari 2024 vastgesteld. Deze aanbeveling is verwerkt in hoofdstukken 3 en 9 van het Rotterdams Grondbeleid.

Afgerond

Q4 2023

Overige onderwerpen en processen

4

WABO-leges Analyseer de begroting en de realisatie van de afgelopen 5 jaar en kom op basis van die ervaringscijfers eventueel met aanpassingen in de begroting en neem daarbij de veranderende wetgeving mee.

COR 2020

SO

In 2021 is aan een extern bureau (Van den Bosch Å Partners) de opdracht verstrekt om het stelsel van aan de WABO gerelateerde baten en lasten en de tariefstelling van de leges te evalueren. De 3 deelopdrachten zijn afgerond en de aanbevelingen zijn intern opgepakt. Uitkomsten van deelonderzoek 1 en 2 hebben geleid tot aanpassingen en proces aanscherpingen welke sinds de begroting 2023 zijn doorgevoerd. Uitkomsten van deelonderzoek 3 zijn nader uitgewerkt.

Q2 2024

Q4 2021

la. Afgerond

Afgerond

lb. Afgerond lc. Afgerond

Q4-2022

Deelonderzoek 3 betrof het evalueren van het stelsel van begroten en verantwoorden van aan de Wabo gerelateerde baten en lasten. Duidelijk is geworden dat een mismatch tussen baten en lasten de belangrijkste oorzaak is van (grote) afwijkingen tussen begroting en realisatie. Om dit te ondervangen zijn meerdere instrumenten onderzocht. De vorming van een egalisatiereserve ligt het meest voor de hand om deze mismatch mee op te vangen. De werking van de egalisatiereserve is beschreven en de verwachte consequenties en bijkomende administratieve lasten zijn inzichtelijk gemaakt. Er wordt momenteel een raadsvoorstel uitgewerkt en behandeling ervan volgt bij de behandeling van de Vooqaarsnota. Overige onderwerpen en processen

5

Verstrekte subsidies 1. Borg eenduidige vastlegging in de controledossiers; 2. Volg de vereisten in de verleningsbeschikking; 3. Rapporteer aan de raad als hier om moverende redenen van afgeweken wordt.

COR 2021

MO

Aanbeveling 1. Borg eenduidige vastlegging in de controledossiers: afgerond. a. Werkinstructie voor beleidsadviseurs is aangepast en kenbaar en gecommuniceerd: Afgerond. b. Werkinstructie voor FR: de instructie is aangepast en vastgesteld. Afgerond c. Kennis café over juist toekennen budget en subsidieverantwoording is gehouden: Afgerond. Aanbeveling 2. Volg de vereisten in de verleningsbeschikking. De meldingsplicht bij afwijkingen is aangepast en beleidsadviseurs zijn gewezen op het belang van de juiste vastlegging: Afgerond. Aanbeveling 3. Rapporteer aan de raad als hier om moverende redenen van afgeweken wordt: betreft een doorlopende activiteit en is daarmee afgerond.

2. Afgerond Afgerond

3. Afgerond Q4-2022

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Overige onderwerpen en processen

6

Bron

Piestatieleveiingen persoonsgebonden budget PwC ACV Voor alle cliënten die een pgb ontvangen, worden door de 2022 gemeente beschikkingen verstrekt aan de cliënt. De organisatie voert huisbezoeken en telefonische onderzoeken uit om de feitelijke levering van de via pgb betaalde zorg vast te stellen. Het ging in 2022 om dertig huisbezoeken en telefonische enquêtes. Wij adviseren voor de interne beheersing van de prestatielevering het aantal onderzoeken uit te breiden. Dit kan ook input geven voor de kwaliteit van de zorg en de Bestuursopdracht Zorg.

Verantw. Cluster

Status per 1 maart 2024

Planning (per 1 mrt)

MO

De afgelopen jaren is het PGB beleid aangescherpt en zijn signalen verzameld. In 2024 komt er Q2 2024 een 5de team met PGB-specialisten bij. Rondom het proces van de PGB zijn werkinstructies en procesbeschrijvingen opgesteld. Er wordt onderzocht of de prestatieverklaring PGB reeds bij het evaluatiegesprek kan worden getoetst.

Planning oorspr. Q4-2024

Wat is het evaluatiegesprek: Na het toekennen van een PGB volgt er na 6 maanden een evaluatiegesprek met client. Het gesprek heeft als doel te controleren of het PGB doel- en rechtmatig wordt ingezet. Dit sluit aan bij het doel van de PGB huisbezoeken. Ook hier is het doel de controle op de doel - en rechtmatigheid. Als het evaluatiegesprek voldoende aanknopingspunten biedt om de prestatieverklaring van een PGB te kunnen aantonen dan kan hiermee eerder in het jaar de prestatie op het toegekende PGB worden vastgesteld. Terwijl bij de PGB huisbezoeken de prestatie pas later in het jaar wordt getoetst. Voordeel prestatieverklaring bij evaluatiegesprek - Gedurende het jaar kan de prestatie worden getoetst. - Er is voor de adviseur geen extra taak (geen extra belasting) om uit te voeren omdat het al een onderdeel is van het reguliere takenpakket. - Sinds eind 2023 is er binnen het frontofficesysteem een formulier beschikbaar om de uitkomsten van de evaluatie vast te leggen. Hierdoor is de informatie zichtbaar in het dossier. In de komende maanden wordt onderzocht of de toetsing van de prestatieverklaring via het evaluatiegesprek mogelijk is. De planning is om deze toets eind Q2 2024 af te ronden.

Overige onderwerpen en processen

7

Nieuwe aanbeveling uit 1e Boardletter 2023 (nov-23) Boardletter 1 SO De omgevingswet gaat per 2024 van kracht 2023 PwC Landelijk zien wij dat het op dit moment nog niet altijd duidelijk is wat de concrete financiële gevolgen zijn. Vanaf 2024 kent Rotterdam een aparte legesverordening Omgevingswet en Wet kwaliteitsborging. De kosten en opbrengsten worden over de gehele verordening beoordeeld, de verwachte kostendekkendheid is 980Zo. Wij adviseren om na invoering (in de loop van 2024) een eerste (meerjarige) analyse uit te voeren van de financiele gevolgen voor Rotterdam.

Overige onderwerpen en processen

8

Verbeteracties Verbeteren P&C

1

Verbeteracties Verbeteren P&C

2

Verbeteracties Verbeteren P&C

3

Q3 2024 - Q1 Concrete uitwerking van de bezuinigingen is vastgelegd in besluitvorming van de Nieuwe aanbeveling uit 1e Boardletter 2023 (nov-23) Boardletter 1 Kernteam organisatieo Concerndirectie (augustus 2023). De voortgang wordt inzichtelijk gemaakt via monitoring op 2025 Taakstelling vanuit de voorjaarsnota 2023 2023 PwC pgave basis van de uitvragen en aanlevering voor de sturingsgesprekken. Het is nu nog vroeg in het In 2024 staat de eerste bezuiniging van f 20 miljoen gepland jaar om daadwerkelijke voortgang en realisatie in beeld te krijgen. Dit wordt later in het jaar conform de begroting. De provincie schrijft in zijn toezichtsbrief verwacht. Op gewenste realisatie (daling in FTE’s) en mogelijke neven effecten op korte en (1 september 2023) over het belang van een robuuste en langere termijn (zoals bijvoorbeeld stijgende inhuur of stijgende werkdruk) is een navolgbare uitwerking. We adviseren om de bezuinigingen organisatiemonitor ingericht. Deze wordt op de geijkte P&C momenten inzichtelijk gemaakt voor concreet uit te werken en de voortgang inzichtelijk te maken in directie en bestuur. volgende P&C producten. Waarbij niet alleen aandacht moet zijn voor de realisatie in euro’s maar ook op de ‘gewenste’ Overigens wordt hierboven alleen de status vermeld op de invulling van de eerste 20mln in realisatie en mogelijke neveneffecten op de korte en langere 2024.

Voor de 50mln structureel vanaf 2025 is een planning gemaakt die leidt tot eerste termijn. inhoudelijke invulling bij de VJN 2024 (april 2024) en vervolgens in de begroting voor 2025 (juni - sep 2024). PDF en uitprintbaarheid Evaluatie nw DMC Dit wordt meegenomen in het ontwerp van de nieuwe website. Doel is dat de nieuwe website Q3 2024 live gaat bij de Begroting 2025. Eerder was de planning dat de website live zou gaan bij de Er zijn veel raadsleden die een PDF maken. Er kan in een PDF opzet Voorjaarsnota 2024. Door de vertraging van GREAT moest een extra importer worden gebouwd begroting gemakkelijk gebruik worden gemaakt van de zoekfunctie en voor de financiële tabellen. Hierdoor is live gang uitgesteld. een mooie uitdraai worden gemaakt.Wat moet er worden verbeterd: » Het samenstellen van een boekwerk voor de hele begroting is omslachtig, het moet mogelijk zijn om in één keer een boekwerk samen te stellen van de hele website. » De paginanummering is verwarrend. Er is een paginanummering op de website en een paginanummering in het document, dit leidt tot verwarring. Verhogen overzichtelijkheid Evaluatie nw DMC Dit wordt meegenomen in het ontwerp van de nieuwe website. Doel is dat de nieuwe website Q3 2024 live gaat bij de Begroting 2025. Door links op het scherm een inhoudsopgave toe te voegen.

opzet Zodat je steeds weet waar je bent en makkelijk ergens anders begroting naar kunt doorklikken. Notitiefunctie Evaluatie nw DMC Dit wordt meegenomen in het ontwerp van de nieuwe website. Doel is dat de nieuwe website Q3 2024 live gaat bij de Begroting 2025. « Als er een goede PDF is gebruik maken van de opzet mogelijkheden in I-BABS. begroting

De inventarisatie heeft voor de invoering van de Omgevingswet per 1-1-2024 plaatsgevonden. Q4 2025 Nu de invoering werkelijkheid is geworden kunnen we een concretere inschatting gaan maken. Vanuit Rotterdam hebben we oog voor de financiële gevolgen. Afdelingen houden vanuit hun reguliere taken zicht op de veranderende omvang van hun knelpunten. Er is ook landelijk aandacht voor de knelpunten als gevolg van de invoering van de Omgevingswet en de WKB. Vanuit de VNG is gesteld dat de Omgevingswet voorlopig meer geld kost dan het oplevert. Dit wordt ook landelijk gemonitord. Daarom is er beroep gedaan op het Rijk voor compensatiegelden. Er zal komende jaren worden bekeken hoe dit Rijksgeld tegemoetkomt aan de knelpunten van Rotterdam.

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

Q4 2025

Q3 2024 - Q1 2025

Q2 2024

Q2 2024

Q2 2024