[24bb001947] Kort verslag COR 050324

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam

Datum: Voorzitter: Aanwezigen: Commissiegriffier: Commissiesecretaris: Wethouder: Overige aanwezigen:

5 maart 2024 M.H. (Marvin) Biljoen J.G. (Jaap) Rozema, T. (Thomas) Roskam, P.J.P. (Pascal) Lansink-Bastemeijer, F. (Fatih) Elbay E.P. (Evert) Peterse P. (Els) Lems M.J.W. (Maarten) Struijvenberg M. Koedijk (Accountant PwC), A. Kros (Accountant PwC), C.M. (Cindy) Meijer (concerncontroller), M. van Gilst (Financial Audit), de heer R.P.A. (Ronald) Janssen (adviseur control) en mevrouw M.W. (Margit) Kurstjens (adviseur control).

Afwezig (m.k.):

Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 1.01. Opening en mededelingen De voorzitter opent de COR-vergadering om 19.00 uur, heet iedereen van harte welkom. 1.02. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 1.03. Vaststellen verslag 30 januari 2024 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 1.04. Planning De planning wordt ongewijzigd vastgesteld 1.05. Terugkoppeling rapporteurs De heer Elbay meldt dat Feyenoord City geen majeur project meer is maar een reguliere gebiedsontwikkeling en dat daarmee zijn functie als raadsrapporteur vervalt. 1.0.6. Vierde Voorgangsrapportage, planning en vervolg uitkomsten controle De heer Van Gilst geeft een toelichting: - In verband met het externe forensisch onderzoek naar mogelijke fraude en corruptie bij Stadsontwikkeling is onzeker of de accountant de volledige controle tijdig met een controleverklaring kan afronden. - Er was de afgelopen periode een onzekerheid met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording omdat de formele wetgeving op dit onderwerp niet tijdig wordt afgerond. Het ministerie heeft de gemeenten wel geadviseerd om de rechtmatigheidsverantwoording in de stukken op te nemen als ware deze wetgeving wel formeel afgerond. - De acties met betrekking tot de WMO-Jeugd, vooral de migratie van Sorga, zijn voor het grootste deel afgerond. Er zijn geen risico's voor de jaarrekeningcontrole.

- De reguliere controle van de grondexploitaties heeft een kleine vertraging opgelopen, er zijn vooral door de Grondprijzenbrief 24 extra dossiers ontvangen. - Er zijn uiteindelijk 76 SiSa-regelingen. De heer Roskam heeft de volgende vragen:

1

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam -

-

In januari jl. waren de onduidelijkheden al bekend, maar toen stond nog niet in de stukken dat de consequentie daarvan kan zijn dat er geen goedkeurende verklaring op rechtmatigheid komt en dat staat nu wel in de stukken. Wat had er tussen januari jl. en nu kunnen gebeuren waardoor dit anders was geweest? Worden de prijzen van al geopende grondexploitaties gewijzigd of gaat het om nog niet geopende grondexploitaties? Zijn alle SiSa-regelingen rond de € 1 miljard? Is het deels dubbel in rekening brengen en betalen van een factuur een menselijke fout of een systeemfout?

De heer Rozema merkt op dat de onzekerheid met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording die in februari jl. speelde nog niet is opgelost en hij vraagt waarom er nu wel een besluit kan worden genomen. Het college moet uitleggen dat het rechtmatig heeft gehandeld en de accountant ziet toe op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording, dat botst met het besluit dat de raad op 14 maart a.s. gaat nemen waarin staat dat het college een rechtmatigheidsoordeel geeft. De heer Lansink-Bastemeijer las op pagina 4 dat de nu geconstateerde niet-herstelbare fouten boven de 1% van de goedkeuringstolerantie komen en hij vraagt of dat betekent dat er geen rechtmatigheidsverantwoording komt, ook niet als het college die zou moeten vaststellen. De heer Van Gilst legt uit dat er bij het schrijven van de voorliggende notitie twee varianten waren, namelijk een waarin de accountant de rechtmatigheid in het totaal meeneemt en een waarin de accountant een getrouwheidstoets op de rechtmatigheid doet. In het tweede geval vallen alle rechtmatigheidsfouten in de jaarrekening, dan komt er een oordeel over de getrouwheid daarvan en als er geen bijzonderheden zijn dan heeft het geen effect op de verklaring. Als er een oordeel moet worden geveld over zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid, tellen de rechtmatigheidsfouten wel mee.

In de vorige voortgangsrapportage is ervan uitgegaan dat de rechtmatigheidsverantwoording zou worden ingevoerd en nu wordt gezocht naar een mogelijkheid dat de accountant zijn getrouwheidsoordeel geeft over de rechtmatigheid waarmee Rotterdam een goedkeurende verklaring kan krijgen. De heer Rozema vraagt of het klopt dat de accountant een getrouwheidsoordeel velt over de rechtmatigheidsverantwoording van het college en de getrouwheid van de jaarrekening. Mevrouw Koedijk antwoordt dat het enige probleem is dat de rechtmatigheidsverantwoording niet in het BBV is opgenomen. De heer Lansink-Bastemeijer wil weten of het voldoende is dat het college de rechtmatigheidsfouten goed toelicht en de raad daarmee akkoord gaat. Wethouder Struijvenberg beaamt wat de heer Lansink zegt. De heer Roskam vraagt waar de accountant bij de getrouwheidscontrole precies naar kijkt. Mevrouw Koedijk antwoordt dat de accountant kijkt of de gemeente de werkzaamheden voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording goed heeft uitgevoerd en of de raad daarmee de informatie krijgt die voorheen in het accountantsverslag stond. De heer Lansink-Bastemeijer vindt dat de raad met de rechtmatigheidsverantwoording van het college meer verantwoordelijkheden krijgt.

De heer Elbay verwacht een diepgaandere controle van de accountant dan alleen een review van het werk dat het college heeft gedaan en vraagt of de accountant aanvullende werkzaamheden doet.

2

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Mevrouw Koedijk zegt dat de accountant een volledige controle op de rechtmatigheidsverklaring van het college verricht. Mevrouw Kros vult aan dat het staatje met geconstateerde rechtmatigheidsbevindingen dat in 2023 in het accountantsverslag stond nu in de rechtmatigheidsverantwoording van het college staat. De heer Rozema vraagt hoe de accountant omgaat met zaken die niet in de rechtmatigheidsverantwoording staan zoals kwalitatieve afwijkingen die de raad zou moeten weten om te kunnen sturen. Mevrouw Koedijkantwoordt dat aanvullingen en adviezen van de accountant in het accountantsverslag komen. De heer Van Gilst geeft aan dat het bij nieuwe grondprijzen gaat om de geopende grondexploitaties. Mevrouw Kros vult aan dat het niet gaat om nieuwe grondexploitaties, maar om nog af te sluiten ontwikkel- en koopovereenkomsten. De heer Van Gilst geeft aan dat € 250 miljoen per jaar aan bestedingen in de SiSaregelingen in de controle zijn opgenomen. Bij de dubbele betaling gaat het om een factuur van een onderaannemer die door een menselijke fout tweemaal op een aan de gemeente doorbelaste factuur is terechtgekomen, dat is inmiddels gecorrigeerd. De heer Lansink-Bastemeijer vraagt of het college wel eens praat over het wel of niet aangaan van SiSa-regelingen.

De heer Rozema vraagt of de gemeente een vergoeding van het rijk krijgt voor de tijd die met het verantwoordingsprotocol van alle SiSa-regelingen is gemoeid. Wethouder Struijvenberg zegt dat de gemeente hier geen vergoeding voor krijgt. 1.07

Brief scenario's en voorgestelde aanpak bij vertraging in jaarrekeningproces

Wethouder Struijvenberg vindt scenario 4 het best haalbare scenario en stelt voor om alles met betrekking tot de jaarrekening volgens de oorspronkelijke planning te doen waarbij de accountant wel een verslag van de bevindingen aanlevert. Dan is het inhoudelijke werk voor de jaarrekening al gedaan behalve het vaststellen daarvan. Als het externe rapport er is zal blijken of dit gevolgen voor de jaarrekening en de werkzaamheden en de verklaringen van de accountant heeft. Er lopen gesprekken met de provincie en het rijk over de reden van de vertraging en de aanleiding daartoe. Zij reageren begripvol en er zal om die reden geen verscherpt toezicht komen en de Gemeentefondsstortingen zullen niet worden bevroren. De heer Roskam vraagt in hoeverre de uitkomsten van het externe onderzoek de eerder vastgestelde stukken onderuit kunnen halen. De heer Lansink-Bastemeijer zou het liefst verantwoordingsgesprekken hebben als de fraudezaak is verwerkt zodat de raad niet meerdere malen hetzelfde debat hoeft te voeren. De heer Rozema stelt voor het jaarverslag voor 13 juni a.s. naar de raad te sturen en de jaarrekening pas als die klaar is. De voorzitter heeft de volgende aandachtspunten: - Zodra de COR de stukken heeft wil zij hierover in gesprek met de wethouder.

- Op basis van welke informatie is scenario 4 de meeste reële optie? - Wanneer geeft het ministerie van BZK uitsluitsel over het ontheffingsverzoek?

3

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam -

Is er zicht op de materialiteit van de fraudecasus en kan het voorjaarsnotaproces hiermee goed worden doorlopen? Hoe verhoudt de planning met betrekking tot de rechtmatigheid zich tot het afgeven van de verklaring omtrent rechtmatigheid? De gemeenteraad moet bij de planning van zijn vergaderingen rekening houden met andere processen zoals de burgemeestersbenoeming. Wanneer kan het presidium een besluit nemen over de planning van de jaarrekening en op welke wijze wordt de raad hierover geïnformeerd?

De heer Elbay vraagt of de accountant inzage heeft in de voortgang van de werkzaamheden van de forensisch accountant en of die ook inzage heeft in de bevindingen zodat de werkzaamheden kunnen worden ingeschat. Wethouder Struijvenberg stelt voor om de jaarrekening later vast te stellen, maar er kan al wel een debat worden gevoerd. Hij vindt scenario 4 het meest waarschijnlijk op basis van informatie van de onderzoekers. Het ontheffingsverzoek van het ministerie van BZK moet voor 1 juli a.s. worden ingediend, waarna die daar binnen twee weken over besluit. Hij doet geen uitspraak over de materialiteit van het onderzoek en de effecten op de voorjaarsnota zullen blijken als het externe onderzoek er is. Het uiteindelijke oordeel over de rechtmatigheid wordt pas geveld als het externe onderzoek is afgerond, maar de accountant geeft wel eerder een verslag met de bevindingen af. De heer Lansink-Bastemeijer stelt voor om de wensen van de COR met betrekking tot de verantwoordingsgesprekken via de griffier naar de wethouder te sturen om die in het beoogde scenario 4 te kunnen meenemen. De voorzitter wil weten wat er bij de voorjaarsnota gebeurt als de jaarrekening niet kan worden vastgesteld. De heer Lansink-Bastemeijer merkt op dat tegenvallers in een herziening aan de raad worden voorgelegd. De voorzitter zegt dat de voorjaarsnota de eerste herziening is.

Wethouder Struijvenberg geeft aan dat de financiële feiten die uit het externe onderzoek komen te zijner tijd worden verwerkt en dat de wel beschikbare informatie zoals een jaarrekeningresultaat als basis voor de voorjaarsnota worden gebruikt. De heer Rozema vraagt of de wethouder in de voorjaarsnota wel een voorziening opneemt om rekening te houden met de mogelijke uitkomst van het fraude- en corruptieonderzoek. Wethouder Struijvenberg houdt op dit moment geen rekening met zo'n voorziening omdat hij niet weet hoe groot die zou moeten zijn. Mevrouw Koedijk zegt dat voorzieningen niet in de voorjaarsnota maar in de jaarrekening worden opgenomen en dat die dan wel goed moeten worden gekwantificeerd. De accountant rondt zoveel mogelijk werkzaamheden af en ze kan zich voorstellen dat de uitkomsten van het fraudeonderzoek apart worden behandeld. Er is overleg met het externe bureau dat dit onderzoek uitvoert, zodat de accountant direct met eventuele extra werkzaamheden kan beginnen en verdere vertraging zo veel mogelijk wordt voorkomen. conclusie: Wethouder Struijvenberg zegt toe voor 16 april 2024 een brief naar de raad te sturen (een update van brief 24bb001193). Hierin zal hij aangeven of er ontwikkelingen zijn die van invloed zijn op het jaarrekeningproces c.q. het meest realistische scenario 4 uit 24bb001193.

4

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam 1.08

Verbeteren financiële toelichting raadsvoorstellen

Mevrouw Kurstjens stelt voor de financiële consequenties in euro's, de dekking en in welk programma een voorstel zit in de financiële toelichting op te nemen. Als er financiële consequenties zijn die tot een begrotingswijziging leiden, wordt verwezen naar die financiële bijstelling en bij raadsvoorstellen die worden gedekt uit middelen die in het programma zitten, is er geen financiële bijstelling. De heer Roskam vraagt of er wel een financiële uitnutting is bij raadsvoorstellen die worden gedekt uit middelen die in het programma zitten. De heer Rozema is het met deze opzet eens, maar zou wel willen dat het wordt aangegeven als een bijstelling ten koste van iets anders gaat. Mevrouw Kurstjens geeft aan dat er eigenlijk nooit begrotingsbijstellingen buiten de P&C-producten om plaatsvinden. Wethouder Struijvenberg stelt voor om een minimumbedrag voor het moeten toelichten van financiële consequenties te hanteren. De heer Rozema kan hiermee instemmen omdat er niets aan de hand is als een relatief klein bedrag binnen de begroting van een bestaand programma kan worden opgelost. De voorzitter is niet voor het voorstel van de wethouder omdat wat kleinere bedragen in bepaalde gevallen wel grote bedragen zijn. De heer Rozema beseft dat als iets in een bestaande begroting wordt opgelost dat ten koste van iets anders kan gaan, maar ook dat er mogelijk meevallers zijn.

De heer Lansink-Bastemeijer wil als gemeenteraad niet op microniveau naar het financiële beheer kijken. De voorzitter concludeert dat de aanwezigen zich in de notitie kunnen vinden. De heer Roskam gaat akkoord met deze pilot. De heer Lansink-Bastemeijer gaat niet met het voorliggende voorstel mee. 1.09

Rondvraag en sluiting

De voorzitter sluit de vergadering.

5