[24bb001254] Wethoudersbrief Struijvenberg over voortgangsrapportage Jaarrekeningproces 2023

Concern Auditing Middelen en Control Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 1130 3000 BC Rotterdam Internet: www.rotterdam.nl

Aan de commissie Onderzoek van de Rekening

Van: Ronald Janssen E-mail: bbo@rotterdam.nl Ons kenmerk: M2402-10800 - 24bo003406 Bijlage(n): 1 Onderwerp: Voortgangsrapportage Jaarrekeningproces 2023 Datum: 29 februari 2024

Geachte commissieleden, Op 27 juni 2023 heeft u ingestemd met de Startnotitie jaarrekeningproces 2023. Volgens de uitgangspunten van deze startnotitie wordt u op vaste momenten (september, november, januari & maart) voorzien van actuele informatie over de voortgang en eventuele inhoudelijke bevindingen vanuit de controle. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is de rapportage gewijzigd en worden de bevindingen voor getrouwheid en voor rechtmatigheid apart van elkaar weergegeven. De informatiewaarde voor u als COR blijft gelijk. De rapportage is ingedeeld naar de 15 financieel kritieke processen die in Rotterdam worden gehanteerd. In de rapportage worden majeure afwijkingen in de voortgang van de controle en majeure inhoudelijke bevindingen naar aanleiding van de controle 2023 door Financial Audit en PwC aangegeven en toegelicht. In lijn met deze uitgangspunten bied ik u hierbij de vierde voortgangsrapportage aan. Deze rapportage heeft als peildatum 20 februari 2024. De voortgangsrapportage is gebaseerd op informatie vanuit de afdeling Financial Audit en de externe accountant, PwC. Ik kijk uit naar de bespreking van deze voortgangsrapportage in uw commissie op 5 maart 2024. Met vriendelijke groet,

Maarten Struijvenberg Wethouder Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Bijlage(n): 4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023

Peildatum 20 februari 2024

Inhoud Pagina

Voortgang controle 2023 en toelichting

3 t/m 6

Getrouwheid bevindingen en toelichting

7&8

Rechtmatigheid bevindingen en toelichting

9 t/m 11

Vergelijking voorgaand jaar

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 20 februari 2024

12

2

Voortgang controleproces 2023 = realisatie ligt op planning = realisatie nagenoeg op planning = realisatie ligt niet op planning

Voortgang controle (proces)

Proces VGR sept FA

VGR nov PwC

FA

VGR mrt

VGR jan PwC

FA

PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 20 februari 2024

3

Toelichting voortgang Overall Per peildatum 20 februari 2024 wordt er bij een aantal processen bij zowel FA als PwC een risico voorzien in de planning. De afronding van de procescontroles verlopen volgens planning en de controle van de balansdossiers zijn strak uitgelijnd en verlopen nagenoeg volgens planning. De toename van het aantal te controleren SiSaregelingen (2022: 66 en 2023:76) en de extra werkzaamheden bij Grondexploitatie (Grex) zorgt voor druk op de planning bij FA. Door periodieke monitoring van de voortgang, korte lijnen met de clusters en PwC over de planning voor het aanleveren van dossiers en het beantwoorden van vragen, wordt actief gestuurd om dit risico te minimaliseren. Het forensisch onderzoek betreffende mogelijke fraude en corruptie bij het cluster Stadsontwikkeling is gestart. De uiteindelijke doorlooptijd als ook de uitkomsten van dit onderzoek kunnen effect hebben op de tijdige oplevering van de jaarstukken inclusief de controleverklaring. Verwezen wordt naar de wethoudersbrief die in de COR van 5 maart 2024 wordt behandeld. PwC: de aanvullende controlewerkzaamheden zoals benoemd in het geactualiseerde controleplan (d.d. COR 30 januari jl.) bij de processen Inkopen en Aanbesteden zijn ingepland.

Op 14 februari 2024 is de commissie BOFV (24bo003212) geïnformeerd over de onzekerheid over het tijdig afwikkelen van de formele regelgeving invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en publicatie hiervan in het Staatsblad voor 31 maart 2024. Op 21 februari jl. is er via de IBI-nieuwsbrief door het ministerie van BZK gemeld dat de formele vaststelling niet meer voor eind maart 2024 zal plaatsvinden. Gemeenten worden opgeroepen om de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. De accountantscontrole over het verslagjaar 2023 zal leiden tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties. De vorm van het oordeel is nog afhankelijk van verder overleg tussen het ministerie en de NBA. Het oordeel zal of indirect via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording worden gegeven of direct via een rechtmatigheidsoordeel zoals voorgaande jaren. Deze wijziging bij de rechtmatigheidsverantwoording levert extra werk op bij zowel de organisatie, FA als PwC maar zal naar verwachting geen vertraging geven in de oplevering van de jaarstukken en het afronden van de controle. Afhankelijk van de nog te maken afspraken m.b.t. de accountantscontrole kan het de consequentie hebben dat er geen goedkeurende verklaring op rechtmatigheid wordt verstrekt door PwC bij de jaarstukken 2023.

De nu geconstateerde niet herstelbare fouten komen boven de 1% (€ 48,3 mln) van de goedkeuringstolerantie uit, met name door de aanbestedingsfout bij de wijkteams (€ 63,2 mln).

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 20 februari 2024

4

Toelichting voortgang Proces Wmo/ Jeugd In tegenstelling tot de gerapporteerde informatie in de 3e VGR ligt de volledigheidscontrole op de migratie van actieve voorzieningen door FA op koers. FA heeft de eerder aangeleverde verschil verklaringen geanalyseerd en geconstateerd, dat cluster MO inmiddels het merendeel van de verschillen heeft opgelost door de uitvoering van een restmigratie in december 2023. Verder heeft het cluster verklaard dat voorzieningen die geen onderdeel waren van de restmigratie buiten scope zijn gevallen, omdat deze productgroepen niet meer van toepassing zijn. Als slotstuk voert FA een controle uit op de inhoudelijke onderbouwing van deze uitsluitingen. Hiervoor heeft FA aanvullende afspraken gemaakt met het cluster. PwC: de controle verloopt nagenoeg volgens planning. Overleg heeft plaatsgevonden over Sorga, maar nog in afwachting van nieuwe stukken, derhalve zijn de werkzaamheden van PwC ten aanzien van de conversie nog niet gereed.

Proces Grondexploitaties (inclusief Erfpacht) De aanlevering vanuit het cluster is vertraagd door de vaststelling van de actuele grondprijzenbrief eind december. Op basis van dit besluit moet het cluster SO voor een aantal grondexploitaties de ramingen van toekomstige grondverkopen herberekenen. In ieder geval worden 10 exploitaties geactualiseerd en zijn er nog 20 exploitaties waarvan bepaald wordt in welke mate herberekening dient plaats te vinden. Ook moet vastgesteld worden dat de dossiers die niet herberekend worden inderdaad niet geraakt worden door de actualisatie van de grondprijzenbrief. De aanlevering van de informatie door het cluster aan FA staat voor begin maart gepland. Aansluitend verrichten FA en PwC aanvullende controlewerkzaamheden op dit dossier. Door de strakke planning bij zowel FA als bij PwC tijdens de afsluitperiode vormt dit een risico voor een tijdige afronding van de controle. Door minimaal wekelijks af te stemmen over de voortgang en het parallel uitvoeren van de controle wordt gestuurd op dit risico.

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 20 februari 2024

5

Toelichting voortgang Proces Ontvangen subsidies en bijdragen Per peildatum bedraagt het aantal SiSa- regelingen 76 ten opzichte van 66 in 2022. Er zijn 22 nieuwe SiSa- regelingen en 12 regelingen zijn komen te vervallen. FA heeft 75 regelingen ter controle ontvangen en 1 regeling nog niet. Van de aangeleverde regelingen heeft FA 20 regelingen met openstaande punten teruggelegd bij BCO. De aanlevering van volledige en kwalitatief goede dossiers door de clusters en BCO is nog steeds een punt van aandacht voor een tijdige afronding van de controle. De hoeveelheid te controleren regelingen en de inzet vereisen de nodige aandacht bij de jaareinde controle. Er is actieve betrokkenheid en wekelijkse afstemming tussen FA, BCO en PwC over de voortgang van de controle.

Proces ITGC PwC heeft de voortgang op oranje staan. Voor een toelichting hierop wordt verwezen naar het proces Wmo/ Jeugd op pagina 5.

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 20 februari 2024

6

Bevindingen getrouwheid = geen majeure issues = reële aandachtspunten, maar sturing / monitoring lopen = majeure knelpunten, directe actie benodigd / niet herstelbaar = niet van toepassing

Proces (*)

Bevindingen (getrouwheid) VGR sept FA

VGR nov PwC

FA

VGR jan PwC

FA

VGR mrt PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC (*) Aanbesteden valt niet onder de getrouwheidscontrole. Overige processen zijn geheel of gedeeltelijk getrouwheid

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 20 februari 2024

7

Toelichting bevinding Getrouwheid Proces Administratie & Verslaglegging (A&V) P2P (Purchase to Pay) Het eindejaarsdossier P2P is opgeleverd en de individueel beoordeelde P2P posten leiden tot een voorlopige herstelbare fout van € 4,1 mln. De steekproef op de restmassa van de opgenomen inkoopverplichtingen leidt tot een voorlopige niet herstelbare geëxtrapoleerde fout van € 2,2 mln. De controle op het dossier is nog onderhanden.

Proces Inkopen Bij het proces Inkopen is tot aan de peildatum van deze rapportage een bedrag van € 4,6 mln aan (geëxtrapoleerde) fouten geconstateerd. Dit bedrag wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door een factuur die gedeeltelijk dubbel in rekening is gebracht en betaald is. Daarnaast is een bedrag van € 6,6 mln aan (geëxtrapoleerde) onzekerheden geconstateerd. Dit bedrag bestaat uit een factuur waarbij de juistheid van de prijs vooralsnog niet vast te stellen is.

Proces Ontvangen subsidies en bijdragen Bij de controle van het Gemeentefonds is geconstateerd dat de opbrengsten ten onrechte met € 4,1 mln te laag zijn verantwoord. Dit bedrag is door FA gekwalificeerd als een herstelbare getrouwheidsfout.

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 20 februari 2024

8

Bevindingen rechtmatigheid = niet van toepassing = er zijn geen bevindingen = er zijn reële bevindingen = er zijn majeure bevindingen

Proces

Bevindingen Rechtmatigheid VGR

VGR

VGR

VGR

sept

nov

jan

mrt

FA

FA

FA

FA

1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC

Bevindingen rechtmatigheid worden verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken. De externe accountant geeft geen expliciet oordeel meer over de rechtmatigheidsverantwoording in de controleverklaring maar stelt vast of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft.

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 20 februari 2024

9

Toelichting bevinding Rechtmatigheid Proces Aanbesteden Onrechtmatige dossiers 2022 (doorloop) De controle op de deelmassa van de onrechtmatige dossiers 2022 leidt bij 24 van de 30 dossiers tot een (doorlopende) onrechtmatigheid van € 1,6 mln over de bestedingen tot en met Q4 2023. Er staan nog dossiers (€ 64,9k) uit voor HwH bij het cluster. Onrechtmatige contracten systeemgerichte controle contracten v.a. 1-1-2020 Van de contracten die geregistreerd staan in UCM zijn per 1-1-2024, 36 contracten onrechtmatig gekwalificeerd. Van deze 36 contracten zijn er 22 met bestedingen in 2023 t/m Q4. De onrechtmatigheid tot en met Q4 op deze contracten bedraagt € 4,2 mln. Dit bedrag is definitief. Bedrag onrechtmatig uit reguliere controle 2023 (overige deelmassa’s) Per peildatum is de herijking tot en met Q4 nog onderhanden, waarbij € 1,6 mln (geëxtrapoleerd € 17,6 mln) nog niet als rechtmatig kan worden aangemerkt, deels omdat essentiële onderbouwing ontbreekt. Hiervan staat € 1,4 mln (geëxtrapoleerd € 15,7 mln) uit voor HwH. Gemelde casussen Buiten de reguliere controle van aanbestedingen door FA, zijn er casussen bij FA gemeld waarvan er twee onrechtmatigheden bevatten. Het betreft de volgende casussen: • Overbruggingsovereenkomsten inkoop wijkteams totaal onrechtmatig € 63,2 mln. • Verbouwing De Doelen € 1,4 mln.

De totale voorlopige onrechtmatigheid 2023 bedraagt € 88 mln (waarvan € 15,7 mln nog HwH).

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 20 februari 2024

10

Toelichting bevinding Rechtmatigheid Proces Verstrekte subsidies en bijdragen Voor een 8-tal dossiers zijn er rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden geconstateerd. Dit leidt tot een geëxtrapoleerde fout van € 7,8 mln en € 3,9 mln aan onduidelijkheden. Na herijking van de gecontroleerde massa op basis van de definitieve cijfers 2023, komt de geëxtrapoleerde fout en de onduidelijkheid iets lager uit dan gerapporteerd in de 3e VGR. De geëxtrapoleerde fout was € 8,2 mln en de onduidelijkheid was € 4,2 mln. Bovengenoemde fouten en onduidelijkheden zijn definitief. Resteert per peildatum nog € 14k aan rechtmatigheidsfouten en € 6,9 mln aan onduidelijkheden die nog in hoor en wederhoor uitstaan. Onderzocht wordt of voor deze dossiers nog voldoende zekerheid kan worden verkregen, door aanvullende informatie. De afrondende controle op getrouwheid verloopt conform planning en is eind maart 2024 afgerond.

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 20 februari 2024

11

Vergelijking 4e Voortgangsrapportage 2022 (peildatum 14 februari 2023) Bij de voortgang van de controle 2023 merken wij bij een aantal processen een achterstand op de planning, bij zowel FA als bij PwC. Ten opzichte van de 4e VGR 2022 had de achterstand bij FA en PwC voornamelijk betrekking op A&V waaronder de SiSa- regelingen, Inkopen, Aanbesteden, Verstrekte subsidies en bijdragen en Sociale uitkeringen. Bij deze VGR is de achterstand gerelateerd aan de processen Wmo/Jeugd, Grondexploitaties, Ontvangen subsidies en bijdragen waaronder de SiSa-regelingen en deels ITGC. In tegenstelling tot 2022 worden er in 2023 voor de processen Inkopen en Aanbesteden conform het geactualiseerde controleplan (d.d. COR 30 januari jl.) aanvullende controlewerkzaamheden uitgevoerd door PwC. Bij de overige processen is de voortgang gelijk aan de controle van vorig jaar en zit het grootste risico momenteel bij de controle van de SiSa-regelingen (omvang en complexiteit) en bij Grondexploitaties. In tegenstelling tot de bevindingen in de 4e VGR 2022 constateren wij in deze VGR : • bij het proces Administratie en Verslaglegging, onderdeel P2P (Purchase to Pay) een voorlopige herstelbare fout van € 4,1 mln en een voorlopige niet herstelbare geëxtrapoleerde fout van € 2,2 mln.

In de 4e VGR 2022 bedroeg de geëxtrapoleerde fout € 2,3 mln; • bij het proces Inkopen een fout van € 4,6 mln (geëxtrapoleerd) en een onzekerheid van € 6,6 mln (geëxtrapoleerd). In de 4e VGR 2022 bedroeg de voorlopige fout € 2,5 mln (geëxtrapoleerd) en de voorlopige onzekerheid € 6,2 mln (geëxtrapoleerd); • bij het proces Aanbesteden een hogere rechtmatigheidsfout van € 88 mln (waarvan € 15,7 mln nog HwH). In de 4e VGR 2022 was dit € 4,4 mln; • bij het proces Verstrekte subsidies en bijdragen een hogere rechtmatigheidsfout van € 7,8 mln (geëxtrapoleerd) en een onduidelijkheid van € 3,9 mln. De rechtmatigheidsfout in 2022 (geëxtrapoleerd) bedroeg € 0,6 mln en de onduidelijkheid € 2,4 mln; • bij het proces Sociale uitkeringen bedroeg de geëxtrapoleerde rechtmatigheidsfout in 2022 € 6 mln. Vanuit de huidige controle is er geen fout geconstateerd; • bij het proces Ontvangen subsidies en bijdragen onderdeel Gemeentefonds een herstelbare getrouwheidsfout van € 4,1 mln. Vorig jaar was dit niet aan de orde.

4e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 20 februari 2024

12