[24bb001233] Verslag COR 300124 tbv COR 050324

Datum: Voorzitter: Aanwezigen: Commissiegriffier: Commissiesecretaris: Wethouder: Overige aanwezigen:

30 januari 2024 M.H. (Marvin) Biljoen de heer M.H. (Marvin) Biljoen (voorzitter), de heer F. (Fatih) Elbay, de heer P.J.P. (Pascal) Lansink-Bastemeijer, de heer T. (Thomas) Roskam en de heer J.G. (Jaap) Rozema E. (Evert) Peterse E. (Els) Lems M.J.W. (Maarten) Struijvenberg Ambtelijke ondersteuning van het college: de heer Van Gilst, mevrouw Meijer, de heer Trouwborst. Namens de accountant: mevrouw Koedijk en de heer Kranenburg

Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 1.01. Opening en mededelingen De voorzitter opent de COR-vergadering en heet iedereen van harte welkom. 1.02. Vaststelling agenda De agenda wordt overeenkomstig vastgesteld. 1.03. Vaststellen verslag 14 november 2023 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 1.04. Planning De heer ROZEMA meldt dat de commissie BOFV op 29 februari a.s. bij de COR op bezoek komt. De planning wordt met de aanvulling van de heer Rozema vastgesteld. 1.05. Terugkoppeling rapporteurs Er zijn geen terugkoppelingen.

1.06

Derde Voortgangsrapportage, planning en vervolg uitkomsten controle

De heer PANACHO heeft zich aangemeld om te komen in te spreken op dit punt en wordt door de voorzitter aangekondigd. De heer PANACHO heeft een aantal vragen aan de externe accountant: - Heeft de externe accountant de afgelopen periode de meerdere frauderechtszaken, de commissievergadering van de commissie Bestuur van de gemeente en de COR gevolgd? - Wie is verantwoordelijk als er werkelijk gaten vallen, alleen de gemeente Rotterdam of ook de externe accountant als die de signalen niet oppakt en is de accountant verzekerd als de gemeente Rotterdam als gevolg daarvan schade lijdt? - Staat er een fraudeparagraaf in het verslag van de accountantscontrole, is die ingevuld en wat staat daarin? - Heeft de externe accountant bij de wethouder, het college, de gemeenteraad en de COR gemeld dat de gemeente bij het niet hebben van een klokkenluidersregeling in een organisatie met een bewezen angstcultuur slecht werkgeverschap kan worden verweten, dat dan sprake is van bestuurdersaansprakelijkheid en dat het Europese Hof een wat andere opvatting van bestuurdersaansprakelijkheid heeft? - Heeft de externe accountant in verband met aanbestedingsfraude onderzocht hoe de gemeente Rotterdam haar garbage kan verminderen of kan voorkomen en heeft die de gemeente geadviseerd om aanbestedingen voortaan volledig transparant te maken? - Hoeveel bedrijven hebben niet voldaan aan hun verplichting tot

Social Return on Investment en om welk bedrag gaat dat? - Heeft de externe account tools ontwikkeld, daarover geadviseerd of deze beschikbaar gesteld waarmee deze vorm van fraude aan het licht kan worden gebracht en kan worden uitgebannen?

Notulen COR d.d. 30-01-2023 pagina

1

-

Bij de fraude in verband met Boijmans Van Beuningen is een gat van minstens € 4 miljoen. Heeft de accountant de COR geadviseerd om de kostprijsdekkende huursystematiek in het kader van de begroting als problematisch te classificeren? Wat gaat de externe accountant doen om de zwaar ondermaatse aanpak van fraude in de gemeente Rotterdam sterk te verbeteren? Is de externe accountant het ermee eens dat ook die de afgelopen periode grote steken heeft laten vallen en hoe wordt dit verbeterd?

De heer LANSINK-BASTEMEIJER geeft aan dat een inspreker zich naar de commissieleden en niet naar de accountant hoort te richten. De heer ROZEMA wijst op de controleverklaring van de accountant van april 2022 met zes pagina's over frauderisico's. De heer PANACHO verzoekt zijn vragen door te geleiden naar het college en de externe accountant. Hij vindt de fraudeparagraaf zwaar ondermaats. De heer VAN GILST neemt de Derde Voortgangsrapportage 2023 door: - De laatste controles op de conversie van de WMO naar Sorga worden uitgevoerd en eind februari a.s. zal er een totaalbeeld zijn. De controle van de reguliere WMO loopt gewoon door. - Er is vertraging ontstaan in de aanlevering van dossiers van de grondexploitaties. - Het proces met betrekking tot ontvangen subsidies en bijdragen en vooral de SiSa-regelingen zijn kritisch. De nota Verwachting crowdcontrol is op 12 januari 2024 gepubliceerd. Het gaat om 76 regelingen waar waarschijnlijk nog drie of vier regelingen bij komen. - De twee bevindingen op getrouwheid in de Eerste en Tweede Voortgangsrapportage zijn gecorrigeerd en de verwachting is dat in de balansdossiers weer enkele bevindingen op de getrouwheid zullen staan.

- Wat betreft de bevindingen op rechtmatigheid zijn bij het proces aanbestedingen weinig mutaties ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage omdat de herijking plaatsvindt op grond van de definitieve cijfers van het grootboek dat afgelopen week is afgesloten. De geëxtrapoleerde fout en de onduidelijkheid bij subsidies is toegenomen, vooral door het niet goed toepassen van de subsidieverordening. - Bij een aantal processen is sprake van enige vertraging, maar de verwachting is dat die voor het opleveren van de controlestukken is ingelopen. De wat hogere fout bij aanbesteden wordt vooral veroorzaakt door de wijkteams waarover al een heel jaar wordt gerapporteerd. Ook de verstrekte subsidies en bijdragen komen wat hoger uit ten opzichte van 2022. Bij het proces sociale uitkering is momenteel nog geen bevinding. Wethouder STRUIJVENBERG denkt de reguliere werkzaamheden van het jaarrekeningproces tijdig te kunnen afronden, maar de doorlooptijd van het externe onderzoek naar vermoedens van fraude is onzeker en de externe accountant kan geen controleverklaring afgeven voordat dit onderzoek is opgeleverd. Hij hoopt hier in de COR-vergadering van 5 maart a.s. meer over te kunnen zeggen.

De heer ROZEMA heeft enkele vragen: - Wanneer is er duidelijkheid over het financiële risico van het onderzoek naar de migratie van de actieve voorzieningen van de WMO-Jeugd van Socrates naar Sorga en is dat helemaal goed gegaan? - Met de nieuwe grondprijzen maken woningbouwcorporaties mogelijk andere afwegingen, ze kunnen bijvoorbeeld het aantal woningen terugbrengen of voor een andere plot kiezen. Kan tijdig een uitspraak over de waarde van een grondexploitatie worden gedaan? - Is de fout van € 8 miljoen bij subsidies en bijdragen aan een specifiek beleidsveld toe te schrijven? - De totale fout bij rechtmatigheid is meer dan € 60 miljoen, dat is 1,5% van de totale begroting en dat is boven de tolerantiegrens. Komt er daardoor een verklaring met een aantekening of komt er een stevig gesprek tussen de gemeenteraad en het college of tussen het college en de externe accountant? - De wethouder doet ook in VNG-verband zijn best om het aantal SiSa-regelingen te verminderen, maar de kans bestaat dat dit er vanaf 2026 juist meer worden omdat er dan steeds meer

Notulen COR d.d. 30-01-2023 pagina

2

geoormerkte bedragen van het rijk komen die met een aparte procedure moeten worden verantwoord. De heer ROSKAM vraagt wat de goede beoordeling van het proces verstrekte subsidies en bijdragen betekent omdat er onder andere een verantwoording van de aanvrager ontbreekt. De heer LANSINK-BASTEMEIJER denkt dat een rechtmatigheidsfout niet gedurende het jaar kan worden gecorrigeerd. De VOORZITTER vraagt of de wethouder al eerder dan op 5 maart a.s. iets over het externe onderzoek naar vermoedens van fraude kan zeggen. De heer VAN GILST meldt dat het dossier over de conversie naar Sorga eind februari a.s. compleet is. De grexdossiers komen uiterlijk begin maart a.s. en de FA en de accountant zullen dan de onderbouwing van deze dossiers beoordelen. Hij adviseert de vraag over het effect van de grondprijzen op de plannen van de woningbouwcorporaties in de commissie BWB te stellen. Van de fout van € 8 miljoen bestaat € 7,6 miljoen uit de extrapolatie van één post, de fouten zitten momenteel vooral bij MO maar dat is logisch omdat die de meeste subsidies verstrekt. Er is daarbij wel voldoende bewijs dat de prestatie is geleverd, maar er is wel sprake van een fout of een onzekerheid omdat niet aan de wet- en regelgeving wordt voldaan. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om het niet in de verordening opnemen van een controleverklaring.

Met ingang van 2023 tellen rechtmatigheidsfouten niet meer mee voor de controleverklaring mits het college het wel goed in de jaarstukken verantwoordt. Als er nog meer SiSa-regelingen komen, zal er meer capaciteit nodig zijn of zullen de jaarstukken later worden opgeleverd. Het klopt dat rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden niet meer kunnen worden gecorrigeerd. Wethouder STRUIJVENBERG stuurt voor de COR-vergadering van 5 maart a.s. een brief over de verschillende scenario's wat betreft het externe onderzoek naar vermoedens van fraude en de gevolgen daarvan. 1.07

Update controleplan Externe accountant

Mevrouw KOEDIJK geeft aan dat er vier significante frauderisico's zijn en dat de accountant voldoende controle-informatie met betrekking tot deze risico's verzamelt door middel van onder andere extra deelwaarnemingen op Europese aanbestedingen en het kijken of de vastgoedverkopen aan de door de raad gestelde kaders voldoen. De accountant heeft in 2022 een integriteitsmelding gedaan, er liep een intern onderzoek naar die melding, er is een tussentijdse rapportage gekomen en het college heeft hiernaar gekeken. De conclusie was dat er vooralsnog geen aanwijzingen voor vermoedens van materiële fraude waren en daarom is de accountantsverklaring verstrekt. Op basis van artikelen in onder andere de NRC is dit heroverwogen; er is een extra significant risico dat in de update van het controleprogramma is opgenomen. Vanwege deze kwalitatieve waardering van een frauderisico voert de accountant de werkzaamheden uit met behulp van data-analyse en risicogericht werken. De accountant heeft nauwgezet meegekeken met het onderzoek van het college en is betrokken bij eventuele tussentijdse wijzigingen. Daarnaast voert de accountant extra werkzaamheden uit. De gewone werkzaamheden van de accountant liggen redelijk op schema, maar op basis van de nu voorliggende update van het controleplan verricht de accountant extra werkzaamheden en volgt het onderzoek.

De consequenties daarvan worden in de jaarrekening verwerkt en daarom is het mogelijk dat vertraging in de oplevering ontstaat. De heer ROZEMA vraagt of de accountant contact met de klokkenluider heeft. Daarnaast wil hij weten hoe de accountant zijn adviesfunctie met betrekking materiële fraudegevallen invult en of het college wel eens om advies vraagt. Verder vraagt hij of de accountant iets kan zeggen over de naleving van wet- en regelgeving. Ten slotte wil hij weten of de accountant voldoende kennis beschikbaar heeft om te kunnen inschatten hoe hoog de kosten van bijvoorbeeld asbestverwijdering zijn. De heer ROSKAM vraagt om welke bedragen het bij materiële fraude gaat. Een aantal jaren geleden was een van de aanbevelingen van de COR om een KvK-register van de mensen in de organisatie bij te houden en hij wil weten of de accountant kijkt of het college inderdaad maatregelen op dat gebied neemt. De gemeente Rotterdam heeft een reserve voor juridische ondersteuning voor klokkenluiders

Notulen COR d.d. 30-01-2023 pagina

3

van € 34.000,00, maar daar wordt niets uitgehaald en er komt ook niets bij. Hij wil weten hoe de accountant daarnaar kijkt. De heer ELBAY merkt op dat de accountant een nieuw significant risico met betrekking tot het gunnen van opdrachten aan gelieerde of bevriende partijen heeft geconstateerd en dat dit lijkt op het al bestaande significante risico, namelijk dat Europese aanbestedingen aan bevriende partijen worden gegund. In verband met dit significante risico is een aantal aanvullende taken opgenomen en hij vraagt of de accountant een morele verplichting heeft om met een update te komen en of de in de aanpak benoemde werkzaamheden iets aan de bestaande aanpak toevoegen. De VOORZITTER citeert: 'het onderzoeken van vermeende of vermoede missstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht, zijn een verantwoordelijkheid van de raad'. Hij vraagt of dit 'laten onderzoeken van vermeende of vermoede missstanden…' moet zijn. Mevrouw KOEDIJK geeft aan dat dit inderdaad 'laten onderzoeken' moet zijn. Het interne onderzoek naar de klokkenluidersmelding was bij de afronding van de eindejaarscontrole in 2022 nog niet klaar en daarom heeft de accountant met de kennis van toen een tussentijdse rapportage beoordeeld. De conclusie was dat er geen aanwijzingen voor vermoedens van fraude van materieel belang waren.

Dat onderzoek is inmiddels afgerond, de accountant neemt hier binnenkort kennis van en beoordeelt dan ook of dit voldoende is voor de werkzaamheden van de accountant. Dit onderzoek maakt ook deel uit van het extern onderzoek en het is belangrijk dat er bij dat externe onderzoek contact met de klokkenluider is. De heer ROZEMA vraagt of de klokkenluidersmelding repercussies voor de jaarrekening 2023 kan hebben. Mevrouw KOEDIJK geeft aan dat deze melding in het onderzoek van 2023 wordt meegenomen. De adviesfunctie van de accountant zit in de dagelijkse gesprekken met het college en de mensen op de werkvloer, de accountant probeert dan kennis te delen om de beheersing van de gemeente op allerlei terreinen te verstevigen. In de gesprekken met onder andere de concerndirecties en de wethouder komt fraudebeheersing ook bijna altijd aan de orde. De heer VAN GILST geeft aan dat de accountant ook naar de frauderisicoanalyse kijkt en daarover met de gemeente in gesprek gaat zodat de accountant met andere gemeenten kan benchmarken. In dat gesprek komen ook de risico's op het gebied van fraude en corruptie aan de orde. De heer ROSKAM vraagt of de frauderisicoanalyse van beursgenoteerde bedrijven met die van de gemeente is te vergelijken.

De heer KRANENBURG zegt dat bijvoorbeeld betalingsrisico's en cyberrisico's vrij generiek zijn, maar dat een bedrijf en een gemeente ook eigen specifieke risico's kennen. Mevrouw KOEDIJK geeft aan dat de accountant kijkt of aan de wet- en regelgeving wordt voldaan. Bij de deelwaarnemingen van aanbestedingen wordt gekeken of alle interne procedures worden gevolgd en bij de prestatielevering wordt gekeken hoe de organisatie aantoont dat de prestatie is geleverd. De kennis moet bij de organisatie zitten en de accountant toetst of dit in de levering is terug te zien. De heer ROZEMA vraagt of de accountant geen oordeel velt over het realisme van bepaalde bedragen in aanbestedingen. Mevrouw KOEDIJK geeft aan dat de accountant bij Europese aanbestedingen kijkt hoe wordt gegund en of daarbij is gekeken naar de beste prijs-kwaliteitverhouding. Bij materiële fouten wordt het begrip materialiteit zoals dat in het controleplan staat aangehouden en de accountant bekijkt dit ook vanuit kwalitatieve materialiteit; het belang voor de stad. Het is van belang dat de aanbevelingen worden opgevolgd en de accountant volgt dat, maar dit is ook een verantwoordelijkheid van de raad. Het wel of niet gebruiken van de klokkenluidersregeling maakt geen deel uit van het accountantsonderzoek. Ten slotte geeft ze aan dat het maken van een update geen morele maar een vaktechnische verplichting is.

Notulen COR d.d. 30-01-2023 pagina

4

1.08 Status en voortgang van het ICT-project GREAT De heer TROUWBORST meldt dat is besloten het project voort te zetten en dat het streven is om het project medio 2024 technisch op te leveren. Om geen gebroken boekjaar te gebruiken, wordt de functionaliteit per 1 januari 2025 in gebruik genomen, dat geeft ook de ruimte om de datamigratie te regelen en de gebruikers op te leiden. Momenteel wordt gewerkt aan systeemintegratietesten. De heer LANSINK-BASTEMEIJER vraagt of het project doorgaat omdat er al zoveel in het systeem is geïnvesteerd dat het point of no return is bereikt. De heer ROZEMA vraagt of de vertrouwensrelatie met Deloitte voldoende is hersteld om met GREAT te kunnen doorgaan. Er zijn ook financiële geschillen maar daarover staat niets in de aangeleverde brief terwijl de schuldvraag wel degelijk relevant is. De VOORZITTER wil de brief op korte termijn in de commissie BOFV bespreken omdat wellicht sprake van een politiek besluit had moeten zijn. De mijlpalen zijn de afgelopen periode niet gehaald en hij twijfelt of de komende mijlpalen wel worden gehaald. De heer TROUWBORST legt uit dat is gekeken of de functionaliteit aan de vraag voldoet en naar hoe het programma is georganiseerd. Er speelt ook een juridische component bij de vraag of het project doorgaat, er is niet aan te tonen dat sprake is van wanprestatie.

De heer LANSINK-BASTEMEIJER is bereid de juridische consequenties van het openbreken van het contract in te calculeren als het project met deze businesscase te veel kost. De heer TROUWBORST geeft aan dat er al veel is ontwikkeld en gebouwd en dat het nu nog gaat om enkele openstaande punten om tot een functioneel systeem te komen. Dat betekent dat het een grote desinvestering zou zijn als de stekker eruit wordt getrokken. De heer LANSINK-BASTEMEIJER vindt de manier van sturing belangrijk; er is nu een compactere projectorganisatie, een stuurgroep die vaker vergadert en een gezamenlijk dashboard waardoor niet naar verschillende werkelijkheden wordt gekeken en men kort op de bal zit. Het blijft een groot project, maar de huidige gezamenlijke planning van de projectorganisatie Rotterdam en de projectleider van Deloitte, de uitwerking van de planning en de operationele sturing geven handvatten om er heel dicht bovenop te zitten. De VOORZITTER vraagt hoe de go-no-gobeslissing na de zomer van 2024 zich verhoudt tot het juridische aspect. De heer TROUWBORST geeft aan dat ieder ICT-project een moment kent waarop de functionaliteit is getest en het daadwerkelijk in gebruik wordt genomen. Verbeteringen kunnen dan in nieuwe releases worden opgenomen. De VOORZITTER schorst de vergadering ten behoeve van een besloten deel. Schorsing De VOORZITTER heropent de openbare vergadering.

Hij vraagt wanneer de volgende update van GREAT komt. De heer STRUIJVENBERG stelt voor de volgende update in de COR-vergadering van 16 april 2024 te bespreken. De VOORZITTER concludeert dat de commissie hiermee instemt. 1.09 Rondvraag en sluiting De VOORZITTER constateert dat er geen vragen zijn voor de rondvraag. Hij sluit onder dankzegging aan eenieder de vergadering.

Notulen COR d.d. 30-01-2023 pagina

5