[24bb001193] Collegebrief over scenario's Jaarrekeningproces 2023

Concern Auditing Middelen en Control Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Ronald Janssen E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk: M2401-7537 - 24bo003310 Onderwerp: Planning en scenario’s jaarrekeningproces 2023 Datum: B&W 27 februari 2024

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? In de eerste Voortgangsrapportage 2023 [23bb005856] bent u geïnformeerd over de geplande publicatie en oplevering van de jaarstukken 2023 aan de gemeenteraad. De oplevering van de jaarstukken 2023 met controleverklaring, op uiterlijk dinsdag 30 april 2024 wordt door het externe onderzoek naar mogelijke corruptie en fraude onzeker. Zoals toegezegd in de COR vergadering van 30 januari informeer ik u met deze brief over scenario’s indien de geplande publicatie en oplevering niet kunnen worden gerealiseerd. Tevens wordt er een aanpak voorgesteld voor het geval er een vertraging optreedt. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Jaarrekeningproces Toelichting: In de gemeentewet is vastgelegd dat de vastgestelde jaarstukken met controleverklaring en verslag van bevindingen, binnen twee weken na vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli moet worden aangeboden bij gedeputeerde staten. Ook moet voor 15 juli verantwoording worden afgelegd over de ontvangen uitkeringen door middel van het indienen van de SiSa verantwoording bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Bij een te late aanlevering kunnen maatregelen worden getroffen tegen de gemeente zoals het opschorten van de algemene uitkering en kan er worden besloten tot verscherpt toezicht door de provincie. In de Verordening financiën Rotterdam 2021 is vastgelegd dat de gecontroleerde jaarstukken samen met de controleverklaring uiterlijk 30 april aan de raad wordt voorgelegd. In de planning van de raad en de commissies wordt rekening gehouden met deze aanlevering zodat er voldoende gelegenheid is om de stukken te beoordelen, om gesprekken met wethouders te voeren en een verantwoordingsdebat te houden. Voor aanvang van het jaarrekeningproces wordt een planning gemaakt met alle werkzaamheden en controleblokken die benodigd zijn om de gestelde datums te kunnen realiseren. In de huidige planning voor de jaarrekening 2023 is uitgegaan van een publicatie uiterlijk 30 april 2024 en het debat/vaststelling van de jaarstukken met de raad op 13 juni 2024.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/7 27 februari 2024 M2401-7537

Extern onderzoek naar vermoedens van fraude Het lopende externe onderzoek naar mogelijke corruptie en fraude bij Stadsontwikkeling moet inzicht geven in de omvang en de impact. De conclusies uit dit onderzoek worden betrokken bij het vaststellen van de jaarstukken. Ook PwC moet als externe accountant vaststellen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Er is op dit moment nog geen zekerheid over de doorlooptijd van het externe onderzoek. Gezien de krappe tijdlijnen van het jaarrekeningproces bestaat er een reëel risico dat de oorspronkelijk geplande publicatiedatum van de jaarstukken (uiterlijk 30 april) met controleverklaring en accountantsverslag niet kan worden gehaald. Vertragingen in de publicatie of de ontvangst van de controleverklaring van PwC kunnen leiden tot verschuivingen in de planning van de commissies en/of de raadvergadering. Gezien de drukke agenda moet een eventuele aanpassing van de planning worden afgestemd met de voorzitter en het presidium1. Mogelijk komt door een vertraging tevens de tijdige aanlevering van de verplichte stukken aan de provincie en het ministerie van BZK (voor 15 juli) in gevaar.

Afhankelijkheden en mogelijke scenario’s

Er zijn enkele scenario’s opgesteld met daarbij de uitgangspunten en eventuele risico’s. Voor de scenario’s 1 t/m 4 worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:  Het opstellen en de publicatie van de jaarstukken kan, buiten de uitkomsten uit het onderzoek, voor 30 april worden afgerond.  PwC brengt een ‘tussentijds rapport van bevindingen’ uit, (waarbij de jaarrekeningcontrole, m.u.v. de uitkomsten van het onderzoek is afgerond) op basis van de jaarstukken.  Uit het externe onderzoek komen geen bevindingen naar voren die moeten worden gecorrigeerd in de jaarrekening.  Het accountantsverslag moet beschikbaar zijn bij het vaststellen van de jaarstukken in de raad. De volgende scenario’s worden onderscheiden2: 1. Publicatie van de jaarstukken en controleverklaring voor 30 april (= normale proces); 2. Publicatie van de jaarstukken voor 30 april zonder controleverklaring en de controleverklaring is beschikbaar vóór 1 juni. Vaststellen jaarstukken door de gemeenteraad op 13 juni; 3. Publicatie van de jaarstukken voor 30 april zonder controleverklaring en de controleverklaring is beschikbaar voor 1 juli. Vaststelling jaarstukken voor reces en aanlevering jaarstukken bij de provincie en BZK voor 15 juli; 4. Publicatie van de jaarstukken voor 30 april zonder controleverklaring en de controleverklaring is pas beschikbaar na 1 juli.

Aanlevering jaarstukken bij de provincie en BZK na 15 juli; 5. Publicatie van de jaarstukken wordt uitgesteld tot het moment dat de controleverklaring gereed is. De scenario’s met de verwachte effecten en risico’s zijn uitgewerkt in de bijlage.

1 2

Art. 14 lid 3 Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2022. Deze scenario’s zijn niet limitatief, tevens zijn er combinaties denkbaar.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3/7 27 februari 2024 M2401-7537

Jaarstukken

Jaarstukken

Rapport PwC

Controle verkl

Controle verkl

Tijdige

30 april

30 april

30 april

30 april

13 juni gereed

aanlevering

gereed

gepubliceerd

gereed

gereed

(raadsdebat)

mogelijk

Scenario 1 Scenario 2

Ja Ja*

Ja Ja*

Ja Ja*

Ja Nee

Ja Ja

Ja Ja

Scenario 3 Scenario 4

Ja* Ja*

Ja* Ja*

Ja* Ja*

Nee Nee

Nee Nee

Ja Nee

Scenario 5

Nee

Nee

Nee

Nee

Risico

Risico

*) stukken exclusief uitkomsten externe onderzoek

Voorgestelde aanpak De jaarstukken worden voor 30 april gepubliceerd met het tussentijdse rapport van bevindingen van PwC bij de jaarstukken. Deze stukken vormen de basis voor de commissiebehandeling in mei en juni volgens de huidige planning. Het college streeft naar behandeling en vaststelling van de jaarstukken in de raad van 13 juni. Als het accountantsverslag en controleverklaring beschikbaar komen na 30 april maar voor 1 juni, dan zal hiervoor een extra moment met de COR ingepland moeten worden voor de bespreking van het accountantsverslag en kunnen de jaarstukken in de raadsvergadering van 13 juni worden vastgesteld.  Indien het definitieve accountantsverslag en controleverklaring niet tijdig gereed zijn voor de raadsbehandeling op 13 juni maar voor 1 juli beschikbaar zijn (scenario 3), dan worden de jaarstukken behandeld in de raad op 13 juni. Het definitieve accountantsverslag wordt behandeld in de COR van 25 juni (of een extra COR). Vaststelling van de jaarstukken kan dan in de raad van 9 of 11 juli plaatsvinden.  Indien het definitieve accountantsverslag en controleverklaring niet voor 1 juli beschikbaar zijn (scenario 4) dan worden de jaarstukken behandeld in de raad op 13 juni. Op basis van de indicatie wanneer het definitieve accountantsverslag beschikbaar komt, wordt een planning opgesteld voor de vaststelling na het zomerreces.

Op basis van de huidig bekende informatie lijkt scenario 4 de meest reële optie.

Afstemming met de provincie Zuid-Holland en het ministerie van BZK De gemeente heeft goede gesprekken gevoerd met de provincie Zuid-Holland en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. In de gesprekken zijn de provincie en het ministerie geïnformeerd over het lopende onderzoek en de mogelijke effecten op de tijdige aanlevering van de jaarstukken, controleverklaring en de SiSa verantwoording. De provincie Zuid-Holland heeft aangegeven dat het niet op tijd indienen van de jaarstukken aanleiding kan zijn om preventief toezicht in te stellen. Zij hebben de mogelijkheid om preventief toezicht niet toe te passen als aan voorwaarden wordt voldaan:  Het tijdig melden van het risico dat de jaarstukken met controleverklaring en accountantsverslag niet voor 15 juli worden ingediend; hieraan is voldaan.  Inspanningsverplichting: de gemeente moet zich inspannen om de jaarstukken zo snel mogelijk vast te stellen, eventueel door een extra raadsvergadering in te plannen.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4/7 27 februari 2024 M2401-7537

 

De gemeenteraad moet de jaarstukken vaststellen met controleverklaring en accountantsverslag. Tijdig delen van de concept jaarstukken: De jaarstukken zijn samen met de kadernota input voor het onderzoek door de provincie naar de begroting. Op basis van deze stukken wordt zoals gebruikelijk in de zomer een tussenbericht opgesteld

Het ministerie van BZK geeft aan dat, indien een tijdige aanlevering niet haalbaar is, er voor 1 juli een formeel ontheffingsverzoek moet worden ingediend bij het ministerie, waarin onder andere de redenen voor de vertraging worden toegelicht en een nieuwe aanleverplanning wordt opgegeven. Het ministerie geeft uitsluitsel op het ontheffingsverzoek, stelt een nieuwe datum voor aanlevering vast en benoemt maatregelen die worden getroffen indien de uitgestelde aanleverdatum niet wordt nageleefd. Dit besluit is mede afhankelijk van de vraag of er sprake is van overmacht. Gedurende het jaarrekeningproces wordt er op vaste momenten aan de Commissie tot Onderzoek van de Rekening gerapporteerd over de voortgang en eventuele vertragingen. Zodra er indicaties zijn dat de publicatiedatum van de jaarstukken, de oplevering van het tussentijdse rapport van bevindingen of de controleverklaring van PwC niet tijdig kunnen worden gerealiseerd wordt de raad hierover geïnformeerd. Financiële en juridische consequenties/aspecten: N.v.t.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam, De secretaris,

De burgemeester,

J.H. Meijer, l.s.

A. Aboutaleb

Blad: Datum: Ons kenmerk:

5/7 27 februari 2024 M2401-7537

Bijlage: Gevolgen en mogelijke risico’s van de verschillende scenario’s. 1.

Publicatie van de jaarstukken en de controleverklaring voor 30 april (= normale proces) Uitgangspunten:  De uitkomsten van het externe onderzoek en beoordeling impact hiervan voor de jaarstukken is door PwC voor 30 april afgerond.  De jaarstukken incl. uitkomsten zijn beschikbaar voor 30 april.  Het definitieve accountantsverslag is beschikbaar voor 30 april.  De controleverklaring is beschikbaar voor 30 april. Gevolgen: Geen. De stukken kunnen conform de planning met de commissies en de raad worden besproken en zonder vertraging worden aangeleverd bij de provincie en het ministerie van Binnenlandse zaken. Risico’s: Geen.

2.

Publicatie van de jaarstukken voor 30 april zonder controleverklaring en de controleverklaring is beschikbaar voor de vaststelling door de gemeenteraad op 13 juni; Uitgangspunten:  De concept jaarstukken met uitkomsten zijn beschikbaar voor 30 april.  De uitkomsten van het externe onderzoek zijn nog niet beschikbaar of de beoordeling van de impact hiervan voor de jaarstukken door PwC zijn nog niet afgerond op 30 april.  Er is een tussentijds rapport van bevindingen van PwC beschikbaar voor 30 april.  De controleverklaring is niet beschikbaar op 30 april maar wel voor 1 juni Gevolgen:  Opstellen van het advies door de COR op basis van het tussentijdse rapport van bevindingen van PwC.  Voeren van verantwoordingsgesprekken en behandeling in de commissies op basis van het tussentijdse rapport van bevindingen van PwC.  Behandeling van de jaarstukken door de gemeenteraad aan de hand van definitieve stukken en de controleverklaring van PwC.  Extra COR vergadering voor 13 juni om het definitieve accountantsverslag en controleverklaring te bespreken. Risico’s:  risico dat gebeurtenissen na balansdatum verwerkt moeten worden.

3.

Publicatie van de jaarstukken voor 30 april zonder controleverklaring. De controleverklaring is beschikbaar voor 1 juli. Vaststelling jaarstukken voor reces en tijdige aanlevering jaarstukken; Uitgangspunten:  De jaarstukken incl. uitkomsten zijn uiterlijk op30 april beschikbaar.  Er is een tussentijds rapport van bevindingen van PwC beschikbaar voor 30 april.  Het definitieve accountantsverslag en de controleverklaring zijn beschikbaar na het raadsdebat op 13 juni maar voor 1 juli.  Behandeling in de COR van 25 juni of een extra COR vergadering.  Vaststellen jaarstukken door de raad kan pas na ontvangst controleverklaring Gevolgen:  Opstellen van het advies door de COR en voeren van verantwoordingsgesprekken en behandeling in de commissies op basis van het tussentijdse rapport van bevindingen van PWC.  Het raadsdebat over de jaarstukken wordt op 13 juni gevoerd op basis van de gepubliceerde jaarstukken en het tussentijdse rapport van bevindingen van de accountant.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

6/7 27 februari 2024 M2401-7537



De vaststelling van de jaarstukken wordt (in overleg met presidium3) verplaatst. Indien mogelijk naar de vergadering van de gemeenteraad van 9 of 11 juli. Risico’s:  Het in de knel komen van andere agendapunten van de raad voor het reces.  Groter risico dat gebeurtenissen na balansdatum verwerkt moeten worden. 4. Publicatie van de jaarstukken voor 30 april en de controleverklaring is niet beschikbaar voor 1 juli; Uitgangspunten:  De jaarstukken incl. uitkomsten zijn uiterlijk op 30 april beschikbaar.  Er is een tussentijds rapport van bevindingen van PwC beschikbaar voor 30 april.  De controle door de externe accountant is niet voor 1 juli afgerond, waardoor er te weinig tijd overblijft voor de tijdige vaststelling van de jaarstukken en aanlevering aan de provincie en het ministerie van Binnenlandse Zaken. Gevolgen:  Opstellen van het advies door de COR en voeren van verantwoordingsgesprekken en behandeling in de commissies op basis van het tussentijdse rapport van bevindingen van PWC.  Behandeling in de COR van het definitieve accountantsverslag en de raadsbehandeling na het zomerreces (in overleg met presidium4).  De stukken kunnen niet tijdig worden aangeleverd bij de provincie en het ministerie van Binnenlandse Zaken door het ontbreken van het definitieve accountantsverslag en controleverklaring.

Risico’s:  Uitstel van het raadsdebat of stemming door het ontbreken van de controleverklaring.  Groter risico dat gebeurtenissen na balansdatum verwerkt moeten worden.  Mogelijke financiële consequenties (zoals het opschorten van de algemene uitkering) en het risico op verscherpt toezicht door de provincie vanwege het te laat aanleveren van de jaarstukken en controleverklaring. 5.

3 4

Publicatie van de jaarstukken wordt uitgesteld Uitgangspunten:  De jaarstukken zijn niet beschikbaar voor 30 april.  Het tussentijdse rapport van bevindingen is niet beschikbaar voor 30 april.  De controleverklaring is niet beschikbaar voor 30 april. Gevolgen:  De voorbereidingstijd van de raad tot de geplande commissievergaderingen en het raadsdebat worden korter (tenzij de behandeling wordt uitgesteld).  De behandeling door de commissies en raad kan pas starten nadat de jaarstukken en het rapport van de externe accountant zijn ontvangen.  De COR kan pas na ontvangst van de jaarrekening en rapport van de externe accountant een advies opstellen.  De verantwoordingsgesprekken met de wethouders kunnen pas plaatsvinden na publicatie van de jaarstukken en ontvangst van het rapport van de externe accountant. Risico’s:  Uitstel van commissiebehandelingen en het raadsdebat door het ontbreken van de controleverklaring. Afstemming met het presidium noodzakelijk over het inplannen van een nieuwe datum voor de commissies en het raadsdebat.

Art. 46 Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2022. Art. 46 Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2022.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

7/7 27 februari 2024 M2401-7537





Te late aanlevering van de stukken naar provincie en het ministerie van BZK doordat er mogelijk geen goedgekeurde jaarstukken en controleverklaring zijn per 14 juli waardoor mogelijk financiële consequenties (zoals het opschorten van de algemene uitkering) en het risico op verscherpt toezicht door de provincie. Groter risico dat gebeurtenissen na balansdatum verwerkt moeten worden.