[24bb001127] Bijlage bij 24bb001126 Nieuwe opzet Raadsmonitor

RAADSMONITOR 2023/24 Technische sessie 28 februari 2024

Maatschappelijke Ontwikkeling – Publieke Gezondheid, Welzijn & Zorg

Agenda 1. Korte terugblik

2. Kaders vanuit de werkgroep

3. Raadsmonitor als onderdeel van P&C cyclus

4. Nieuwe Raadsmonitor 2023/24 1. Voorblad 2. Tabellen 3. definities

5. Vervolg

6. Vragen of opmerkingen

2

Terugblik Nieuwe raadmonitor •

Samen met een vertegenwoordiging van Raadsleden: Van Aalst, Elbay, Kockelkorn en Moti (hierna: werkgroep) is in 2023 de nieuwe Raadsmonitor tot stand gekomen

•

De nieuwe raadsmonitor geeft inzicht in de ontwikkelingen rondom de instroom en uitstroom van cliënten over de keten heen binnen het programma Zorg, Welzijn en Wijkteams (ZWW)

Belangrijkste veranderingen Wijzigingen ten opzichte van de huidige raadsmonitor: •

Raadmonitor is - naar het voorbeeld van de monitor W&I - feitelijk

•

Opmaak is aangepast: tabelvorm

•

Frequentie is verhoogd (tertaal) om zo ‘vers’ mogelijke cijfers op te leveren

•

Focus daarom op ‘output’ informatie uit onze interne bronsystemen

3

Kaders vanuit werkgroep A. Voorbeeld monitor • • • •

Als voorbeeld monitor W&I Kwantitatief en feitelijk van aard (terugkijkend) Ontwikkeling per indicator/kengetal Beperkt aantal pagina’s

D. Frequentie • • • •

Actuele cijfers ‘zo vers mogelijk bespreken’ 3 keer per jaar toegestuurd – tertaal (elke 4 maanden) Vertrekpunt is de informatie die we al hebben (interne systemen) Aansluiten op planning P&C cyclus

B. Uitgangspunten • Hoofdlijnen kunnen volgen en niet verzanden in details • Focus raadsmonitor op ‘output’ informatie • Raadsmonitor bestaat uit: (a) Basisinformatie (jaar op jaar hetzelfde om ontwikkeling te volgen) (b) Verdieping (nadere informatie nav basisinformatie)

E. Inhoud • • •

C. Opmaak • • • •

Opmaak en tekstuele toelichting is onderschikt aan frequentie Aandacht voor inhoud in de vorm van tabellen en minder voor visualisaties Toevoeging voorblad met toelichting op de nieuwe raadsmonitor De wens voor doorontwikkeling van een (statisch) dashboard

• •

Simpelere indeling Zo veel mogelijk aansluiten op bestaande financiële structuur (bv. jaarrekening) Het ‘aggregatieniveau’ van de raadsmonitor binnen programma ZWW zijn taakvelden Compacte inhoudelijke duiding naast de cijfers De wens voor een vergelijkingskader per indicator om te bepalen of ontwikkeling in lijn is met verwachting

Raadsmonitor 2023/24

4

Raadsmonitor onderdeel van P&C cyclus •

De raadsmonitor maakt, naast onder meer de eindejaars- en meerjarenprognose, onderdeel uit van de P&C cyclus

•

Om deze reden sluiten we de raadsmonitor aan op de financiële structuur en het financiële proces

•

De structuur van de raadsmonitor is gebaseerd op taakvelden binnen het programma ZWW, in lijn met de huidige financiële structuur. Per taakveld zijn er indicatoren bepaald en is ook de begroting weergegeven.

•

De raadsmonitor sluit ook zoveel mogelijk aan op het financiële proces van de P&C cyclus. Onderstaand zijn de (voorlopige) data van oplevering van de nieuwe raadsmonitor in 2024: • • •

•

1e Tertaal 2024 > half juni 2024 2e Tertaal 2024 > half oktober 2024 3e Tertaal 2024 > half februari 2025

Nb.: Vanwege de informatiestop in 2023 wordt de nieuwe raadsmonitor over 2023 na 1e kwartaal volledig opgeleverd. Bij significante stijgingen of dalingen zal er inhoudelijke duiding worden gegeven.

5

Nieuwe Raadsmonitor 2023/24 Voorblad

Tabellen

Definities

Tertaal (3 keer per jaar om de 4 maanden)

Raadsmonitor (PDF)

6

Voorblad Raadsmonitor 2023/24

Kwalitatieve voortgang

Link naar relevante documenten (tbv overzicht)

7

Tabellen Raadsmonitor 2023/24 1. Financiële structuur Structuur is gebaseerd op begroting programma ZWW (taakvelden en activiteit)

2. Taakvelden Link naar activiteit binnen betreffende taakveld binnen programma ZWW

3. In- en uitstroom cijfers Focus op het volgen van ontwikkelingen over de keten

4. Kwantitatief en feitelijk Opmaak is In de vorm van tabellen in lijn met voorbeeld monitor W&I

8

Tabellen Raadsmonitor 2023/24 5. Context taakveld Hoogte van het budget ten opzichte van totaal budget programma ZWW

6. Inhoudelijk coördinatoren en productowners Niet zichtbaar bij oplevering raadsmonitor. Belangrijk voor interne werkproces

7. Compact inhoudelijk duiding Kwalitatieve toelichting op stijging of daling

8. Frequentie (per tertaal) Actuele cijfers ‘zo vers’ mogelijk

9

Definities Raadsmonitor 2023/24

1. Duidelijke en consistentie definities voor de indicatoren

10

Aanvullende opmerkingen (1/2) Basis en verdieping •

De indicatoren in de raadsmonitor worden gezien als een basis-set

•

Randvoorwaarde is gedurende periode vast te houden aan basis-set om ontwikkelingen jaar-op-jaar te volgen

•

Naast de basis-set is er ook mogelijkheden voor nadere verdieping op de cijfers in de raadsmonitor: • Verdieping moet volgen uit (bijzondere) ontwikkelingen in de raadsmonitor • Bijvoorbeeld verdieping van een daling in de jeugdhulp lokaal als een stijging werd verwacht

•

Over de kaders van een “verdieping” worden nog procesafspraken gemaakt met de werkgroep

11

Aanvullende opmerkingen (2/2) Afwijking van de kaders - ook externe informatie

•

De werkgroep wilde een aantal indicatoren blijven monitoren die niet uit onze systemen komen

•

Vandaar dat is afgesproken om met een paar indicatoren af te wijken van de kaders en dus ook externe informatie te gebruiken in de raadsmonitor

•

Voorbeelden: • •

Instroom Veilig Thuis Instroom en uitstroom Jeugdbescherming (totaal GI)

•

De frequentie hiervan mag afwijken van de raadsmonitor (bv. maandelijks of kwartaal)

•

In de raadsmonitor is dit expliciet aangegeven, waarbij de betrouwbaarheid van de gegevens afhankelijk is van externe partijen

12

Vervolg Vertrekpunt is het nieuwe format •

Met de werkgroep is afgesproken dat het nieuwe format een goed vertrekpunt is

•

Komende periode zo veel mogelijk voorkomen van wijzigingen

•

Vaste evaluatie momenten voor wijzigingen en veranderingen

Jaarlijkse evaluatie ter verbetering

•

Met de werkgroep (en ook ambtelijk) wordt raadsmonitor periodiek geëvalueerd: • Voldoet de raadsmonitor nog aan de kaders en nieuwe doelstellingen ? • Voldoet de raadsmonitor aan de informatiebehoefte van de raad? • Welke wensen of behoefte moeten nog worden opgevolgd?

13

Vragen of opmerkingen

14