[24bb000915] Afdoeningsvoorstel college toezeggingen over Monitor ICT-projecten januari 2024

Gemeente Rotterdam

Bestuurs- en Concernondersteuning Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Yuri Pol Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk: M2402-641- 24bo003096 Onderwerp: Agendapost Toezeggingen Monitor ICT-projecten januari 2024 Datum: B&W 13 februari 2024

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? In de overlegvergadering van de commissie BOFV van 18 januari 2024 zijn er door u diverse vragen gesteld naar aanleiding van de Monitor ICT-projecten (MIP) over de periode juni tot en met september 2023. Naar aanleiding van deze vragen zijn een aantal toezeggingen gedaan. Met deze brief wordt voorgesteld een aantal toezeggingen af te doen en wordt u geïnformeerd over de stand van zaken van deze toezeggingen. Daarnaast zijn er tijdens de bespreking diverse technische vragen gesteld die betrekking hebben op enerzijds de portefeuille organisatie en anderzijds portefeuilles van wethouders die niet bij de vergadering aanwezig waren. Vanuit de portefeuille organisatie is toegezegd deze vragen te beantwoorden en ook dat gebeurt door middel van deze brief. Relaties met gedane toezeggingen en collegebrief: Toezegging Monitor ICT-projecten - Technische vragen (24bb000304) Toezegging Monitor ICT-projecten - Architectuurplaat (24bb000303) Toezegging Monitor ICT-projecten - Suggesties indicatoren (24bb000305) Toezegging Monitor ICT-projecten - Projecten ADIDAS en WEGO4IT (24bb000306) Collegebrief over Update inzake vervolg project GREAT (24bb000359) Toelichting: Toezeggingen Tijdens de commissievergadering zijn door u enkele suggesties gedaan ter verdere verbetering van de MIP-rapportage.

Vanuit de portefeuille organisatie is toegezegd in de eerstvolgende rapportage onderstaande zaken aan te passen. Toelichting op beheersindicatoren Wanneer een indicator (tijd, geld, kwaliteit of risico's) op oranje of rood staat zal in het vervolg concreter worden omschreven wat er speelt en wat er aan actieve bijsturing wordt gedaan, dan wel welke acties er worden genomen, zodat het verloop van programma's/projecten beter te duiden is.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/5 13 februari 2024 M2402-641

Omschrijving en doelen/effecten Zowel de omschrijving als de doelen en effecten van programma's/projecten worden in het vervolg concreter geformuleerd waardoor duidelijk is wat het programma/project gaat opleveren en welke verbeteringen, veranderingen of vernieuwingen moeten worden bereikt. Begrippenlijst Omwille van de leesbaarheid en begrijpelijkheid van de toelichting op de programma's/ projecten zal er aan de rapportage een begrippenlijst worden toegevoegd. In deze lijst worden specifieke ICT-termen en -begrippen en onderdelen van de interne ambtelijke organisatie (afkortingen) toegelicht. Toelichting op vragen Cie. BOFV d.d.18 januari In onderstaande toelichting heeft het eerste deel betrekking op de monitor in algemene zin en het tweede deel op de specifiek programma's/projecten die zijn opgenomen in de MIP-rapportage. Algemene toelichting Onderstaande toelichting heeft betrekking op de Monitor ICT Projecten in algemene zin. Opnemen van een programma/project in de MIP Hoe groter het ICT-programma of-project (onder andere qua omvang, budget en doorlooptijd) hoe groter meestal de complexiteit en daarmee de aansturing. Daarom is ervoor gekozen deze programma's en projecten op deze aspecten te beoordelen en de aansturing en de mate van control hierop af te stemmen.

Het classificatiemodel dat hiervoor wordt gebruikt dient te worden ingevuld in de voorbereidingsfase van een ICTprogramma of -project. De ambtelijk opdrachtgever is hiervoor verantwoordelijk en stelt in overleg met een projectcontroller de classificering vast. Het doel van het model is om de zwaarte te bepalen en is daarmee een leidraad om te besluiten of een programma/project in de MIP komt en een vaste projectcontroller krijgt toegewezen. Doelstelling van de MIP is het beperken van risico's verbonden aan de uitvoering van risicovolle (omvangrijke) ICT-programma's/-projecten. In de rapportage zijn tussen de acht en twaalf ICT-programma's/-projecten opgenomen. Daarnaast zijn er doorgaans rond de 80 ICT-projecten in uitvoering die niet aan de criteria voldoen voor opname in de MIP (omdat zij minder risicovol zijn). Haalbaarheidstoets De haalbaarheidstoets wordt aan het begin van een programma/project uitgevoerd en dus niet sec in de lopende programma's/projecten. De vervanging van het belastingsysteem (De nieuwe hef) wordt de eerste casus. Een haalbaarheidstoets is een eerste schouw vanuit strategisch advies en projectleider op projectrisico's die in een (veel) latere fase kunnen ontstaan. Huidig en toekomstig applicatielandschap Momenteel kennen we binnen gemeente Rotterdam een applicatielandschap van ruim 1100 applicaties (zie ook het als bijlage toegevoegde overzicht).

Daarnaast transformeren we ons applicatielandschap van de traditionele systemen (silo's) naar een componentenlandschap om wendbaarder te worden voor de veranderingen die op ons afkomen.

Blad: Datum:

Ons kenmerk:

3/5 13 februari 2024 M2402-641

' Deze transformatie en het huidige en het toekomstige applicatielandschap - inclusief lopende en geplande veranderingen die het gevolg zijn van de diverse projecten - kunnen desgewenst in een technische sessie aan u worden toegelicht. Cloud'strategie Gemeente Rotterdam hanteert een cloud-first-strategie bij nieuwe of vernieuwde applicaties. Tijdens de beoordeling of een applicatie in de cloud kan worden geplaatst, kunnen er redenen zijn om data en/of applicaties lokaal(= on-premise) op te slaan. In de als bijlage meegestuurde overzichtsplaat van het applicatielandschap is aangegeven welke applicaties zich in de cloud bevinden en welke (nog) niet. Betrokkenheid externe partijen In projecten wordt risicomanagement ingezet en worden risico's in kaart gebracht zoals die zich bij GREAT hebben voorgedaan. Als er implementatiepartners zijn worden daarover onderling afspraken gemaakt die worden gemonitord in het project. Toelichting op MIP-initiatieven Onderstaande toelichting heeft betrekking op specifieke programma's/projecten die op dit moment onderdeel zijn van de Monitor ICT Projecten (of dat tot voor kort waren). ADIDAS De functionaliteit die binnen het programma ADIDAS ontwikkeld wordt is op dit moment niet beschikbaar op de markt. Extern iets laten bouwen of te zijner tijd als standaardproduct afnemen kost meer dan het bedrag dat nu nog nodig is.

Waar mogelijk wordt standaard-software ingekocht om onderdelen van de functionaliteit in te vullen. Een voorbeeld hiervan is Matching as a Service (MaaS) dat wordt afgenomen van leverancier WCC. Maas wordt gebruikt om de burger een zo'n goed mogelijk advies te geven voor de in te zetten ontwikkelinstrumenten vanuit het Instrumentenhuis. Het innovatieve element van Thomas DUP (Duurzame Uitstroom naar werk en begeleide Participatie) zit onder andere in de manier waarop de burger ondersteund gaat worden en het dienstverleningsconcept. Burgers kunnen en mogen meer zelf, kunnen hun eigen gegevens inzien en zijn mede-eigenaar van hun ontwikkelproces. Om dit mogelijk te maken en de Rotterdammer te voorzien van een advies op maat, wordt Thomas ingericht basis van de Common Ground-architectuur van de VNG. Hiermee wordt Thomas een nieuwe, moderne informatievoorziening voor het uitwisselen van gegevens. Het programma is goed onderweg om de basisoplossing medio dit jaar op te leveren. Er is \ al veel gebouwd en dit wordt in diverse gremia gedemonstreerd. Er wordt gewerkt aan de voorbereidingen voor de invoering en training en begeleiding van de professionals. De 2,4 miljoen aan aanvullend benodigd budget voor 2024 is toegewezen vanuit begroting W&I en de Digitaliseringsagenda. Dit bedrag bestaat voornamelijk uit de inzet van externe ontwikkelaars en begeleiding en training.

De circa 800 professionals worden begeleid bij de nieuwe manier van werken in het nieuwe systeem. Dit heeft impact op de organisatie. Op dit moment worden de professionals al betrokken en zij geven aan dat het systeem intuïtief werkt. De implementatie van Thomas wordt nadrukkelijk met de verschillende implementaties afgestemd en er worden maatregelen getroffen om de impact op de organisatie te

Blad: Datum:

Ons kenmerk:

4/5 13 februari 2024 M2402-641

beperken. Dit om te borgen dat professionals niet alle implementaties tegelijk krijgen. Wel zal 2024 een intensief jaar voor de professionals worden. GREAT

In de collegebrief van 30 januari jl. (24bb000359) bent u op de hoogte gesteld van de voortzetting van het project GREAT. Handhavingssystemen Het programma Vervanging Handhavingssystemen dat voorheen was opgenomen in de MIP, bevindt zich voor wat betreft de vaststellingsovereenkomst in de afrondende fase. Met de beoogde Toekomst Handhavingssystemen wordt invulling gegeven aan de digitale ondersteuning van onze handhavers ter vervanging van Redline. Deze nieuwe aanpak bestaat uit kleinere deelprojecten en heeft betrekking op hergebruik van bestaande systemen. Na een marktverkenning is een nieuw systeem voorlopig niet haalbaar gebleken. In 2025 verwachten we een definitief besluit te kunnen nemen over de systeemkeuze op basis van een aanbestedingsprocedure. Vervolgens wordt met behulp van het classificatiemodel en in overleg met projectcontrol bepaald of het nieuwe project op termijn in de MIP wordt opgenomen. RAVE

De stand van zaken met betrekking tot het programma RAVE is als volgt. Op 12 december is de vervanging van de formulieren voor burgers en ondernemers (PodiumD-formulier) live gegaan. Daarnaast zijn er stappen gezet richting een wat concretere planning doordat er voor 2024 diverse mijlpalen zijn afgesproken met onder andere Dimpact. Deze planning zorgt er ook voor dat er beter inzicht is verkregen ten aanzien van de haalbaarheid om het huidige zaaksysteem per medio 2027 vervangen te hebben. Sorga Eind 2019 heeft de Algemene Deelnemers Vergadering van Wigo4it besloten om de G4samenwerking (de samenwerking tussen de grootste vier gemeenten: Amsterdam, Den Haag, Utrecht en Rotterdam) op het gebied van de IT-dienstverlening voor de domeinen Klantinteractie, Werk en Zorg te stoppen. Van de huidige drie gebruikers van Socrates Zorg hebben Utrecht en Den Haag aangegeven niet verder te gaan met Wigo4it. Rotterdam heeft het besluit genomen wel door te gaan met de verdere ontwikkeling van de applicatie Sorga, het overnemen van de applicatie en het ondersteunende ontwikkelteam. In de voortgangsrapportage jaarrekeningcontrole 2023 (VGR) van de maand september heeft Financial Audit (FA) bij het proces Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) een significant risico gerapporteerd door de migratie van Socrates Zorg naar Sorga.

Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling heeft samen met FA een plan van aanpak opgesteld om de volledigheid van de data in beeld te brengen. Op basis van de eerste analyse heeft FA geconcludeerd dat de aanlevering een goede basis biedt voor controle. De samenwerking tussen FA en de afdeling Administratie, Bedrijfsprocessen en Vakontwikkeling (ABV) is verder via een 'taskforce Rechtmatigheid' gestut, waardoor heel snel geschakeld kan worden tussen FA en ABV. Op dit moment is FA de analyses op de meest recente datalevering van ABV aan het afronden en komt in week 5 met een aangepaste planning voor de laatste gezamenlijke stappen in februari.

Blad: Datum:

Ons kenmerk:

5/5 13 februari 2024 M2402-641

Hiermee is de tijdigheid van de informatie geen risico meer voor de tijdige afronding van het jaarrekeningtraject en het uiteindelijke effect op de controleverklaring. De kwaliteit van de informatie en de verklaringen hiervoor vanuit de doorlopen migraties zijn op dit moment nog onderwerp van analyse door FA en ABV. Tot slot

Hiermee stellen wij uw raad voor met deze brief bovengenoemde toezeggingen 24bb000303, 24bb000304, 24bb000305 en 24bb000306 als afgedaan te beschouwen. Verder vernemen wij graag van u of u ingaat op het aanbod van het organiseren van een technische sessie over het applicatielandschap. Financiële en juridische consequenties/aspecten: Geen. Burgemeester en wethouders van Rotterdam, De secretaris,

J.H. Meijer, l.s.

Bijlage(n): Overzicht applicatielandschap.

De burgemeester,