[24bb000440] Bijlage behorende bij 24bb000439 - 3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023

Peildatum 16 januari 2024

Inhoud Pagina

Voortgang controle 2023 en toelichting

3 t/m 6

Getrouwheid bevindingen en toelichting

7

Rechtmatigheid bevindingen en toelichting

8&9

Vergelijking voorgaand jaar

10

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 16 januari 2024

2

Voortgang controleproces 2023 = realisatie ligt op planning = realisatie nagenoeg op planning = realisatie ligt niet op planning

Voortgang controle (proces)

Proces VGR sept FA

VGR nov PwC

FA

VGR mrt

VGR jan PwC

FA

PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 16 januari 2024

3

Toelichting voortgang Overall Per peildatum 16 januari 2024 wordt er bij een aantal processen bij zowel FA als PwC een risico voorzien in de planning maar zijn er afspraken gemaakt voor de aanlevering van de benodigde controle informatie of bijsturing in de planning zodat het effect op de planning beperkt is. Naar aanleiding van mogelijke fraude en corruptie bij het cluster Stadsontwikkeling is er een forensisch onderzoek gestart. De uiteindelijke doorlooptijd als ook de uitkomsten van dit onderzoek kunnen effect hebben op de tijdige oplevering van de jaarstukken inclusief de controleverklaring. Dit effect is nu nog niet te duiden. Zowel FA als PwC worden periodiek geïnformeerd over de voortgang van het forensisch onderzoek. PwC heeft n.a.v. de aanwijzing op mogelijke fraude een update controleplan opgesteld en dit plan wordt in de COR van 30 januari 2024 behandeld.

Proces Aanbesteden PwC: voor het aanbestedingsproces zijn de application controls/ de bestaanscontroles omtrent de IT controls op 29 december 2023 aangeleverd. Begin februari (week 6) starten wij met de testwerkzaamheden. Bevindingen die hieruit voortkomen kunnen mogelijk impact hebben op de controle aanpak.

Proces Betalingsorganisatie PwC: voor het betaalproces zijn de application controls/ de bestaanscontroles omtrent de IT controls op 29 december 2023 aangeleverd. Begin februari (week 6) starten wij met de testwerkzaamheden. Bevindingen die hieruit voortkomen kunnen mogelijk impact hebben op de controle aanpak.

Proces Wmo/ Jeugd Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) heeft een plan van aanpak opgesteld voor het verrichten van onderzoek naar de volledige migratie van actieve voorzieningen vanuit Socrates naar de bestelmodule en Sorga. Er zijn verschillen geconstateerd waarvoor het cluster begin januari een verklaring heeft aangeleverd en die momenteel wordt beoordeeld door FA. Tot het moment van vaststelling door FA dat de migratie van Socrates naar de bestelmodule en Sorga juist en volledig heeft plaatsgevonden, wordt er een nog niet te kwantificeren financieel risico onderkend. PwC: de controle verloopt nagenoeg volgens planning, maar het plan van aanpak Sorga hebben wij nog niet gezien en beoordeeld. 3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 16 januari 2024

4

Toelichting voortgang Proces Grondexploitaties (inclusief Erfpacht) De aanlevering van controle dossiers vanuit het cluster is met circa 1 week vertraagd. Door de strakke planning bij FA en PwC op deze dossiers in deze periode vormt dit een risico op de voortgang van de controle. Daarnaast heeft de gemeenteraad in december de grondprijzenbrief vastgesteld. De impact hiervan op het jaarrekeningproces wordt nog inzichtelijk gemaakt.

Proces Verkoop en Facturatie Door de implementatie van de sub administratieve pakketten Carwise en Rentwise bij Vervoer en Materieel (V&M), is er een achterstand in de verwerking van de huur- en leaseopbrengsten ontstaan. Hierdoor heeft FA niet alle controlewerkzaamheden kunnen uitvoeren, waardoor er nog geen zekerheid is over de volledigheid van de opbrengsten bij V&M. Er zijn gesprekken gaande tussen FA en lijnverantwoordelijke over de tijdige aanlevering van de controle informatie en de impact op het jaarrekeningproces.

Proces Ontvangen subsidies en bijdragen FA heeft de SiSa interim- controle afgerond. Wij merken dat de aanlevering van volledige en kwalitatief goede dossiers door de clusters en BCO een aandachtspunt is. De hoeveelheid (nieuwe) regelingen en de inzet vereisen ook alle aandacht bij de jaareinde controle. Op basis van de huidige informatie bedraagt het aantal SiSaregelingen 76 ten opzichte van 66 in 2022. Het aantal nieuwe SiSa- regelingen bedraagt 22 en 12 SiSa- regelingen zijn komen te vervallen. Er is actieve betrokkenheid en afstemming tussen FA, BCO en de clusters om dit risico te beheersen. De nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2023 is nog niet gepubliceerd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties.

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 16 januari 2024

5

Toelichting voortgang Proces ITGC Zowel FA als PwC hebben de voortgang op oranje staan. Voor een toelichting hierop wordt verwezen naar het proces Wmo/ Jeugd op pagina 4.

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 16 januari 2024

6

Bevindingen getrouwheid = geen majeure issues = reële aandachtspunten, maar sturing / monitoring lopen = majeure knelpunten, directe actie benodigd / niet herstelbaar = niet van toepassing

Proces (*)

Bevindingen (getrouwheid) VGR sept FA

VGR nov PwC

FA

VGR jan PwC

FA

VGR mrt PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

N.V.T.

4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC (*) Aanbesteden valt niet onder de getrouwheidscontrole. Overige processen zijn geheel of gedeeltelijk getrouwheid

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 16 januari 2024

7

Bevindingen rechtmatigheid = niet van toepassing = er zijn geen bevindingen = er zijn reële bevindingen = er zijn majeure bevindingen

Proces

Bevindingen Rechtmatigheid VGR

VGR

VGR

VGR

sept

nov

jan

mrt

FA

FA

FA

FA

1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC

Bevindingen rechtmatigheid worden verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken. De externe accountant geeft geen expliciet oordeel meer over de rechtmatigheidsverantwoording in de controleverklaring maar stelt vast of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft.

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 16 januari 2024

8

Toelichting bevinding Rechtmatigheid Proces Aanbesteden Onrechtmatige dossiers 2022 (doorloop) De controle op de deelmassa van de onrechtmatige dossiers 2022 is tot en met het derde kwartaal afgerond en leidt bij 22 van de 30 te beoordelen dossiers tot een (doorlopende) onrechtmatigheid van € 0,9 mln over de bestedingen van januari tot en met september 2023.

Onrechtmatige contracten massa systeemgerichte controle contracten v.a. 1-1-2020 Er is geen nieuwe controle informatie beschikbaar ten opzichte van de gerapporteerde informatie in de 2e VGR van november. De gerapporteerde onrechtmatigheid in de 2e VGR bedroeg € 3,7 mln.

Gemelde casussen Er is geen nieuwe controle informatie beschikbaar ten opzichte van de gerapporteerde informatie in de 2e VGR van november. De gerapporteerde onrechtmatigheid betreffende de overbruggingsovereenkomst voor 20 percelen inkoop wijkteam medewerker 2023 in de 2e VGR bedroeg tot en met het 3e kwartaal € 47,8 mln. De totale waarde van de overeenkomst bedraagt € 64,9 mln.

Proces Verstrekte subsidies en bijdragen Voor een 8-tal dossiers zijn er rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden geconstateerd. Dit leidt tot een geëxtrapoleerde fout van € 8,2 mln en € 4,2 mln aan onduidelijkheden. Bovengenoemde rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden zijn definitief. Resteert nog € 3 mln aan rechtmatigheidsfouten en € 0,6 mln aan onduidelijkheden die nog in hoor en wederhoor uitstaan. Onderzocht wordt of voor deze dossiers nog voldoende zekerheid kan worden verkregen, door aanvullende informatie. Daarnaast wordt er nog een definitief standpunt door FA bepaald over de wijze waarop de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden moeten worden geëvalueerd, rekening houdend met hetgeen hierover is opgenomen in de kadernota rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV en door de NBA verstrekte publicaties inzake de invoering rechtmatigheidsverantwoording 2023.

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 16 januari 2024

9

Vergelijking 3e Voortgangsrapportage 2022 (peildatum 10 januari 2023) Bij de voortgang van de controle 2023 merken wij bij een aantal processen een achterstand op de planning, bij zowel FA als bij PwC. Ten opzichte van de 3e VGR 2022 had de achterstand bij FA en PwC enkel betrekking op het onderdeel SiSa. Nu constateren wij bij FA een achterstand in de voortgang bij vier processen en bij PwC bij drie processen. Bij de overige processen is de voortgang gelijk aan de controle van vorig jaar en zit het grootste risico momenteel bij de controle van de SiSa-regelingen (omvang en complexiteit) en bij Wmo/ Jeugd. Bij het proces Aanbesteden komt de rechtmatigheidsfout hoger uit ten opzichte van de 3e VGR 2022. Bedroeg € 0,4 mln in 2022 en nu € 52,4 mln. Bij het proces Verstrekte subsidies en bijdragen bedroeg de rechtmatigheidsfout in 2022 (na extrapolatie) € 0,6 mln en de onduidelijkheid € 2,4 mln. Vanuit de huidige controle bedraagt de geëxtrapoleerde rechtmatigheidsfout € 8,2 mln en de onduidelijkheid €4,2 mln. Bij het proces Sociale uitkeringen bedroeg de geëxtrapoleerde rechtmatigheidsfout in 2022 € 5,5 mln. Vanuit de huidige controle is er geen fout geconstateerd.

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2023 met peildatum 16 januari 2024

10