[24bb000390] Verslag COR 121223 tbv COR 300124

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Datum: Voorzitter: Aanwezigen: Commissiegriffier: Commissiesecretaris: Wethouder: Overige aanwezigen:

12 december 2023 M. Biljoen J.G Rozema, T. Roskam, J.P. Lansink-Bastemeijer, F. Elbay E. Peterse D. Mulder M. Struijvenberg Ambtelijke ondersteuning van het college: de heer M. van Gilst, mevrouw M. Lamers, mevrouw Meijer, de heer Van der Pol. Namens de accountant: mevrouw M. Koedijk en mevrouw A. Kros Alsmede: de heren Buningh en J. Trouwborst (agendapunt 1.07), mevrouw M. van Asselt (agendapunt 2.01), mevrouw K. Erpelinck en mevrouw Roskam, de heer Zunderman (agendapunt 3.01)

Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) 1.01. Opening en mededelingen De voorzitter opent de COR-vergadering in de Raadzaal om 19.03 uur en heet iedereen van harte welkom. 1.02. Vaststelling agenda De agenda wordt overeenkomstig vastgesteld. 1.03. Vaststellen verslag 14 november 2023 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 1.04. Planning De voorzitter meldt dat de griffie de vergaderplanning voor de vergadering van 30 januari 2024 verder zal aanvullen. De planning wordt overeenkomstig vastgesteld. 1.05. Terugkoppeling rapporteurs De heer Rozema (pvdd) is op voordracht van de COR door de gemeenteraad benoemd tot lid van de Rekeningcommissie MRDH. De interim-controle stond gisteren op de agenda bij de MRDH. Bij de MRDH spelen min of meer dezelfde thema’s als in Rotterdam. Punt van aandacht is dat het quorum vaak niet gehaald wordt; dat was ook gisteren het geval. Het is goed dat dit verlengd lokaal bestuur van 21 gemeenten af en toe de koppen bij elkaar steekt. Er zijn geen bijzonderheden te melden. 1.0.6. Externe Assurance door Financial Audit De voorzitter verwijst naar de collegebrief van 7 november 2023, waarin de raad wordt geïnformeerd over wijzigingen in de werkzaamheden van de Financial Audit.

De heer van Gilst zegt dat de wijzigingen een doorontwikkeling betreffen van de afdeling in de afgelopen jaren en de mogelijkheid in het huidige aanbestedingsbestek dat Financial Audit zelf externe assurance mag afgeven. Het gaat vaak over kleine opdrachten die dicht tegen de jaarrekeningcontrole aan zitten. Financial Audit mag bijvoorbeeld kleine subsidies controleren en de verklaring voor afgeven. Met PwC is bekeken welke opdrachten bij PwC liggen en welke bij Financial Audit. De heer Lansink-Bastemeijer vraagt wat dit voor tijdseffect heeft. De heer van Gilst antwoordt dat per opdracht wordt bepaald of deze zelf wordt uitgevoerd of bij PwC wordt weggezet. Afgesproken is dat een deel van de inzet doorbelast kan worden naar de subsidies, omdat er vaak een stukje verantwoordingslast in zit. De heer Lansink-Bastemeijer gaat ervan uit dat deze nieuwe taak niet ten koste gaat van het werk dat Financial Audit voor de organisatie moet doen. In het verleden is besproken

1

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam dat Financial Audit nog geen problemen had met personeel, maar dat dat wel eens lastig zou kunnen worden door vragen uit de markt. Dit past volgens de heer van Gilst binnen de bestaande capaciteit. Mocht een opdracht daar niet binnen passen dan wordt die opdracht niet aangenomen. De heer Elbay zegt dat er in het verleden een eigen accountantsorganisatie bestond (Audit Service Rotterdam). Is dit iets soortgelijks? Waarom wil Financial Audit per se een assurance afgeven op een dienst die zij controleren? Daar zouden zij minimaal wat toegevoegde werkzaamheden op moeten verrichten. Wie wordt toezichthouder van de opdrachten van Financial Audit? In Amsterdam is dat bijvoorbeeld de Rekenkamer. Hoe verhouden deze taken zich tot de Gemeentewet en de Wet toezicht accountantsorganisaties? De heer van Gilst zegt dat er nooit een nieuwe Audit Service Rotterdam zal komen; PwC blijft de controle van de jaarrekening van Rotterdam uitvoeren. Toezicht wordt gehouden door KOA, een onafhankelijke kwaliteitstoetsing die ook een certificering afgeeft. Met deze nieuwe vorm van werken is er sprake van een efficiëntieverbetering. Mevrouw Koedijk merkt op dat in de brief staat dat de accountant met COS 610 werkt; dat is onjuist. De voorzitter constateert dat de leden zich kunnen vinden in het voorstel.

Volgens de heer Rozema hoeft de commissie hierover niet te adviseren, want de commissie wordt niet om een advies gevraagd. De voorzitter sluit zich aan bij de woorden van de heer Rozema. 1.07. Status en voortgang ICT-project GREAT De voorzitter meldt dat de gemeenteraad over de status en voortgang van dit project is geïnformeerd middels een brief van 5 december jl. Hij verwelkomt de heren Buningh en Trouwborst bij dit agendapunt. De heer Trouwborst heeft een nieuwe rol binnen de gemeente binnen het project GREAT; namelijk van ambtelijk opdrachtgever, in verband met het uitvallen van zijn voorganger. Hij licht de brief van 5 december jl. toe en vraagt of er nog onduidelijkheden zijn. De heer Rozema zegt dat een zorg in de gemeenteraad was of de primaire processen doorgaan zoals iedereen die kent. Dat blijkt niet in het geding en hij kan zich goed vinden in dat uitgangspunt. Wel is hij heel bezorgd over de kosten en het feit dat met de opdrachtnemer nog niet is afgesproken waar die kosten moeten landen. "De precieze uitwerking volgt later"; wanneer is dat? Het meest geschrokken is hij van de conclusie van de externe procesbegeleider dat er meer aan de hand is dan alleen het niet halen van de planning. Het hangt nog in de lucht of met de huidige opdrachtnemer door wordt gegaan.

Dat baart hem zorgen want dat kan tot grote vertraging leiden en een wissel daarin kan tot nog meer vertraging leiden. De heer Trouwborst zegt dat een onafhankelijke partij is gevraagd te kijken naar de stand van zaken in het project. Dat proces is gaande en donderdag (14 december 2023) komt dit terug in de stuurgroep. Daarna volgt een besluitvormingstraject, waar concerndirectie en college onderdeel van vormen. In de komende weken zal duidelijkheid komen over de drie scenario’s met bijbehorende kosten en hoe verder met het project. Half januari verwacht hij een nieuwe brief te kunnen sturen. Een wissel in opdrachtnemer lijkt niet tot een vertraging in het project te leiden. De aangegeven tijdlijnen waren al ingezet op het moment dat hij aan boord stapte. De heer Lansink-Bastemeijer vraagt of de externe partij een concurrerende partij is ten opzichte van de huidige implementatiepartner of is dat meer een IT-audit-organisatie? Checkt de externe partij ook de organisatie aan gemeentelijke kant of kijkt deze alleen naar de implementatiepartner? Als ook de gemeentelijke kant wordt beoordeeld, wat zijn daar de uitkomsten van? Die staan namelijk niet in de brief. De heer Trouwborst antwoordt dat de gevraagde externe partij GMM is, een klein specialistisch bureau. Dit is geen concurrerende partij, maar een onafhankelijke partij die dit type projecten beoordeelt en begeleidt.

De opdracht is namens beide partners gegeven (gemeente

2

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Rotterdam en Deloitte). Zij kijken naar de gehele projectorganisatie, dus ook naar de gemeentekant, en op beide aspecten zullen aanbevelingen geformuleerd worden. De heer Lansink-Bastemeijer verwijst naar eerdere woorden van de heer Trouwborst, over de "robuuste organisatie" die hij aantrof bij zijn aantreden aan gemeentelijke kant. In juni bleek na doorvragen dat de planning niet zou worden gehaald. Planoptimisme is deze gemeente niet vreemd. Verwacht de heer Trouwborst dat ook kritisch naar het opdrachtgeverschap wordt gekeken? De heer Trouwborst antwoordt bevestigend. Het rapport moet afgewacht worden om te zien wat er precies over gezegd wordt. Het (gezamenlijk) plannen komt zeker terug in het rapport. Mevrouw Meijer voegt hieraan toe dat het klopt: er staat een robuuste organisatie aan de gemeentekant. GMM onderzoekt ook die rol in het project. Rotterdam is de eerste gemeente die zo’n onderzoek laat doen. Er zullen ongetwijfeld zaken verbeterd kunnen worden. Gelet op wat er nu staat, is de vraag of gezamenlijk met de implementatiepartner verder kan worden gegaan. Op de heer Roskam komt dit over als zou de scoop nog niet duidelijk zijn, en er ook nog geen beeld zijn bij de planning en het financiële plaatje. De heer Trouwborst zegt dat de scoop van het project duidelijk is.

In het realiseren van alle technische producten is een vertraging ontstaan en de opleverdatum van 1 september is niet gehaald. Er bestond wisselend inzicht tussen beide partijen over de nieuwe opleverdatum van 1 december. De fase van functioneel ontwerp/technisch bouwen is nagenoeg gereed en als de laatste bevindingen van onvolledigheid zijn afgerond, start de volgende fase (systeemintegratietest/functioneel en gebruikersacceptatietest). Door het niet halen van de oorspronkelijke deadline begon uit zicht te raken dat per 1 januari 2024 de functionaliteit in gebruik genomen zou worden. De heer Roskam zegt dat er nog verschillende scenario’s voorliggen en dat heeft effect op zowel de planning als het budget. De heer Trouwborst zegt dat de verschillende scenario’s inderdaad verschillende consequenties hebben. Als verder wordt gegaan met de huidige contractpartij en een aantal zaken daarin wordt aangepast, moet ook naar de planning worden gekeken. Die scenario’s worden op dit moment uitgewerkt en de komende weken is daar besluitvorming over door het college. De heer Rozema vraagt onder welk programma de kosten door uitstel in de jaarrekening terug te vinden zullen zijn. Die kosten staan in ieder geval niet in de eindejaarsbrief die komende donderdag wordt besproken. Medio januari wordt de raad ingelicht over de uitkomst van het bestuurstafelgesprek.

Hij ziet graag in die brief terugkomen: een toelichting op die uitkomst, welk scenario wordt gevolgd, in welk programma de kosten vallen en wat de toekomst zal zijn van de verhouding tot de implementatiepartner. De voorzitter constateert dat de andere leden het met de heer Rozema eens zijn. Wethouder Struijvenberg zegt dat dit primair een collegebesluit is behalve als het project budgetoverschrijdend is. In de brief van januari zal echter toch een voorkeursscenario voorgelegd worden dat hier besproken kan worden. Tevens zal in de brief op de kosten worden ingegaan. De voorzitter concludeert dat in de tweede of derde week van januari een collegebrief wordt verwacht, waarin de opties besproken worden en een voorkeursscenario zal worden toegelicht. De financiële consequenties worden daarin meegenomen. Het college zal hierover met de COR van gedachten wisselen. 1.08 Aanbevelingen COR en accountant De voorzitter geeft aan dat het voorstel is de punten die langer dan een jaar open staan langs te lopen en te benoemen welke commissie het best past bij dat punt. De griffie zal vervolgens namens de COR een brief sturen aan de betreffende commissie. Hij constateert dat de leden akkoord gaan met dit voorstel. Beter en moderner jaarrekeningproces: De voorzitter stelt voor dit punt naar commissie BOFV te geleiden; aldus wordt besloten.

3

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Update fraudecasus Stadsbeheer / check op procedure rondom nevenfuncties: De voorzitter stelt voor dit punt naar commissie BOFV te geleiden; aldus wordt besloten. Continuïteit en dagelijks beheer van IT-omgeving: De voorzitter stelt voor dit punt naar commissie BOFV te geleiden; aldus wordt besloten. De heer Rozema leest over een eerste bijeenkomst afgelopen november; heeft die plaats gevonden? Helaas alleen op proces, antwoordt mevrouw Lamers. Afgesproken is deze vragen in de betreffende commissies te beantwoorden. Voortgangsrapportage ITGC: De voorzitter stelt voor dit punt naar commissie BOFV te geleiden; aldus wordt besloten. Inkoop en aanbesteden, purchase to pay: De voorzitter stelt voor dit punt naar commissie BOFV te geleiden; aldus wordt besloten. Grondexploitaties: invloed marktontwikkelingen op portefeuille: De voorzitter stelt voor dit punt naar commissie BWB te geleiden. De heer Roskam denkt meer aan een combinatie met BOFV, zodat de expertise van beide commissies erbij betrokken wordt. De voorzitter zal deze suggestie meegeven aan de griffie en de griffie zal daar rekening mee houden bij het aanschrijven van de commissie. WABO-leges: De voorzitter stelt voor dit punt naar commissie BWB te geleiden; aldus wordt besloten.

Verstrekte subsidies: De voorzitter stelt voor dit punt naar commissie ZWCS te geleiden; aldus wordt besloten. 1.09 Rondvraag De voorzitter constateert dat er voor het eerste onderdeel geen vragen zijn. 2.

Commissie Rekenkamer Rotterdam (CRR)

2.01 Onderzoeksprogrammering De voorzitter heet mevrouw Van Asselt van de Rekenkamer van harte welkom. De gemeenteraad is in de brief van 5 december jl. door de Rekenkamer geïnformeerd over de onderzoeksagenda en hoe de processen tot stand zijn gekomen. Mevrouw van Asselt (Rekenkamer) licht middels een PowerPointpresentatie de commissie in over de agenda en processen van de Rekenkamer. De bijbehorende sheets worden staan bij deze vergadering. Naar aanleiding van de presentatie vraagt de voorzitter of in Q2 bij de collegetargets ook de SDG’s meegenomen kunnen worden. Mevrouw van Asselt (Rekenkamer) zegt dat deze vraag al eerder is gesteld en toen is geantwoord dat het in deze collegeperiode niet zo is ingericht; nu wordt alleen naar de collegetargets gekeken. Hier wil de Rekenkamer wel graag een keer naar kijken, ook bij andere gemeenten. Voor zover de collegetargets raken aan SDG’s worden die vanzelfsprekend wel meegenomen. 2.02 Jaarlijkse collegerapportage Rekenkamer-aanbevelingen De voorzitter verwijst naar de collegebrief van 28 november 2023 over de wijziging van de Wet versterking decentrale Rekenkamers, waarin gesproken wordt over de verplichting van een jaarlijkse rapportage ten aanzien van gedane voorstellen door de Rekenkamer. De COR bewaakt en bespreekt deze lijst; de inhoudelijke behandeling vindt plaats in de commissies.

4

Kort verslag Commissie tot Onderzoek van de Rekening en de Commissie Rekenkamer Rotterdam Wethouder Stuijvenberg zegt dat met de Rekenkamer en griffie hierover is afgestemd. Het afdoen van een aanbeveling is een raadsbesluit en dergelijke raadsbesluiten worden meegenomen in de collegerapportage. Wat niet is afgedaan, daarvan krijgt de gemeenteraad de stand van zaken door in die rapportage. Begin 2024 volgt een eerste rapportage; deze gaat over 2023. Mevrouw van Asselt (Rekenkamer) vindt het goed dat Rotterdam binnen een jaar na het in werking stellen van de wet hiernaar kijkt. Het college is verantwoordelijk voor deze rapportageverplichting. Het lijkt haar goed dat de COR de lijst bewaakt en inhoudelijke behandeling in de commissies plaatsvindt. De heer Rozema verzoekt de voorzitter ook deze lijst te verdelen naar de commissies ter bespreking. De voorzitter constateert dat de leden kunnen instemmen met deze werkwijze. Dit punt zal voor januari geagendeerd worden. De heer van der Pol zegt dat de rapportage eind februari wordt aangeleverd, zodat de Rekenkamer hier in zijn jaarverslag ook nog aandacht kan geven. Inhoudelijk wordt de rapportage opgebouwd: het zal eerst over de aanbevelingen 2023 gaan, een jaar later komen die van 2024 erbij. Steeds als een aanbeveling is afgedaan, komt deze terug in de lijst om af te hameren.

De voorzitter zegt dat dit punt parallel geagendeerd wordt met het jaarverslag van de Rekenkamer; aldus wordt afgesproken. 2.02 Rondvraag en sluiting De voorzitter constateert dat er geen vragen zijn. Na de vergadering is er een technische sessie weerstandsvermogen en grondexploitaties (grexen). Mevrouw Erpelinck en mevrouw Roskam gaan middels een PowerPointpresentatie in op het weerstandsvermogen; de heer Zunderman gaat in op de grexen. De bijbehorende sheets worden zijnals bijlage bij de vergadering gevoegd.

5