[24bb000387] PWC Controleplan 2023 Gemeente Rotterdam (definitieve versie)

Update controleplan | Gemeente Rotterdam | 2023 |

Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze controleaanpak Bijlagen

Morgen maak je samen_ Update controleplan 2023

Gemeente Rotterdam 8 februari 2024

0I

1

Update controleplan | Gemeente Rotterdam | 2023 |

Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze controleaanpak Bijlagen

Inhoudsopgave Inhoudsopgave

1

Begeleidende brief

2

Onze controleaanpak

3

Verantwoordelijkheden

4

Huidige aanpak

5

Geactualiseerde aanpak

6

Impact planning

7

Bijlagen Verantwoordelijkheden

8 9

2

Update controleplan | Gemeente Rotterdam | 2023 |

Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze controleaanpak Bijlagen

Morgen maak je samen_ Gemeente Rotterdam T.a.v. de Commissie Onderzoek van de Rekening (COR) en het college van burgemeester en wethouders

8 februari 2024 Referentie: NLE00023575.1.1

Geachte leden van de COR en het college, Hierbij bieden wij u een geactualiseerd controleplan voor het controlejaar 2023 aan. In deze geactualiseerde versie werken wij de impact uit die de recente krantenartikelen in het NRC (7, 8, en 12 december 2023 en 10 januari 2024) inclusief de klokkenluidersmelding hebben op onze risico-inschatting en controleaanpak. De impact van deze ‘casus Stadsontwikkeling’ werken wij middels de volgende lijnen uit: • onze verantwoordelijkheden ten aanzien van frauderisico’s; • de uitwerking van de huidige risico-inschatting en controleaanpak; • de actualisatie van onze controleaanpak.

Wij hebben dit geactualiseerde controleplan besproken tijdens de vergadering van de COR op 30 januari 2024. Bij vragen, of als u andere onderwerpen wilt bespreken, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Dit document is elektronisch ondertekend door:

Dit document is elektronisch ondertekend door:

Martine Koedijk

Annemarie Kros

drs. Martine Koedijk RA RE partner

Annemarie Kros RA EMITA director

[]

Tot slot gaan wij in op de mogelijk impact op onze planning en het behalen van de deadline.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T: 088 792 00 10, F: 088 792 95 33, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en di ensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

3

Update controleplan | Gemeente Rotterdam | 2023 |

Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze controleaanpak Verantwoordelijkheden

Huidige aanpak Geactualiseerde aanpak Impact planning Bijlagen

Actualisatie controleaanpak In de volgende paragraaf geven we de verschillende elementen en overwegingen mee in de actualisatie van onze controleaanpak.

4

Update controleplan | Gemeente Rotterdam | 2023 |

Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze controleaanpak

Onze verantwoordelijkheden ten aanzien van frauderisico’s

Verantwoordelijkheden

Huidige aanpak Geactualiseerde aanpak Impact planning Bijlagen

Verantwoordelijkheden

Op basis van mediaberichten is sprake van aanwijzingen van fraude

In controlestandaard NV COS 240 worden de verantwoordelijkheden en vereisten in het kader van de controle van financiële overzichten met betrekking tot fraude uitgewerkt. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust daarbij bij het college (het management). De gemeenteraad heeft daarop een ‘toezichthoudende rol’, waarbij de COR een adviesrol aan de raad vervult.

Naar aanleiding van de krantenartikelen is het college vanuit hun verantwoordelijkheid aan zet om de aanwijzingen van fraude adequaat te onderzoeken om vast te kunnen stellen of sprake is van een vermoeden fraude en, zo ja, om vast te stellen wat de omvang is, wie betrokken waren of er vanaf wisten, op welke wijze dit voor de toekomst voorkomen kan komen en daartoe effectieve maatregelen te nemen.

De rol van de accountant is om een jaarrekeningcontrole zodanig uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Voor de verdere uitwerking van de verantwoordelijkheden zie tevens de bijlage.

Onze verantwoordelijkheid in het kader van de mediaberichten

Onze invulling van onze verantwoordelijkheid ten aanzien van fraude Om invulling te geven aan onze rol: • hebben wij de risico’s op een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude geïdentificeerd en ingeschat (frauderisico’s bepaald); • verzamelen we voldoende en geschikte controle-informatie ten aanzien van deze ingeschatte risico’s; en • spelen we op passende wijze in op fraude of vermoede fraude die tijdens de controle wordt geïdentificeerd.

Hierbij verwijzen wij tevens naar NBA Handreiking 1137 Corruptie, werkzaamheden van de accountant (consultatiedocument augustus 2023). Op de slide huidige aanpak hebben wij onze aanpak tot op heden uitgewerkt.

Wij moeten op passende wijze inspelen op een aanwijzing van fraude en dat doen we door: 1. vast te stellen dat het college adequaat onderzoek doet of laat doen en, indien nodig, dat er adequate maatregelen worden getroffen op de korte en lange termijn in de vorm van een remediationplan (opvolgingsplan); 2. onze risico-inschatting te evalueren en waar nodig te actualiseren en vast te stellen of andere en/of aanvullende werkzaamheden noodzakelijk zijn. Op de slide geactualiseerde aanpak geven wij inzicht in de actualisatie van de risico-inschatting en de door ons noodzakelijk geachte aanvullende werkzaamheden.

5

Update controleplan | Gemeente Rotterdam | 2023 |

Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze controleaanpak

Huidige controleaanpak en werkzaamheden

Huidige aanpak

In het controleplan 2023 van 19 september 2023 samen met de startnotitie van gedateerd 20 juni 2023 zijn de initiële risicoanalyse en controleaanpak gericht op het ontdekken van materiële fouten en fraude uitgewerkt en toegelicht. Dit is de basis voor onze aanpak en de uitvoering van werkzaamheden.

Geactualiseerde aanpak

Risico-inschatting op basis van controleplan en startnotitie

Verantwoordelijkheden

Impact planning Bijlagen

Specifiek ten aanzien van het frauderisico zijn de volgende significante risico’s opgenomen: 1. Doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management. 2. Aanbesteden – Europese aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen (mede op basis van NBA handreiking 1137 Corruptie, werkzaamheden van de accountant). 3. Grondexploitaties/vastgoed – risico op niet zakelijke transacties bij vastgoed/grondverkopen. 4. Grondexploitaties – verschuivingsgevaar tussen verlieslatende en winstgevende grondexploitaties.

Werkzaamheden in het controleproces In de uitvoering van de werkzaamheden voor het controlejaar 2023 maken we onderscheid in de regulier geplande werkzaamheden, eventuele speerpunten en de werkzaamheden in de opvolging van de klokkenluidersmelding (zoals ook opgenomen in het controleplan en de boardletter). De reguliere werkzaamheden ten aanzien van de geïdentificeerde frauderisico’s bevatten onder meer: • een analyse van nevenfuncties van het management (collegeleden en concerndirectie);

• • • • • •

•

risicogerichte deelwaarneming op manueel geboekte journaalposten (memorialen); een deelwaarneming op het voldoen aan Europese aanbestedingsregels; een deelwaarneming op het vaststellen van prestatielevering bij inkopen; een deelwaarneming om vast te stellen dat sprake is van functiescheiding in het gunningsproces bij aanbestedingen (Europees en niet-Europees); een deelwaarneming op vastgoedtransacties en grondverkopen; gegevensgerichte werkzaamheden op de waardering van de grondexploitaties; het doornemen incidenten en meldingen met de centrale onderzoekseenheid.

Speerpunt van de raad In relatie tot de frauderisico’s heeft de raad ons ook een speerpunt meegegeven: • Door middel van (aanvullende) deelwaarneming vaststellen dat bij grond- en vastgoedverkopen wordt voldaan aan de gestelde kaders en dat de aanbeveling uit het FA rapport 2022 is opgevolgd. Opvolging klokkenluidersmelding Zoals gerapporteerd in het accountantsverslag 2022 volgen wij het interne onderzoek naar aanleiding van de klokkenluidersmelding om vast te stellen dat er in voldoende mate opvolging wordt gegeven en om de mogelijke impact op de jaarrekening vast te stellen. In januari 2024 kunnen wij (met de forensisch specialisten die toegevoegd zijn aan ons controleteam) kennis nemen van (de uitkomsten van) het onderzoek en zullen wij vaststellen of het interne onderzoek voldoende en geschikt is en daarmee bruikbaar ten behoeve van de jaarrekeningcontrole.

6

Update controleplan | Gemeente Rotterdam | 2023 |

Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze controleaanpak

Update van de controleaanpak

Geactualiseerde aanpak

Naar aanleiding van de recente nieuwsberichten hebben wij onze controleaanpak heroverwogen. Onze verantwoordelijkheid ziet onder meer op het beoordelen van de opzet en uitvoering van het onderzoek en het betrekken van conclusies daarvan op de jaarrekeningcontrole. Daarnaast hebben wij een aanvullend significant frauderisico geïdentificeerd waarvoor wij extra werkzaamheden uitvoeren.

Impact planning

Onderzoeken casus Stadsontwikkeling

Verantwoordelijkheden

Huidige aanpak

Bijlagen

Zoals besproken in de buitengewone raadsvergadering van 14 december 2023 verstrekt de gemeentesecretaris een opdracht tot het uitvoeren van extern onderzoek naar aanleiding van de artikelen in het NRC. Wij lezen mee in de opdrachtformulering om te waarborgen dat de uit te voeren onderzoeksstappen (scope van het onderzoek) kunnen worden betrokken bij onze werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole. Bij afronding van het onderzoek dienen wij kennis te nemen van de uitkomsten en hierbij vast te stellen dat het onderzoek van voldoende kwaliteit is om de eventuele impact op de jaarrekening vast te kunnen stellen.

De aanvulling op het controleplan bestaat onder meer uit de volgende onderdelen •

•

• •

Nieuw significant risico We hebben vanuit zowel een kwantitatief als kwalitatief perspectief een nieuw frauderisico geïdentificeerd. Dit frauderisico inzake corruptie naar aanleiding van media-attentie ziet op onder meer het mogelijk gunnen van opdrachten aan gelieerde en/of bevriende partijen middels het achteraf goedkeuren van aanbestedingen en het niet goed vaststellen van de prestatieleveringen. Vanuit vooralsnog vooral een kwalitatief oogpunt willen we hierop middels dataanalyses risicogerichte werkzaamheden uitvoeren, zoals hiernaast verder uiteengezet.

•

Continu in gesprek zijn met de ambtelijke organisatie over signalen, uitkomsten uit onderzoeken en de impact daarvan, gericht op het nemen van maatregelen in de organisatie, zowel in de primaire processen, (verbijzonderde) interne controles alsmede ten aanzien van cultuuraspecten. Evalueren of de externe onderzoeken casus Stadsontwikkeling de juiste scope, diepgang en aanpak bevatten zodat deze gebruikt kunnen worden voor de jaarrekeningcontrole. Vaststellen dat het college handelt wanneer dit noodzakelijk blijkt op basis van de conclusies en afronding van de onderzoeken, inclusief een mogelijk opvolgingsplan. Deelwaarneming op de genoemde vastgoedtransacties en hierbij vaststellen of zichtbaar aan de interne kaders is voldaan. Op basis van de signalen gezamenlijk met FA analyseren waar risicogerichte deelwaarnemingen (aanbesteding, prestatielevering) moeten plaatsvinden en deze ook uitvoeren, waarbij we bij het bepalen van de risicogerichte populatie waaruit de deelwaarnemingen worden geselecteerd, denken aan een: ✓ analyse op uitzondering van (interne) aanbestedingsregels inclusief autorisatie achteraf; ✓ analyse op datering opdrachtverstrekking en datering factuur; ✓ analyse op variatie leveranciers – procuratiehouders/inkopers; ✓ analyse op nevenfuncties bij relevante procuratiehouders en/of de afdeling inkoop. Het effect bepalen van mogelijke nieuwe media-uitingen.

Update controleplan | Gemeente Rotterdam | 2023 |

Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze controleaanpak Verantwoordelijkheden

Huidige aanpak Geactualiseerde aanpak Impact planning Bijlagen

Mogelijke impact op de planning Behalen deadline voor de jaarrekeningcontrole is zeer onzeker Voor de afronding van de jaarrekeningcontrole inclusief de controleverklaring dienen de externe onderzoeken met voldoende kwaliteit en diepgang afgerond te zijn en moeten, indien van toepassing, passende maatregelen zijn getroffen en vervolgstappen zijn geformuleerd in een opvolgingsplan. Daarnaast moeten uiteraard onze werkzaamheden voor het nieuw geïdentificeerde risico zijn uitgevoerd en afgeconcludeerd, waarbij wij gezien het belang extra interne kwaliteitsmaatregelen hebben ingericht.

Gezien de omvang, de complexiteit en het belang van de bovenstaande onderzoeken en aanvullende werkzaamheden (inclusief de extra kwaliteitsmaatregelen) en de daartoe benodigde zorgvuldigheid en daarmee doorlooptijd, is het halen van de deadline van eind april 2024 zeer onzeker. Wij kunnen op dit moment niet inschatten wat een reële doorlooptijd zal zijn.

7

8

Update controleplan | Gemeente Rotterdam | 2023 |

Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze controleaanpak Bijlagen

Bijlagen

Verantwoordelijkheden

Controleplan

9

Update controleplan | Gemeente Rotterdam | 2023 |

Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze controleaanpak

Rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude

Bijlagen

Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden van het college

De verantwoordelijkheden van de raad (met adviesrol COR)

Deze bestaan uit: • het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de entiteit en zorgen voor volledigheid ervan; • het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen; • ervoor zorgen dat de cultuur en de omgeving van de entiteit eerlijkheid en ethisch gedrag bevorderen; • ervoor zorgen dat de activiteiten van de entiteit worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, en dat deze voldoen aan de weten regelgeving waarin de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; • het inrichten van een zodanig systeem van interne beheersing dat noodzakelijk is om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van het college zijn gebracht.

Deze bestaan uit: • het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; • het evalueren van de beoordeling door het management van de risico’s in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving, implementatie van passende maatregelen en zorgen voor een juiste tone at the top; • ervoor zorgen dat het college passende maatregelen nemen om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te bestrijden en te voorkomen en om werknemers en andere stakeholders beter te beschermen; • het laten onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht; • het stellen van vragen aan het college over beheersingsmaatregelen ter bewaking van doelstellingen, zodat deze in redelijkheid haalbaar zijn.

9I

Update controleplan | Gemeente Rotterdam | 2023 |

Inhoudsopgave Begeleidende brief Onze controleaanpak

Rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude

Bijlagen

Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden van de accountant De accountant is verantwoordelijk voor: • het inplannen en uitvoeren van de controle om redelijke zekerheid te bieden dat de jaarrekening geen materiële onjuistheden bevat, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten; • het evalueren of de programma’s en beheersingsmaatregelen van de entiteit waarmee geïdentificeerde risico’s van materiële fouten als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt op de juiste wijze zijn opgezet en in werking gesteld; • het evalueren van het proces van het management voor het beoordelen van de effectiviteit van programma’s en beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving; • het evalueren van noemenswaardige fraude aan de zijde van het seniormanagement en de gevolgen voor de controleomgeving; • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.

In de context van onze controle van de jaarrekening zijn onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving als volgt: • het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico's van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat ze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; en • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.