[24bb000359] Collegebrief over Update inzake vervolg project GREAT

Gemeente Rotterdam

Bestuurs- en Concernondersteuning Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: D.L. van Berkel E-mail: bbo@rotterdam.nl Kenmerk: 24bo002772

Aan de gemeenteraad

Onderwerp: Update inzake vervolg project GREAT Datum: B&W 23 januari 2024

Geachte raadsleden,

In de collegebrief van 5 december jl. (23bb008319) bent u op de hoogte gesteld van de stand van zaken rondom project GREAT. GREAT richt zich op de implementatie van een nieuw, toekomstbestendig en gebruiksvriendelijk systeem in de Cloud voor de concernadministratie en de ondersteunende financiën en inkoopprocessen. In de brief stond ook dat de oorspronkelijke planning met live-gang van het project op 1-1-2024 niet is gehaald en dat er maatregelen zijn genomen. De uitloop heeft geen gevolgen voor zowel de dienstverlening intern als aan de Rotterdammer. De gemeente Rotterdam kan namelijk in de systemen blijven werken waar momenteel ook al in gewerkt wordt (Oracle EBS). Tot ten minste 2034 krijgt Oracle EBS volledige ondersteuning van Oracle. De operationele risico's zijn daarmee dus beperkt. Middels deze brief laten wij u weten dat wij besloten hebben project GREAT voort te zetten onder strikte voorwaarden, met een live-gang datum van 1 januari 2025. We gaan in deze brief in op de achtergrond, het proces tot dit besluit en de afwegingen. Doorlopen proces Eén van de maatregelen was het betrekken van een externe partij om te beoordelen wat de feitelijke status van het systeem is (bij de start van het onderzoek).

Het doel daarvan was het creëren van een onafhankelijk beeld op de gereedheid van het systeem voor de testfase waar zowel de gemeente als de opdrachtnemer op kunnen steunen. Daarnaast hebben wij zelf verschillende opties verkend rondom het vervolg van project GREAT. Hierover zijn ook gesprekken gevoerd tussen gemeente Rotterdam en de opdrachtnemer. Op basis van deze gesprekken en de adviezen van de betrokken externe partij is geconcludeerd dat er genoeg aanknopingspunten zijn om het project alsnog succesvol af te kunnen ronden.

Blad: Datum:

2/4 23 januari 2024

De belangrijkste punten voor succesvolle afronding zijn: Opstellen van een gezamenlijke herijkte planning van opleveren en testen van geboden functionaliteit en de ingebruikname; Scherpte in keuzes en vastlegging van technisch inhoudelijke punten, vooral rondom maatwerk; Herzien van sturing en bezetting van het programma; Verbeteren van de samenwerking.

Verkenning opties vervolg project GREAT De volgende opties zijn verkend: • Doorgaan onder strikte nader af te stemmen voorwaarden; • Tijdelijk stoppen met het project; • Stoppen met project. Alle drie de opties hebben hun eigen voor- en nadelen, risico's en kansen. Een aantal belangrijke uitgangspunten bij dit besluit waren: Vertrouwen tussen partijen moet zijn hersteld; De komende mijlpalen, de planning daarvan en de sturing daarop moeten helder en meetbaar zijn; Er wordt niet live gegaan met steeds kleine(re) afgeronde onderdelen, de gemeente Rotterdam wil (bijna) alle functionaliteit tegelijk in samenhang live brengen; We gaan alleen live wanneer de kwaliteit is gewaarborgd; Het systeem moet te beheren zijn (en blijven). De interne gebruikers zijn actief betrokken bij- en akkoord met dit besluit.

Vervolg GRET - Doorgaan onder nader strikte af te stemmen voorwaarden Na de keuze voor het voortzetten van project GREAT met Deloitte als opdrachtnemer is direct werk gemaakt van het implementeren van de adviezen van de externe partij en de besproken punten tussen gemeente en opdrachtnemer. Zo zijn een aantal aanpassingen doorgevoerd in de governance van het project, passend bij de situatie en de fase van het project. Ook is door Deloitte en gemeentelijke organisatie een gezamenlijke planning voor het vervolg opgesteld, en is actie gezet op het verbeteren van de samenwerking. Er gaat in de testfase gewerkt worden met een onafhankelijke derde partij die een rol krijgt in de technische toetsing. Ook wordt gewerkt aan aanpassing van het contract. De gesprekken daarover lopen nog. Bij het besluit tot doorgang van het project, is er ook een nieuwe live-gang datum gekozen.

Gekozen live-gangdatum Er zijn twee scenario's verkend rondom een nieuwe live-gang datum: 1. Livegang met een gebroken boekjaar 2024; 2. Livegang met een gesloten boekjaar 2025 (per 1-1-2025). Gekozen is voor optie 2: gesloten boekjaar (1-1-2025). Vanuit organisatorisch oogpunt is een live-gang datum met een gesloten boekjaar de meest gewenste situatie. Dit is ook het standpunt van de stuurgroep GREAT (waar

Blad: Datum:

3/4 23 januari 2024

vertegenwoordiging vanuit elk cluster zit). Dit scenario is bovenal veel minder foutgevoelig en beperkt het risico op kwaliteitsverlies.

Ter informatie: andere opties die verkend zijn 1. Optie 'Tijdelijk stoppen met het project' De gemeente kan contractueel haar verplichtingen of die van de opdrachtnemer niet opschorten. Wettelijk gezien heeft de gemeente opschortingsrecht maar zal naar verwachting voor een gerechtvaardigd beroep daarop niet aan alle voorwaarden voldoen. Bovendien, het opschorten van de dienstverlening door de opdrachtnemer heeft het risico dat de opdrachtnemer niet langer de mensen op het project kan/wil houden die nu wel beschikbaar zijn voor project GREAT.

2. Optie 'Stoppen met het project' Vanuit juridisch perspectief zijn er twee mogelijkheden om tot het stoppen van het project te komen: 1. Een beroep op wanprestatie ex art. 6:74 BW; 2. Een beroep op ontbinding van de overeenkomst ex art. 6:265 BW. Een beroep op wanprestatie en/of ontbinding van de implementatieovereenkomst kent de volgende gevolgen: •

•

•

Een jarenlange en complexe juridische strijd wat o.a. veel tijd en geld kost en waarvan de kans klein is dat de gemeente volledig in haar gelijk wordt gesteld. Het zal bovendien niet alleen een procedure worden over project GREAT maar ook "Dé gemeente Rotterdam vs Deloitte". Als de gemeente GREAT wil afmaken met een nieuwe implementatiepartner, dan moet voor het inschakelen daarvoor naar verwachting een aanbesteding worden gestart. Financiële consequenties: als vanuit juridisch perspectief gekozen wordt de implementatieovereenkomst te ontbinden; betekent dit voor de gemeente Rotterdam dat alle kosten die beoogd werden te activeren (als immateriële vaste activa), in een keer als lasten in het resultaat opgenomen dienen te worden genomen.

Financiële gevolgen doorgaan onder nader strikte voorwaarden met een live-gang datum 1 januari 2025 Er wordt momenteel gewerkt aan het scherp stellen van de financiële impact van het uitstel naar 1 januari 2025. Mede om de onderhandelingspositie niet te schaden is het nog niet mogelijk om een indicatie van het bedrag te delen. Elementen die onderdeel zijn van de extra kosten betreffen: De projectorganisatie zowel bij Deloitte als binnen de gemeente die gedurende een groot deel van 2024 nog noodzakelijk is. Belangrijkste elementen die de kosten bepalen zijn: • Benodigde inzet voor het afronden van nog openstaande issues per functioneel spoor/proces; • Benodigde capaciteit voor het opleveren van het systeem voor de testfase (inclusief systeem-integratie test, de SIT); • Benodigde periode en capaciteit voor de Functionele Acceptatie Test (FAT) en Gebruikers Acceptatie Test (GAT); • Extra benodigde inzet voor opleiden, dataconversie en livegang.

Blad: Datum:

4/4 23 januari 2024

Extra materiële kosten: • Extra licentiekosten door uitloop van het project, ook door langer gebruik van huidige systemen; • Extra beheerskosten door uitloop van het project. Risico's als gevolg van de langere doorloop van het project: • Risico van het niet realiseren van de beoogde efficiëntie; • Uitloop/uitstel van andere verbeteracties in aanpalende domeinen die gewacht hebben op de implementatie van GREAT. Al deze elementen zullen resulteren in een nieuwe raming van het projectbudget en een herijking van de Business Case 2.0 (herziene Business Case juni 2023). Een onvermijdelijk knelpunt, voortkomend uit de uitloop van 2023, voor GREAT zal bij de jaarrekening gemeld worden. De verwachting is dat de extra kosten voor 2024 en de herijking van de Business Case voor de voorjaarsnota gereed zal zijn, zodat de projectraming en de verwachte knelpunten inzake dekking meegenomen kunnen worden in de afwegingen van de voorjaarsnota 2024. Ook een eventueel benodigde ophoging van het investeringskrediet voor maatwerkonderdelen wordt hierin meegenomen (inclusief koppelingen en integraties).

Vooruitblik komende periode Wij verwachten hiermee een gunstige uitgangspositie te hebben gecreëerd voor een succesvolle afronding van project GREAT. Wij monitoren de voortgang intensief en zullen de Raad middels de Commissie tot Onderzoek van de Rekening hierover regelmatig informeren.

Burgemeester en Wethouders van Rotterdam,

De secretaris

J.H. Meijer, l.s.

De burgemeester

I

;· Aboutaleb