[24bb000226] Collegebrief over Opdrachtverstrekking forensisch onderzoek

Financiën, Organisatie, Dienstverlening en Grote Projecten Maarten Struijvenberg Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl Van: Martin de Jong Telefoon: 14 010 E-mail: mj.dejong1@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk: 24bo002628 Onderwerp: Opdrachtverstrekking forensisch onderzoek (motie 23bb8595 en toezegging 23bb8610) Datum: B&W 16 januari 2024

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Tijdens het raadsdebat van 14 december jl. over de in NRC verschenen artikelen betreffende mogelijke fraude en corruptie bij het cluster Stadsontwikkeling, heeft uw raad een motie aangenomen om de onderzoeksopdracht voor verstrekking voor te leggen aan uw raad, inclusief vermelding van een tijdpad. Ook is toegezegd de vragen van uw raad zoals gesteld tijdens de raadsvergadering van 14 december jl. mee te nemen in het onderzoek. Middels deze brief willen we u over informeren over de opdracht aan het onderzoeksbureau en stellen we voor de motie en toezegging af te doen. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: - Motie 23bb8595: ‘Raad schrijft mee aan opdrachtverstrekking forensisch onderzoek’. - Toezegging 23bb8610: ‘Is dit de nieuwe bestuurscultuur? Vragen raad in onderzoek’. Toelichting Alle vragen, die bij u als raad, bij ons als college en ook bij onze ambtenaren leven, verdienen een antwoord. Aan u is toegezegd dat de vragen die tijdens het debat op 14 december jl. gesteld zijn, worden meegenomen in het onderzoek. Dat heeft geresulteerd in onderstaande opdracht met een inschatting van het bijbehorende tijdpad. Het onderzoek behelst twee delen. Als eerste de vragen naar aanleiding van de in NRC genoemde beschuldigingen en de informatie die NRC heeft gevonden t.a.v.

de inmiddels geschorste ambtenaar. Namelijk het inzicht verkrijgen in de aard en omvang van mogelijke onregelmatigheden tussen de gemeente Rotterdam, de in het NRC-artikel genoemde partijen en de eventuele rol hierbij van de inmiddels geschorste projectmanager. De vraag moet beantwoord worden of dit mogelijk vaker voorkwam. Naast eventuele aanbevelingen voor de organisatie, vormt dit eerste deel van het onderzoek de input voor arbeidsrechtelijke adviezen rondom de geschorste ambtenaar en kan aanleiding zijn tot eventueel vervolgonderzoek als het onderzoeksresultaat daar aanleiding toe geeft.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2/4 16 januari 2024 0000

Ook kan dit onderzoek aanleiding zijn tot aanvullend persoonsgericht onderzoek naar andere betrokkenen of de aanleiding zijn tot het doen van aangifte of het starten van een civielrechtelijke procedure. Dit deel van het (forensisch) onderzoek is al in gang gezet omdat we zo spoedig mogelijk willen weten of de betreffende ambtenaar zich schuldig heeft gemaakt aan één of meerdere integriteitsschendingen zodat we als werkgever daarop kunnen acteren. Naast deze concrete vragen naar aanleiding van de NRC-artikelen, zijn er breder vragen te stellen of er goed gehandeld is n.a.v. binnengekomen signalen. Zowel binnen de clusters (deel A van onderstaande vragen), als binnen de integriteitsketen (deel B). Het voorstel van het college is om onderstaande vragen mee te geven aan het onderzoeksbureau. Hierin zijn de vragen zoals door uw raad gesteld op 14 december jl., al dan niet gerubriceerd, meegenomen. Uiteraard is de uitkomst van het persoonsgerichte onderzoek van belang voor de omvang van dit bredere onderzoek. Als er nieuwe informatie beschikbaar komt, al dan niet als uitkomst van het persoonsgerichte onderzoek, zal dat bij het onderzoek betrokken worden. Onderzoeksvragen deel A: processen bij clusters •

Hoe is in deze casus specifiek omgegaan met de integriteitsmeldingen?

•

Hebben de directie, leidinggevenden van betrokken afdelingen en betrokkenen bij integriteitsmeldingen van Stadsontwikkeling, adequaat gehandeld n.a.v. signalen over onregelmatigheden? Zijn er rode vlaggen gemist? Waarom hebben signalen bij de leiding van betrokken afdelingen van Stadsontwikkeling niet geleid tot integriteitsonderzoeken?

•

Hoe is de samenwerking tussen de in het uit 2021 daterende interne memo van MT Vastgoed genoemde afdelingen te kwalificeren? Waar zijn verbeteringen mogelijk en welke belemmeringen zijn er?

•

Feitenrelaas over het beëindigen/niet verlengen van arbeidsovereenkomsten van twee ex-medewerkers due diligence.

•

Feitenrelaas omtrent het vertrek van medewerkers op, voor deze casus, cruciale functies.

•

Zijn de lessons learned vanuit casus Waterfront bekend bij de organisatie en volledig en duurzaam geïmplementeerd (PDCA)?

•

Op welke manier of via welk systeem is door de afdelingen van Stadsontwikkeling gecontroleerd of hard en soft controls in beschreven situaties goed zijn nageleefd en sluiten deze aan bij de risico’s?

•

Hoe is het gesteld met de meldingsbereidheid, het fraudebewustzijn, het voorbeeldgedrag, de alertheid, het veiligheidsgevoel en het vertrouwen van medewerkers en leidinggevenden binnen de betrokken afdelingen?

•

Het cluster MO is opdrachtgever voor het maatschappelijk vastgoed op terrein van cultuur, onderwijs, sport, welzijn en zorg. Hoe is de rol van opdrachtgever te kwalificeren? Is er voldoende due diligence onderzoek kwaliteit en capaciteit

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3/4 16 januari 2024 0000

inzetbaar om deze rol goed en onafhankelijk te vervullen? Zijn er signalen vanuit MO geweest en zo ja zijn deze voldoende adequaat opgepakt? Onderzoeksvragen deel B: kwaliteit integriteitsketen •

Leiden analyses van (een steekproef) facturen, productieverantwoordingsstaten, aanbestedingsprocedures tot rode vlaggen?

•

Wat is de aard van de samenwerking tussen de geschorste ambtenaar en (nog te bepalen) externe partijen en eventueel conflicterende belangen van de gemeente? (Indien van toepassing aanvullend op persoonsgerichte onderzoek.)

•

Hoe functioneert de integriteitsketen binnen het concern (denk hierbij aan: checks & balances ambtelijke top, organiseren tegenspraak, BCO Integriteit, vertrouwenspersonen, de centrale onderzoekseenheid, Concernauditing, juridisch controllers, business controllers en de coördinatoren integriteit)? Dient aanvullend te zijn aan de onderzoeken van de Rekenkamer en Strated Consulting.

•

Zijn ieders taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden eenduidig en uitputtend bekend en zijn deze duurzaam verankerd in de integriteitsketen? Welke risico’s en belemmeringen om het beter te doen, zijn te identificeren? Dient aanvullend te zijn aan de onderzoeken van de Rekenkamer en Strated Consulting.

•

De gemeente heeft verschillende maatregelen om klokkenluiders te beschermen tegen benadeling als gevolg van hun melding. Zijn daar verbeteringen op mogelijk en welke belemmeringen zijn er om die verbeteringen door te voeren?

•

Welke aanpassingen, inhoudelijk en organisatorisch, zijn nodig om de bereidheid tot melden te vergroten en opvolging daarvan duurzaam te verbeteren? Dient aanvullend te zijn aan de onderzoeken van de Rekenkamer en Strated Consulting.

•

Hoe luidt het Bibob-beleid voor vastgoedtransacties? Is bij de in NRC genoemde casus en de door de due diligence medewerkers gedane meldingen het beleid gevolgd?

Planning Het persoonsgerichte onderzoek heeft prioriteit en wordt zo spoedig mogelijk afgerond. De conclusies van het onderzoek en eventuele vervolgacties zullen na afronding van het onderzoek met uw raad worden gedeeld. Als uit het onderzoek blijkt dat hier aanleiding voor is, zal vervolgonderzoek gestart worden. Het onderzoek dat betrekking heeft op de interne processen en de kwaliteit van de integriteitsketen willen wij zo spoedig mogelijk starten. Het streven is om dit onderzoek voor het zomerreces af te ronden. Financiële en juridische consequenties/aspecten: Er zijn geen directe financiële aspecten. De kosten van het onderzoek zullen binnen de huidige begroting worden opgevangen.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4/4 16 januari 2024 0000

Juridische consequenties kunnen mogelijk ontstaan naar aanleiding van de uitkomsten van het onderzoek.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam, De secretaris,

De burgemeester,

J.H. Meijer ls

A. Aboutaleb